UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS – ESPE   DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO INGENIERÍA EN FINANZAS, AUDITORÍA Y CPA. “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA EN LA EMPRESA INTCOMEX DEL ECUADOR S.A ORIENTADA A RIESGOS”    AUTOR: ADRIANA PAOLA TIPANTUÑA QUIMBITA DIRECTOR: Ing. CPA Luis E. Simbaña T. MBA. CODIRECTOR: Ing. Sandra P. Galarza T MSC NOVIEMBRE 2014

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

Inicia sus operaciones en Noviembre del 2000 Se dedica a la comercialización al por mayor de computadores y equipos periféricos.

valores corporativos Responsabilidad Compromiso Lealtad Proactividad Respeto Honestidad Pasión

Problema La empresa para la administración de sus procesos del área de bodega lo realiza desde un enfoque tradicional, en el cual los empleados conocen todas sus funciones que se les han instruido, pero no cuenta con un sistema de control interno que permita un detalle de controles para cada proceso y otros aspectos que sirvan de lineamientos para la administración de riesgos.

OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de control interno del departamento de bodega de la empresa INTCOMEX DEL ECUADOR S.A. por medio de la evaluación de control interno bajo el método COSO ERM y la definición de procedimientos, políticas, normas, funciones y estrategias que conlleven a la administración de riesgos para la consecución de los objetivos de la compañía.

1 2 3 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar los lineamientos estratégicos de la compañía Identificar y definir los factores externos e internos Revisar y evaluar procedimientos descriptivos y gráficos de control interno del área de bodega. Diseñar un sistema de control interno orientado a riesgos (ERM) 1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2 Permita la evaluación del control para el conocimiento de los riesgos que pueden afectar a los objetivos y visualizar las actividades innecesarias, en base a la metodología Balance Score Card. 3 4

ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA INTCOMEX DEL ECUADOR S.A CAPITULO II ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA INTCOMEX DEL ECUADOR S.A

Factor político Factor social Factor tecnológico Análisis PESTEL Factor político - Hasta los años 90 inestabilidad - Estabilidad política ( 2003- 2006) la pobreza cayo 12,3 puntos. - Plan Nacional para el buen vivir (Objetivo 10y 11) Factor económico - Sector comercio representa el 10% del PIB. - Tendencia de crecimiento económico, el año 2013 con 4,5% y respecto al año 2012 se tiene un incremento de 4,4% ( 2.869 millones). - La tasa de inflación es estable y la tendencia es a la baja, al comparar los años 2012 y 2013 con una disminución del 1,46%. - La balanza comercial ha presentado déficit, en el año 2013 cerro con -1090,94. En el periodo enero- abril 2014 registro un superávit de USD 212.5 y en agosto del presente año un superávit de 10,72. - Ecuador importador neto de computadoras y accesorios desde 2005 hasta el cierre del 2013 tiene un crecimiento de 12,2%. Factor social - El desempleo en el primer trimestre de 2014 se ubico en 5,6% con una reducción de 1 punto respecto al año anterior. - La ocupación plena a marzo de 2014 con 49,7%, con un incremento del 1,04% - El subempleo del año 2014 alcanzo 44,4% con una disminución de 5,3% respecto al año anterior. - El 13,9% de los hogares tiene al menos una computadora portátil y el 26% una computadora de escritorio. Factor tecnológico - La tecnología ha permitido que las empresas del país sean mas competitivas, el país ascendido del puesto 106 al 101 en cuanto a la absorción empresarial de la tecnología

ANÁLISIS DE LAS CINCO FUERZAS DE PORTER

Rivalidad entre empresas competidoras Precios competitivos (relación directa con las marcas). Servicio al cliente (asesoría - apoyo comercial). Ubica en el puesto 204 del ranking empresarial (revista EKOS). Intcomex tiene 20% de la participación del mercado. Entrada potencial de nuevos competidores La entrada de nuevos competidores seria débil debido a; Se ha mantenido en el mercado 14 años. Calificación actualizada con las marcas. Precio de los productos bajos que prefieren los clientes. Poder de negociación de los proveedores Cuenta con la representación de 40 marcas siendo principales: HP, Lenovol y Techdata. Plazos de entrega adecuadamente. Pago 60 días Desarrollo potencial de productos sustitutos La amenaza es baja La tecnología cambia y las expectativas de los clientes. Portátiles, tablets que se van mejorando (susceptibles).

Poder de negociación de los consumidores Cuenta con una base de datos. Clientes compran en grandes cantidades. Factores como: competencia y negociación de reducción de precios. Beneficios de mayores descuentos, promociones y bonos.

MATRIZ BCG Sistemas all in one ( 42% de ingresos) Portables y pantallas todo en uno Líneas (38% de ingresos) Monitores Impresoras Televisores Servidores Periféricos Networking Servicios de instalación (3% de ingresos) Software Consumibles (8% de ingresos) Papel, cd, dvd, papel fotográfico, tintas y toners Accesorios (12% de ingresos) Mouse, maletines, cargador de pilas, herramientas de limpieza, brazo para monitores, estuches.

Matriz FODA

Análisis de vulnerabilidad A1 Cumplir con todas las disposiciones respecto a las importaciones y evitar sanciones, multas, realizar acuerdos con instituciones que apoyen a este sector como es el Ministerio de Comercio Exterior. A2 Fidelizar a los clientes por medio de incentivos, promociones, servicios de preventa y posventa, asesoría , apoyo en actividades para su negocio, así incrementar la cartera de clientes y mantener los que ya forman parte de la misma.

Análisis de aprovechabilidad F1, F2, F3, F4,F6 – O3, O4, O6: Ofrecer una variedad de producto a precios competitivos en el mercado dirigido a los diferentes sectores. F2, F6 – O1: Realizar convenios con entidades gubernamentales. F5, F6- O4,O5: Ofrecer y mostrar la variedad de productos a los posibles clientes con precios competitivos.

METODOLOGÍA PARA UN DISEÑO DE CONTROL INTERNO POR EL MÉTODO COSO ERM CAPITULO III METODOLOGÍA PARA UN DISEÑO DE CONTROL INTERNO POR EL MÉTODO COSO ERM

Balanced Scorecard Financiera.- expectativas de los accionistas. Es una herramienta útil para la dirección de la empresa a corto y largo plazo Es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados, medidos a través de indicadores. El cuadro de mando integral transforma la misión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro perspectivas: Financiero, clientes, procesos internos y formación. Financiera.- expectativas de los accionistas. Cliente.- satisfacer y crear valor para los clientes. Proceso interno.- análisis de los procesos de la empresa( recursos y capacidades) Formación.- expectativas de los empleados.

COSO ERM El ERM es un proceso llevado a cabo por las personas en cada nivel de la empresa, estableciendo estrategias mediante el emprendimiento en cada unidad, permitiendo identificar riesgos que afectarían a la organización además administra los eventos potenciales con el fin de proporcionar seguridad razonable respecto al logro de objetivos de la entidad. Ambiente interno Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo.

Asignación de responsabilidades, políticas, valores, cultura riesgos. COSO ERM Ambiente interno Asignación de responsabilidades, políticas, valores, cultura riesgos. Manual de control interno. Establecimiento objetivos Apoyan a la misión Bodega contribuye al cumplimiento de objetivos. Identificación eventos Identifican procesos claves y sus riesgos Los procesos de bodega son claves. Evaluación riesgos Identifica y analiza los riesgos ( probabilidad e impacto) Identificar puntos críticos de los procesos. Respuesta al riesgo Políticas de gestión minimizar riesgos. (amenazas y fortalezas) Crear estrategias por medio de indicadores de gestión. Actividades control Implementar políticas y procedimientos ( asegurar que las respuestas al riesgo vaya bien). Actividades de control para puntos críticos y mitiguen riesgos. Información y comunicación Clara y objetiva Documento respaldo. Supervisión y monitoreo Evaluaciones desempeño Indicadores de gestión.

Beneficios Alcanzar objetivos Entendimiento de riesgos Identifica los riesgos Menos sorpresas Mayor enfoque interno Mas información riesgo y toma de decisiones.

Manual de control interno para conocer normas y procedimientos. Componente Parámetros Modelo Ambiente interno Filosofía de la gestión de riesgos, cultura de riesgo, consejo de administración o dirección, integridad y valores éticos, compromiso de competencia, asignación de autoridad y responsabilidad, políticas y prácticas en materia de talento humano. Manual de control interno para conocer normas y procedimientos. Establecimiento de objetivos La alta dirección tiene la necesidad de controlar los eventos que ponen en peligro la consecución de los objetivos y si es necesario, ajustar las estrategias para garantizar que objetivos serán alcanzados. El área de bodega es uno de los que contribuye al cumplimiento de objetivos. Identificación de eventos Se identifican los procesos claves de la Empresa. Identificar los riesgos que afectan los procesos. Identificar el tipo de riesgo de acuerdo a los riesgos de la Empresa. Los proceso de bodega son claves para la empresa. Evaluación de riesgos Especifica objetivos claros y adecuados. Identifica y analiza los riesgos. Describir el riesgo identificado. Para cada riesgo identificado se determinará el riesgo inherente considerando la probabilidad de ocurrencia y su consecuencia. Identificar puntos críticos que puedan afectar a las actividades de procesos de bodega. Respuesta al riesgo La Empresa después de todo el aparato de evaluación de riesgos debe decidir las políticas de gestión para minimizar el riesgo, las políticas estarán sujetas a la posición de la Empresa cómo las amenazas y también cómo van a ser explotadas las oportunidades Creación de estrategias de acuerdo a los resultados de los indicadores de gestión. Actividades de control Son los movimientos que monitorean el progreso de la Empresa, señalando si los resultados están dentro de las estrategias pre-establecidas, y por lo tanto, contribuirán a alcanzar los objetivos de la Empresa. Controles que mitiguen el riesgo y cubran puntos críticos. Información y comunicación Se refiere al tratamiento de las noticias y su fluctuación en la organización. La información debe ser clara y objetiva, mientras que lo que es necesario que la comunicación sea veraz y directa, sin interferencia. Comunicar la información con documento respaldo Supervisión y monitoreo Evaluaciones de desempeño Evaluaciones Independientes Aplicar indicadores de gestión de las cuatro perspectivas.

Parámetro de semaforización Indicadores Son estadísticas simples o compuestas que reflejan algo importante y representa una relación cuantitativa entre dos cantidades Meta Nivel máximo de logro, comunican el nivel de desempeño esperado. Parámetro de semaforización Aceptable (verde) Con riesgo (amarillo) Critico (rojo)

CAPITULO IV PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA DE LA EMPRESA INTCOMEX DEL ECUADOR S.A ORIENTADO A RIESGOS (ERM).

Evaluación del control interno de bodega Componentes Ponderación Total Calificación total Nivel de confianza Nivel de Riesgo Ambiente interno 100 72 Moderado Establecimiento de objetivos 50 47 94 Bajo Identificación de eventos 35 70 Evaluación de riesgos 45 90 Respuesta al riesgo 40 36 Actividades de control 58 64,44 Información y comunicación 43 86 Supervisión y monitoreo 82,86 TOTAL 500 394 78,8   𝑁𝐶= 𝐶𝑇∗100 𝑃𝑇 NR = 100- NC 𝑁𝐶= 394∗100 500 NC= 78,8% NR = 100% - 78,8% NR = 21,2% Nivel de Confianza Bajo Medio Alto 15% 50% 51%-75% 76%-95% 85%-50% 49%-25% 24%-5% Nivel de Riesgo

MATRIZ DE RIESGOS Proceso Calificación riesgo Riesgo identificado Recepción Medio Alto   -Inexistencia de indicadores de gestión para el área. -Inexistencia de documentos que respalden las actividades. - Práctica de valores éticos e integridad. Perchaje - Falta de espacio para ubicar la mercadería (espacio asignado lleno). - Inexistencia de documentos que respalden las actividades. Despacho Bajo -Falta de personal para el despacho de la mercadería. -Falta de conocimiento del sistema informático manejado por el departamento

POLÍTICAS Facturar todos los packs generados. Revisar que no haya existencias negativas. Realizar inventarios periódicos de productos al azar. Mantener los productos en las ubicaciones establecidas. Digitalizar a diario las facturas emitidas. Realizar reportes de guías enviadas a clientes de provincias para las diferentes áreas de la empresa. Mantener limpio y ordenado su sitio de trabajo. Utilizar los equipos de seguridad industrial. Confidencialidad en el manejo de la información. Revisar en la documentación las firmas de autorización correspondiente. Cumplir con horarios de mercadería cliente provincia Revisar que la mercadería facturada sea la correcta Cumplir con los requerimientos de la compañía para la entrega de las facturas como son: firmas, nombre, numero de cedula y sello de quien retira la mercadería. El personal debe registrar su ingreso y salida en el reloj biométrico. Los empleados no puede comer en el área de bodega. El almuerzo tiene una duración de una hora. Utilizar las herramientas de bodega adecuadamente. POLÍTICAS

Palabras claves Palabras Significado Picker Es la persona que prepara la mercadería Packer Es la persona que revisa y saca la mercadería del sistema Shiper Es la persona que entrega y factura la mercadería. Transporte propio Envíos de la mercadería en la ciudad Cliente recoge El cliente lleva la mercadería de las instalaciones de la empresa. Envíos locales Envíos a otras ciudades

Se realiza la revisión de sobrantes y faltantes de mercadería Espacio llenos para el almacenamiento. RECEPCIÓN MERCADERÍA

Los espacios asignados se encuentran llenos PERCHAJE MERCADERÍA

DESPACHO MERCADERÍA El picker busca los productos de las estanterías. El shiper revisa los productos y entrega. DESPACHO MERCADERÍA

Determinación de indicadores del departamento de bodega

INDICADORES

Número de faltantes de pedido Faltantes de mercadería Número de empleados que reciben capacitación Falta de capacitación PUNTOS CRITICOS Rendimiento de almacenamiento. Espacios llenos Falta de manual de control interno Manual de control interno.

INTCOMEX DEL ECUADOR S.A. MANUAL DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE BODEGA INTCOMEX DEL ECUADOR S.A. ANEXO

los factores externos son favorables para el desarrollo de la empresa. Conclusiones los factores externos son favorables para el desarrollo de la empresa. la posición de la empresa es buena con una participación de mercado del 20%, debido a que es una de las empresas que lidera el mercado. La empresa cuenta con productos más productos estrellas que perros, los cuales generan mayores ingresos y su participación en el mercado es alta. Se ha establecido indicadores de gestión para cada proceso del departamento con el fin de realizar comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Se ha diseñado un manual de control interno bajo COSO ERM el objetivo de una mejor administración de riesgos. La empresa cuenta con los recursos suficientes para aprovechar las oportunidades en el país La empresa cuenta con más fortalezas y oportunidades además tienen amenazas y debilidades que con el planteamiento de estrategias se las puede controlar y mejorar.

Recomendaciones Realizar análisis PESTEL para conocer la situación y los factores que pueden afectar o ayudar a la empresa. Mantener la calificación de marcas actualizada para seguir ofreciendo la variedad de productos. Realizar promociones para vender productos estrella combinados con productos perros. Realizar acuerdos con el ministerio de Comercio Exterior respecto a la reducción de importaciones. Se debe implementar el sistema propuesto de control interno en el departamento de bodega. Reorganizar los espacios o a su vez la ampliación del área para disminuir los costos de almacenamiento. Capacitar a los empleados Realizar inventario de los riesgos a que bodega está expuesta

GRACIAS