Una Herramienta Gráfica para el Análisis e Interpretación de los Procesos

Proceso  Es un conjunto de actividades que interactúan sinérgicamente para obtener un resultado.  Características:  Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado.  Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.  Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes.  Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.  Debe ser medibles.

Definición Diagrama  Son la representación gráfica de los procesos en un sistema. procesos Necesidades Insumos Información Entrada PROCESO Salida Producto Servicio Información

Carateristicas Diagramas de Flujo  Permiten una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.  Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.  Muestran el enfoque más amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.  Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico que se deben seguir para obtener un determinado producto  Tienen gran cantidad de usos.

¿Para qué se usan?  Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse.  Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.  Facilita el conocimiento general del proceso.  Sirve para identificar los responsables del proceso.  Permite establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos.  Facilita la identificación de áreas a mejorar.  Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de los problemas del proceso.

Diagramas de Flujo de Proceso  Son vitales para el desarrollo de manuales.  Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los procesos.  En el diseño de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lógico.  Se pueden emplear para el diagnóstico y el rediseño.

Tipos de diagramas de flujo  Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente.  Flujograma de segundo nivel o detallado.  Flujograma de ejecución o matriz.

Flujograma de primer nivel  Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes.  Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.  La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.

Flujograma de primer nivel PRESENTACIÓN DE SOLICITUD VERIFICACIÓN DE DATOS Y ELABORACIÓN DE BOLETA EMISIÓN DE CERTIFICADO ENTREGA DEL CERTIFICADO AL CLIENTE

Flujograma de segundo nivel  Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.  Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

 FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL CLIENTE EN VENTANILLA ENVIO DE FAX PRESENTACION DE SOLICITUD VERIFICACION DE DATOS PREPARACION DE BOLETA CORRECCION DE DATOS ELABORACION DE TARJETA ALIMENTACION DEL SISTEMA VERIFICACION EN PANTALA EMISION DE CERTIFICADO FIRMA Y AUTENTICACION EMISION DE TITULO DE PROPIEDAD ENTREGA AL INTERESADO CORRECTO SI NO

Flujogramas de ejecución o matriz  Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos.  Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.  Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

Simbología: Flujo de Procesos (Según la Normas Iso 10013:2000) Proceso - Procedimiento- Actividad Revisión de transacción, documento o tarea Decisión Transporte Demora S SSimbologíaimbologíaSSimbologíaimbologíaS SSimbologíaimbologíaSSimbologíaimbología Almacenamiento transacción o documento Atención al Público Base de Datos Documento Diskette

Partes importantes Nivel de detalle Título Descripción del Proceso

Etapas de desarrollo  Defina el proceso a levantar.  Haga una lista en orden cronológico de diferentes actividades y sus responsables.  Sintetice las actividades en forma clara y concisa.  Incluya las observaciones.  Aplique la simbología definida  Utilice el formato preestablecido.

Ejercicio  Realizar un diagrama de flujo para: La inscripción en una materia en la UNIFRANZ (usted es el alumno) La atención de un paciente en consulta (ingreso-analisis-diagnóstico-terapia- verificación) (Usted es el medico) Elaboración de un antibiograma de muestra de orina en una paciente con ITU (infección del tracto urinario) (Usted es el laboratorista)