Automation Experience Procedimiento Discovery

Hoja de Ruta RPA Technologies cuenta con una metodología consolidada, que permite completar el levantamiento de procesos de negocio, aplicable a cualquier tipo de iniciativas de robotización. La fase de Discovery consta de las siguientes etapas:

Etapa 1. Process Pipeline La primera Etapa tiene como objetivo la identificación de los procesos de negocio, que cumplen con los requerimientos mínimos para su Robotización. El resultado de esta etapa permite obtener un censo de los primeros procesos candidatos para su posterior evaluación. El siguiente diagrama de flujo detalla los criterios de preselección:

Etapa 1. Process Pipeline Los detalles de la primera etapa: Actores: Responsable Negocio , consultor de procesos RPA Technologies. Duración: 1 – 2 días Documentos resultantes: Fichero XLS resultante con las volumetrías de cada proceso candidato: - Número Transacciones - TMO - Número de FTE

Caracterización del Proceso Etapa 2. Process assessment La segunda etapa de Discovery consiste en evaluar los procesos preseleccionados en la etapa anterior, con el propósito de obtener el/los seleccionados para su robotización. Los aspectos a evaluar por cada proceso, se describe a continuación: Caracterización del Proceso Aspectos técnicos Evaluación de Impacto = Proceso Seleccionado

Etapa 2. Process assessment Caracterización del proceso La siguiente tabla resume las principales características que se deben cumplimentar, de los procesos resultantes de la primera etapa: Características del proceso Respuesta Área de negocio Ejecución Atendida por agente o desatendida ( Proceso Back o Front Office) Número de Agentes exclusivos Coste empresa FTE La parte objeto de la automatización es 100% automatizable?, o requiere alguna actividad cognitiva? SI / NO Fuente de datos estructurada Se requiere operaciones OCR SLA del proceso.

Tecnología (.NET, JAVA HTML, etc) Entorno Pre producción Etapa 2. Process assessment Características técnicas En el siguiente cuadro se detallan las aplicaciones de negocio con las que debe interactuar el Robot, el tipo de tecnología y el propósito (Origen de datos/ Destino de datos): Aplicación Tecnología (.NET, JAVA HTML, etc) Propósito Entorno Pre producción

Etapa 2. Process assessment Evaluación de impacto Por cada proceso, se realiza un ejercicio preliminar sobre el impacto que supondría su robotización en términos de ROI. Esta fase de la etapa 2 no pretende elaborar un Business Case , pero si calcular una serie de variables a alto nivel, que faciliten y justifiquen el proceso de negocio seleccionado. Entre las variables, cabe destacar: Eficiencia= (Resultado alcanzado/Costo real)*Tiempo invertido/(Resultado esperado/Coste estimado)*Tiempo previsto Cálculo de ROI Estimación Soft ROI Reducción de errores Humanos Mejora indicadores de Calidad Emitida y calidad percibida. Aumento en la motivación del empleado La mejora de la satisfacción del cliente.

Etapa 2. Process assessment Entregable Al finalizar la etapa 2, se entregarán un fichero denominado “Road-map Table”, que presenta todas las variables de los procesos evaluados con las siguientes consideraciones: Se generar una única tabla “Roadmap” por cliente. En caso de que haya diferentes departamentos el cliente debe decidir si se abordan de modo consolidado o por separado. Para cada proceso generar un “Roadmap Process”. Existirán tantos “Roadmap Process” como procesos contenidos en la tabla “Roadmap”.

Etapa 2. Process assessment Los detalles de la etapa: Actores: Responsable Negocio y Dpto.IT del cliente, consultor de procesos Weber Solutions. Duración: 1 – 2 días Entregables: Road map Table.xls Decisión: En base al documento resultante, Weber Solutions especificará el proceso seleccionado.

Etapa 3. Discovery El objetivo de esta etapa es realizar el levantamiento del proceso seleccionado en la etapa anterior, completando la caracterización del modelo “As is” del proceso. El consultor de procesos de RPA Technologies determinará, durante la fase de Discovery, si se requiere realizar un test de conectividad con las aplicaciones de negocio implicadas. Las tareas a realizar durante esta etapa, se enumeran a continuación: Analizar la información del proceso aportada por el cliente, video o manual del proceso. Si no se dispone de dicha información, mediante una sesión remota se llevará a cabo la toma de datos , mientras el cliente completa una iteración sobre el proceso. Las alternativas Realizando una grabación de pantalla. Tomando capturas de pantalla con todos los elementos a capturar. Determinar todos los casos de uso del proceso y el tratamiento de excepciones.

Etapa 3. Discovery Los detalles de la etapa: Actores: Responsable Negocio y Dpto.IT del cliente, consultor de procesos RPA Technologies. Duración: 1 – 2 días. Recursos: Video del proceso. Documento funcional del proceso. Entregables: Descripción funcional del proceso. Modelo “As is”. Roadmap table

Etapa 4. Definition Partiendo de la caracterización del proceso completada el la etapa anterior, RPA Technologies elaborará un documento funcional del proceso de negocio robotizado (modelo “To be”). Las actividades a realizar durante esta etapa: Documentar a alto nivel el WorkFlow del proceso → Diagrama de Actividad. Descripción de cada tarea y subtareas que realizará el Robot. Documentar los casos de Uso → Diagrama de casos de uso. Documentar consideraciones en arquitectura . Actores: Consultor de procesos RPA Technologies. Duración: 1 – 2 días. Recursos: Video del proceso. Documento funcional del proceso. Entregables: Descripción funcional del proceso. Modelo “To Be”.

rpatechnologies.es