Lean Process management jesuslozanor@gmail.com @jeslozrob

Origen Japón Principios Sistemas de calidad total Industria automovilistica (Toyota) Sus Principios se pueden aplicar a la mejora de procesos Principios Eliminar desperdicios Ampliar el aprendizaje Decidir lo más tarde posible Reaccionar tan rápido como sea posible Potenciar el equipo Crear la integridad Ver todo como conjunto Aunque estos principios se aplican a todos los aspectos de la vida de uno, nos vamos a centrar en el análisis de procesos

Herramientas para analizar procesos Un proceso es el conjunto de recursos: humanos, técnicos, económicos para producir un resultado (documento, licencia, permiso, subvención) Tiene unas entradas y unas salidas Ejemplo: Subvención para discapacitados

Herramientas para analizar procesos Valor para el ciudadano Técnica de mapeo de cadena de valor (SVM) Aplicar los principios Lean para redefinirlos (¿hace falta ir al banco para hacer una transferencia?) Que el cambio ocurra muy rápido El ciudadano ayude a mejorar el proceso

Value Stream Map Herramienta para analizar los procesos Objetivo: Aumentar eficiencia Pensada para logística, aunque aplicable a mejora de procesos administrativos “Algo” parecido se usó en el Ministerio de Justicia, con el plan de choque para desatascar las peticiones de nacionalidad.

Value Stream Map 4º Ejercicio: Se puede utilizar en referencia al extinto artículo 34 de la ley 11/2007 (aunque la ley 39 lo da ya por hecho) “La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio, en el que se considerarán especialmente los siguientes aspectos:”

Ejemplo SVM para procesos

Eliminar desperdicios 7 mudas: Sobreproducción: ¿Creo más código del que necesito, máquinas? Esperas: ¿de verdad hace falta ese visto bueno? Sobreprocesar: Es necesario que pase por 4 entornos distintos Exceso de inventario: Defectos: ¿Porqué hay tantos bugs en producción?

Ampliar aprendizaje La tecnología cambia cada 18 meses El mercado también, y el ciudadano. Necesario el aprendizaje contínuo. ¿Sabes lo que es MEAN?

Reaccionar tan rápido como sea posible Hay que ser flexible y dar valor tan rápido como sea posible. ¿Y me estás diciendo que es necesario que me hagas un documento para ver la necesidad, se apruebe en comité de dirección y todo para cambiar una fecha en una pantalla?

Reaccionar tan rápido como sea posible AAPP No se puede tener un sistema 18 meses en espera. Y menos cuando solo en contratar tardas 6. Tener un equipo de mantenimiento que comienza el análisis y las primeras iteraciones. Conforme se termina la contratación, se unen al grupo de desarrolladores. Lo importante son las área de cercanía al ciudadano, hay que tener informáticos funcionarios dentro.

Ver todo en conjunto Hay que ver todos los procesos y simplificarlos al máximo Interacciones entre las personas y sistemas interesados Entender todo el ciclo de desarrollo y de creación de valor. Irse a hablar con todas las unidades, subdirecciones, CCAA, ayuntamientos.

Resumiendo Existen unos principios que nos ayudan a buscar puntos de ineficiencias en los procesos Como funcionarios TIC debemos promover la mejora de procesos y estar lo más cerca a las unidades de atención al ciudadano. “Embajador Digital” Para conseguir la mejora de la eficiencia, tenemos las técnicas de Value Stream Map, y la aplicación de los principios, entre otras. (Kanban)