Revisión por la Dirección OHSAS 18001 Junio 2008 Implementación y Certificación en el Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Revisión por la Dirección OHSAS 18001 Junio 2008

Agenda 1. Generalidades del Sistema OHSAS 18001 2. ¿Qué es la revisión por la Gerencia en OHSAS 18001 ? 3. Acta Salud Ocupacional

Objetivo Realizar la Revisión por la alta Dirección del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Salud Ocupacional

Involucrando

Ciclo del Sistema de Gestión Identificación de peligros y riesgos Política Requisitos Legales y Otros requisitos Programas y Objetivos Planificación Salud Ocupacional

Identificación peligros y riesgos Política Planificación Recursos, funciones, responsabilidad Rendición de cuentas y autoridad Implementación Competencia, formación y toma de conciencia Documentación “S” Comunicación: Participación y Consulta Emergencias Control Operacional Salud Ocupacional

Política Identificación de peligros y riesgos Planificación Medición y Seguimiento al desempeño Política Evaluación del cumplimiento legal Incidentes, No conformidades Planificación Auditorias Internas Registros Implementación Verificación y acción Correctiva/preventiva Salud Ocupacional

Identificación de peligros y riesgos Política Revisión Alta Dirección Planificación Verificación y acción Correctiva/preventiva Implementación Salud Ocupacional

Avances en el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Interiorización del Sistema de Salud ocupacional por parte de los colaboradores Apoyo de las Gerencias regionales quienes lideran con su comité el proceso de Implementación del sistema. Contar con un equipo de Cambio y Comunicación que apoya el proceso de Sensibilización de los colaboradores frente al sistema. Soporte de la ARP con asignación de recurso Humano para apoyo en emergencias, en ergonomía, capacitación, exámenes médicos frentes a los riesgos, mediciones de iluminación, asesorias, entre otros. 2007: 118 millones : 84% de reinversión Convenios con EPS para realizar Jornadas de Medicina Preventiva: Citologías, Examen Visual, Jornada de Odontología, Jornadas antiestrés, Capacitaciones: 90 millones

Avances en el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Convenio con la Universidad del Rosario que ha asignado a Publicar 3 estudiantes de último semestre de Fisioterapia para soporte del programa de Ergonomía. Costo aprox con salario mínimo $ 13 millones anuales Convenio con la caja de Compensación Cafam, que asignó una Enfermera de medio tiempo para atender el consultorio médico. Costo $ 13 millones anuales Identificación de 19 Matrices de Peligros y Riesgos que han permitido desarrollar los planes de acción. Sensibilización sobre la cultura de Reporte de Incapacidades que permitió recuperar 123 millones en el 2007 frente a 40 millones del 2006, año en el cual se debieron recuperar 85 millones. Conformación en las seccionales de Brigadas de Emergencia que se están fortaleciendo y capacitando de acuerdo a la Vulnerabilidad de cada seccional.

Revisión por la Gerencia en el Sistema S&SO OHSAS 18001 La alta gerencia debe revisar el sistema de gestión de S&SO de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de S&SO, incluyendo la política y los objetivos de S&SO. Se deben conservar los registros de las revisiones por la gerencia. OHSAS 18001 ver 2007 ¿Qué es? Los resultados de las revisiones por la gerencia deben ser consistentes con los compromisos de la organización para el mejoramiento continuo y deben incluir decisiones o acciones relacionadas con posibles cambios a: Desempeño en S&SO; Política y objetivos de S&SO; Recursos; y Otros elementos del sistema de gestión de S&SO. Los resultados deben estar disponibles para comunicación y consulta y reflejados en un Acta. ¿Qué resultados busca?

Entradas para la Revisión Gerencial. 1. Informe de Peligros y Riesgos De las 4 seccionales 2. Estadísticas de Accidentes (IFAT – ISAT), ausentismo + Enfermedades Profesionales Ac y AP -Resultados 2007 -Próximos pasos 3. Desempeño del sistema de gestión Indicadores de programas de gestión, Mediciones de higiene industrial: iluminación, polvo, ruido, etc) 4. Resultados de Auditorías Internas / Consulta y comunicacion Entradas para la Revisión Gerencial. De las 4 seccionales 5. Informe de requisitos Legal 6. Grado de Cumplimiento de Objetivos 3 Objetivos del Sistema y propuesta 7. Cambios que puedan afectar el desempeño del sistema de gestión Proyectos nuevos -Acciones correctivas / Acciones Preventivas 8. Recomendaciones para la mejora

Intervención de los Peligros Significativos Identificados en las Matrices % de Intervención del 38%

Consolidado Nacional: Peligros Significativos Identificados en las Matrices Act. Normal o rutinaria Act. No rutinaria o Anormal Sit Emergencias - Programas de Vigilancia Epidemiológica (Voz, Auditivo, visual, Ergonómico) - Capacitaciones, mejoras locativas, seguimiento COPASO

Propuesta de Intervención frente a los Peligros Significativos Identificados en las Matrices de Peligros y Riesgos PLAN DE ACCIÓN SUGERIDO 1. TEMPERATURAS Bogotá: (identificados en 3er piso Btá) Continuar con estudio de factibilidad para la instalación de sistemas acondicionadores de aire en áreas criticas Asesoria carvel sin costo Propuesta para áreas de Disconfot termico: 45.000.000 2. PLANES DE EMERGENCIAS 4 Sedes: Equipos para las brigidas de Emerencias Cali: Convenio de Ambulancia Adquirir 14 pares de radios Costo Total: $7.000.000 2.400.000 anual 4. ERGONOMICO -Bogotá: (Ventas) -Medellin: (ventas - Producción) Continuar con recambios en sillas en donde se ha identificado situaciones ergonomicas. Bogotá: 18.000.000 Madellin:3.000.000 5. ILUMINACIÓN Bogotá: Nueva Medición ARP Barranquillla: mejoras iluminación Esperar que se defina si hay cambios de seccional para definir la acción a seguir Bogotá: recurso interno Barranquillla: Definir traslado de seccioanl 6. RECURSO HUMANO Seccionales Evaluar la necesidad de Contratación de un Tecnólogo en seguridad y salud ocupacional para apoyar las seccionales 12.000.000 anual por persona Peligro Significativo Área y/o requerimiento Plan de acción sugerido Costo

Indicadores de Accidentalidad: Seccionales del Proyecto de Certificación IFAT 2007: 49 AT Se Disminuyó el 32% ISAT 2007: 184 Días de Incapacidad, Disminuyó 21,4% 29 AT 20 AT 103 días 81 días 16 AT 16 AT 32 Días 32 Días

Comparativo Semestral de Indicadores de Accidentalidad y Severidad Sedes OHSAS Comparativo IFAT 2007- 2008 Comparativo ISAT 2007 - 2008

Análisis de la Accidentalidad Los Jefes y EL COPASO, han realizado las investigaciones de los Accidentes, identificando causas asociadas a: Condiciones inseguras: Asociadas a riesgos locativos. Ejm.: cables sueltos, sillas en mal estado, piso húmedo sin señalización, escaleras sin barandas, entre otras. Estas investigaciones han generado planes de acción que se encuentran en curso orientados a las mejoras locativas. Actos inseguros: asociados a las actitudes de las personas, incumpliendo con los parámetros de seguridad establecidos. Ejemplo: no utilizar la baranda para bajar o subir escaleras, correr con las manos ocupadas, omitir las señalización de prevención, sentarse inadecuadamente, entre otras. Estos actos inseguros han generado planes de acción orientados a reforzar el conocimiento, a sensibilizar a las personas y apolicar inspecciones de comportamiento Causas Auxiliares de Oficina. Se han generado planes de acción asociados a: revisión técnico mecánica de las motos, entrega de dotación de elementos de protección personal, examen visual y charla de manejo defensivo. Ejecutivos de Ventas. Sensibilización en manejo defensivo, precaución de accidentes en la escalera, mejoras locativas de pisos (antideslizantes), cambio de sillas, etc. Auxiliar de Aseo y Cafetería. Charlas en levantamiento cargas, riesgo biológico; instructivo de trabajo seguro, exámenes médicos, entre otras. Causas Cargos Traumas y politraumas: que consisten en lesiones generadas por golpes, caídas de la escalera, por piso húmedo, caídas de sillas, actos inseguros como: correr, bajar las escaleras sin usar la baranda, entre otros. Estas lesiones se pueden presentar en una parte específica del cuerpo (trauma) o en varias partes (politrauma). Esguince y Luxación: generados por movimientos bruscos o una fuerte torsión de alguna articulación. Heridas: generadas por manipulación de archivadores, bisturís, tijeras, contacto con condiciones inseguras. Tipo de lesión El programa de Gestión para la reducción de la accidentalidad tiene un cumplimiento del 100% en als actividades planificadas y una efectividad de 40% reflejado en al disminución de la accidentalidad.

Indicadores de Enfermedad Común Nacional 490 393 243 107 117 97 67 53 18 23 3 2007: 686 consultas con 3253 días de incapacidad: $ 167`804.653 2008: 311 consultas con 1784 días de incapacidad: $ 78.164.295

Causas Enfermedad Común 2007 2008

Costos por Enfermedad Común 2007 2008

Recobro de Incapacidades Gracias a la gestión realizada por los Líderes de OHSAS, los jefes de área y Salud Ocupacional, los colaboradores ahora son más concientes reportar oportunamente las incapacidades a Salud Ocupacional. Esto nos ha permitido: Conocer cuáles son las enfermedades más comunes que se presentan, para así realizar planes de acción frente al tema. Recuperar 123.364.095 de los 167`804.653, gracias al recobro que hace GC2 ante la EPS con las incapacidades reportadas por los colaboradores.

Propuesta de Intervención Enfermedad Enfermedades de origen Respiratorio Sinfo (Medellin) Asegurar la efctividad en la aplicación del Programa de conservación de la voz por parte de Publicar. Contratar Medico Laboral que haga estudio de la presencia de ésta patologia y oriente sus intervenciones Costo de Asesoria y Valoraciones con Laringoscopias faltantes: 4.000.000 A nivel general -Bogotá -Cali -Medellín -Barranquilla Estructurar el programa de Intervención de Enfermedades Comunes Realizar Examenes medicos periodicos con Médico especialista en Salud Ocupacional. Contar con Diagnóstico de salud de la población Res 2346/07 Examenes Medicos Periodicos 7.055.000 en las 4 sedes TOTAL 415 colaboradores de áreas criticas y antiguedad laboral > 10 años --------------------------- 15.181.000 a todos los de las 4 sedes: 893 colaboradores Enfermedades Comunes Área y/o requerimiento Plan de acción sugerido Costo

Indicadores de Programas de Gestión 2007 Los programas de vigilancia están orientados al seguimiento que la empresa le hace al Colaborador frente a los riesgos identificados en la matriz. Tasa de Incidencia: 0 Excepto en Riesgo de Esfuerzo Vocal: 1,3 Los programas de vigilancia están Programados anual o bianualmente según el riesgo, la mayoria de ellos realizados con apoyo de la ARP en el II semestre de cada año.

Indicadores de Programas de Gestión 2007 Los programas de vigilancia están orientados al seguimiento que la empresa le hace al Colaborador frente a los riesgos identificados en la matriz. Expuestos 229 e intervenidos 225 Programa de Conservación Auditiva Expuestos 167 e intervenidos 160 Programa de Conservación de la Voz Tasa de Incidencia: 0 Excepto en Riesgo de Esfuerzo Vocal: 1,3 Expuestos 813 e intervenidos 859 Programa de Conservación Visual Programa de Prev lesiones osteomusculares Expuestos 827 e intervenidos 819 Los programas de vigilancia están Programados anual o bianualmente según el riesgo, la mayoría de ellos realizados con apoyo de la ARP en el II semestre de cada año.

Propuesta de Intervención Programas de Gestión El desarrollo de los programas de vigilancia se están desarrollando con el apoyo de la ARP y el recurso asignado localmente, sin embargo existe dificultad en la continuidad de alguno de ellos como es el programa de Conservación de la Voz en el área del Sinfo, área en la que se ha declarado una Enfermedad Profesional Programa de Vigilancia de Conservación de la Voz Medellín: Sinfo Dar continuidad a la aplicación del Programa de conservación de la voz por parte de Publicar. Asesoria médica Laringoscopias e Informe: $4.000.000 Programa de gestión Área y/o requerimiento Plan de acción sugerido Costo

Resultados Auditorías Internas

Cobertura Herramientas de comunicación A través de diferentes canales de comunicación, buscamos cubrir masivamente a la audiencia impactada, buscando la divulgación, comunicación e interiorización del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional: OHSAS 18001. Como son: Intranet, Boletines, Correos Electrónicos, Folletos, Volantes, Multimedia, Concursos, entre otros. Audiencia impactada Barranquilla 80 Bogotá 445 Cali 125 Medellín 200 Total 850 Noticias: No. de Visitas a la página principal de la intranet, donde se registran noticias del sistema S&SO con una periodicidad semanal en los temas de: votaciones de COPASO, emergencias, funciones y responsabilidades, entre otros. S&SO: No. de visitas a la sección de Salud Ocupacional en la Intranet. Vemos un tendencia en ascenso de las visitas a la sección cuando realizamos campañas de refuerzo en temas S&SO.

Efectividad de la Comunicación- Sabelotodo Fase I En el mes de marzo realizamos la Fase I del concurso Sabelotodo. Que consistió en 10 preguntas por correo electrónico donde se medía el conocimiento de diferentes temas en S&SO. Los colaboradores respondían voluntariamente las preguntas con los conocimientos obtenidos. La efectividad en las respuestas fue del 100%. La participación de Medellín fue baja debido a se encontraban en periodo de no ventas, donde la fuerza comercial se encontraban en período de vacaciones y SINFO (66 personas) no tienen acceso permanente a Internet. % de participación: 66% 35% 44% 8,5%

Efectividad de la Comunicación- Sabelotodo Fase II En el mes de abril realizamos la Fase II del concurso Sabelotodo. Que consistió en 4 juegos impresos donde se medía el conocimiento de diferentes temas en S&SO. Los colaboradores respondían voluntariamente las preguntas con los conocimientos obtenidos. 1. Crucigrama: la efectividad de respuestas fue del 100%. Tema abordado: definiciones básicas del sistema.

Efectividad de la Comunicación- Sabelotodo Fase II 2. Complete la frase: la efectividad de respuestas fue del 100%. Tema abordado: política y objetivos.

Efectividad de la Comunicación- Sabelotodo Fase II 3. Crucigráfico: la efectividad de respuestas fue del 100%. Tema abordado: se buscó medir el conocimiento en el tema de emergencias mediante la asociación de imágenes.

Efectividad de la Comunicación- Sabelotodo Fase II 4. Sopa de Letras: la efectividad de respuestas fue del 100%. Tema abordado: funciones y responsabilidades.

Correlación de la efectividad En el año 2006 no se tenía un sistema consolidado ni conciencia de los colaboradores frente al tema del reporte de accidentes, reporte de incapacidades y reporte de condiciones inseguras. A partir del 2007, se ha venido trabajando en la consolidación de una cultura de concientización en el sistema de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001, informando, comunicando y capacitando a los colaboradores en los diferentes temas, es por ello que podemos establecer una correlación entre el aumento en el reporte de accidentes de trabajo y condiciones inseguras, así como el aumento del recobro de las incapacidades, ya que los colaboradores son más concientes de su responsabilidad frente al tema.

Cumplimiento de los Objetivos del Sistema. Promover una cultura de prevención y reporte de Incidentes laborales originados por actividades contratadas a partir de la Implementación del Sistema de Gestión de S&SO Propender por la no aparición de casos de Enfermedad profesional por Riesgos Ergonómico, auditivo y material particulado a partir del 2007 Reducir el Índice de Frecuencia: IFAT y el Índice de Severidad: ISAT de Accidentes de Trabajo en el segundo semestre del 2007 respecto al primer semestre Objetivos Tasa de Incidencia Ergonomía: 0 IFAT I semestre 2007: 29 AT 5.6 IFAT II semestre 2007: 20 AT 2.7 49 AT Se Disminuyó el 32% Tasa de Incidencia Riesgo Auditivo: 0 3 Incidentes Resultados ISAT I semestre 2007: 103 días 19.2 ISAT II semestre 2007: 81 días 14.8 184 Días de Incapacidad, Disminuyó 21,4% Tasa de Incidencia Conservación de la voz: 1.3 Propuesta de Política y Objetivos

Propuesta Nueva POLITICA del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional En Publicar S.A. empresa del Grupo Carvajal enfocada en proveer soluciones para contactos de negocio y contenido integral de valor agregado y orientada a satisfacer las necesidades de sus clientes, accionistas y colaboradores; estamos comprometidos a: Mantener ambientes de trabajo Seguros, en fomentar una cultura de prevención, que permita reducir el nivel de los riesgos ocupacionales, la aparición de Enfermedades o Accidentes Laborales. Aplicar el Mejoramiento Continuo en nuestros procesos, actividades y en el desempeño de S&SO Cumplir con la legislación vigente aplicable y los lineamientos corporativos. Bogotá, Junio 2008 María Sol Navia V. Presidente Versión II

Propuesta de OBJETIVOS del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Reducir la Probabilidad de aparición de casos de Enfermedad Profesional y Enfermedad General relacionadas con las actividades de Publicar S.A. Tener cero Incidencia de Enfermedades Profesionales: Declaradas por la ARP Reducir la Accidentalidad Laboral en Publicar S.A. En el 2007 49 AT , la propuesta para el 2008 es disminuir la accidentalidad en 15% Versión II

Gracias 17/09/2018