El Proceso Administrativo : Planeación Es la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización. Responde a la pregunta ¿qué se va a hacer?.

Definición de Planeación Proceso para conceptualizar a la organización en el futuro, presenta las bases sólidas para la toma de decisiones, para proyectar acciones por medio de un plan rector de largo plazo que determina y define: objetivos, estrategia, políticas, programas y procedimientos con sus normas de operación. Así como orientar la prioridad con que deben de utilizarse los recursos económicos, a partir de presupuestos y/o proyectos de inversión.

Elementos del concepto Objetivo Cursos alternos de acción Elección Futuro

Importancia de la planeación. Propicia el desarrollo de la empresa, por medio de la utilización de recursos. Mantiene una nueva visión positiva hacia el futuro. Prepara ala empresa para garantizar el éxito. Reduce los niveles de incertidumbre en un futuro. Mantiene un sistema racional. Condiciona a la empresa en el ambiente que lo rodea.

Premisas de planeación Los operativos conocen mejor el trabajo que los planificadores, por lo que es necesario escucharlos antes de planear. El personal operativo es una fuente de creatividadTodo plan debe estar inmerso en una cadena de valorEl eje de la planeación es el cliente-usuario Todo nuevo plan genera resistencia, temor y atenta contra “intereses” creados. El involucramiento del personal en la planificación es motivador.

Axiomas de planeación Un plan siempre es impopular Un plan efectivo involucra a las partes claveNo todos los planes se pueden democratizar Los planes de corto plazo deben estar soportados por estrategias de largo plazo Todo plan puede ser sujeto de experimentación o simulación. Un plan que modifique habilidades requiere capacitación y sensibilización.

Principios 1.De la primacía 2.De la transitividad de la planeación 3.Del crecimiento gradual 4.De confidencialidad 5.De unidad y dirección

6.De delegación 7.Principios de Flexibilidad 8.De congruencia con la misión de la empresa 9.Visión estratégica a largo plazo 10.De programación oportuna y control Principios

Principio de primacía La planeación permite la toma de decisiones para decidir si es factible económicamente lo que se planea.

Principio de la transitividad La planeación establece las guías generales de la organización o estructura de la empresa, así como las políticas y los procedimientos de integración de recursos, la dirección y fija las bases del control.

Principio de crecimiento gradual Debe de fincar las bases de futuros crecimientos, permitiendo escalar el desarrollo gradualmente.

Principio de confidencialidad La competencia entre empresas exige la búsqueda de nuevos productos y servicios que implican inversiones en investigación y desarrollo. Los avances e invenciones requieren : registro, patente de protección de propiedad industrial y confidencialidad.

Principio de unidad y dirección Todo plan debe estar dirigido hacia objetivos estratégicos precisos. Evitar incrementar el costo de la planeación por incluir elementos no pertinentes a los objetivos

Principio de delegación Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución del plan, según su jerarquía.

Principio de Flexibilidad Todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad. Se requiere generar escenarios diversos.

Principio de Congruencia con la misión Todo plan debe de estar insertado dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras. Las políticas, los procedimientos y demás elementos de la planeación deberán estar alineados con la estrategia.

Principio de visión estratégica de largo plazo Todo plan debe estar alineado a la visión estratégica.

Principio de programación oportuna y control En cuanto más se determinen los momentos (fechas, tiempos) en que se deben de realizar las etapas, mejor programado estará un plan, facilitando el seguimiento y control

Ventajas Sólo se puede controlar y dirigir lo que se planea. Distribución más justa de recursos en razón de un plan. Los procedimientos y demás planes pueden ser objeto de mejora continua. La planeación permite traducir la previsión y las estrategias en planes de acción.

Ventajas Una buena planeación permite una mejor organización. Fomenta la integración de los recursos humanos. Ayuda a la dirección de la empresa.

Desventajas Consume tiempo y recursos Los planes rígidos junto con directivos rígidos son generadores de parálisis que matan la creatividad y hacen que futuros cambios o planes generen más resistencia.

Causas de fracaso de la planeación Los planes fracasa por: No estar fundamentados en una investigación objetiva No ser congruentes con la misión No tener claros los objetivos Mala determinación del tiempo y alcance de la misma

Causas de fracaso de la planeación Los planes fracasa por: Mala estimación del costo Falta de análisis de contingencias Inflexibilidad de políticas ante cambios inesperados Inadecuada división del trabajo y responsabilidad de las partes.

Causas de fracaso de la planeación Los planes fracasa por: Falta o mala comunicación del plan Falta de delegación y facultación para la toma de decisiones. Falta de involucramiento y apoyo de los directivos Complejidad de estructuración y difícil interpretación por lo usuarios y operadores

El Proceso Administrativo : Planeación Etapas: 1. Políticas.Principios para orientar la acción. 2. ProcedimientosSecuencia de operaciones o métodos. 3. Programas.Fijación de tiempos requeridos. 4. PresupuestosSon los programas en que se precisan unidades, costos, etc., y diversos tipos de pronósticos.

Tipos de Planes A corto media no y largo plazo Únicos (Programas, proyectos y presupuestos) Continuos (políticas, normas y reglas procedimientos, estándares de calidad) Rectores o estratégicos ( Uso de diario, táctica de mediano alcance) Planes alternos o de contingencia

Tipos de planes Planeación estratégica Nivel institucional Planeación táctica Nivel intermedio Planeación operativa Nivel operacional

Tipos de planeación: Planeación estratégica: Es la toma sistemática de decisiones, realizada en el nivel institucional de una empresa, que deberían afectar la empresa durante varios periodos.

Planeación táctica Es la función administrativa que determina con anticipación que se debe hacer y cuales son los objetivos que se deben alcanzar.

Características de la planeación táctica. o es un proceso permanente y continuo o siempre se orienta hacia el futuro o la planeación es sistemática o planeación es iterativa o se preocupa por la racionalidad en la toma de decisiones o es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones a través que se ejecutan o la planeación es una técnica de coordinación o la planeación es una técnica de cambio e innovación

Planeación operacional Se preocupa por: Que hacer y como hacer.

CLASES DE PLANEACION OPERACIONAL Aunque son diversificadas se pueden clasificar en cuatro clases: 1.Planes relacionados con métodos. 2.Planes relacionados con dinero. 3.Planes relacionados con tiempo. 4.Planes relacionados con comportamiento.

Componentes técnicos de un plan EstrategiaObjetivosMetasPolíticasNormas o reglasProcedimientosprogramaPresupuesto de inversiónProyectos

Estrategia Es la conceptualización del plan global rector que determina los grandes objetivos y la dirección hacia el segmento de mercado que se pretende, saí como la táctica para lograrlo a un plazo determinado, básicamente de largo plazo.

Objetivos Son los propósitos de la organización en función al tiempo, se refieren a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un período específico, ya sea a corto, mediano o largo plazo. Los objetivos sirven para el desarrollo de metas y definiciones de acciones.

Metas Son los resultados parciales cuantificables del logro de los objetivos que espera alcanzar una organización en el corto o mediano plazo.

Políticas Se definen como: decisiones preestablecidas que orientan la acción de los mandos medios y operativos. Su propósito es unificar la acción y la interpretación de situaciones relativamente previstas.

Normas o reglas Son especificaciones concretas de cómo se debe actuar ante situaciones determinadas, sin posibilidad de interpretación y sin desviación permitida. Su función es asegurar la calidad y la consistencia del trabajo de los productos y sus procesos.

Procedimiento o proceso Existen distintas definiciones entre las cuales tenemos: –“Organización de personas, recursos y actividades ordenadas en secuencia lógica, para lograr unos resultados determinados” –En un sentido más amplio el término se refiere a cómo se hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzo una calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el proceso es la manera en que lo hago: caminando, corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que me ayude, etc

Continuación “ Un conjunto estructurado y medible de actividades designadas para producir un “output” específico para un cliente particular en el mercado. Esto implica un fuerte énfasis en cómo el trabajo se hace dentro de una organización, en contraste a un énfasis enfocado al producto, en el que...”

42 Continuación “ Un proceso es un ordenamiento de las actividades de trabajo a través del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y exsumos claramente identificados....” Son estructuras mediante las cuales una organización hace lo necesario para producir valor a sus clientes

Qué es común en todos los conceptos Es una secuencia lógica de actividades, u ordenamiento de actividades. Se hace énfasis en cómo se hacen las cosas El principio y fin (insumos y exsumos) están claramente identificados El conjunto de actividades que se realizan en un proceso van a producir un output, resultado determinado, un exsumo de “ mayor valor” para alguien que denominamos clientes.

Criterios para Identificarlos MODELO ESTRATÉGICO MISIÓNVISIÓN OBJETIVOS VALORES PROCESOS

Programa Se refiere al tiempo que se ha de utilizar para realizar un proyecto, un proceso, un presupuesto, una inversión. “calendarización de las operaciones con cronogramas que señalan la secuencia de las actividades en fechas de inicio y terminación, así como el tiempo que requiere cada operación, con estimación de costos en gastos e inversiones”

Presupuesto de inversión Las organizaciones requieren hacer presupuestos y sus estados financieros anticipadamente a la acción, que incluyan los cálculos de la inversión y las necesidades de inversión para calcular sus costos de operación, para fijar los precios, pronosticando flujos de ingresos y egresos de dinero conforme a un calendario financiero.

Proyectos Son estudios sobre la viabilidad y rentabilidad de una inversión nueva. Es una representación en perspectiva y se define como: “La disposición para la ejecución de una cosa de importancia anotando y extendiendo todas las circunstancias principales que deben concurrir para su logro.”