Capítulo 10 Gestión de las Adquisiciones Gerencia de Proyectos Capítulo 10 Gestión de las Adquisiciones Oscar Wolf, PMP Basado en PMBoK® - Cuarta Edición

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto La gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo de Proyecto. Incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa que esté adquiriendo el proyecto, así como la administración de las obligaciones contractuales contraídas por el equipo de Proyecto en virtud del contrato.

Procesos - Gestión de las Adquisiciones Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones Estos procesos se ejecutan por lo menos una vez en cada proyecto, en una o mas fases del mismo.

Planificar las Adquisiciones ¿Que son los Contratos? Los procesos de Gestión de Adquisiciones implican Contratos que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedores, un acuerdo vinculantes para las partes en virtud de la cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultado especificados, y el comprador se obliga a proporcionar el dinero o cualquier otra contraprestación válida. Los contratos incluyen términos y condiciones especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar, también pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos u órdenes de compra. El vendedor (contratista, subcontratista, proveedor, proveedor de servicios o distribuidor) y el comprador(cliente, contratista principal, contratista, organización comprador, solicitante de servicios o simplemente comprador). Un proyecto complejo puede implicar la gestión simultánea o secuencial de múltiples contratos o subcontratos, por lo que el ciclo de vida de un contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. Hacer un contrato por productos o servicios es un método de asignar la responsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos y por eso muchas veces se busca el respaldo temprano de especialistas en contrataciones, adquisiciones, derecho y asuntos técnicos

1. Planificar las Adquisiciones Proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores. Este proceso implica determinar si es posible obtener apoyo externo y si fuera el caso, que adquirir, de que manera, en que cantidad y cuando hacerlo. También se incluye la consideración de posibles vendedores y si el comprador desea ejercer algún tipo de control sobre la decisión de compra, Los requisitos del cronograma de proyecto pueden influir considerablemente en la estrategia durante el proceso de planificar las adquisiciones, por ejemplo la decisión de hacer o comprar y el análisis de riesgos y tipo de contrato que se planea utilizar derivados de lo decidido

Planificar las Adquisiciones Entradas, Salidas, Herramientas y Técnicas

1. Planificar las Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones Herramientas y técnicas Análisis de Hacer o Comprar Juicio de Experto (sumando incluso legales) Tipo de Contratos El riesgo compartido entre el comprador y el vendedor está determinado por el tipo de contrato Contratos de precio fijo Contratos de precio fijo cerrado Contratos de precio fijo mas honorarios con incentivos Contratos de precio fijo con ajuste económico de precios Contratos de costos reembolsables Contratos de costos mas honorarios fijos Contratos de costo mas honorarios con incentivo Contratos de costo mas honorarios por cumplimiento de objetivos Contratos por tiempo y materiales

Planificar las Adquisiciones Documentos de la adquisición Los documentos de la adquisición se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Los términos licitación, oferta o cotización generalmente se utilizan cuando la decisión de selección se basa en el proceso, mientras el término propuesta generalmente se emplea cuando otras consideraciones como la capacidad técnico o el enfoque técnico son primordiales. Términos de uso común: RFI (solicitud de información) IFB (invitación a la licitación) RFP (solicitud de propuesta) RFQ (solicitud de cotización) Aviso de oferta Invitación a la negociación Respuesta inicial del vendedores. La solicitud puede ser publicada en periódicos, boletines comerciales, registros públicos o internet

Planificar las Adquisiciones Criterio de Selección de Proveedores Ejemplos Comprensión de la necesidad Costo Total o del ciclo de vida Capacitada Técnica Riesgo Enfoque de gestión Enfoque Técnico Desempeño pasado de los vendedores Referencias Derechos de Propiedad Intelectual Derechos de propiedad exclusiva

2. Efectuar las Adquisiciones Proceso que consiste en obtener respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. El equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o mas vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables. Para adquisiciones importantes es posible reiterar el proceso con una lista de restringida de vendedores calificados para basado en una propuesta preliminar para una evaluación mas detallado. Es posible usar un sistemas de ponderación para seleccionar al vendedor, o para establecer una secuencia de negociación mediante la clasificación de todas las propuestas según puntaje de evaluación asignados a cada una.

2. Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones Entradas y Salidas, Herramientas y Técnicas

Efectuar las Adquisiciones (Salidas) Principales componentes de un Documento Contractual Enunciado del trabajo o los entregables Línea base del cronograma Informes de desempeño Período de ejecución Roles y responsabilidades Lugar de desempeño del vendedor Precios Condiciones de Pago Lugar de entrega Criterios de inspección y aceptación Garantías Soporte del Producto Límite de responsabilidad Honorarios y las retenciones Sanciones Incentivos Seguro y fianzas de ejecución Aprobación de los subcontratistas subordinados Tratamiento de las solicitudes de cambio Mecanismos de finalización y alternativas de resolución de controversias

3. Administrar las Adquisiciones Proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario. El proceso Administrar las Adquisiciones garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga los requisitos de adquisición y que el comprador actúe en conformidad con los términos del contrato legal. Para proyectos grandes un aspecto clave de la administración del contrato es la gestión de las interfaces entre los distintos proveedores Muchas organizaciones tratan la administración de contratos como una función administrativas separada de la organización del proyecto. El proceso Administrar las Adquisiciones revisa y documento como se está desempeñando un vendedor basándose en el contrato y establece acciones correctivas cuando correspondan. También gestionar la finalización anticipada contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) en conformidad con la cláusula de rescisión del contrato. Los contratos pueden ser modificados por mutuo consentimiento en cualquier momento con anterioridad al cierre del contrato

Administrar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones incluye la aplicación de los procesos de la dirección de Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de dichos procesos dentro de la dirección general del proyecto, entre otros. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Informar el Desempeño Realizar el Control de Calidad Realizar el Control Integrado de Cambios Monitorear y Controlar los Riesgos … monitoreo de pagos al vendedor , etc

Administrar las Adquisiciones Entradas, Salidas, Herramientas y Técnicas

3. Administrar las Adquisiciones

Administrar las Adquisiciones Salidas Documentación de la Adquisición Actualización a los Activos de los Procesos de la Organización Correspondencia Cronogramas y solicitudes de pago Documentación sobre la evaluación del desempeño del vendedor Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto El plan de gestión de las adquisiciones La línea base del cronograma

4. Cerrar las Adquisiciones Cerrar las adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisición para el Proyecto. Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables. El proceso Cerrar las Adquisiciones también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso futuro. Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto mismo. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre. La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisición, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprados, siempre que el contrato así lo prevea.

Cerrar las Adquisiciones Entradas, Salidas, Herramientas y Técnicas

4. Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones Salidas Adquisiciones Cerradas Actualizaciones a los Activos de la Organización El archivo de la adquisición La aceptación de los entregables La documentación sobre lecciones aprendidas

Muchas gracias! Gerencia de Proyectos Oscar Wolf, PMP wolf.oscar@gmail.com