CURSO CONTROL DE GESTIÓN y CUADRO DE MANDO INTEGRAL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS Noviembre 2014 Noviembre 2014 Carlos Echeverría Carlos Echeverría Ingeniero Comercial y Periodista Ingeniero Comercial y Periodista MBA Y PMP MBA Y PMP INDICADORES DE DESEMPEÑO

2

3  INDICADORES DE DESEMPEÑO:  CONCEPTOS  PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION  REQUISITOS Y CONDICIONES  DIFICULTADES INDICADORES DE DESEMPEÑO

4 Un KPI, del inglés Key Performance Indicator, conocido como Indicador clave de desempeño, (o también Indicador clave de rendimiento) es una medida del nivel del desempeño de un proceso; el valor del indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado de antemano. Normalmente se expresa en porcentaje. INDICADORES DE DESEMPEÑO

5 Los KPI suelen estar ligados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las técnicas como la del cuadro de mando integral). Los KPI son "vehículos de comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en la realización de los objetivos estratégicos de la empresa. INDICADORES DE DESEMPEÑO

6 CLASES DE INDICADORES: Indicadores de desempeño o de gestión : Miden el cumplimiento de meta y objetivo alcanzados en un proyecto/ programa o plan operativo.Miden el cumplimiento de meta y objetivo alcanzados en un proyecto/ programa o plan operativo. Instrumentos de medición de las variables asociadas a las metasInstrumentos de medición de las variables asociadas a las metas Medidas que describen como una institución esta alcanzando sus objetivos y metasMedidas que describen como una institución esta alcanzando sus objetivos y metas

Conceptualización El logro de la competitividad está referido primordialmente al modelo organizacional. El logro de la competitividad está referido primordialmente al modelo organizacional. – Un elemento de primer orden son los indicadores de gestión. – Factores para establecer el logro y el cumplimiento de la Misión, y enseguida objetivos y metas de un determinado proceso. – Factores para establecer el logro y el cumplimiento de la Misión, y enseguida objetivos y metas de un determinado proceso.

– El monitoreo de los indicadores establece las condiciones y síntomas que se derivan del desarrollo de las actividades. Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para garantizar un flujo de información constante, real y precisa sobre aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión. Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para garantizar un flujo de información constante, real y precisa sobre aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión. Conceptualización

Tipología Básica Indicadores Ejecución Acumulados Temporales De Control Permanentes De Alarma Estrategicos De Planeación Tácticos

Ejemplos % de ejecución de egresos. % de ejecución de egresos. % de uso de puestos de trabajo. % de uso de puestos de trabajo. % uso de instalaciones. % uso de instalaciones. Ordenes atendidas. Ordenes atendidas. Ejecución de planes. Ejecución de planes. Grado de concentración. Grado de concentración. Grado de concordancia. Grado de concordancia. Grado de cumplimiento. Grado de cumplimiento. Grado de incidencia. Grado de incidencia. Grado de información. Grado de información. Grado de oportunidad. Grado de oportunidad. Grado de racionalidad. Grado de racionalidad. Grado de satisfacción. Grado de satisfacción. Nº de personas a en servicio. Nº de personas a en servicio. Nº. de equipos fuera de servicio. Nº. de equipos fuera de servicio. Nº Contratas extras. Nº Contratas extras. Porcentaje de vacantes. Porcentaje de vacantes. Presupuesto ejecutado. Presupuesto ejecutado. Rastreo postinvestigación. Rastreo postinvestigación. Servicios prestados. Servicios prestados. Tiempo de entrega. Tiempo de entrega. Unidades movilizadas. Unidades movilizadas.

11 APLICAR CRITERIOS TECNICOS Y REQUISITOS RELEVANCIA DE LA MEDICION RELEVANCIA DE LA MEDICION ASEGURARSE QUE ESTOY MIDIENDO LOS OBJETIVOS VINCULADOS A LO ESTRATEGICO INDICADORES QUE ESTEN VINCULADOS CON LO DEFINIDO EN EL PLAN ESTRATEGICO Y EN EL PLAN OPERATIVO INDICADORES QUE ESTEN VINCULADOS CON LO DEFINIDO EN EL PLAN ESTRATEGICO Y EN EL PLAN OPERATIVO “NO ES POSIBLE, NI DESEABLE MEDIRLO TODO”

12 CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES MEDIR LO CORRECTO : MEDIR LO CORRECTO : CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE DESEMPEÑO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE PARA LA OBTENCION DE LA META.

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES INDEPENDENCIA MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES

COSTOS RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS HOMOGENEIDAD PARA UN MISMO SERVICIO MEDIDO LA NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES DEBEN SER EQUIVALENTES : CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO. LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO. “LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS” “LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS” DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEÑO DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEÑO SIMPLICIDAD DE LA MEDICION SIMPLICIDAD DE LA MEDICION CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS BASES DE COMPARACION: DESEMPEÑO HISTORICO: OBJETIVOS DEFINIDOS DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:  RESULTADOS,  IMPACTO,  EFICACIA,  EFICIENCIA,  CALIDAD “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”: “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”: COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

Para el caso de la Calidad Seguimiento Medición Medición Análisis Análisis Mejora Mejora Demostrar conformidadDemostrar conformidad del producto Asegurar conformidadAsegurar conformidad del SGC Mejorar continuamenteMejorar continuamente la eficacia del SGC PROCESOS DE SEGUIMIENTO MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Calidad

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Satisfacción del cliente Seguimiento y medición del producto Seguimiento y medición de los procesos. Auditoria interna ISO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Calidad

¿QUÉ ES HACER SEGUIMIENTO ? Acción de ir después o detrás de algo o de alguien Acción de ir después o detrás de algo o de alguien Dirigir la vista o la atención hacia algo o alguien que se mueve y mantenerla en el. Dirigir la vista o la atención hacia algo o alguien que se mueve y mantenerla en el. Acción de ir en busca de algo o alguien generalmente a partir de pistas y datos Acción de ir en busca de algo o alguien generalmente a partir de pistas y datos

CÓMO HACER SEGUIMIENTO ? INSPECCIÓN VISUAL INSPECCIÓN VISUAL INSPECCIÓN Y ENSAYO INSPECCIÓN Y ENSAYO SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN TRAZABILIDAD POR REGISTROS TRAZABILIDAD POR REGISTROS CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS AUDITORIAS AUDITORIAS AUTOCONTROL AUTOCONTROL ENCUESTAS ENCUESTAS TÉCNICAS ESTADÍSTICAS TÉCNICAS ESTADÍSTICAS CON INSTRUMENTOS CON INSTRUMENTOS

QUÉ ES HACER MEDICIÓN ? 1.Comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera. 2.Comparar algo no material con otra cosa. 3.Tener determinada dimensión, ser de determinada altura, longitud, superficie, volumen, etc.

CÓMO HACER LA MEDICIÓN? A TRAVÉS DE INDICADORES DE GESTIÓN O DE RESULTADOS A TRAVÉS DE INDICADORES DE GESTIÓN O DE RESULTADOS CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES TÉCNICAS ESTADÍSTICAS TÉCNICAS ESTADÍSTICAS – Gráficos de control – Promedios – Histogramas – Capacidad del proceso TIEMPOS DE RESPUESTA TIEMPOS DE RESPUESTA CICLO DEL SERVICIO CICLO DEL SERVICIO SATISFACCIÓN DEL CLIENTE O USUARIO SATISFACCIÓN DEL CLIENTE O USUARIO

QUÉ DEBEMOS MEDIR? DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se miden. Son muy importantes. DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se miden. Son muy importantes. Ej: llegó el empleado a abrir a tiempo, se contestó el teléfono a más tardar al tercer timbre DATOS DE VARIABLES: son valores numéricos que cuantifican la medición DATOS DE VARIABLES: son valores numéricos que cuantifican la medición Ej: cantidades, porcentajes…

CUMPLIMIENTO MEJORAMIENTO EFICACIA DESEMPEÑO Medición y seguimiento Revisión Alto Nivel Auditoriainterna Medición y seguimiento ClienteProducto NIVEL 1 NIVEL 1 Proceso NIVEL 2 NIVEL 2 Sistema NIVEL 3 NIVEL 3 ProductoProcesoSistema NIVELES DE VERIFICACION EN UN SCG Resultados

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION El modelo de gestión orientado a los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora la evaluación de resultados por parte de los destinatarios o actores interesados. El modelo de gestión orientado a los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora la evaluación de resultados por parte de los destinatarios o actores interesados.

Los indicadores de evaluación de desempeño generan múltiples apoyos para la implementación de una gestión orientada a los resultados. Los indicadores de evaluación de desempeño generan múltiples apoyos para la implementación de una gestión orientada a los resultados. Los indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizaje Los indicadores permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestión. La utilización de los indicadores favorece la contestabilidad o competencia por recursos públicos Tiene relación con la transparencia y rendición de cuentas INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La concertación estratégica La gestión presupuestaria El análisis sobre la totalidad del ciclo de las políticas públicas Mayor transparencia hacia la ciudadanía INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 2.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 3.CONSTRUCCION DE INDICADORES 4.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 5.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 6.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 7.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 8.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 9.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Dificultades más relevantes: Dificultades más relevantes: – Ambigüedad en los objetivos – Falta de precisión de productos relevantes o estratégicos – Quien o quienes responden por los objetivos – Falta de consecuencias del buen o mal desempeño INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño – Facilita el proceso de planificación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo. – Permite detectar sectores de la organización con problemas de gestión. – Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción – Permite asignar más eficazmente los recursos públicos – Aumenta la transparencia – Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex post INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

El requisito previo para formular indicadores de evaluación de desempeño es que la institución pública defina los objetivos que orientarán en el mediano y largo plazo su accionar. El requisito previo para formular indicadores de evaluación de desempeño es que la institución pública defina los objetivos que orientarán en el mediano y largo plazo su accionar. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir(1) – La planificación estratégica es un proceso estructurado que permite a la organización especificar su misión y papel dentro de la estructura del Estado. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir (2) Algunas condiciones previas a cumplir (2) Definidas las misión, los objetivos estratégicos y los productos relevantes de la institución, se requiere establecer metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que surgen a partir de los objetivos estratégicos. Definidas las misión, los objetivos estratégicos y los productos relevantes de la institución, se requiere establecer metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que surgen a partir de los objetivos estratégicos. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir (2) Algunas condiciones previas a cumplir (2) – Existen factores que desaconsejan el desarrollo de un sistema de indicadores para todas y cada una de las actividades y programas que desarrolla de una Institución INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Condiciones metodológicas para la elaboración de indicadores – Fuentes de Información – Temporalidad INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Áreas donde el desarrollo de sistemas de indicadores resulta importante: Áreas donde el desarrollo de sistemas de indicadores resulta importante: – Dichas áreas son: ○ Desempeño operativo ○ Desempeño financiero ○ Congruencia INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

 Economía  Eficacia  Eficiencia Efectividad  Equidad  Excelencia – Calidad  Entorno  Sostenibilidad OTRA CATEGORIZACION DE INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

RECORDEMOS LA METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES ○ Qué se hace ? ○ Qué se desea medir ? ○ Quién utilizará la información ? ○ Cada cuánto tiempo ? ○ Con que se compara ? INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCºCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

MODELOS BASICO DE EVALUACIÓN ○ MODELO PLAN ○ MODELO PRESUPUESTO ○ MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO) INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

DESTINATARIOS Y USUARIOS DE LOS INDICADORES – Gestores públicos – Órganos políticos externos a la administración – Ciudadanos y medios de comunicación – Órganos técnicos de control – Instituciones académicas y científicas – Organismos y organizaciones internacionales INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

1.INTRODUCCION 2.CONDICIONES DE LOS INDICADORES 3.AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS 4.CONSTRUCCION DE INDICADORES 5.PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES 6.ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES 7.METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES 8.IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 9.COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS 10.TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INSTITUCIONALIZACION DE LA EVALUACION – Decisión política – Nuevo rol de los organismos de control INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO Debilidad en el nombramiento del personal directivo publico Falta o escasos incentivos para asumir mayores niveles de responsabilidad Las escasas consecuencias respecto del desempeño logrado INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La administración por resultados implica la priorización del logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en el proceso de gestión de los recursos públicos. La administración por resultados implica la priorización del logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en el proceso de gestión de los recursos públicos. En tanto que la medición del desempeño implica la determinación de elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos de la administración pública así como la determinación de expectativas sobre ellos En tanto que la medición del desempeño implica la determinación de elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos de la administración pública así como la determinación de expectativas sobre ellos INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La evaluación del desempeño, incluye elementos de respuesta a los interrogantes sobre cómo ha sido el desempeño, en qué medida y en qué condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente establecidos. La evaluación del desempeño, incluye elementos de respuesta a los interrogantes sobre cómo ha sido el desempeño, en qué medida y en qué condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente establecidos. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION