CÓMO DIRIGIR A UNA ORGANIZACIÓN COMISIÓN CRISTIANA DE DESARROLLO – PROYECTO PROLENCA FEBRERO DEL 2019

¿Qué es una organización?  La palabra organización viene de órgano, parte del cuerpo que cumple con una función especial; la organización es parte de un todo;  La organización nace o son creadas para cumplir un propósito o varios fines: fines sociales, económicos o empresariales, políticos, religiosos o culturales (grupos musicales, clubes de fútbol);  Ejemplos de organizaciones: partidos políticos, clubes sociales, iglesias, asociaciones, cooperativas, CRACs, empresas con fines sociales, autoridades estatales, ministerios, cuerpos de policía, etc….

¿QUÉ SIGNIFICA DIRIGIR UNA ORGANIZACIÓN?  Es fundamentalmente liderar una organización;  Cuando se lidera una organización además de liderar, se lleva a cabo el proceso de supervisar a la organización;  Supervisar es tener una responsabilidad global o total, lo cual significa garantizar y asegurarse que el trabajo en la organización cumpla con el propósito o fin para el cual esta fue creada; si la organización fue creada para cumplir con un propósito político entonces la labor que se haga dentro de esta tiene que enfocarse a cumplir con este fin; si se trata de una empresa con fines de lucro entonces los responsables de la organización deben concentrarse en producir ganancias para sus socios o beneficiarios.  Una organización, como todo cuerpo, consta de distintas partes y una de las más importantes es la cabeza, es decir, los líderes que conocemos como junta directiva.

¿Por qué es importante tener un cuerpo directivo?  Para evitar la sobrecarga de trabajo en todos los demás miembros de la organización;  Para evitar la confusión de roles o funciones y sobre todo de responsabilidades entre los responsables de ejecutar el trabajo y los que se responsabilizan de la labor de planificación y la toma de decisiones; esto último es muy importante para la rendición de cuentas;  Para cumplir con formalidades establecidas por las autoridades y otros donantes.

FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA  Liderar y dirigir  Apoyar la labor de los miembros  Informar  Crear canales de comunicación y colaboración  Facilitar el trabajo  Servir de puente  Servir

REQUISITOS PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN  Tener una jerarquía donde se distinga la cabeza del resto de los miembros de la organización; la existencia de una jerarquía facilita la planificación y la toma de decisiones;  Se debe tener una claridad en cuanto a roles y funciones: en la cada organización se debe distinguir entre quién hace qué; quién toma las decisiones y cuáles son sus áreas de responsabilidad;

POR ESO ES IMPORTANTE QUE EN UNA ORGANIZACIÓN SE APRENDA A……  DELEGAR AUTORIDAD  Y DELEGAR RESPONSABILIDAD ¿Qué es delegar? Consiste en pedirle a otro a que haga algo en su nombre; es transferir autoridad, es decir, dar autoridad para la persona que recibe la responsabilidad pueda actuar en nombre del que tiene la autoridad final, es decir, el que delega autoridad.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES DE LA JUNTA DIRECTIVA  Representar a la organización frente a las autoridades y otros actores;  Contratar personal para la gestión diaria de la organización;  Encarnar y cuidar del cumplimiento de los valores básicos que hacen funcionar a las organizaciones: la visión, la misión, los valores….;  Realizar labor de planificación estratégica y tomar decisiones en este nivel;  Cuidar y cumplir con los requisitos legales de la organización;  Buscar recursos para el funcionamiento de la organización;  Realizar labor de control y supervisión;  Evaluar loros.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA  Participar en las reuniones de la organización;  Hacerse a cargo de la documentación de la organización: leer los documentos antes de cada sesión, guardarlos, llevar registro de las sesiones, etc…;  Participar en los debates en las sesiones de la organización;  Ayudar a tomar decisiones mediante el voto;  Trabajar en equipo;  Ser miembro activo en una o dos comisiones;  Mantenerse al día con los problemas de la organización;  Representar y hablar en nombre de la organización en eventos públicos cuando sea necesario.

ESTRUCTURA NORMAL DE UNA JUNTA DIRECTIVA  Presidente- el que preside o es cabeza de la organización, pero en un liderazgo de servicio es el principal servidor de esta;  El vicepresidente- cumple las veces de suplente del presidente en caso de ausencia del presidente u otro tipo de necesidad; pero también es un apoyo y forma equipo con el presidente;  El secretario- se responsabiliza de la labor de registro y documentación;  El fiscal- cumple funciones de vigilancia o control;  Tesorero- responsable del registro y control de las finanzas de la organización.

REQUISITOS CLAVES PARA LA ELECCIÓN DE UN MIEMBRO DE UNA JUNTA  Buen conocimiento de la visión, misión y valores de la organización;  Conocimiento de los miembros de la organización- sus problemas, limitantes y potencialidades;  Buen conocimiento del entorno donde trabaja la organización;  Posesión de valores morales  Habilidad de palabra para expresar y comunicar ideas;  Facilidad para redactar documentos (característica básica de un buen secretario).

MOTIVOS PARA NO SEGUIR SIENDO MIEMBRO EN UNA JUNTA  Si ya no se cumple o comparte con la visión, misión y valores de la organización;  Si no hay tiempo disponible para cumplir con las obligaciones que conlleva ser miembro de una junta;  Si no se puede llevar a cabo las tareas;  Y si surgen conflictos de intereses.

CONSEJOS PARA TENER UNA BUENA JUNTA DIRECTIVA  Habilidad para delegar funciones y responsabilidades: formar comisiones;  Armar una agenda antes de cada reunión y comunicarla a los miembros a tiempo: tener claridad en qué se debe hacer en cada reunión y quiénes deben tomar las responsabilidades y decisiones- procedimiento para armar una buena agenda: poner en el libro de actas nombre o título de la reunión; poner lugar, fecha y hora de la reunión; realizar lectura del acta anterior; verificar quorum o asistencia; realizar un repaso de los informes (financieros, y otros); participación en forma de comentarios de parte de los miembros; y acuerdo para la siguiente reunión: con lugar y hora.  Aprender a coordinar la reunión – facilitar la participación de todos;  Documentar: llevar registro de las cosas más importantes sobre lo que se dice, hace o se hará y que solamente tienen que ver con la organización;  Planificar y tomar decisiones.