1 TALLER MAPEO DE PROCESOS 1a. Parte: Aspectos teóricos del mapeo de procesos.

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1 1 TALLER MAPEO DE PROCESOS 1a. Parte: Aspectos teóricos del mapeo de procesos.

2 2 MAPEO DE PROCESOS ¿Qué es?  Es una herramienta que nos permite identificar: Procesos y actividades de una organización. Procesos que generan valor para el cliente. Procesos necesarios para la organización. Procesos que no generan valor.

3 3 MAPEO DE PROCESOS Nos ayuda en la...  Administración de sistemas de calidad (ISO).  Procesos o proyectos de investigación y desarrollo de conocimiento intensivo.  Administración de la cadena de suministro, para planificar, analizar y simular cadenas de suministro.  Procesos de administración de relaciones y servicios al cliente (CRM).  Soluciones específicas de industria.  Diferentes métodos de administración de cambios en los procesos (Six Sigma, ABC, etc.).

4 4 MAPEO DE PROCESOS ¿Cuál es su importancia?  Facilita el análisis de la situación actual de los procesos que integran a la organización y ayuda a proponer mejoras o cambios a los mismos.  Al mapear los procesos en una organización se logrará que el negocio sea más rentable.

5 5 MAPEO DE PROCESOS Beneficios  Detección de los procesos estratégicos y clave del negocio.  Implantar una metodología para examinar y medir los procesos del negocio.  Detectar de manera sencilla dónde y por qué ocurren las fallas o desviaciones importantes.  Identificación de oportunidades de mejora y rediseño en los procesos actuales.  Tener una visión integral del negocio, permitiendo identificar la interrelación de los procesos que lo integran.  Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear planes estratégicos de cómo mitigarlos.

6 6 MAPEO DE PROCESOS Beneficios Clave MAPEO DE PROCESOS Identificación y mitigación de riesgos Identificación de las áreas de oportunidad Gestión de procesos Definición de puntos de control Desarrollo de políticas y procedimientos Incremento de la rentabilidad Implantación de indicadores de operación Implantación de indicadores de desempeño

7 7 MAPEO DE PROCESOS Nos permite... MAPEO DE PROCESOS Identificación de riesgos Identificación de las áreas de oportunidad Gestión de procesos Definición de puntos de control Desarrollo de políticas y procedimientos Incremento de la rentabilidad Implantación de indicadores de operación Implantación de indicadores de desempeño CONTROLCOSTOS MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO RENTABILIDAD RIESGOS

8 8 MAPEO DE PROCESOS ¿Qué ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?  Contar con herramientas visuales a través de las cuales se identifican fácilmente la interrelaciones entre los procesos.  Identificar la secuencia lógica de las actividades o tareas que conforman un proceso.  Comprender claramente como están interconectadas las actividades de los procesos y donde podrían estar fallando las conexiones o actividades.  Identificar rápidamente las actividades que agregan o destruyen valor en los procesos.

9 9 MAPEO DE PROCESOS ¿Qué ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?  Identificar los roles y responsabilidades del personal que participa en cada uno de los procesos.  Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos habilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de los mismos de acuerdo a la estrategia.  Facilitar la identificación de los riesgos y los puntos de control en los procesos.  Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya que se tienen claramente identificadas todas y cada una de las actividades que conforman el proceso.

10 10 Mapeo de procesos 1er. Momento: Lo que creemos que ocurre (perspectiva de la situación actual)  No se debe asumir que las cosas suceden como creemos que suceden, porque la rentabilidad del negocio se puede verse afectada.

11 11 Mapeo de procesos 2do. Momento: Lo que realmente sucede (situación actual)  Se debe obtener una fotografía real de la situación actual porque es la base de la mejora continua del negocio.

12 12 Mapeo de procesos 3er. Momento: Lo que debería ser (mejores prácticas)  Con base en los análisis de los diagramas de la situación actual, se deben eliminar todas las actividades que no agregan valor.

13 13 MAPEO DE PROCESOS Consideraciones  Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa, se estará perdiendo el tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapar otro.  Hay que tener una “visión sistémica”.

14 14 MAPEO DE PROCESOS En conclusión..  El mapeo de procesos, facilita el análisis e identificación de oportunidades de mejora en los procesos actuales y por consecuencia lógica facilita también el rediseño los mismos. En este sentido el mapeo de procesos es una técnica para examinar los procesos y determinar dónde y porqué ocurren fallas o desviaciones importantes.

15 15 MAPEO DE PROCESOS En conclusión..  La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos, entendiendo que la organización es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas. Para armar el rompecabezas de la organización, será necesario: Primero analizar la interrelación existente entre las unidades de negocio. Posteriormente analizar la interacción de los procesos que las conforman. Por último detallar la secuencia lógica de las operaciones o actividades que integran un procesos o subproceso; lo cual es la base de cualquier mejora.

16 16 TALLER MAPEO DE PROCESOS 2a. Parte: Mapeo de un proceso.

17 17 MAPEO DE PROCESOS ¿Qué es un proceso? Un proceso es una serie de actividades que toman un insumo (entradas) y lo transforman (proceso) para crear un producto (salidas). Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo, ser realizados por computadora, o ser una secuencia lógica de eventos.

18 18 MAPEO DE PROCESOS Metodología: Situación actual 1. Identificar los procesos estratégicos de la empresa. 2. Identificar a los dueños de los procesos estratégicos. 3. Definir con cada dueños la secuencia lógica de las actividades o tareas que conforman su proceso. 4. Elaborar los diagramas de flujo de cada proceso. 5. Identificar las interrelaciones entre los procesos estratégicos. 6. Elaborar un macro proceso que permita visualizar gráficamente las interrelaciones de los procesos estratégicos.

19 19 MAPEO DE PROCESOS Dueño del proceso  Es aquella persona a la que se le ha asignado la responsabilidad de las actividades que componen al proceso, además es el responsable de: Valorar el proceso. Definir el proceso. Medir el proceso. Controlar el proceso. Mejorar el proceso. …debe ser claramente identificable

20 20 MAPEO DE PROCESOS Metodología: “Mejores prácticas” 1. Examinar minuciosamente todos los procesos y medir sus resultados. 2. Detectar dónde y por qué ocurren las fallas o desviaciones importantes. Definir entradas PROCESO Definir salidas

21 21 MAPEO DE PROCESOS Metodología: “Mejores prácticas” 3. Identificar las oportunidades de mejora y proponer el rediseño en los procesos actuales, considerando: 1. Procesos y actividades de una organización. 2. Procesos que generan valor para el cliente. 3. Procesos necesarios para la organización. 4. Procesos que no generan valor. 4. Analizar el impacto de las propuestas de mejora. NOTA: Se puede utilizar cualquier metodología de sistemas duros o suaves para el diagnóstico y solución del problema, todo dependerá de la naturaleza del mismo.

22 22 MAPEO DE PROCESOS Simbología para diagramas de flujo Proceso alternativo Decisión Datos Proceso predefinido Documento Inicio / Termino Conector página Conector fuera de página Almacenamiento de datos Extracción de datos Retraso Pantalla Conector de flecha Transportación