PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO LYNDALL URWICK MECÁNICA: Es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. DINÁMICA:Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organización.

PROCESO ADMINISTRATIVO Propósitos Objetivos Estrategias FASE PLANEACIÓN Políticas Programas MECÁNICA O Presupuestos Procedimientos ESTRUCTURAL Jerarquización División del Trabajo Departamentalización ORGANIZACIÓN Descripción de funciones Coordinación Toma de decisiones DIRECCIÓN Integración Motivación FASE Comunicación Supervisión OPERATIVA O Establecimiento de DINÁMICA estándares CONTROL Medición Corrección Retroalimentación

PLANEACIÓN Consiste, según Reyes Ponce, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN POLÍTICAS Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar. Difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor generalidad.

POLÍTICAS Ejemplo: POLÍTICA “Todo personal que se emplee deberá escogerse en forma de que se logre la máxima coordinación social, ideológica, etc” NORMA: “No se admitirá personal que no sea mexicano por nacimiento”.

PROCEDIMIENTOS Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. REGLAS: Deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente. Deben ser revisados periódicamente para evitar la rutina y la superespecialización. Evitar la duplicación innecesaria.

PRESUPUESTOS Son una modalidad especial de los procedimientos, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

PROGRAMAS Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los ojetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

INTERRELACION ENTRE PLANEACION ESTRATÉGICA, TACTICA Y OPERACIONAL Ámbito Temporalidad Planeación Estratégica Nivel: Empresarial Largo Plazo Nivel: Empresarial Planeación Táctica Corto Plazo Nivel: Áreas Estratégicas Por Cada Departamento A Corto Plazo Planeación Operacional

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa e interna de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Visión “La razón de ser” representa la última y más elevada aspiración hacia la cual todos los esfuerzos deben estar encaminados Se resume en un enunciado que proyecta la imagen compartida de lo que queremos que la organización llegue a ser.

Visión Debe expresarse en términos de éxito a los ojos de los trabajadores, de los que reciben el servicio, de la sociedad, de las personas que nos importan. Debe contener las características generales de cómo queremos que sea la organización en cada una de sus partes y funciones.

VISIÓN Preguntas frecuentes para elaborar la Visión: ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio? ¿Cómo seremos en el futuro? ¿Qué haremos en el futuro? ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?

EJEMPLOS DE VISIÓN “En 2015 somos la mejor empresa de panificación en el mundo y un líder de la industria alimenticia, donde nuestra gente hace la diferencia todos los días. Buscamos ser una empresa altamente productiva y plenamente humana.” BIMBO

EJEMPLOS DE VISIÓN “Ser líder en el desarrollo de soluciones creativas que agreguen valor y eficiencia a la cadena alimenticia.” Cargill “Distribuidora Yakult Guadalajara se consolidará como una empresa líder en la promoción de salud. Contaremos con productos que se volverán indispensables en todos los hogares a fin de mejorar la calidad de vida de cada uno de sus integrantes y buscaremos satisfacer esta necesidad de generación en generación. ” YAKULT

TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN MANUALES DE OBJETIVOS, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS, ETC. Un manual es un folleto, libro, carpeta, etc. En los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.

MANUALES DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS Reúnen un grupo de objetivos propios de la empresa clasificados por departamentos, con expresi´n de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas. (Ejemplo p. 184 Reyes Ponce)

Manuales departamentales y de bienvenida DEPARTAMENTALES: Son aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado DE BIENVENIDA: Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización (organigramas), y contienen una síntesis de las descripciones de puestos y las reglas de coordinación interdepartamental.

DIAGRAMAS DE PROCESO Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido

DIAGRAMAS DE PROCESO Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: Operaciones: como escribir documentos, hacer cálculos, registrar, sellar, etc. Se representan con Transportes: Como llevar una carta a un departamento, pasar por un reporte, etc. Se representan con

DIAGRAMAS DE PROCESO 3. Inspecciones: Como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia, etc. Se representan con 4. Demoras: Como documentos en espera de su trámite. Símbolo: 5. Almacenamientos: Como documentos en el archivo. Símbolo:

DIAGRAMA DE FLUJO Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso.

SIMBOLOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

SIMBOLOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

GRÁFICAS DE GANTT Es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea

GRÁFICAS DE GANTT Pasos para construirlo: 1. Listar las actividades en columna 2. Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo 3. Calcular el tiempo para cada actividad 4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales 5. Reordenar cronológicamente 6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades

EJEMPLO DE GRAFICA DE GANTT