Elementos básicos de la organización 4/11/2017 1:06 PM Elementos básicos de la organización Gustavo Adolfo García Henao Zootecnista, Mg Universidad de Antioquia © 2007 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, Windows, Windows Vista y otros nombres de productos son o podrían ser marcas registradas o marcas comerciales en los EE.UU. u otros países. La información incluida aquí solo tiene fines informativos y representa la vista actual de Microsoft Corporation a fecha de esta presentación. Ya que Microsoft debe responder ante los cambios en el mercado, no debe considerarse responsabilidad suya el hecho de garantizar la precisión de la información facilitada después de la fecha de esta presentación. MICROSOFT NO FACILITA GARANTÍAS EXPRESAS, IMPLÍCITAS O ESTATUTORIAS EN RELACIÓN A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTA PRESENTACIÓN.

División del trabajo para formar un cuerpo estructurado Organizar: División del trabajo para formar un cuerpo estructurado

Componentes de la “O” Sistema formal Sistema informal Sistema social

Organización perfecta Sistema formal Sistema social

Departamentalización Delegación División Departamentalización Centralización Línea - staff

División en puestos Especialización Contenido del puesto de trabajo Del modelo artesanal al fabril Asignar tarea a un individuo – destreza por repetición Alta capacitación profesional (Adam Smith) Contenido del puesto de trabajo Tareas Responsabilidades Acceso a los recursos Mejora del puesto de trabajo Ensanchamiento del puesto Enriquecimiento

Departamentalización

Departamentalización numérica Agrupamiento por número de individuos Clanes, tribus, ejercito Lo importante es tener el número suficiente de personas para las tareas asignadas No exige calificación de los trabajadores (Agricultura) Decadencia Necesidad de calificación Grupos compuestos por personal especializado Sólo útil en niveles bajos

Por funciones Comercial – Financiero – Operaciones – Producción Se presta para subdividir en niveles Recursos Humanos – RRHH Empleo – Salarios – Seguridad e higiene… Mantiene concepto de especialización Facilidad de supervisión general Gerente Mercadeo y ventas Compras Administrativo RRHH

Por productos Presidente División Humana Producción Mercadeo y Ventas Administr. Veterinaria Pueden llegar a ser experto en las tareas asociadas al producto o servicio – Reacción rápida a cambios en el entorno Impone responsabilidad y utilidades a nivel de división Permite crecimiento y diversificación de productos y servicios Duplicación de funciones

Territorial o localización Presidente Mercadotecnia Personal Compras Finanzas Zona suroccid central Surorient. oriental occident. Personal Ingeniería Producc. Contabil Ventas Agrupamiento típico de una organización territorial - manufacturera

Departamentalización territorial Ventajas Coloca responsabilidad a un nivel más bajo Mejora coordinación en una región Obtiene ventajas de las economías de las operaciones locales Proporciona buen campo cualificable para el entrenamiento de administradores generales Desventajas Requiere más personas con capacidad administrativa general Tiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios centrales Aumenta el problema de control a nivel de la alta gerencia

Otros Por clientes (ej. Bancos) Por canales de comercialización, orientada al mercado (Ej. multinacionales) Por proceso o equipo (Sección pintura, procesos electrónicos, troqueladoras…) Por servicios (Vicepresidente de servicios administrativos → G. pensiones y serv, g. procesamiento de datos, g. de personal…

Delegación de autoridad

Delegación Distribuir autoridad y responsabilidades Unidad de mando: nadie debe tener más de un jefe Línea de mando: hilo continuo de autoridad jerárquica Organigrama Representación gráfica de la línea de mando Relaciones existentes

Autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas Tareas y deberes a realizar Responsabilidades asociadas a los deberes Autoridad para disponer de los recursos y administrarlos para el cumplimiento de lo anterior Areas de autoridad funcional

Centralización - Descentralización

Amplitud o ámbito de control Estrecha – Estructuras verticales Amplia – Estructuras horizontales Grado de profesionalismo de los subordinados Grado de formación y competencia Simplicidad de tareas Dispersión física - ↓ Existencia de estándares y procedimientos

Centralización Descentralización Mayor concentración del poder Múltiples tareas Planificación, estrategia vs. operativos Descentralización Menos niveles jerárquicos Facilidad de cambios y comunicación Posible pérdida de control

Organización con áreas reducidas

Organización con áreas reducidas Ventajas Supervisión estrecha Control estrecho Rápida comunicación entre subordinados y superiores Desventajas Los superiores tienden a involucrarse demasiado en el trabajo de los subordinados Muchos niveles de administración Distancia excesiva entre nivel más alto y nivel más bajo

Organización con áreas amplias

Organización con áreas amplias Ventajas Los superiores se ven obligados a delegar Se deben formular políticas claras Los subordinados se deben seleccionar con cuidado Desventajas Tendencia a recargar a los superiores → Cuellos de botella para decisiones Peligro de pérdida de control por parte del superior Requiere una calidad excepcional de los gerentes

Línea - staff

Línea - staff Línea – funciones en cumplimiento de la misión primaria Staff – Servicios de asesoría y apoyo Autoridad tradicional Autoridad de consulta previa Autoridad de acuerdo previo - aprobación Autoridad funcional

Organización línea - staff Ventajas Asesoría especializada e innovadora, mantiene principio de autoridad única Actividad conjunta y de los órganos existentes y la l-s Desventajas Posibilidades de conflicto Mantenimiento y equilibrio dinámico

Conflictos entre línea – staff Invasión de funciones Tendencia a eludir procedimientos Pueden evitarse mediante la generación de roles definidos, coordinación y aceptación – objetivos supremos

Comités No es órgano de la estructura organizacional Tipología Formales Informales Temporales Relativamente permanentes Principios Necesidad sentida Autoridad y objetivos definidos claramente Deben compensar su costo Tamaño cuidadosamente estudiado

Comités Ventajas Desventajas Toma de decisiones y juicios grupales Coordinación Transmisión de información Restricciones a la delegación de autoridad Consolidación de autoridad Desventajas Pérdida de tiempo de toma de decisiones Costosos en tiempo y dinero Sustitución del administrador División de la responsabilidad Exigen coordinador especialmente eficiente

Diseño Organizacional Conjunto general de elementos y las relaciones entre ellos que se emplean para administrar a la organización total. El diseño organizacional es un medio para implementar estrategias y planes para alcanzar las metas organizacionales

Modelo burocrático (Max Weber) Modelo de diseño organizacional basado en un sistema de autoridad legítimo y formal. La organización debe adoptar una división distinta del trabajo y cada posición debe ser ocupada por un experto. La organización debe desarrollar un conjunto consistente de reglas para asegurar que el desempeño de las tareas sea uniforme. La organización debe establecer una jerarquía de posiciones u oficinas que crea una cadena de mando de la parte alta de la organización hasta la parte baja. Los gerentes deben realizar negocios en una forma impersonal y mantener la distancia social apropiada entre ellos mismos y sus subordinados. El empleo y el avance en la organización debe basarse en el expertise (conocimiento experto) técnico y los empleados deben estar protegidos de los despidos arbitrarios.

Modelo conductual (Rensis Likert) Modelo de diseño organizacional que es consistente con el movimiento de las relaciones humanas y enfatiza la atención al desarrollo de grupos de trabajo y la preocupación por los procesos impersonales. Diseño de sistema 1. Similar al modelo burocrático Diseño de sistema 4. Similar al modelo conductual.

Influencias situacionales sobre el DO Tecnología central. Procesos de conversión que se utilizan para transformar los insumos en resultados Tecnología de unidad o lotes pequeños Tecnología de lotes grandes o producción en masa Tecnología de proceso continuo Entorno. Organización mecanicista o mecánica  Entornos estables Organización orgánica  Entornos inestables o impredecibles Tamaño de la organización. Número total de empleados de tiempo completo o equivalente a tiempo completo. Ciclo de vida de la organización. Nacimiento Juventud Vida Media Madurez  declinación? Para complementar consulte éste artículo: El diseño organizativo: Enfoques y tendencias contemporáneas

Organización lineal o militar Autoridad lineal única Líneas formales de comunicación Centralización de las decisiones Configuración piramidal

Organización lineal Ventajas Desventajas Estructura simple y fácil comprensión Delimitación nítida de las responsabilidades Facilidad de implantación Estabilidad considerable Indicado para pequeñas empresas Desventajas Rigidez Autocrática, por autoridad única Exagera la función de mando Jefe generalista Cuando crece se congestionan las líneas de comunicación Comunicaciones demoradas, indirectas

Diseño funcional (forma U) Se basa en el enfoque funcional de la departamentalización Presidente ejecutivo (CEO) Vicepresidente de operaciones Gerentes de planta Supervisores de turno Vicepresidente de marketing Gerentes regionales de ventas Vicepresidente financiero Contralor Supervisor de contabilidad Vicepresidente de recursos humanos Directores de relaciones laborales Gerente de recursos humanos de planta Vicepresidente de I+D Director científico Gerente de laboratorio

Organización funcional Autoridad funcional dividida Líneas directas de comunicación Descentralización de decisiones Énfasis en la especialización

Organización funcional Ventajas Máximo de especialización a los diversos órganos Especialización en todos los niveles Comunicación directa y sin intermediarios Separa funciones de planeación y control de las de ejecución Desventajas Dispersión, perdida de autoridad Subordinación múltiple Tendencia a la competencia entre especialistas Confusión en cuanto a objetivos

Diseño en conglomerado (forma H) La usa una organización constituida por un conjunto de negocios no relacionados Presidente ejecutivo (CEO) Semiconductores Telecomunicaciones Aparatos electrónicos Medios

Diseño divisional (forma M) Se basa en negocios múltiples en áreas relacionadas que operan dentro de un marco de referencia organizacional más grande Presidente ejecutivo (CEO) Conrad Hotels & Resorts Doubletree Hotels Embassy Suites Hotels Hilton Garden Inn Hilton Grand Vacation Club Homewood Suites by Hilton

Organización matricial Presidente Ejecutivo (CEO) Vicepresidente de ingeniería Vicepresidente de producción Vicepresidente de finanzas Vicepresidente de marketing Estructura Matricial Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo. Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos. No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones: Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información. Se necesita contar con buen capital. Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese equilibrio. Esta estructura posee una serie de ventajas: Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se de una jerarquía muy reducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización. Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización. Los miembros tienden a motivarse más. Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para el ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes. Contribuye a aumentar la implicación y el compromiso de los integrantes de los equipos. Esta orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe. De igual forma tiene otra serie de desventajas: El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos. Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a 2 Jefes. Sus costos burocráticos de operación son bastantes altos debido a que invierte mucho en capacitación de sus empleados y por lo tanto también debe elevar salarios. No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización de recursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos. [Tomado de: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%203/cap3_b_b.htm] Empleados Administrador de proyecto A Administrador de proyecto B Administrador de proyecto C

Organizaciones matriciales Proyectos de duración limitada Equipos de trabajo variables de acuerdo con los proyectos en ejecución Viola el principio de unidad de mando

Estructuras organizacionales Estructura en Cinco Henry Minztberg

El flujo de autoridad formal

Referencias bibliográficas Griffin, Ricky W. Administración. Cengage learning, 10 ed. 2011. Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración. Mc Graw- Hill, 7 ed. 2006. Mintzberg, Henry. La estructura de las organizaciones. Editorial Ariel. 1999.