GESTIÓN POR PROCESOS

PROBLEMÁTICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PERUANA Débil articulación intergubernamental e intersectorial Inadecuado diseño de la estructura de organización de funciones Dificultades para realizar buenos planes que se articulen con su presupuesto. Ajeno a la obtención de resultados para el ciudadano. PROBLEMÁTICA Bajo desempeño del Estado, lo que genera desconfianza e insatisfacción ciudadana. Carencia de sistemas y métodos de gestión de la información y el conocimiento. Ineficiencias en los procesos de producción de bienes y servicios públicos Inadecuada política y gestión de recursos humanos. Falta de seguimiento y evaluación de los resultados e impactos esperados. Carencias en infraestructura, equipamiento y logística de las entidades. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA QUE SE MIRA A SÍ MISMA

A partir de la problemática identificada, el Estado se ha propuesto emprender un PROCESO DE REFORMA INTEGRAL DE GESTIÓN A NIVEL GERENCIAL Y OPERACIONAL Articulación Intergubernamental e Intersectorial Balance entre flexibilidad y control de la gestión Estado Moderno orientado al ciudadano, unitario, descentralizado, eficiente, abierto e inclusivo. Orientación al Ciudadano Sostenibilidad Transparencia, rendición de cuentas y ética pública. Innovación y aprovechamiento de las tecnologías.

¿QUÉ COMPRENDE LA POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA? ESTADO MODERNO  Orientado al Ciudadano Unitario y Descentralizado Eficiente Abierto Inclusivo  

PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL 3ER PILAR DE LA PNMGP: GESTIÓN POR PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Las entidades públicas deben adoptar, de manera paulatina, la gestión por procesos, continuar con los esfuerzos relacionados a la simplificación administrativa y organizarse de manera adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados. GESTIÓN POR PROCESOS SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL • Permitirá mejorar los procesos de producción con el fin que las entidades brinden servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados que beneficien a los ciudadanos. • El fin es eliminar los obstáculos innecesarios que generen un funcionamiento deficiente de las entidades públicas y sobrecostos para la ciudadanía. • Una vez definidos los objetivos y priorizados los procesos, la entidad debe organizarse de manera adecuada para llevar adelante estos procesos y alcanzar los resultados esperados en la entrega de bienes y servicios de su responsabilidad. SGP – PCM Gobierno Nacional Gobiernos Regionales Gobiernos Locales

EL PROCESO DEBE AGREGAR VALOR Cada tarea, actividad, proceso que desarrollamos debe incrementar elaborando o el valor del bien y servicio que estamos desarrollando. Todos los procesos tienen que agregar valor para ser considerados como tales. -Valor + Valor CIUDADANO O DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS U S R A I O CIUDADANO O DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS U S A R I O P5 P4 P3 P1 P2

Identificación de procesos ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS ETAPA III Mejora de Procesos ETAPA II Diagnóstico e Identificación de procesos - Institucionalizar la Gestión por Procesos - Documentar los procesos mejorados - Mejorar los procesos - Medir, Analizar y Evaluar ETAPA I: Preparatoria - Describir los procesos actuales - Elaborar el mapa de procesos - Determinar los proceso de la entida - Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios q brinda la entidad - Analizar propósito de la entidad - Sensibilizar a toda la entidad. - Capacitar a los encargados de implementar. - Elaborar el plan de trabajo institucional. - Analizar la situación de la entidad Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública 4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos 3. Asegurar los recursos 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos 1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección CONDICION PREVIA

“ AUNQUE NADA CAMBIE, SI CAMBIO YO, TODO CAMBIA” Honoré de Balzac

BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA GESTIÓN POR PROCESOS Política Nacional de Modernización aprobada mediante D.S. N° 004-2013-PCM Que plantea la implantación de la gestión para resultados en la administración pública y establece como el tercer pilar central a la gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional. Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades Públicas, Elaborada por la SGP - PCM Documento orientador Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades Públicas, en el Marco del D.S. 004-2013-PCM

¿QUE ES LA GESTIÓN POR PROCESOS? Enfoque gestionar metodológico que permite integralmente las procesos, de trabajo valor”. actividades, tareas y formas contenidas en la “cadena de Esta gestión debe asegurar que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles.

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización GESTIÓN POR PROCESOS Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales transforman los elementos de entrada en resultados Gestionar una Entidad por Procesos es dirigir y controlar una organización mediante conjuntos de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en resultados

LA GESTIÓN POR PROCESOS Y LA MEJORA CONTINUA La gestión de una Entidad desde un enfoque de sistema de gestión de calidad debe estar basada en la mejora continua (Círculo de Deming): Ajustar/ Corregir (ACT) Planificar (PLAN) Supervisar (CHECK) Actuar/ Desarrollar (DO)

ENFOQUE FUNCIONAL AL ENFOQUE DE LA GESTIÓN POR PROCESOS F U N C I Ó N 1 F U N C I Ó N 2 F U N C I Ó N 3 F U N C I Ó N 1 F U N C I Ó N 2 F U N C I Ó N 3 GESTION LICENCIAS PROCESO 1 PROCESO 2 GESTION RRHH USUARIO USUARIO GESTION COMPRAS PROCESO 3 ENFOQUE FUNCIONAL: LAS ENFOQU E DE ENFOQUE FUNCIONAL La s funciones / Áreas Ge s tionan la entidad ÁREAS / PROCESOS Se reconocen los Procesos pero predominan las funciones ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADO A RESULTADOS Los procesos ge s tio nan la e ntidad

¿QUÉ ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE? ENFOQUE FUNCIONAL ¿Y DÓNDE ESTA EL USUARIO? ENFOQUE FUNCIONAL

PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE PROCESOS Enfoque Funcional (Vertical) Gestión por Procesos orientada a Resultados (Horizontal ) al Énfasis en el bien y servicio del área (producto/trabajo) Énfasis en la satisfacción del Ciudadano o destinatario de los bienes y servicios ¿Quién cometió el error? ¿Por qué ocurrió el error? ¿Cómo lo sancionamos? ¿Cómo lo resolvemos o mejoramos? Control a los servidores públicos Desarrollo de competencias de los servidores Sólo importa “cumplir” con el trabajo (horario) Busca hacer un trabajo eficaz, eficiente y con valor público No se adapta a los cambios del entorno Se adapta a los cambios del entorno Departamentalización (feudos) Trabajo en Equipo Funciones Colaboración Falta de Coordinación Coordinación estrecha

DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Para los ciudadanos:  Bienes oportunos, responden Garantizar y servicios públicos a menor costo y que a sus necesidades. los derechos ciudadanos,  a través de procesos estándar de regulación y fiscalización.  Asegurar la identificación de las necesidades de la ciudadanía para el desarrollo de políticas públicas efectivas. Incrementa la confianza de la ciudadanía

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Para las entidades: Orienten sus esfuerzos a satisfacer a los ciudadanos servicios. Se adapten Gestionen recursos. o destinatarios de los bienes y rápidamente al cambio. eficaz y eficientemente sus Fomenten el trabajo en equipo. Promuevan el desarrollo de competencias de los servidores. Que los servidores sean reconocidos en la aplicación de políticas de meritocracia.

CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA Calidad implica entender los requisitos del cliente y darle (al cliente) un producto o servicio cuyas características cumplan con satisfacer esos requisitos. Así por ejemplo si el cliente tiene como requisito “un trámite rápido”, nosotros le podemos dar un servicio cuya característica sea que demora menos de 24 horas. Fuente: Escuela Nacional de Administración Pública USUARIO

… SALIDA ENTRADA RETROALIMENTACION ¿QUÉ ES UN PROCESO? ACTIVIDAD N Elaborado por la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas - GOREHCO

¿QUÉ ES UN PROCESO? USUARIO

EJEMPLO DE PROCESO DE ENSAMBLAJE DE UNA COMPUTADORA

Orden de Servicio o Contrato Términos de Referencia CONTRATACION DE UN SERVICIO Orden de Servicio o Contrato Términos de Referencia Presupuesto Administración Logística Asesoría Legal Secretaria General TRANSFORMACIÓN

TIPOS DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS Procesos que definen y verifican las políticas, estrategias, objetivos y metas de la organización AS DEL CIUDADANO PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES son los procesos de producción de bienes y servicios que se entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son los que agregan valor para el destinatario de los productos. REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CIUDADANO (DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS). S TI V A T (DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS) SATISFECHAS. REQUISITOS Y EXPE PROCESOS DE APOYO O SOPORTE Procesos que realizan actividades de apoyo necesarias para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales Flujo de Información Generan Valor Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

PROCESOS ESTRATÉGICOS: Son imprescindibles para que la organización funcione. Sirven para definir el tipo de Entidad que se quiere llegar a ser (Visión), los objetivos que quiere cumplir (Misión), sus compromisos con los grupos de interés y la sociedad (Valores) y las directrices con las que se tienen que alcanzar (Plan Estratégico). Se incluyen aquí también aquellos sobre los que la Entidad quiere hacer especial incidencia durante un tiempo, hasta que pasan a ser de apoyo. Por ejemplo: la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad. Despliegan la estrategia de la Entidad.

PROCESOS OPERATIVOS, CLAVE O DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son imprescindibles para el cumplimiento de la misión. Están directamente relacionados con el cliente. Son los que describen los principales servicios de la Entidad y, por tanto, aquello que se realiza con el usuario.

PROCESOS DE SOPORTE: Proporcionan soporte o ayuda y aseguran los recursos necesarios para cumplir los procesos estratégicos y los procesos clave.

NIVELES DE PROCESOS Gestión del Talento Humano Nivel Nivel 1 Nivel 2 PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTE SATISFECHAS PROCESOS DE APOYO Nivel Gestión del Talento Humano Gestión de compens aciones Nivel 1 Planificación del Talento Humano Organización del trabajo y Distribución Gestión del desarrollo y capacitación Gestión del Empleo Gestión de la Incorporación Nivel 2 Administración de personas Nivel 3 Selección Vinculación Inducción

Identificación de procesos ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS ETAPA III Mejora de Procesos ETAPA II Diagnóstico e Identificación de procesos - Institucionalizar la Gestión por Procesos - Documentar los procesos mejorados - Mejorar los procesos - Medir, Analizar y Evaluar ETAPA I: Preparatoria - Describir los procesos actuales - Elaborar el mapa de procesos - Determinar los proceso de la entida - Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios q brinda la entidad - Analizar propósito de la entidad - Sensibilizar a toda la entidad. - Capacitar a los encargados de implementar. - Elaborar el plan de trabajo institucional. - Analizar la situación de la entidad Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública 4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos 3. Asegurar los recursos 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos 1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección CONDICION PREVIA

PASOS PARA DISEÑAR EL MAPA DE PROCESOS DEFINICIÓN 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS Hacer un inventario de todos los procesos y actividades que desarrolla la organización. Asegurarse de que están incluidas la totalidad de las actividades que se realizan en alguno de los procesos. 2. NOMBRAR LOS PROCESOS Elegir nombres para los procesos identificados 3. SELECCIONAR LOS PROCESOS Elegir sólo aquellos que aporten valor. 4. AGRUPAR LOS PROCESOS DE ACUERDO A SU CONTENIDO O TIPOLOGÍA Procesos Estratégicos. Procesos Operativos o de Prestación de Servicios. Procesos de Soporte. 5. ESTABLECER LA SECUENCIA E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS Dibujarlos en el Mapa de acuerdo a esa secuencia.

PROCESOS ESTRATÉGICOS MAPA DE PROCESOS PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS DE SOPORTE

SÍMBOLOS MÁS UTILIZADOS EN EL DIAGRAMA DE FLUJO Límites: La elipse se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso: Operación: El rectángulo representa una etapa del proceso. Establece una actividad o tarea concreta del proceso: Sentido del flujo: La flecha significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso:

Documento de entrada: Simboliza el documento de entrada necesario para que algo suceda. En su interior se anota el nombre que corresponda: Multidocumento de entrada: Simboliza los documentos de entrada necesarios para que algo suceda. En su interior se anota el nombre que corresponda:

Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real: Documento de salida: Recoge los documentos de salida que genera la actividad o tarea: Proceso predefinido: Indica una tarea o actividad que en sí misma es un proceso y ha sido definido como tal. No Sí

DEFINICIONES DE INDICADOR Herramienta para medir el rendimiento de los procesos y gestionarlos. Medio de realizar el seguimiento de los niveles de calidad de los procesos de la organización. Pueden estar relacionados con: Los resultados de los procesos (salida). Mediciones internas. Otras mediciones, consumos...

TIPOS DE INDICADORES Fundamentalmente trabajamos con dos tipos de indicadores: Indicadores de eficacia: Miden lo bien o lo mal que un proceso cumple con las expectativas de los destinatarios del mismo. Indicadores de eficiencia: Miden el consumo de recursos del proceso.

CARACTERÍSTICAS DE LOS BUENOS INDICADORES Que midan algo importante y relevante Que estén relacionados con los objetivos del proceso Que tengan una interpretación única Que sean medibles con facilidad Que tengan unas fuentes de verificación asequibles Que estén claros los estándares de calidad de cada indicador, es decir, saber para qué se va a medir Adaptados al nivel de responsabilidad Aceptados por el propietario/responsable de proyectos

Generadores de información Actitud positiva Generadores de información Colaboración al Equipo Técnico Regional