EL PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIÓN

OBJETIVOS Al finalizar esta unidad estarán en capacidad de: Describir las formas de departamentalización Diferenciar los conceptos de cadena de mando, autoridad, responsabilidad y unidad de mando Definir que es organizar y su importancia en el proceso administrativo

Organización Organización como una unidad o entidad social. Organización como función administrativa y parte del proceso administrativo.

ORGANIZACIÓN COMO UNIDAD SOCIAL Organización Formal: Se plantea para establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro de un objetivo. Implica una estructura formalizada Definición de papeles organizacionales a desempeñar Patrones de relaciones formales Mecanismos de coordinación Redes de comunicación Se representa en un organigrama

Organización Informal: Se refiere aspectos del sistema que no han sido planteados formalmente y que se trata de agrupamientos de personas que establecen patrones de relaciones para la consecución de un fin común. grupo que juega balonmano Un grupo carismático Tiene influencia positiva o negativa. Coexisten junto con la organización formal.

ORGANIZAR ES: Determinar las actividades específicas necesarias para el alcance de los objetivos planeados. Agrupar las actividades en una estructura lógica. Asignar las actividades a posiciones y personas especificas.

ORGANIZAR : Viene del griego “organon” que significa instrumento Partes y funciones: Ningún organismo tiene partes idénticas ni de igual funcionamiento Unidad funcional: tiene un fin común Coordinación: Integran las acciones para lograr el fin común. Actúan en conjunto Proceso que sirve para la creación de las estructuras de una organización Es la estructuración técnica de las relaciones que debe de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos, financieros y materiales de un organismo social con la finalidad de ser eficientes conforme los planes diseñados.

Propósitos de la organización Dividir el trabajo a realizar en tareas y departamentos específicos Asignar tareas y responsabilidades relacionadas a empleos individuales Coordinar diversas tareas organizacionales Agrupar los trabajos en unidades Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos Establecer líneas formales de autoridad Distribuir y utilizar los recursos organizacionales

Estructura organizacional Distribución formal de los empleos dentro de una organización Muestra las áreas funcionales es decir la identificación y clasificación de las actividades de acuerdo a la naturaleza de la organización Muestra el agrupamiento de las actividades homogéneas en unidades organizativas que contienen los cargos y tareas asignadas Designa un responsable para cada unidad con la autoridad delegada y responsabilidad definida muestra los niveles jerárquicos con sus subordinados Evidencia la autoridad de línea y staff

Diseño organizacional: desarrollo o cambios de una estructura organizacional y que involucra decisiones sobre elementos claves: Especialización del trabajo Departamentalización Cadena de mando Amplitud de control Centralización y descentralización Formalización

Especialización del Trabajo Es el grado por el cual el trabajo de la organización se divide en tareas separadas, en componentes menores. Se le conoce como división del trabajo. Cuando mas se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a un actividad mas especifica, más limitada, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.

Departamentalización Es el fundamento mediante el cual se agrupan las tareas. Medio por el cual se asignan y se agrupan actividades diferentes a través de la especialización de las unidades con el fin de obtener mejores resultados. Agrupamiento de un conjunto de actividades homogéneas realizadas por miembros de la organización en sus cargos, en un área delimitada denominada departamento, supervisada y dirigida por un nivel jerárquico para el desarrollo de los planes.

Departamentalización Funcional: agrupa trabajos según funciones desempeñadas De productos: agrupa los trabajos por línea de productos geográfica: agrupa los trabajos sobre la base del territorio o la geografía. De procesos: agrupa los trabajos con base a los flujos de productos o clientes De clientes: agrupa los trabajos con base en los clientes que tienen necesidades y problemas comunes, los que se pueden atender mejor al tener especialistas para cada uno de ellos.

Departamentalización funcional Departamentalización geográfica

Departamentalización de productos Departamentalización de procesos

Departamentalización de clientes

Cadena de mando Línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos, y define quien informa a quién. Quien manda a quién Número de empleados subordinados a un directivo Para una mejor comprensión de la cadena de mando es necesario analizar los siguientes conceptos. Autoridad Poder Unidad de mando

Autoridad El término autoridad se refiere al poder que es inherente a una posición dentro de la organización. Derechos inherentes a un puesto gerencial para decir al personal que hacer y esperar que lo haga. De línea: Es la que se detenta para dirigir las actividades de un subalterno. Destaca a los administradores cuya función organizacional contribuye directamente al logro de los objetivos Staff: existe para apoyar, asesorar y ayudar a los departamentos de línea hacia el logro de sus objetivos Formal: es la establecida legalmente e inherente a la posición en que se ubica. Informal: autoridad natural de ciertas personas que influyen en ciertas decisiones, pero que no tienen una posición legalmente definida

PODER El poder significa potencial para influir. Implica la habilidad para influir en otros. Los buenos administradores desean el poder para estar en posibilidades de influir en el desempeño de las organizaciones.

Características del Poder El poder no es una cualidad que puedan poseer las personas sino que es una característica propia de una relación entre personas Características del Poder Proceso Social El objetivo es realizar los fines del poderoso El concepto de posibilidad El poder es desigual Resistencia

Tipos de Poder De Recompensa: poder recompensar a una persona por cumplir órdenes Coercitivo : poder para sancionar Legitimado: autoridad formal. Reconocimiento de la capacidad para ejercer influencia Referencial: poder basado en el deseo del influido de ser como el influyente o identificarse con él Experto: poder basado en la regla de creer que el influyente tiene experiencia o conocimientos que el influido no tiene.

Centralización y descentralización Centralización. Grado de concentración de las decisiones en un solo punto de la organización Descentralización: Grado en que los empleados de nivel inferior proporcionan información o toman decisiones. Consiste en delegar sistemáticamente el poder y la autoridad hacia abajo en la organización.

Delegación Es el proceso por el cual un administrador asigna una parte de su carga de trabajo a sus subordinados. La delegación permite al ejecutivo aumentar su carga de trabajo.

Factores que influyen el grado de centralización y descentralización Mayor centralización Ambiente mas estable Gerentes de niveles inferiores con poca experiencia o capacidad para la toma de decisiones Los gerentes de niveles inferiores no desean tener voz ni voto en las decisiones Las decisiones son importantes La organización enfrenta una crisis o riesgo de quiebra empresarial La empresa es grande La implementación eficaz de las estrategias está en dependencia de que los gerentes eviten opinar sobre ellas

Factores que influyen el grado de centralización y descentralización Mayor descentralización Ambiente complejo e incierto Los gerentes de nivel inferior son capaces y experimentados en la toma de decisiones Los gerentes de niveles inferiores desean tener voz y voto en las decisiones Las decisiones son relativamente menos importantes La cultura organizacional abre una puerta para que los gerentes de niveles inferiores opinar sobre lo que acontece La empresa está dispersa geográficamente La implementación eficaz de las estrategias depende de que los gerentes tengan participación y flexibilidad para tomar decisiones

Amplitud de control Número de empleados que un gerente puede dirigir de forma eficiente y eficaz. También se le conoce como el tramo de control administrativo

Factores determinantes de un tramo de control eficaz Definición clara de estrategia, objetivos y planes: saber que hacer Objetivos o estándares cuantificables: que faciliten ver las desviaciones y señalen los puntos de excepción semejanza de funciones a supervisar. Nivel de complejidad. Mayor complejidad requiere mas contacto personal y mayor coordinación Capacidad de los subordinados. A mayor capacidad menor contacto con el jefe. Delegación adecuada de autoridad Ubicación de cargos a supervisar: minimiza tiempos y relaciones de supervisión

Empowerment o empoderamiento Aumento de poder a los empleados para la toma de decisiones. Es de reciente aplicación. Proceso mediante el cual se concede mayor autonomía a los empleados para decidir en sus puestos de trabajo Se logran mejores resultados Se evita que suban a niveles jerárquicos superiores problemas que se pueden resolver en el puesto de trabajo formulan presupuestos programan cargas de trabajo controlan inventarios resuelven problemas de calidad

Formalización Grado en que los trabajos son estandarizados y en el que las normas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados. Es importante considerar: Muy formalizado= la persona tiene poca decisión en cuanto a lo que se realizara, cuando será hecho y como lo hará, Existen descripciones precisas del trabajo, normas y procedimientos claramente definido para los procesos laborales. Poca formalización = hay mucha libertad para realizar el trabajo.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL LOS ORGANIGRAMAS

¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA? Un organigrama es la representación grafica de la estructura organizacional formal de una organización, el agrupamiento de sus principales funciones, los niveles jerárquicos y sus relaciones. Puede ser tan amplio y aplicable como se considere necesario, o sólo demostrar de forma gráfica los tres o cuatro niveles jerárquicos de mayor importancia.

UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS El organigrama muestra claramente: El tamaño de la organización División de funciones o acciones. Niveles jerárquicos. Líneas de autoridad y responsabilidad. Canales formales de comunicación. La naturaleza lineal o el staff del departamento. Los responsables de cada sección, comité u subcomité. La relación que existe entre las diversas secciones, puestos, etc.

Clasififcación Por su ámbito: Generales Particulares Por su contenido: Integrales Funcionales De puestos, plazas y unidades Por su presentación: Verticales Horizontales Mixtos De bloque

ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN DEPTO. DIR. GENERAL

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO OFICINA DEPTO. GERENCIA

ORGANIGRAMA INTEGRAL DIR. GENERAL 1.0 DIRECCIÓN 1.1 DIRECCIÓN 1.2 1.3 DEPTO. 1.1.1 DEPTO. 1.1.2 DEPTO. 1.2.1 DEPTO. 1.2.2 DEPTO. 1.2.3 DEPTO. 1.3.1 DEPTO. 1.3.2

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA 2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS 3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES 4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL 1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS 2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES 3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA DIRECCIÓN TÉCNICA 1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS 2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO ADMINISTRATIVAS DE SU AREA DIRECCIÓN FINANCIERA 1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL 2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIÓ Y APOYO 3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS 4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO 5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES 2 SECRETARIAS * 1 AUXILIAR * DIRECTOR * 4 DIRECCIÓN GENERAL ANALISTAS * 5 DIRECCIÓN “A” 7 DIRECCIÓN “B” DIBUJANTES * 3 8 6 JEFE * 15 12 DEPARTAMENTO 11 E = EXISTENTES R = REQUERIDOS * = NOMBRE DE LA PERSONA E R

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. C DEPTO. D DEPTO. E DIR. GENERAL DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E

ORGANIGRAMA MIXTO DISEÑO REPLEGADO DIR. GENERAL OFICINA A OFICINA A OFICINA B DEPTO. B SECCIÓN A DIRECCIÓN C DIRECCIÓN B DIRECCIÓN A DEPTO. A

ORGANIGRAMA DE BLOQUE SECRETARIO OFICIALIA MAYOR SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B” 5. DIRECCIÓN 5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA 6. DIRECCIÓN 6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA 1. DIRECCIÓN 1.1. DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA 2. DIRECCIÓN 2.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA 2.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA 3. DIRECCIÓN 3.1. DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA 3.2 DEPARTAMENTO 3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA 4. DIRECCIÓN 4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA 4.2 DEPARTAMENTO 4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA

El diseño organizacional No todas las organizaciones tienen la misma estructura Lo que es correcto y funcional para una organización no necesariamente lo es para otra MECANICISTAS Organización ORGANICAS

De que variables depende la estructura adecuada? MECANICISTAS ORGANICAS Alo grado de especialización Departamentalización rígida cadena de mando definida Amplitudes de control reducidas Centralización Mucha formalización equipos interfuncionales equipos integrados por varios niveles jerárquicos Libre flujo de información Amplitudes de control extensas descentralización Poca formalización De que variables depende la estructura adecuada?

Las variables de contingencia Estrategia : la estructura facilita el logro de los objetivos Tamaño : El tamaño afecta la estructura Tecnología : cada empresa tiene su propia tecnología. producción de unidades: lotes pequeños producción masiva :grandes lotes producción de procesos: producción de artículos en procesos continuos Incertidumbre ambiental : ambientes estables y ambientes dinámicos

Características estructurales Producción de unidades Producción masiva Producción de procesos Diferenciación vertical baja Diferenciación horizontal baja Bajo grado de formalización Diferenciación vertical moderada Diferenciación horizontal alta Alto grado de formalización Diferenciación vertical alta Estructura mas eficaz Orgánica Mecanicista Organica