Gestor de Projectes de Recerca Campus Bellvitge Àrea de Suport a la Recerca Unitat Informàtica de Recerca de l’Àrea TIC 30/5/2011 1 1

Índex Introducció: Objectius, funcionalitats i beneficis Desenvolupament del projecte Pla de desplegament UB Demostració del GPR Valoració i conclusions

1. Introducció Gestor de Projectes de Recerca de la Universitat de Barcelona (UB) Entorn de gestió al servei de la recerca Plataforma Web al servei dels investigadors per a la gestió de projectes: Integrada amb els diferents sistemes de suport a la recerca Compartida amb col·laboradors, tècnics i gestors El sistema està orientat a afavorir la producció científica dels investigadors, posant al seu abast un entorn de sistemes d'informació que incrementi l'eficiència del treball i que contribueixi a concentrar l'esforç en l'activitat científica Guanyar temps, reduir burocràcia Prestacions adaptades als requisits de la gestió de projectes, caracteritzada per càrregues importants de procediments administratius, documentals i amb necessitats específiques de comunicació i gestió del coneixement.

1. Introducció Prestacions del sistema PLANIFICAR i PROJECTAR - Consorcis i partners - Paquets de treball, tasques, fites - Lliurables científics - Pressupost en funció convocatòria - Estat econòmic i detall despeses - Cronograma - Agenda - Fulls de temps (time sheets) - Reunions i congressos Prestacions del sistema PLANIFICAR i PROJECTAR Preparació de propostes i seguiment de projectes COMPARTIR Col·laboració entre investigadors, tècnics i gestors - Confecció propostes en funció rol - Control d’activitats i objectius - Documentació científica i administrativa - Calendari de treball - Gestió dels permisos al projecte - Gestor documental: arxiu institucional - Associat al cicle de vida del projecte - Informes a partir de les dades introduïdes - Formats de sortida: Word, OpenOffice, PDF, Excel - Fulls de càlcul (time sheets) models CE - Ajuda per a la Memòria del projecte DOCUMENTAR Gestió dels documents del projecte

1. Introducció Prestacions del sistema CONTROLAR - Basat en estàndard PMBOK (PMI) - Indicadors progrés (temporal, econòmic, fites, lliurables) - Avisos i alarmes en funció d’indicadors i esdeveniments - Seguiment estat econòmic: ingressos i despeses - Totalitzacions per paquet de treball i projecte CONTROLAR Visió d’indicadors de l'estat dels projectes - Autenticació UB - GREC (convocatòries, registre projectes, organismes) - Sistema comptable SICUB - Sistema comptable FBG - Open CMS (pròximament) INTEGRAR Adequada integració GPR i sistemes de suport - Primer producte d’aquestes característiques - Base per: Intercanvi electrònic de dades E-administració en l'entorn de la recerca INNOVAR Vocació UB en liderar la gestió de la recerca

1. Introducció Beneficis pel usuari Al servei de la recerca, al servei de la innovació … Beneficis pel usuari Disposar d’un sistema Web amb accés a tota la informació dels projectes: anywhere, anytime. Treballar en un entorn estructurat per a la confecció de la documentació del cicle de vida dels projectes amb repositori fiable, backup, i a l’abast de la institució. Disposar d’un espai col·laboratiu que permeti interactuar amb els participants dels projectes. Visió de conjunt dels projectes de recerca UB i FBG (controls, indicadors, fites, estat econòmic, etc.) Estalviar temps en la gestió amb la consulta online de l’economia del projecte.

Beneficis per a la UB, la Facultat i el Departament 1. Introducció Al servei de la recerca, al servei de la innovació … Beneficis per a la UB, la Facultat i el Departament Homogeneïtzar els processos de preparació i de seguiment dels projectes de recerca. Disposar d’una visió agregada del conjunt de propostes i projectes. Localitzar fàcilment la documentació relativa a cada projecte. Disposar de la informació del conjunt d’aspectes i indicadors dels projectes facilitant la planificació estratègica. Estalviar temps als gestors dels diferents serveis (OGR, Comptabilitat, Oficines Recerca i Gestors Departamentals) en compartir la informació i estat del projecte. Mantenir i consolidar la posició de la UB com a capdavantera entre les universitats públiques en la innovació dels sistemes de gestió de la recerca.

Comitè direcció Grup UB 2. Desenvolupament del projecte Comitè direcció Grup UB Vicerectorat de Política Docent i Científica Vicerectorat de Recerca Comissionat per a Grup UB, Fundacions i TIC Direcció de la FBG Direcció de l'Àrea TIC Direcció de l’Àrea de Suport a la Recerca Oficina de Gestió de la Recerca Oficina de Projectes Internacionals Consell assessor Gestors assessors Dra. Antònia Martí (Lingüística General) Dra. Montserrat Sebastià (Biblioteconomia i Documentació) Dr. Àngel Jorba (Matemàtica Aplicada) Dr. Manel Puig (Electrònica) Dr. Miquel Canals (Geociències Marines) Dr. Anicet Blanch (Microbiologia) Dr. Josep M Canals (Biologia cel·lular i anatomia patològica) Dr. Carles Escera (Psiquiatria i Psicobiologia clínica) Pilar Gómez (Oficines suport Recerca) Eva Perelló (Oficines suport Recerca) Sergi Ros (FBG) Gemma Casamitjana (FBG) Jordi Sánchez (Oficines suport Recerca) Carles Pérez (Oficina Gestió Recerca-OGR) Equip projecte - M. Josep Coll, cap d’Informàtica de Recerca - Thomas Zäschke, cap de projecte - Daniel Farré, analista - Oriol Lopez, becari Suport desenvolupament: Empresa IHG 1 analista programador sènior

2. Desenvolupament del projecte ESTUDI PREVI Anàlisi previ de solucions per projectes recerca en Europa Decisió desenvolupament propi UB -Definició de requeriments. -Especificació funcional. -Altres lliurables: Procediment de producció de software (*) ANÀLISI -Disseny tècnic. -Altres lliurables: Procediment de producció de software (*) DISSENY -Codi font. -Altres lliurables: Procediment de producció de software (*) IMPLEMENTACIÓ -Logs d’execució del tests. -Altres lliurables: Procediment de producció de software (*) PROVES Els objectius del procediment de producció de software del Manual de Qualitat són: Presentar les directives del control de qualitat de l’empresa d’una manera uniforme i coherent. Explicar els procediments a seguir en el control de la qualitat a tota l’empresa, als responsables de cada àrea i cada divisió, i a tot el personal involucrat en les etapes del desenvolupament. Definir les fases del procediment de desenvolupament de software com una estructura que pugui ser utilitzada per a concretar els resultats i els documents a produir en cada fase. Definir els requeriments de qualitat d’un projecte, i els mètodes que seran usats per a mesurar la conformitat al nivell de qualitat desitjat. Presentar les eines d’ajuda als desenvolupadors del software, així com els models, formularis i informes que poden ser usats en cada fase del desenvolupament. A més, el procediment defineix un Pla de Control de Qualitat que: Estableix les fases del desenvolupament de software Defineix els resultats intermedis Explica les mesures a aplicar per a obtenir un alt nivell de qualitat. INSTAL·LACIÓ -Manuals d’usuari. -Manuals tècnics: d’instal•lació i de desenvolupador. -Guies de procediment de traspàs del desenvolupament a les diferents plataformes existents a l’UB (desenvolupament, pre-producció i producció). FORMACIÓ (*) Certificació ISO9001:2000

2. Desenvolupament del projecte

2. Desenvolupament del projecte OGR Direcció UB OPER FBG OficRec Ministeris, Generalitat, Altres entitats públiques, Empreses i fundacions priv. UE (FP-7 i altres) Gestor de Projectes de Recerca GREC “Oracle ERP” de FBG SICUB XIPER sistemes interns Altres sistemes entitats externes entitats internes

2. Desenvolupament del projecte Generalitat 12

Objectius del desplegament 3. Desplegament UB Objectius del desplegament • Impulsar i fomentar l’ús de GPR entre investigadors, Oficines de Recerca i Gestors Departamentals de la UB i del Grup UB, amb un sistema estable i un servei de qualitat. • Estendre progressivament l’ús de GPR a la UB. Estat actual: Presentacions a Direcció de Facultat...................13 Tallers a Investigadors .....................................20 Investigadors assistents .................................243 Tallers Gestors ...............................................10 Gestors assistents .........................................113 Projectes en via de planificació amb el GPR.........76 Projectes amb seguiment econòmic..................471 Desplegat a les Facultats: Geologia Biologia Psicologia Formació del Professorat Química Física Farmàcia Geografia i Història Filosofia Economia i Empresa Filologia Matemàtiques Dret Medicina, Odontologia - Obert GPR a l’Espai Personal PDI i PAS (9 de maig) - Notícia a Web UB (9 de maig) Pròximes activitats: Butlletí de notícies / web de suggeriments Desplegament a les Facultats: Biblioteconomia i Documentació Belles Arts Desenvolupar millores s/ demandes i prioritats

3. Desplegament UB 14 14 PLA DE COMUNICACIÓ DATA 0. Es presenta el Pla de desplegament de GPR a l’Equip de Direcció UB 12/04/2010 1. Inici desplegament a la UB començant per Geologia 14/05/2010 2. Es comunica al Web de la UB (Grup UB) 04/06/2010 3. Inici desplegament a Biologia 4. Inici desplegament a Pedagogia i Formació del Professorat 5. Inici desplegament a Psicologia 6. Inici desplegament a Física i Química 7. Inici desplegament a Farmàcia 8. Inici desplegament a Filosofia, Geografia i Historia 9. Inici desplegament a Economia i Empresa 10. Inici desplegament a Filologia 11. Inici desplegament a Matemàtiques 12. Inici desplegament a Dret 18/06/2010 22/09/2010 28/09/2010 22/10/2010 01/12/2010 31/01/2010 01/03/2010 18/03/2011 16/05/2011 13. Taller GPR: Gestors Oficina de Recerca 18/05/2011 14. Presentació direcció Campus Bellvitge 30/05/2011 15. Presentació direcció Biblioteconomia 01/06/2011 16. Tallers GPR: IP’s, Grups de Recerca (o delegats) 17/06/2011 02/07/2011 14 14

3. Desplegament UB Formació Suport continu - Taller de 4 hores per als gestors: Introducció: Objectius, funcionalitats i beneficis Demostració de les principals funcionalitats del GPR Sessió pràctica individual i exercicis amb els projectes gestionats - Oferta de tallers de l’ICE: Introducció i demostració de les principals funcionalitats del GPR Sessió pràctica individual i exercicis amb els projectes propis Suport continu - Consulta telefònica - E-mail - Suport presencial - Manual d’usuari - Vídeos curts Gestors Departamentals Equip GPR Manual d’Usuari

4. Demostració del GPR

5. Valoració i conclusions

Moltes gràcies i molta sort!