Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra Documents essencials Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra

Què és un document essencial de la UPF? Document o expedient indispensable per al funcionament de la Universitat (actes d’òrgans de govern, actes de notes, expedients d’estudiants i tots aquells documents o expedients que rebin aquesta consideració) i que asseguraria la continuïtat de les seves activitats després d’un desastre. Reglament de l’Arxiu

Un programa de documents essencials, perquè? Per protegir certs tipus de documents únics i originals de qualsevol organisme, mitjançant la duplicació o el traspàs d’informació en diferents suports i a diferents dipòsits, en previsió d’una pèrdua fortuïta o ocasional d’informació. A la UPF aquest programa s’emmarca en l’article 13.2 del Reglament, en el qual s’esmenta que s’establiran les mesures oportunes a fi de protegir i de preservar els documents essencials de la Universitat.

QUÈ CAL FER PER PROTEGIR ELS DOCUMENTS ESSENCIALS? Per tancar eficaçment el desenvolupament del programa del SGDA és essencial elaborar un programa de mesures per a la protecció dels documents essencials. L’objectiu és protegir certs tipus de documents únics i originals de qualsevol organisme, mitjançant la duplicació o el traspàs d’informació en diferents suports i a diferents dipòsits, en previsió d’una pèrdua fortuïta o ocasional d’informació.   Els documents essencials d’un organisme són els indispensables per al seu funcionament o els que han de garantir al continuïtat de les seves activitats després d’un desastre natural, d’un sabotatge o d’un error humà. L’adopció de mesures per a la protecció d’aquests documents consisteix en la identificació dels que són realment essencials, en la determinació de la forma de protecció més eficaç i més rendible, en la concepció i en el desenvolupament de sistemes específics de conservació i de consulta d’aquests documents. La identificació dels documents essencials: Les principals categories de documents essencials es troben entre els documents de la gestió dels recursos i els documents que proven els drets legals i financers de l’organisme: la nòmina del personal, les escriptures dels béns immobles, les actes dels òrgans de govern, entre d’altres. Una llista completa de tots aquests documents ha d’estar actualitzada, i ha d’indicar el o els llocs de conservació o de consulta en cas de desastre. Com que aquests documents són poc nombrosos, un mètode de preservació corrent consisteix a dispersar-los mitjançant duplicació: llavors les còpies es conserven a llocs diferents i distants els uns dels altres, preferentment en les cambres de seguretat dels edificis. En primer lloc, cal identificar els documents imprescindibles de ser conservats i a la presa de mesures especials davant la possibilitat o la previsió de qualsevol tipus de catàstrofes, de danys irreparables o d’incidents que poguessin afectar els documents de la UPF. Identificació: 1. Mitjançant el quadre de classificació 2. Mitjançant l’estudi de les sèries documentals

LLISTA FUNDACIÓ DE LA UPF 1001 Documents constitutius ÒRGANS DE GOVERN 1003 Claustre 1004 Juntes 1005 Internes 1007 Consells 1008 Interns 1010 Comissions 1011 Internes 1013 Nomenaments i cessaments ORGANITZACIÓ ADMINISTRATIVA I DOCENT 1019 Plantilla 1020 Catàleg de llocs de treball 1024 Organigrama funcional 1025 Organigrama pressupostat 1028 Relació de llocs de treball 1030 Memòria 1031 Memòria anual de la Universitat 1034 Convenis i acords

GESTIÓ DE LA QUALITA 1483 Planificació Pla director UPF Plans directors de Departaments, Centres i Instituts 1485 Organigrama 1494 Quadre de Comandament Integral 1496 Avaluació Institucional INFORMÀTICA  1079 Aplicacions informàtiques  1080 Gestió dels bancs de dades GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS 1082 Telecomunicacions GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS 1145 Convocatòria i concursos 1152 Nomenaments 1153 Expedient de personal 1162 Remuneració del personal 1163 Nòmines GESTIÓ DELS RECURSOS ECONÒMICS 1228 Elaboració del pressupost 1230 Programació econòmica 1231 Planificació del pressupost 1241 Aprovació

GESTIÓ DELS BÉNS IMMOBLES 1306 ADQUISICIONS DE BÉNS IMMOBLES 1307 Compra 1308 Donació 1309 Traspàs 1310 Expropiació forçosa 1311 Arrendament 1312 Construcció i adequació 1313 Inventari dels béns immobles 1457 Intervenció en edificacions NORMATIVA DE LA UNIVERSITAT 1328 Estatuts GESTIÓ DELS RECURSOS ACADÈMICS 1368 Expedients d'estudiants 1369 Actes de notes 1370 Actes de les tesis 1375 Expedició de títols 1376 Llibre de registre de títols 1377 Títols oficials 1378 Títols propis de la Universitat

ORGANITZACIÓ DE LA DOCÈNCIA 1399 Programació universitària 1400 Autorització de nous estudis 1401 Creació de centres i instituts 1439 Homologació de nous estudis 1479 Adscripció de centres 1402 Gestió dels plans d'estudis 1403 Directrius 1404 Programes docents ORGANITZACIÓ DE LA RECERCA  1427 Política científica

Fases del projecte Identificació dels documents essencials, mitjançant: el sistema de classificació i un formulari. Actuació sobre unes certes tipologies documentals: els documents d’òrgans de govern de la Universitat (programa inicial), les actes acadèmiques de les qualificacions (proposta de programa). Elaboració d’un pla general de desastres dels dipòsits de documents d’arxiu.

Duplicats Simples còpies o duplicats del suport original (majoritàriament paper) Còpies o duplicats en microformes Còpies o duplicats en CD-Roms (digitals) Combinació de microfilms i CD-Roms.

La seguretat de les instal·lacions La millor protecció pels documents essencials és el propi edifici o les instal·lacions més adequades de l’Arxiu que garanteixen la seva conservació en condicions. La seguretat comença per uns equipaments adients i homologats per a la preservació dels documents d’arxiu (principalment els armaris compactes, els contenidors especials, etc.).

Propostes: Continuar efectuant les còpies en suports de seguretat i de substitució de les actes dels òrgans de govern de la Universitat, cada dos o tres anys. Emprendre les actuacions oportunes per microfilmar i per digitalitzar les actes de les qualificacions de les assignatures i enquadernar-les posteriorment.