ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS FUNCIÓN Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Organización Objetivo: Reconocer la función y organización administrativa

“El Proceso Administrativo” … o las Funciones de la Administración… Organización ¿Cómo Hacerlo?

ORGANIZACIÓN

Conceptos de Organización Organizar… “qué elementos o condiciones son necesarios para obtener el resultado propuesto y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para conseguir dicho resultado de modo eficiente”. Organizar… “determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones”.

  En forma precisa, podemos decir que la organización es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno y asignándolos a individuos para que el esfuerzo global disponible pueda ser aplicado y coordinado eficientemente. La organización provee los elementos humanos y materiales necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.

Organizar… “Determinar las actividades de la mejor forma posible que permita el adecuado funcionamiento de la empresa”.

Factores que inciden en el Proceso Organizativo Estrategia: La organización sigue a la estrategia Adaptación al entorno para alcanzar los objetivos. Tecnología: Influencia de la tecnología del proceso productivo en la estructura organizativa.   Estabilidad: Ambiente estable, ritmo de los cambios es menor, no afecta en gran medida a la organización. Ambiente inestable genera un alto grado de incertidumbre, lo que obliga a la organización a adaptarse continuamente.

Etapas de la Organización Determinación del Objetivo División del trabajo en Operaciones Parciales Agrupación de las Operaciones Parciales en Unidades Administrativas Definición de Obligaciones y Responsabilidades (Definición de Cargos) Asignación de Personal Delegación de Autoridad Criterios de Departamentalización: Homogeneidad de las tareas Categoría de funciones Producto Territorio Cliente Procesos Equipos

Etapas de la Organización TRABAJO A REALIZAR (cómo hacer) DEFINICIÓN DEL TRABAJO (qué hacer) Etapas de la Organización 1. Objetivo Unidad Administrativa 1 Unidad Administrativa 2 Unidad Administrativa 3

Cargo: Agrupación de tareas afines que se efectúan en una misma estación de trabajo. “Un CARGO… varios PUESTOS DE TRABAJO” (Ejemplo: Cajero de Supermercado)

ORGANIZACIÓN FORMAL vs. ORGANIZACIÓN INFORMAL Relación entre personas Relación entre cargos Organización Formal Relación entre personas Organización Informal

El Organigrama… …Una clara representación de la Organización Formal (1) Representación gráfica o esquemática de las relaciones entre cargos de una organización.   (2) Un Organigrama es un gráfico o esquema en el que generalmente se representan los diversos cargos por rectángulos unidos por líneas, que revisten importancia, porque definen las relaciones de autoridad y poder dentro de la organización. Los niveles altos se colocan en la parte superior del gráfico y viceversa. Gerente General Subgerente Jefe Área

El Organigrama Funcional Clásico Funciones Asesoras (intervienen en todas las áreas) Gerencia Función contabilidad Función Informática Función Jurídica Función Personal Función Costos Funciones Operativas (relación directa con el proceso productivo) Función Compras Función Finanzas Función Producción Función Comercialización

Subgerencia Producción El Organigrama Estructural Clásico Directorio Gerencia General Subgerencia Producción Subgerencia Finanzas Subgerencia Comercial Depto Depto Depto Depto Depto Taller Taller Unidad Unidad Observación: un organigrama puede ser bueno, malo o regular. Para una empresa depende de cada caso específico y no existe generalización.

El Organigrama

ORGANIZACIÓN INFORMAL ¿Por qué las relaciones no se dan como lo habíamos pensado al establecer nuestro organigrama? ¿Tiene fallas el esquema? ¿Puede ser mejorado? En este sentido se debe tener claro que las organizaciones están compuestas por SERES HUMANOS, con diferencias de personalidad (individual y colectiva), lo cual los hace multidimensionales y complejos. ORGANIZACIÓN INFORMAL

Objetivos Razones Necesidades empresa personal Normalmente, la empresa tiene necesidades de obtener personal por razones distintas a las que tienen esas personas para emplearse en la empresa.

Las interrelaciones individuales y de grupos informales dentro de la empresa hacen que la real estructura organizativa difiera del organigrama. En la organización informal, las personas se dan su propia organización, que no tiene porque coincidir con el organigrama formal. En la organización informal surge el poder informal (líder no formal, la amistad, la afinidad, etc.).   La existencia de una organización informal no es un hecho malo e indeseable. Lo que realmente importa es que ella existe y si un administrador no la toma en cuenta o la desconoce, todo esquema organizativo se desmorona.  

En síntesis el organigrama no suele mostrar la verdadera realidad de las interrelaciones dentro de la empresa. Por lo tanto, la verdadera organización es el organigrama, modificado por todas las relaciones que se producen espontáneamente entre las personas y los grupos, lo que le imprime a la organización un sello de gran dinamismo.

División del Trabajo Cadena de Mando Unidad de Mando Consideraciones sobre “Organización” División del Trabajo Cadena de Mando Unidad de Mando Ambito del Control

División del Trabajo ¿Esta relación “siempre” se da? Todo trabajador debe ocupar un cargo formado por “tareas afines” Productividad = Cantidad Producida / Recursos Utilizados Productividad Tareas Afines Especialización Eficiencia ¿Esta relación “siempre” se da? ¿Por qué se dice que en el ámbito de la productividad la especialización es un “arma de doble filo”?

Subgerencia Producción Cadena de Mando “Las órdenes deben recorrer secuencialmente los eslabones de la cadena jerárquica (sin saltarse niveles)” Directorio Gerencia General Subgerencia Producción Subgerencia Finanzas Subgerencia Comercial Depto Depto Depto Depto Depto Taller Taller Unidad Unidad

Subgerencia Producción Unidad de Mando “Se debe tener UN SOLO JEFE de quién recibir órdenes y a quién informar y responder” Directorio Gerencia General Subgerencia Producción Subgerencia Finanzas Subgerencia Comercial Depto Depto Depto Depto Depto Taller Taller Unidad Unidad

Subgerencia Producción “La RESPONSABILIDAD fija el límite del CONTROL” – “CONTROLO hasta dónde soy RESPONSABLE” Ambito del Control Directorio Gerencia General Subgerencia Producción Subgerencia Finanzas Subgerencia Comercial Depto Depto Depto Depto Depto Taller Taller Unidad Unidad

División del Trabajo. Todo trabajador debe ocupar un cargo formado por tareas afines y de ese modo pueda especializarse en un trabajo que tiene características definidas. La idea es que la especialización lleve a la eficiencia. Cadena de Mando. Las órdenes deben recorrer secuencialmente los eslabones o niveles de la cadena jerárquica sin saltarse estos niveles.   Unidad de Mando. Un solo jefe de quien recibir órdenes y a quien responder por las tareas. Ambito del Control. El control debe cubrir el ámbito del cual se es responsable (la responsabilidad fija el límite del control).

Problemas y Conflictos de Organización   Þ    Excesiva centralización Þ    Excesiva descentralización Þ    Duplicación de tareas Þ    Areas de nadie Þ    Dualidad de mando Þ    Cargos ambiguos Þ    Servicio mal asignado Þ    Afán de pertenencia Þ    Descentralización simulada

Excesiva centralización rigidez Excesiva centralización Excesiva descentralización caos No olvidar la frase de H.Fayol… “en asuntos de administración, todo es cuestión de proporciones”

Desplazamiento de las tareas de la Persona B Duplicación de tareas: “2 ó más personas hacen lo mismo”… Areas de nadie: “1 tarea nadie la hace”… Tarea B Persona B Tarea A Persona A Desplazamiento de las tareas de la Persona B duplicación de tareas área de nadie

“DOS JEFES para UN SUBORDINADO” Dualidad de mando Cargos ambiguos “DOS JEFES para UN SUBORDINADO” “NO ACTUALIZACIÓN DE LOS CARGOS”

FIN DE LA PRESENTACIÓN Muchas Gracias Comentarios: Misión