Técnica 9 Administración Visual

Objetivo General Asegurar el autocontrol de las rutinas organizacionales, mediante el seguimiento de indicadores y metas propias para cada UGB, fortaleciendo la comunicación organizacional a través de herramientas participativas como puede ser el manejo de tableros de control y emisión de resultados. 2 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Objetivos Particulares Reconocer la manera en que la administración visual fortalece la comunicación en las organizaciones. Identificar y analizar los indicadores que deben ser empleados por cada UGB de la empresa, a manera de incorporarlos a la administración visual. Identificar el número de administradores visuales que se requiere en su organización, así como los contenidos que se consideren adecuados para cada UGB. 3 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Temario En esta sesión abordaremos los siguientes temas: Introducción Tema 1: Administración Visual Tema 2: La importancia de la administración visual. Tema 3: Indicadores y metas operativas. Tema 4: Administración visual. 4 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Estructura de la Técnica Indicadores y Metas Operativas Administración Visual Importancia Identificación de puntos de control Indicadores y la Administración Visual 5 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 8: Administración Visual

Introducción

Introducción A lo largo las primeras 8 técnicas de Moderniza se ha establecido la importancia de implantar en la empresa participante dos acciones relevantes para favorecer la productividad de la empresa: La comunicación para la creación de UGBs El manejo de indicadores trazados en metas y objetivos. 7 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Introducción Los sistemas de gestión de calidad establecen que en las empresas un elemento funcional que la Dirección debe promover es la comunicación. En el caso de Moderniza, el uso de administración visual, asegura el cumplimiento de que la Dirección esté enlazada con la parte operativa, a través de canales más institucionales como son tableros, gráficas o avisos sistemáticos. 8 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Tema 1 La Importancia de la Administración Visual

La importancia de la Administración Visual La Administración Visual opera como el marcador en un juego de fútbol o beisbol. Su valor radica en proporcionar información oportuna a los miembros de la UGB acerca de “cómo van” contra las metas comprometidas. 10 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

La importancia de la Administración Visual Permite además a los gerentes intervenir de manera oportuna. Lo anterior busca el aseguramiento de los resultados a través de girar el PDCA de Rutina o SDCA. 11 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

La importancia de la Administración Visual Etapas en el aseguramiento de resultados: Identificación de puntos clave del proceso. Identificación indicadores y límites de control. Monitoreo. Ante anormalidades, Acción inmediata: búsqueda de causa raíz y acción para prevenir la recurrencia. 12 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Tema 2 Indicadores y Metas Operativas

Indicadores y Metas Operativas Los indicadores se usan para monitorear el comportamiento del proceso. Los indicadores, pueden controlar los resultados que impactan a los Clientes Accionistas y Empleados. (calidad, costo, tiempo, etc.) Metas: sobre los indicadores, establecen el desempeño esperado de la UGB, al no cumplir la meta, la Gerencia debe intervenir y apoyar a la UGB. Dar seguimiento al formato T7-02, definir los indicadores de cada UGB. 14 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Indicadores y Metas Operativas Indicadores comunes y unidades de medida; Ventas (Pesos) Ocupación (Porcentaje) Desperdicios (Pesos) Tiempo de elaboración (Minutos) Costo de venta (Porcentaje) Quejas o Devoluciones (Número) Cheque promedio (Pesos) Satisfacción de clientes (Porcentaje) 15 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Indicadores y Metas Operativas Semaforización de la Administración Visual Estableciendo un criterio para asignar un estatus al desempeño de la UGB, podemos semaforizar la Administración Visual. El objetivo es obtener información de forma rápida y real sobre el comportamiento de indicadores y avances en el cumplimiento de las metas. Conforme a lo planeado o mejor Entre el 85% y el 99% de lo esperado Abajo del 85% de lo planeado 16 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Tema 3 Administración Visual

Administración Visual La administración visual hace más fácil el cumplimiento de las metas. Los gráficos forman parte del lenguaje de comunicación interna. Cuando un superior pasa por las UGB’s, él de inmediato percibe como anda el desempeño del sector. Usando la administración visual, la interacción entre el superior y el equipo es muy rápida. 18 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Administración Visual Es importante seleccionar los elementos que deben ir en los gráficos; estos deben indicar al responsable de su actualización y la frecuencia de ésta. El chequeo de la rutina se hace por medio de la administración visual. 19 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Administración Visual La Administración Visual: Mide el desempeño realizado de un proceso o tarea. Proporciona información vital a los miembros de la UGB contra las metas a seguir. Permite ver el avance de una UGB e indica cuando debe intervenir la gerencia. 20 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Administración Visual Usos complementarios: Diagramas de flujo Gráficos Fotos de antes y después Check list Fotos de estándares: Presentación de platillos Cortesías en habitaciones. 21 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Administración Visual Administración Visual y 5´s La administración visual tiene relación directa con las 5´S: Etiquetas, colores, gráficos, avisos estandarizados, fotos de antes y después. El control visual hace que las anomalías sean obvias y salten a la vista. 22 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Administración Visual La esencia del control está en los chequeos y acciones correctivas que hacemos a diario en el trabajo. La referencia son los indicadores de la Administración Visual y los procedimientos operacionales. El auto-control permite al individuo alcanzar mayor control sobre su trabajo. Checar 23 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Administración Visual 24 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Acciones para implementar la Técnica 9 De acuerdo a Guía de Implementación (GI Anexo 3), se tienen las siguientes: 1 Definir los indicadores de las UGB´s que serán expuestos de manera visual. Establecer para cada UGB al menos un indicador de medición (considerar el establecimiento de metas). Formato T7-02 2 Definir que otra información de interés se va a publicar en la administración visual. (Formato T9-01) 3 Implementar los apoyos visuales en cada una de las UGB. 25 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Indicadores Indicadores sugeridos: Cuadro de Básico de Indicadores de la UGB con indicadores definidos en los cuatro niveles: Financieros Mercado procesos Potencial Con objetivo de delegar el control de la rutina al equipo de trabajo. 26 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual

Conclusiones Solo el autocontrol de las metas por parte de los involucrados lleva a un eficiente desarrollo de los procesos. En la medida que la empresa Moderniza implante mecanismos de seguimiento a los resultados y las comparta con los colaboradores, la mejora organizacional tendrá sentido. 27 Elemento 3: Gerenciamiento de Rutina Técnica 9: Administración Visual