MAESTRIA EN GESTIÓN DE LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD PRESENTACIÓN DEL SEGUNDO PROYECTO DE GRADO “DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR ALOASÍ” AUTOR: LUIS BENIGNO PALOMINO SIZA DIRECTOR: MSc. FRANCISCO VARGAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS OBJETIVO GENERAL Diseñar el sistema de gestión de la calidad de los procesos del área administrativa considerando los requerimientos aplicables de la Norma ISO 9001:2008 en el Instituto Tecnológico Superior Aloasí con el fin de estandarizar su gestión. OBJETIVOS ESPECIFICOS Realizar el diagnóstico de la gestión de los procesos del área administrativa del Instituto Tecnológico Superior Aloasí considerando los numerables aplicables de la Norma ISO 9001:2008 Elaborar un manual de procesos del área administrativa y el diseño documental bajo numerales aplicables de la Norma ISO 9001:2008 para el Instituto Tecnológico Superior Aloasí. Desarrollar un plan de los lineamientos de gestión para los procesos del área administrativa como parte del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico Superior Aloasí.

INTRODUCCIÓN Con base en su planificación estratégica, el ITSA desarrolla el manual de procesos para el Área Administrativa del Instituto Tecnológico Superior Aloasí, bajo la Norma ISO 9001:2008 como parte del Sistema de Gestión de Calidad, que incluye a los procesos del área administrativa de la institución (Vicerrectorado Administrativo Financiero) y que permita coordinar, articular y mejorar los procesos y procedimientos al interior del Instituto Tecnológico Superior Aloasí. PROBLEMÁTICA Desarticulación y descoordinación de los diferentes niveles y estructuras institucionales del ITSA. En los más de quince años de existencia del ITSA, no se ha desarrollado un sistema de gestión de calidad basado en normas internacionales con un enfoque en procesos. El área administrativa del ITSA no se articula hacia la consecución de los objetivos estratégicos trazados por los integrantes de la comunidad institucional.

DESARROLLO RESULTADOS FASES DEL PROYECTO DIAGNÓSTICO DEL ITSA Cumplimiento de la ISO 9001:2008 en el ITSA Cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008 en el ITSA Resultados del diagnóstico de los numerales de la ISO 9001:2008 aplicables al área administrativa del ITSA Numerales ISO 9001:2008 aplicables a los procesos administrativos Flujos iniciales Ej.: Revisión y autorización de documentos DESARROLLO DEL MANUAL DE PROCESOS PARA ÁREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR ALOASÍ Procedimiento de estructuración documental Contenido: Objetivo, Alcance, Definiciones, Responsables, Desarrollo, Referencias, Formatos y Anexos Estructura del proceso de documentación Codificación MANUAL DE PROCESOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA - ITSA Generalidades del manual: Objetivos, Políticas, Alcance y Glosario de términos Mapa de procesos Inventario de procesos Descripción de procesos: Caracterización y Controles de subprocesos Lineamientos de gestión RESULTADOS

CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 9001:2008 CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 9001:2008 EN EL ITSA CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 9001:2008 N° No Cumple Cumple Parcialmente Cumple 4 16 7 5 29 3 6 9 62 8 37 TOTAL 153 23 Porcentaje 86,9 13,1 0,00

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NUMERAL ISO 9001:2008 APLICABLES NUMERALES ISO 9001:2008 APLICABLES A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NUMERAL ISO 9001:2008 APLICABLES VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES 6 7 ADJETIVO TIPO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Elaboración de presupuesto 6.1   Elaboración de cronograma de pagos y flujos de caja Transferencia de pagos ADMINISTRACIÓN CONTABLE Conciliaciones bancarias Pago de nómina Elaboración de los estados financieros GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Adquisiciones de activos fijos 7.4 Adquisiciones de suministros y materiales Registro de compra de bienes y recursos Mantenimiento preventivo de instalaciones 6.3 Mantenimiento correctivo de instalaciones ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Selección del personal 6.2 Elaboración de contratos Registro y control de asistencia de nómina Evaluación del personal Capacitación del personal Medición del clima organizacional 6.4 GESTIÓN DE TIC’S ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Desarrollo de aplicaciones ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE Soporte técnico Mantenimiento de sistemas de información y aplicaciones

NUMERAL ISO 9001:2008 APLICABLES PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO DE LA ISO 9001:2008 EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS NUMERAL ISO 9001:2008 APLICABLES DESCRIPCIÓN PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 6 Gestión de los recursos 2.3 6.1 Provisión de recursos 0.6 6.2 Recursos humanos 1.1 6.3 Infraestructura 0.0 6.4 Ambiente de trabajo 7 Realización del producto 7.4 Compras

FLUJOS INICIALES DE LOS PROCESOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE DOCUMENTACIÓN

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL ITSA CODIFICACIÓN PARA FORMATOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL ITSA

MAPA DE PROCESOS DEL ITSA

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INVENTARIO DE PROCESOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL ITSA ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO ADJETIVO TIPO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Elaboración de presupuesto ITSA-UF-PR-01 Elaboración de cronograma de pagos y flujos de caja ITSA-UF-PR-02 Transferencia de pagos ITSA-UF-PR-03 ADMINISTRACIÓN CONTABLE Conciliaciones bancarias ITSA-UF-PR-04 Pago de nómina ITSA-UF-PR-05 Elaboración de los estados financieros ITSA-UF-PR-06 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Adquisiciones de activos fijos ITSA-UA-PR-01 Adquisiciones de suministros y materiales ITSA-UA-PR-02 Registro de compra de bienes y recursos ITSA-UA-PR-03 Mantenimiento preventivo de instalaciones ITSA-UA-PR-04 Mantenimiento correctivo de instalaciones ITSA-UA-PR-05 ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Selección del personal ITSA-UA-PR-06 Elaboración de contratos ITSA-UA-PR-07 Registro y control de asistencia de nómina ITSA-UA-PR-08 Evaluación del personal ITSA-UA-PR-09 Capacitación del personal ITSA-UA-PR-10 Medición del clima organizacional ITSA-UA-PR-11 GESTIÓN DE TIC’S ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Desarrollo de aplicaciones ITSA-UT-PR-01 ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE Soporte técnico ITSA-UT-PR-02 Mantenimiento de sistemas de información y aplicaciones ITSA-UT-PR-03

CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

CONTROLES DE SUBPROCESOS ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO COMENTARIOS GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Elaboración de presupuesto. ITSA-UF-PR-01 Ver Anexo 4 Elaboración de cronograma de pagos y flujos de caja. ITSA-UF-PR-02 Ver Anexo 5 Transferencia de pagos. ITSA-UF-PR-03 Ver Anexo 6 ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO COMENTARIOS GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN CONTABLE Conciliaciones bancarias ITSA-UF-PR-04 Ver Anexo 7 Pago de nómina ITSA-UF-PR-05 Ver Anexo 8 Elaboración de los estados financieros ITSA-UF-PR-06 Ver Anexo 9 ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO COMENTARIOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Adquisiciones de activos fijos ITSA-UA-PR-01 Ver Anexo 10 Adquisiciones de suministros y materiales ITSA-UA-PR-02 Ver Anexo 11 Registro de compra de bienes y recursos ITSA-UA-PR-03 Ver Anexo 12 Mantenimiento preventivo de instalaciones ITSA-UA-PR-04 Ver Anexo 13 Mantenimiento correctivo de instalaciones ITSA-UA-PR-05 Ver Anexo 14

CONTROLES DE SUBPROCESOS ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO COMENTARIOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Selección del personal ITSA-UA-PR-06 Ver Anexo 15 Elaboración de contratos ITSA-UA-PR-07 Ver Anexo 16 Registro y control de asistencia de nómina ITSA-UA-PR-08 Ver Anexo 17 Evaluación del personal ITSA-UA-PR-09 Ver Anexo 18 Capacitación del personal ITSA-UA-PR-10 Ver Anexo 19 Medición del clima organizacional ITSA-UA-PR-11 Ver Anexo 20 ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO COMENTARIOS GESTIÓN DE TIC’S ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Desarrollo de aplicaciones ITSA-UT-PR-01 Ver Anexo 21 ITSA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCESO SUBPROCESO CONTROLES CÓDIGO COMENTARIOS GESTIÓN DE TIC’S ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE Soporte técnico ITSA-UT-PR-02 Ver Anexo 22 Mantenimiento de sistemas de información y aplicaciones ITSA-UT-PR-03 Ver Anexo 23

LINEAMIENTOS DE GESTIÓN PARA LOS PROCESOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR ALOASÍ

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR ALOASÍ

CONCLUSIONES La estandarización de procesos en el área administrativa del Instituto Tecnológico Superior Aloasí permitió definir la caracterización y lineamientos documentados de los procesos de acuerdo a los parámetros de calidad y las exigencias de la Norma ISO 9001:2008. El diagnóstico inicial de los procesos del área administrativa considerando los numerales aplicables 6 y 7 de la Norma ISO 9001:2008 generó un cumplimiento mínimo (2,3%) que ofreció una oportunidad de mejora para que la institución determine las caracterizaciones de sus procesos y sus controles de una forma actualizada y al detalle. El manual de procesos es una herramienta primordial para una organización, ya que formaliza la gestión de una institución de educación superior a través de la definición de los procesos al establecer los lineamientos dentro de su sistema de gestión de calidad, creando una vinculación a los objetivos institucionales y contribuyendo a la sostenibilidad de una organización en el tiempo. El levantamiento de los procesos desde diferentes miradas, voces y manos con la participación e involucramiento de quienes trabajan en los procesos de un área permite desarrollar una propuesta ajustado a la realidad organizacional y la generación de un compromiso colectivo.

RECOMENDACIONES Se recomienda a la alta dirección del Instituto Tecnológico Superior Aloasí planificar la implementación del manual de procesos desarrollado y que sea difundido a todas las áreas involucradas de la institución, para lograr el cumplimiento de sus lineamientos. Es necesario que a medida que la institución aumente o cambie sus actividades, el manual de procesos sea actualizado progresivamente y que sea utilizado en la capacitación del personal nuevo que ingrese a trabajar en las áreas administrativas del Instituto. En base a los indicadores propuestos, se recomienda medir y evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos con el fin de obtener datos, que ayuden en la toma de decisiones para mejorar las actividades que se desarrollan en las distintas unidades del área administrativa del Instituto Tecnológico Superior Aloasí.

Nada sobre esta tierra puede detener al hombre que posee la correcta actitud mental para lograr su meta. Nada sobre esta tierra puede ayudar al hombre con la incorrecta actitud mental. Thomas Jefferson Por lo tanto, si tienes la correcta actitud mental. Nada en esta tierra podrá evitar el cambio. Gracias!... Luis Palomino