11 Elaborado por: Jorge A. Valencia de los Ríos Coordinador de Consultoría de Gestión y Conocimiento S.A.S. Santa Marta, Julio de 2016

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3 ANTECEDENTES  Nueva versión de la norma NTC-ISO9001:2015  Resultados talleres “Repensando el SGI COGUI”  Plan de Desarrollo UNIMAGDALENA 2010 – 2019  Sistema de Gestión Integral COGUI  Lineamientos del CNA para la autoevaluación y acreditación de programas  Referenciación con otras Universidades  Nueva versión de la norma NTC-ISO9001:2015  Resultados talleres “Repensando el SGI COGUI”  Plan de Desarrollo UNIMAGDALENA 2010 – 2019  Sistema de Gestión Integral COGUI  Lineamientos del CNA para la autoevaluación y acreditación de programas  Referenciación con otras Universidades MESAS DE TRABAJO EN LOS SIGUIENTES EJES TEMÁTICOS:  Estructura y Gestión Documental  Partes Interesadas  Gestión del Cambio  Gestión del Conocimiento  Proceso Gestión Académica  Proceso de Investigación  Proceso de Extensión  Movilidad  Métricas MESAS DE TRABAJO EN LOS SIGUIENTES EJES TEMÁTICOS:  Estructura y Gestión Documental  Partes Interesadas  Gestión del Cambio  Gestión del Conocimiento  Proceso Gestión Académica  Proceso de Investigación  Proceso de Extensión  Movilidad  Métricas Análisis de resultados y priorización de temas por parte del Equipo Coordinador del Proyecto

4 PLAN DE DESARROLLO UNIMAGDALENA Objetivo Consolidar un modelo de gestión que garantice el aseguramiento de la calidad en la Institución. Iniciativas: Consolidación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad; Tema 4 Desarrollo Organizacional, Infraestructura Física, Tecnológica y Servicios

5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO TRANSICIÓN A LA NTC-ISO9001:2015 EQUIPO DE CALIDAD UNIMAG CONSULTOR G&C Equipo Coordinador Proyecto EQUIPO AYUDANTÍAS RESPONSABLES PROCESOS Y UNIDADES ORGANIZACIONES MESAS DE TRABAJO

6 Tema o ProcesoResponsables de Procesos o Unidades OrganizacionalesResponsables de Ayudantías Estructura y gestión documental Gestión de la CalidadWillmer - Giselle - Johana - Silvia Partes Interesadas Vicerrectores Académico Investigación y Extensión. Vicerrector Administrativo Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Control Interno Jefe Oficina Asesora Jurídica Jefe ORIJohana (L) - Giselle Gestión del cambio Dirección de Comunicaciones Jefe Oficina Asesora de Planeación Directora Talento HumanoSilvia (L) - Willmer Gestión del conocimiento Directora Talento Humano Dirección de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual Dirección de Desarrollo Social y Productivo Dirección de Proyección CulturalSilvia (L) - Willmer Proceso de Gestión Académica Directores de Programa Coordinadores de Programa Dirección Curricular y de Docencia Jefe de Departamento de Estudios Generales Directora de Prácticas Profesionales Director IDEA Coordinadora Académica de Posgrados Jefe Oficina Aseguramiento de la CalidadGiselle (L) - Johana Proceso de investigación Equipo Vicerrectoría de Investigación Directores de Programa (actividades de investigación)Johana (L) - Giselle Proceso de extensión Equipo Vicerrectoría de Extensión Consultorio Jurídico – Centro de Conciliación Directora de Prácticas Profesionales Prácticas de psicología social – Prácticas de salud familiar Directores de Programa (actividades de extensión)Willmer (L) - Silvia Movilidad Jefe ORI Directora Talento Humano Responsables de Movilidad en cada Vicerrectoría Directora de Prácticas Profesionales Coordinador de Grupo Admisiones y RegistrosGiselle (L) - Johana Métricas (indicadores y seguimiento) Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Aseguramiento CalidadWillmer (L) - Silvia

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4. Contexto de la Organización Sistema de gestión de la calidad y sus procesos Procesos Entradas y salidas Secuencia e interacción Criterios y métodos para asegurar operación eficaz y control de procesos (Incluye: seguimiento, medición e indicadores del desempeño) Recursos y su disponibilidad Responsabilidades y autoridades Riesgos y oportunidades Evaluar e implementar cambios Mejorar Mantener y conservar información documentada de la operación de los procesos

9 Mapa de Procesos

6. Planificación Planificación de los cambios Propósitos de los cambios y consecuencias potenciales Integridad del SGC Disponibilidad de recursos Planificación de cambios en el SGC Asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades

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12  Proyecto: Acciones organizacionales (orientadas al cambio), las cuales originan procesos de transformación que tienden a estar constituidos por actividades no rutinarias, singulares, temporales y acíclicas.  Proceso: Acciones organizacionales (resistentes al cambio) las cuales originan procesos de transformación que tienden a estar constituidos por actividades rutinarias, repetitivas, permanentes y cíclicas. Procesos vs Proyectos

13 Interrelación de Procesos y Proyectos Plan de Desarrollo Plan de Gobierno Plan de Acción Actividades rutinariasActividades no rutinarias Procesos Proyectos Nuevas rutinas

14 Modelo de Gestión del Cambio Plan de Desarrollo Plan de Gobierno Plan de Acción Actividades rutinariasActividades no rutinarias Procesos Proyectos

15 La metodología de gestión de proyectos generalmente contempla la formulación del cambio (está inherente o implícito al propósito del proyecto) y la implementación del cambio. La principal debilidad está en la fase de adopción o asimilación del cambio. La metodología de gestión de proyectos generalmente contempla la formulación del cambio (está inherente o implícito al propósito del proyecto) y la implementación del cambio. La principal debilidad está en la fase de adopción o asimilación del cambio. Metodología para la Gestión del Cambio

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17 Propuesta metodológica para la Gestión del Cambio Establecer en SISPLAN que el proyecto incluya: - Gestión del cambio Establecer en SISPLAN que el proyecto incluya: - Gestión del cambio

18 Propuesta metodológica para la Gestión del Cambio La Gestión del Cambio debería incluir las siguientes actividades en los proyectos del Plan de Acción en SISPLAN:  Divulgación: Plan de comunicaciones, estrategias de difusión, partes interesadas o públicos objetivos de la información, etc.  Socialización: Reuniones, jornadas de socialización, talleres, foros, etc.  Acompañamiento: Tutorías, asesorías y apoyo para la asimilación y adopción del cambio. La Gestión del Cambio debería incluir las siguientes actividades en los proyectos del Plan de Acción en SISPLAN:  Divulgación: Plan de comunicaciones, estrategias de difusión, partes interesadas o públicos objetivos de la información, etc.  Socialización: Reuniones, jornadas de socialización, talleres, foros, etc.  Acompañamiento: Tutorías, asesorías y apoyo para la asimilación y adopción del cambio.

19 ACTIVIDADES A DESARROLLAR ACTIVIDADENTREGABLE 1. Realizar ajuste al procedimiento para la formulación y adopción del plan de acción, DE-P12 Nueva versión del Procedimiento para la formulación y adopción del plan de acción, DE-P12 2. Establecer una guía de orientación para la gestión del cambio en la asimilación y adopción de los proyectos (articular la divulgación, la socialización y el acompañamiento) Guía para orientar la gestión del cambio en los proyectos 3. Socializar e implementar la guía y la nueva versión del procedimiento Personas con conocimiento en la nueva versión del procedimiento y en la guía de gestión del cambio.