LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Es la organización sistemática de los roles o funciones que se deben desarrollar en la empresa para que con la mayor eficiencia posible cada persona contribuya al objetivo de la organización. Finalidad: Establecer el sistema de coordinación y comunicación que permita que, a través, del trabajo individual y de conjunto (como sistema) se alcancen las metas fijadas en la planificación. La ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL pertenece al SISTEMA FORMAL. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.

PROCESO PARA ESTABLECER LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 1.Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa. 2.Agruparlas. 3.Integrar los objetivos y los planes a la estructura. 4.Asignar a cada grupo un responsable de la dirección: Supervisión y toma de decisiones. 5.Establecer una jerarquía. Definir la autoridad de cada jefatura. 6.Establecer las coordinaciones verticales y horizontales que van a permitir el funcionamiento de la estructura. 7.Definir necesidades de información y su flujo. 8.Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos establecidos.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA FORMAL Especialización: Especialización: A partir de tareas desagregadas a un nivel simple, se agrupan bajo el criterio de funciones o tareas que requieren habilidades similares o que contribuyen a un mismo fin. Coordinación y áreas de mando: Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor. Formalización: Formalización: Estandarización de las actividades. Establecimiento de normas, procedimientos escritos. Proceso de burocratización. Eficacia: Eficacia: Permitir la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa. Eficiencia: Eficiencia: Facilitar que la obtención de los objetivos se logre con el mínimo coste posible.

FACTORES A CONSIDERAR EN EL DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Tamaño (cantidad de trabajadores): A mayor tamaño de la empresa, mayor complejidad, más burocracia. La estructura organizativa es más compleja. Unidades de Negocio que maneja: Mientras más unidades tenga, mayor complejidad tendrá la estructura. Ubicación geográfica: Distintos puntos geográficos, requieren mayores necesidades de coordinación. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa. Complejidad del entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple. Edad de la empresa.

ÁREAS DE MANDO Principio de amplitud la gerencia: Principio de amplitud la gerencia: Un jefe debe tener únicamente los subordinados que pueda dirigir eficientemente. El exceso de niveles jerárquicos es costoso y puede obstaculizar a la planificación y al control. Hace la organización más “pesada”. Variables básicas para determinar el área de mando Similitud de funciones. Proximidad geográfica. Complejidad de las funciones. Tipo de dirección y control. Coordinación que debe tener con otras áreas de mando

FACTORES QUE AFECTAN LA EFICIENCIA DEL MANDO El número de relaciones que se deben cumplir para concretar la tarea. El entrenamiento. Personal capacitado facilita el trabajo. Claridad en la delegación de la autoridad. Complejidad de las tareas. Claridad de los planes: Fáciles de comprender y factibilidad de llevarlos a la práctica. Velocidad de cambio o grado de cambio. Uso de estándares. Técnicas de comunicación y de control. Por escrito, claras, que no generen doble interpretación.

EL EJERCICIO DEL PODER

STAFF vs AUTORIDAD DE LÍNEA Autoridad de línea: Autoridad de línea: Los responsables directos de lograr los objetivos fundamentales de la empresa. Típicamente corresponden a las funciones de Producción, Ventas y Finanzas; pero pueden ampliarse a otras funciones según la estructura que se defina. Se caracterizan por ejercer mando sobre un grupo de subordinados. Staff: Staff: Colaboran o apoyan a la línea para lograr objetivos. Pueden ser de apoyo y de asesoría. Apoyo: atienden a toda la organización son las áreas que tienen tareas de Registro y Control: Personal, Contabilidad, Mantenimiento, etc. Asesoría: ejecutan su tarea directamente con un nivel jerárquico de primer o segundo nivel. Normalmente no tienen mando, salvo algunos subordinados de su propia especialidad: Asesoría Legal, Asesoría Tributaria, etc. Una distorsión: Las funciones de asesoría poseen un gran poder, pero no tienen responsabilidad, la responsabilidad es de quien toma la decisión.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL STAFF VENTAJASDESVENTAJAS  Contribuye a atender temas complejos.  Permite pensar sin preocuparse de atender la operatividad diaria.  Puede socavar a la autoridad de línea.  Falta de responsabilidad: Sólo recomienda, no tiene responsabilidad.  Puede perder tiempo “pensando en vacío”. Sus propuestas pueden no tener aplicación.  Vive de “lejos” la problemática de la empresa y no tiene toda la información.  Crea problemas administrativos, se pierde la unidad de mando.  Puede provocar problemas sobre quien ejerce el liderazgo.

AUTORIDAD FUNCIONAL por la especialidad que tienen Atribución que se delega a un departamento para controlar procesos, prácticas o políticas por la especialidad que tienen. Alcanza a todo la organización independientemente de la autoridad de línea o de la jerarquía. El empleo de la autoridad funcional debe ser muy claro y preciso para no distorsionar el funcionamiento de la estructura.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Cesión y transferencia del poder legítimo por parte de quien lo posee hacia otras personas con el fin de agilizar la toma de decisiones y la emisión de instrucciones. pero nunca Se delega el trabajo y el poder legítimo, pero nunca se delega la responsabilidad por los resultados. Si no hay delegación de autoridad se tiene un sistema de dirección centralizado. No puede existir un sistema de dirección totalmente descentralizado o totalmente centralizado.

PRINCIPIOS PARA DELEGAR AUTORIDAD Aplicar el principio de autoridad / responsabilidad:Aplicar el principio de autoridad / responsabilidad: la autoridad delegada debe ser proporcional a la autoridad que se asigna. Principio de definición funcionalPrincipio de definición funcional: cuanto más claramente se definan los resultados previstos, las actividades, los límites, los canales de información... Mayor será la posibilidad de que funcione la delegación. Principio de nivel de autoridad:Principio de nivel de autoridad: Decisiones de la competencia del un director debe tomarlas él y no referirlas a un superior. Principio de unidad de mando:Principio de unidad de mando: cuanto más completa sea la dependencia de un empleado a un solo superior será mejor. Principio de la responsabilidad total:Principio de la responsabilidad total: Responsabilidad ante el superior es total. No se puede eludir responsabilidad por actuación de subordinados. Principio de delegación por los resultados esperados:Principio de delegación por los resultados esperados: Delegación debe ser adecuada para asegurar la capacidad de obtener los resultados esperados.

GUÍA PARA EVITAR MALA DELEGACIÓN Definir cuales son las tareas y delegar según los resultados que se esperan. Escoger a las personas idóneas para la tarea y que, además, se integren con el resto del personal. Mantener abiertas las líneas de información: La delegación del poder y de la información nunca es total. Establecer controles apropiados, cuidando con no interferir en la delegación. Premiar a las personas que deleguen bien, tanto a las que delegan la autoridad tanto como a las que aceptan la autoridad.

RESUMEN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. PROCESO PARA ESTABLECERLA PRINCIPIOS PARA ORGANIZAR FACTORES QUE AFECTAN EL DISEÑO EL EJERCICIO DEL PODER EN LA ORGANIZACIÓN STAFF vs LÍNEA AUTORIDAD FUNCIONAL DELEGACIÓN DE AUTORIDAD FIN