PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD -ESTRATEGIA DE PROYECTO -   PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD -ESTRATEGIA DE PROYECTO -

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD -ESTRATEGIA DE PROYECTO - Es la representación de una estructura coherente a través de objetivos claramente encadenados entre si, medidos con los indicadores de desempeño y gestión, sujetos al logro de unos compromisos determinados (metas) y respaldados por un conjunto de iniciativas o proyectos. Proporciona una serie de medidas diseñadas para unir la brecha entre la visión de la empresa y las acciones del día a día de los empleados, ayudando a asegurar que los sistemas internos y los procesos estén orientados hacia la satisfacción del cliente y el desempeño financiero. Contribuye al logro de los requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008

Planear Actuar Verificar Hacer MISION VISION POLITICA OBJETIVOS INDICADORES ESTRATEGIA PROYECTO Planear Actuar Verificar Hacer

Cumplimiento de Requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008 PLANEAR 5.3 Política Calidad 5.4.1 Objetivos Calidad 6.2.2 Recurso Humano 7.1 Planificación y Realización del Producto 7.5.1 Control de la Producción y Prestación del Servicio (Indicadores) HACER 7.4 Compras (Proveedores) 8.4 Análisis de Datos VERIFICAR 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.3 Seguimiento y Medición de Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medición de Producto 8.3 Control de Producto No Conforme 5.6.1 Revisión por la Dirección ACTUAR 8.5 Mejora Continua Cumplimiento de Requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA CALIDAD -ESTRATEGIA DE PROYECTO - ¿Qué HACE? Mejorar el rendimiento de la empresa, debido a que alinea los procesos y encamina la organización hacia la visión estratégica. Aclara y transmite la visión de la empresa a través de la organización. Comunica y vincula los objetivos organizacionales a las actividades de los CN’s. Promueve la retroalimentación y comunicación. Asegura un planeamiento sucesivo.

ESTRATEGIA DE PROYECTO PLANEACIÓN (7.1) (Procesos) 1. CALIDAD Y EFICIENCIA (7.1*) 2. CLIENTES (8.2.1*) 3. PERSONAL (6.2.2*) 4. AMBIENTES DE TRABAJO SEGURO (6.4*) 5. PROVEEDOR (7.4*) 6. MEDIO AMBIENTE 7. EFECTIVIDAD DE COSTOS Y RENTABILIDAD (7.1*) 8. MEJORA CONTINUA (8.5*) PLANEACIÓN (7.1) (Procesos) CARACTERIZACIÓN Descripción del Proceso PLANIFICACION ESTRATEGICA DE LA CALIDAD *Requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN - ESTRATEGIA DE PROYECTO • Reducción drástica de la incertidumbre, de las angustias y la subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organización y el bienestar de todos los trabajadores. • Motivar a los miembros del equipo para alcanzar metas retadoras, y generar un proceso de mantenimiento continuo que haga que su proceso sea líder. • Generar un proceso de innovación e enriquecimiento del trabajo diario. • Impulsar la eficiencia, la eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los negocios. • Disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio para determinar que tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas.

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN - ESTRATEGIA DE PROYECTO • Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar comportamiento preactivos. • Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo. • Establecer una gerencia basada en datos y hechos. • Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves de la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de sus metas. • Reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización.

PLANEACIÓN SEGUIMIENTO MEJORA Y CONTROL Desviación del comportamiento planeado y la iniciación de acciones de mejoramiento. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado momento.

ANÁLISIS DE RESULTADOS Permite sustentar las razones del cumplimiento o incumplimiento de los indicadores definidos y la definición de las acciones de mejoramiento necesarias bajo los siguientes criterios: Acción Correctiva Calificación Periodo < 5,0 Acción Preventiva 5,0 < Calificación Periodo < 8,0 Acción de Mejora Calificación Periodo > 8,0 Nota: Debe realizarse mensualmente entre el Director y sus Líderes, quedando registro en el formato de acta “MPE-06-F-01-02”, la cual debe cargarse en la actividad correspondiente. Lo anterior debe referenciarse en la hoja Cal Proy de cada estrategia de proyecto de los CN´s.

ANÁLISIS DE RESULTADOS PRIMER INCUMPLIMIENTO La generación de la acción de mejoramiento queda a criterio del líder del proceso. En caso de la no generación de la acción de mejoramiento a pesar del incumplimiento de la meta debe realizar la respectiva justificación. SEGUNDO INCUMPLIMIENTO TERCER INCUMPLIMIENTO Se debe generar la respectiva acción de mejoramiento. En este caso ya no se acepta ninguna justificación y necesariamente debe quedar registrada la acción de tipo correctiva. Cuando la Calificación del Periodo < 5,0 tenga en cuenta los siguiente:

GENERACIÓN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Solicitud: Dirigida a Pedro Felipe Olivares Martinez (Destinatarios), en lo posible y si corresponde acompañar la solicitud con el respectivo análisis de causa y planes de acción con los diferentes responsables y fechas propósito de ejecución.

ENTREGA ESTRATEGIA DE PROYECTO Subir el archivo al Portal de Actividades, en la actividad creada para este fin, los primeros quince días calendario del mes mediante una bitácora informativa. Para considerarse entregada la estrategia de proyecto: Debe estar diligenciada en su totalidad. No debe tener celdas con datos #¡ERROR! O #¡DIV/0! Presentar el análisis de los resultados de los indicadores, así como las acciones de mejoramiento resultantes, esto mediante el acta de la reunión con su respectivo director, la cual subirá el director al portal mediante la actividad definida para esto. Tener en cuenta las observaciones que la Dirección de Gestión y Control ha realizado en periodos anteriores.

ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Acción tomada sea esta de tipo correctivo, preventivo o de mejora, encaminada a eliminar la causa raíz, prevenir el riesgo o aumentar la eficacia de los procesos del Sistema de Gestión. Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Acción Preventiva Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable para prevenir su ocurrencia. Acción de Mejora Acción encaminada a aumentar la eficacia de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.

INFORMACIÓN DE ENTRADA Observación de funcionarios Seguimiento y medición de procesos Revisión por la Dirección Auditorías Internas Análisis de Estrategia de Proyecto Producto No Conforme INFORMACIÓN DE ENTRADA NO CONFORMIDAD (Incumplimiento de un Requisito especificado) Acción Correctiva/Preventiva Implementación de su eficacia

HERRAMIENTAS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS Un correcto análisis de la causa del problema nos permitirá erradicar definitivamente el mismo; Para esto existen distintas herramientas que nos pueden ayudar en la búsqueda de la causa o causas raíz y de mayor importancia. Lluvia de Ideas Método Espina de Pescado Los Cinco Por Qué Diagrama de Pareto Histogramas

DEFINCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Se tiene definido un tiempo no mayor a tres (3) días (a partir de aprobada la Actividad) para definir el Plan de Acción; para ello se debe describir la tarea a realizar, definir la fecha de ejecución y el responsable de la misma. Para el caso de las acciones correctivas incluya como primer plan de acción la corrección inmediata de la No conformidad real detectada Tiempo recomendado para la ejecución de las acciones de mejoramiento: Acciones Correctivas: 90 días Acciones Preventivas: 180 días Acciones de Mejora: 360 días

SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN DE MEJORAMIENTO La acción definida debe ser llevada a cabo según lo planificado. Una mala implementación y/o un análisis incorrecto de causas podría quitarle eficacia a la acción de mejoramiento tomada. Si la acción de mejoramiento no resulta eficaz hay que realizar un nuevo análisis de causas, con el fin de generar una nueva acción. Nota: Se genera un informe mensual del seguimiento de las acciones de mejoramiento. - ACPM Balance - (Actividad 13443)

ACPM BALANCE

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