Universidad ICESI Maestría en Administración de Negocios 1999-2001 Cali Diseño de un modelo de Administración Participativa con Equipos de Trabajo para el logro de resultados sociales Juan D. Castrillón Darío Arana Arana

El Problema Considerando como caso empírico de referencia, la elaboración del Plan de Desarrollo del sur de Cali, (la Comuna 17, años 2001-2004),la pregunta que guiará esta investigación es: Marco Teórico según la dinámica socio-política y de la experiencia internacional. Procesos necesarios para que funcione la participación comunitaria (sensibilización, compromiso y eficiencia en la participación y la solución de conflictos). ¿Cuáles son las características que identifican la Administración Participativa con base en equipos de trabajo orientada a la búsqueda de resultados sociales? Propuesta de seguimiento de la metodología. Indicadores de desempeño de los equipos de trabajo OBJETIVO Diseñar un modelo de Administración Participativa, basado en la gestión y resultados sociales evaluables de equipos de trabajo.

Los cuatro momentos metodológicos correspondientes al diseño del Plan de Desarrollo Táctico Operacional Momento Estrategico Momento Normativo Momento Explicativo 1.-Sistema de monitoreo para conocer la evolución del plan, basado en indicadores. 2.- Sistema de petición y rendición de cuentas por area funcional y equipos Viabilidad técnica y financiera (Tablas 27- 30). Perfiles de proyectos Los proyectos se interrelacionan en operaciones (Tablas 27- 30) Perfil del sector causas y consecuencias de problemas (Tablas 22-26). Instrumentos: Convocatoria masiva. Convocatoria a dignatarios comunitarios de la Comuna 17. Formatos de consulta. Sistema QRS. 1997-2000. Muestra Intencionada: Dignatarios comunitarios y sectores sociales.

Priorización de problemas por sectores sociales (Comuna 17 - Período 2001-2004) Inversión concertada por problemas priorizados (En millones de pesos)

Proceso Integrador La incidencia varía según la instancia donde se participa Proceso Integrador Participación Pública: Participación ciudadana: intervención en función de intereses sociales. Ej. representación en comités de usuarios, jal, veeduría. Participación política: intervención para lograr ante el Estado la materialización de los intereses de una comunidad política. Ej. Elección de gobernantes. Participación Privada: Participación social: intervención en función de intereses privados.Ej. Asociacion de profesionales. Participación comunitaria: Grupos de autogestión con o sin la presencia del Estado. Ej. Comités pro-pavimentación, pro-acueducto. Participación, por sus actividades: Espectación: Exposición a estimulos, acatamiento a políticas expresas (informacion,consulta) Transición, Acatamiento crítico constructivo. (Iniciativa.Fiscalizacion.) Compromiso, Desempeño de un rol adicional al asignado en una estructura funcional: (Concertacion. Decision. Gestion.) Participación, por sus motivaciones: Ganar control. (Extremo:Ganar control coercitivo) Acceder a mayores bienes.(Extremo: concentración desigual de recursos) Superar marginalidad (Extremo: integrarse en procesos excluyentes y disolventes ) Aumentar auto-estima (Extremo: la que estimula el egocentrismo)

Proceso orientado a un desempeño superior La medición del desempeño provee a la administración de datos para determinar si se alcanzan los niveles de logro establecidos: en cuanto a disminución de costos, eficiencia,eficacia y efectividad. Productividad = Outputs Inputs Uso de Capacidad = Output Actual Capacidad instalada Medición Relativa A fin de ser significativa se necesita que sea comparada con alguna otra Velocidad del Proceso = Tiempo total logrado Tiempo programado EVA Productividad social = Outputs (Metas sociales logradas) Inputs (Metas sociales previstas)

Responsabilidad social y cultura organizacional La mano invisible: La única responsabilidad social de una organización de negocios es lograr ganancias y obedecer las leyes. La mano del gobierno: La corporación no debe tener responsabilidad más allá de la obediencia política y legal. De acuerdo con los trabajos de John Kenneth Galbraith La mano del gerente. La intervención de la gerencia en asuntos que no son competencia de la empresa es un abuso contra la organización. Objeciones a la gestión social Restricción a tecnocracia ineficiente Revolución tecnológica informática Sistemas de trabajo y de Solución de problemas Nueva estructura Plana/Desburocratizada Nueva estrategia Modelo participativo Sistémico Socialmente Interdependiente La demanda por responsabilidad social complementa la demanda de interés económico. La demanda por responsabilidad social no está por encima de las demandas de la ley sino conforme a ella. Los inversionistas tienen consideraciones de estabilidad y retorno a largo plazo. Por si sola, la economía de mercado no es garantía de continuidad del sistema de libre empresa. Fundamentos para la gestión social Competitividad y globalización de producción y mercados Restricción a burocracia ineficiente

Escuelas de Administración

Modelos aplicados de Participación Modelo nacionalista – populista. Enfasis en lo político-laboral y territorial. El líder encarna la identidad nacional. Medio de modernizacion y contra la marginalidad social. Años 60. Medio de protesta social, para construir consensos. Años 70. En las décadas de los 80 y los 90, fue clave para la modernizacion del Estado y relacionamiento con la la sociedad civil. En Colombia con la Reforma Municipal de 1986. Cambio Constitucional de 1991. Modelo Iluminista-modernizador. Énfasis educativo por canales institucionales. El individuo recibe un cierto “saber” para integrarse. Modelo economicista. Énfasis en la esfera económica. Mejor se participa cuando se ajustan las acciones a intereses individuales. Se deposita en el mercado la función de regular la vida social. 18 La participación: proceso en que las personas trabajan juntas para superar sus dificultades y ganar más control sobre sus problemas y sus vidas. Genera autonomía, autogestión y autocontrol al interior de los equipos.

La participación en el contexto político colombiano Opciones Democráticas básicas: Directa, Representativa y Participativa. Pasos de la Democracia Representativa a la Participativa: Reforma Política de 1986 y Constitución Política de 1991. Reforma Política de 1986 Ley 1,86 Elección popular de alcaldes y la consulta popular. La Ley 11,86 Creación de las J.A.L. Contratación comunitaria y Participación de usuarios en juntas de empresas de servicios publicos La Ley 12, 86 Transferencias de la Nación a los municipios con base en el (IVA), dentro de relativa autonomía. Constitución Política, 1991: La participación es principio definitorio del Estado mismo. Art.1,2 65 Artículos de la Constitución están dedicados a la participación ciudadana y comunitaria como derecho ciudadano y deber del Estado en su relación con la sociedad. Ley 134 de 1994 pretende desarrollar la participación democrática Se intenta de regresar a las formas originarias del poder popular en la toma de decisiones y control.

FASES para que funcione la participación comunitaria Misión institucional Prácticas participativas Cultura organizacional. 1. Fase de Análisis Preliminar Sensibilización Convocatoria Foco en participación. 2. Fase de Planeación Preliminar Capacitación por objetivos consensual Compromisos con formatos y cronograma Variables de diferenciación de equipos: Propósitos. Composición. Papeles. Relación entre Áreas Funcionales. Tamaño. 3. Fase Normativa: Formatos Identificación de problemas, causas y consecuencias Priorización de problemas por núcleos temáticos Elaboración de perfiles de proyectos con indicadores y avales. 4. Fase de Planeación Participativa Formulación de proyectos con avales técnico-ambientales y financieros Funciones referenciales interpersonales. Funciones de Información y de Decisión. 5. Fase Operativa, Seguimiento y Evaluación

Conflictos alrededor de la participación Dependen de la institucion, los grupos y los individuos Conflictos alrededor de la participación La participación: proceso en que las personas trabajan juntas para superar sus dificultades y ganar más control sobre sus problemas y sus vidas. Genera autonomía, autogestión y autocontrol al interior de los grupos y equipos. Es resultado de negociación de diferentes grupos. Dependen de la institución: ¿Cómo hacer para que ellos, hagan lo que nosotros, la institución, queremos? ¿Cómo hacer para que ellos identifiquen y solucionen nuestros problemas?. ¿Cómo hacer para identificar y solucionar problemas de ellos y nuestros?. Dependen de los grupos: Los intereses que sirve. Los objetivos que dice perseguir y los que realmente persigue. La magnitud y la naturaleza de su membresía. Las fuentes principales de recursos de los miembros. La burocracia interna y la maquinaria administrativa que lo dirige.

Salidas a los conflictos respecto a la participación Fraccionalismo. Cada grupo tiene sus élites propias Elitización: Cada grupo se identifica con los intereses de las élites, se cierran a otros intereses o miembros y a los intereses de los grupos que representan. Polarización: Dominio del más fuerte vs. coalición de los débiles. Inmovilismo. Se tiende a vetar al competidor, a través de debates y consultas. Emergencia: Se replantea la agenda y las reglas de juego, se interrumpen las consultas. Institucionalización. Un "stablishment" es la reunión de las élites de grupos que han aprendido a trabajar juntas.

Para que funcione la participación comunitaria Fases: Análisis y Planeación preliminar Opción institucional a favor del diseño de un plan de desarrollo construido participativamente, mediante equipos de trabajo para identificar soluciones en proyectos, operaciones, programas y estrategias Introducción a la participación: Capacitación a los facilitadores y a los promotores de la participación ETAPA 6: Solicitud de viabilización técnica y financiera.¿Hay oportunidades? NO ETAPA 1: Convocatoria a delegados por sectores afectados e interesados en participar ETAPA 2: Capacitación a los convocados para identificar participativamente situaciones a resolver, por sus causas y efectos. ETAPA 3: Agrupación en núcleos temáticos y priorización de problemas por el impacto causado, ETAPA 4: Integración de equipos de trabajo por núcleos temáticos. ETAPA 5: Capacitación para elaborar perfiles de proyectos con base en intervención en causas críticas. Elaboración de perfiles. Et.7: Se reformula el proyecto y se vuelve a Etapa 6 SI Fases: Ejecución Seguimiento Evaluación Fases: Normativa y Planeación participativa SI ETAPA 8: Elaboración participativa de indicadores por proyectos, indicadores de impacto y efecto respecto a las estrategias y misión institucional E. 9 Priorización por Equipos de trabajo, de proyectos viabilizados NO ETAPA 13: Revisión y selección de propuestas de.Ejecución ETAPA 10: Integración de proyectos a programas y operaciones en propuesta de Plan de Desarrollo ETAPA 11: Aprobación consensual y Validación institucional del Plan de Desarrollo elaborado participativam. ETAPA 12: Programación presupuestal del Plan de Desarrollo ETAPA 15: Mejoramiento contínuo de resultados y standarización de procesos ETAPA 14: Monitoreo ¿Se lograron objetivos de proyectos, programas, y estrategias? ?

Tabla # 18. Formato para la etapa de seguimiento y evaluación de equipos de trabajo: Seguimiento por Programas, Subprogramas, Operación, Proyecto PROBLEMA No. 1 :Inseguridad EQUIPO DE TRABAJO: Seguridad Nombre del Coordinador: Seguimiento por Programas Subprogramas, Operaciones

Tabla # 19. Formato para la etapa de seguimiento y evaluación de equipos de trabajo:Seguimiento de gestión por responsables de proyectos

Indicadores de desempeño Los indicadores son las unidades de medida o los patrones de valoración del comportamiento y del logro a través de las variables relevantes la gestión realizada en el tiempo y costos previstos Indicadores de eficiencia. la gestión realizada en el tiempo previsto Indicadores de eficacia. la situación deseada Indicadores de meta. la situación existente Indicadores de diagnóstico. Impacto Misión Indicadores de Efecto Estrategia Resultado Proyecto Producto Parte del Proyecto

Indicadores de desempeño Efectividad = Lx Mx Lx = Unidad de Meta Lograda Mx = Unidad de Meta programada Tp = Tiempo planeado Tr = Tiempo real en la meta lograda Cp = Costo programado Cr = Costo real en la meta lograda Eficacia (A) = LxTp MxTr Eficiencia (B) = LxTpxCp MxTrxCr Productividad = Outputs Inputs Aplica a lo social Utilización de Capacidad = Output Actual Capacidad instalada

Ejemplos de indicadores Indicadores Financieros: Valor Presente Neto - VPN Tasa Interna de Retorno - TIR Costo Anual Equivalente - CAE Relación Beneficio-Costo - B/C Indicadores del Sector Salud: Tasa de mortalidad materna en segmento poblacional local/ tasa en segmento regional Tasa de mortalidad infantil en un segmento poblacional local/ tasa en segmento regional Tasa de desnutrición en un segmento poblacional local/ tasa en un segmento regional Población atendida en un segmento poblacional local/ tasa en un segmento regional Inversión por unidad familiar Inversión por persona tratada Médicos por cada 10.000 habitantes (o por otro segmento poblacional) Enfermos por cada 10.000 habitantes (o por otro segmento poblacional Indicadores Sector Vivienda: Número de familias por vivienda Inversión por vivienda Número de personas por vivienda Déficit de viviendas Indicadores Sector Educación: Profesores por estudiante Inversión por estudiante Escuelas por cada 10.000 habitantes Número de cupos por institución de educación Número de admitidos por institución Número de aspirantes por institución Inversión por institución Tasa de Escolarización neta Indicador de Permanencia Número de aulas por grado

INDICADORES REFERIDOS A LOS EQUIPOS DE TRABAJO Indicadores del uso recurso físico Rotación de inventarios Tasa de utilización Desgaste Desperdicio Indicadores del recurso humano Tareas cumplidas/programadas Productividad física/costo del recurso Costo tarea Costo-hora recurso Indicadores de recursos financieros Oportunidad en pagos Oportunidad en ingresos Liquidez Costo unitario, costo-producto, costo-resultado, costo- beneficiario, costo-efectividad, costo-beneficio. Presupuesto real/proyectado. Indicadores de evaluación del tiempo Suficiencia Oportunidad Cumplimiento Tiempo real/Tiempo previsto

Cómo funciona mejor la Administración Participativa Conclusión Cómo funciona mejor la Administración Participativa Si la participación se concibe como una senda de mejoramiento cuantitativo y cualitativo y no de empobrecimiento relativo a sus niveles de vida. Potencializa actitudes y valores de individuos para que se "reconozcan" como tales. Cuando se aprende a participar, participando, teniendo en cuenta como principios: Centrarse en las necesidades humanas Centrarse en la participación como proceso Centrarse en la construcción de consensos Cuando se establecen instrumentos diferencidos de medición del desempeño individual, de áreas funcionales y de equipos. Cuando las organizaciones dan respuestas efectivas a las motivaciones para las que han sido creadas. Para lograrlo, es indispensable generar mecanismos y "ambientes" que permitan la libre expresión de sus integrantes y generar los cauces para que la participación sea real y productiva.

Que podríamos lograr con la Administración Participativa Conclusión Que podríamos lograr con la Administración Participativa Maximizar uso de recursos en producción de Bienes y Servicios. Mejorar Procesos de negocios al comprometer cogestión. Obtener medidas de desempeño alternativo. Crear nuevos espacios de gestión para un balance social más favorable. Facilitar que las actividades, los proyectos, los procesos, y las estrategias, correspondan a indicadores de corto mediano y largo plazo que permiten el seguimiento y la evaluación. Alimentar la función de planeación, delimitar y seleccionar información pertinente a cada equipo de trabajo, en relación con procesos y estrategias.

Características de la Gerencia Social Corporativa Conclusión Características de la Gerencia Social Corporativa Ejercer el liderazgo Funcional y Facilitar el Trabajo en Equipo. Definir las pautas generales, y asesorar en la definición de planes, programas y proyectos a desarrollar, en conformidad con la misión institucional Formar y practicar la Polifuncionalidad y la Polivalencia. Apoyar la autoformación de los empleados, preparándolos para una interacción dialógica y participativa. Facilitar la continuidad de los procesos de administración participativa. Concertar y supervisar una política para la gestión social, libre de paternalismos. Valorar los mercados segmentados que atiende la organización como partes de un ecosistema único. Desarrollar un Sistema de Gestión Orientada a Resultados. Actuar con equidad en la distribución de recursos para maximizar beneficios.

Síntesis Sistema socio – económico – político - cultural RETROALIMENTACION INDIRECTA Ouput RETROALIMENTACION DIRECTA Síntesis Filtro de entrada Input Administración Centralizada por funciones 1.- Funciones Referenciales interpersonales, de Información y Decisión 2.-Funciones Tradicionales. Planeación, Programación, Ejecución, Control ,Evaluación Administracon Desconcentrada en Equipos de Trabajo por Procesos Movilizacion de recursos, Ejecución Evaluacion y Control de Gestión y Resultados Filtro de salida Oferta de Materias Primas y servicios Proveedores de materias primas, y servicios Clientes Demandantes de bienes y servicios Demandas de bienes y servicios

Sistema de gestión social cubre los siguientes elementos claves: Definición de una adecuada política social - Marco para la acción- documentada y comunicada a todos los empleados y esté disponible para el público, y que contiene un compromiso de mejoramiento continuo Una fase de planificación que cubre la identificación de requisitos legales, el establecimiento de la documentación de los objetivos y metas en concordancia con la política, así como un programa de gestión. Implementación y operación del Sistema incluyendo la definición, documentación y comunicación de las funciones y responsabilidades, el suministro de entrenamiento adecuado, aseguramiento de una apropiada comunicación interna y externa, procedimiento para el control de documentos, procedimientos en papel para el control operativo. Procedimientos para la verificación y acción correctiva, incluyendo los procedimientos para el monitoreo y medición de las características claves de las operaciones y actividades, procedimientos para manejar la no conformidad, procedimientos para los registros ambientales y para la realización de auditorías periódicas al sistema de gestión ambiental. Revisiones periódicas por la gerencia de todo el Sistema para garantizar su adecuación y efectividad frente a las circunstancias cambiantes. El Sistema provee un proceso estructurado para el logro de un mejoramiento continuo, el cual se va llevando a cabo en la medida de las circunstancias económicas y de otra índole.