Dirección de gestión y Control ACTUALIZACION EN ISO 19011:2011 Nueva norma de auditorías de sistemas de gestión Dirección de gestión y Control Mayo 2012

Objetivos: Comprender los cambios asociados a la ultima revisión de la norma en las directrices establecidas por ISO 19011:2011 para la realización de las auditorias internas a los sistemas de Gestión. Identificar los aspectos de mayor importancia que deben ser tenidos en cuenta en las empresas, para garantizar la orientación sobre la planeación y realización de una auditoria de un sistema de gestión, consistente con la ISO 19011:2011.

Proceso de Normalización Internacional Norma ISO 19011

Norma ISO 19011 UNE-EN ISO 19011:2002 – Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. UNE-EN ISO 19011:2011 – Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

Principales diferencias entre la versión 2002 y 2011 ISO 19011. El alcance se ha ampliado, de la auditoria de los sistemas de gestión de calidad y del medio ambiente, a las auditorias de cualquier tipo. La relación entre las normas ISO 19011 e ISO/IEC 17021 se ha aclarado. Se ha incluido los métodos de auditoria a distancia o remotas y el concepto de riesgos. Se incluye la confidencialidad como un nuevo principio de auditoria. Se han reorganizado los capítulos 5, 6 y 7

Principales Cambios entre la versión 2002 y 2011 ISO 19011. Se ha fortalecido el proceso de determinación de las competencias y el proceso de evaluación de los auditores. Se incluyo un nuevo Anexo B con información adicional para planificar y realizar las auditoria, reconociendo los métodos de muestreo. Se incluyo un nuevo Anexo A con ejemplos ilustrativos de los conocimientos y habilidades especificas relacionados con el sector que se audita asociadas con sistemas de gestión.

Ámbito de aplicación y la relación entre la Norma ISO 19011:2011/ IEC 17021:2011 ISO 19011:2011, orientación para la auditoría de los sistemas de gestión, es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorias internas (1°) o externas de segunda parte (Proveedores). Es posible aplicar esta norma a otros tipos de auditorias. ISO/ICE 17021:2011 Evaluación de la conformidad -Requisitos para organismos que prestan servicios de auditoría y certificación de sistemas de gestión, tiene por objeto aumentar la confianza en los certificados emitidos conforme a las normas de sistema de gestión (9001), (14001) y (22000).

19011:2011 17021:2011 Requisitos para organizaciones que auditan. 19011:2011 17021:2011 Requisitos para organizaciones que auditan. Orientaciones

Capítulo 3. Términos y Definiciones Participantes en la auditoria Observador Experto técnico Guía Auditado Auditor en formación Cliente de la auditoría Líder del equipo auditor

Nuevas Definiciones Observador Riesgo Guía Conformidad No conformidad Sistema de Gestión

Capítulo 4. Principios de Auditoría Para los auditores y aquellos que gestionan el programa de auditoria. Integridad Presentación ecuánime Debido cuidado profesional Confidencialidad Independencia Enfoque basado en la evidencia. Para las auditorias

CONFIDENCIALIDAD NUEVO PRINCIPIO Seguridad de la información. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoria no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoria, o de modo que perjudique el interés propio del auditado.

INTEGRIDAD AJUSTE Fundamento de la profesionalidad Los auditores y las personas que gestionan un programa de auditoria deberían: Desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. Observar y cumplir todos los requisitos legales aplicables. Demostrar su competencia al desempeñar su trabajo. Desempeñar su trabajo de manera imparcial, es decir , permanecer ecuánime y sin sesgo en todas sus acciones. Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio mientras lleva a cabo su auditoria.

INDEPENDENCIA La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que es auditada. Ser independientes de los gerentes operativos de las funciones a ser auditadas Basar los hallazgos y conclusiones de la auditoría en las evidencias, no en la influencia.

Capítulo 5. Gestión de un programa de auditoría Definir los objetivos y

Establecimiento de los objetivos y del Programa de auditoría. Establecer los objetivos del programa de auditoría. Funciones y responsabilidades de la/s persona/s que gestionan el programa de auditoría Competencia de las personas responsables de gestionar el programa de auditoría Determinación de la amplitud o alcance de un programa de auditoría Evaluación de riesgos del programa de auditorías Establecimiento de procedimientos de programa de auditorías Identificación de recursos del programa de auditoria

5.3.4 RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Tiempo Personal

5.3.5 Establecer los procedimientos del programa de auditoría Interactivas con el personal (En sitio - Remotas ) No interactivas (En sitio – Remotas ).

Implantación del programa de auditoría Generalidades Definición de objetivos, alcance y criterios de auditoría de forma individual. Determinación del método/s de auditoría Selección del equipo auditor Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para la/s auditoría/s individual/es. Gestión del resultado del programa de auditoria. Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoría.

Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría

Capitulo 6 Realizar una auditoria.(I)

Actividades de auditoría (II) INICIO DE LA AUDITORÍA - Generalidades (designación del líder del equipo auditor) - Contacto inicial con el auditado - Determinar viabilidad de la auditoría PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA - Revisar documentación del cliente en la preparación de la auditoria. - Preparación del plan de auditoría - Asignación de las tareas al equipo auditor - Preparación de los documentos de trabajo (Anexo B.4) REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Realización de la reunión de apertura -Revisión de la documentación durante la auditoria.(Anexo B.2) - Comunicación durante la auditoría - Funciones y responsabilidades de los guías y observadores - Recopilación y verificación de información (Métodos de auditoría: Interactivas – No interactivas / In situ – Remotas: Anexo B.1; Fuentes de información: Anexo B.5; Muestreo a juicio del auditor o estadístico: AnexoB.3; Visitas in situ: AnexoB.6; Cómo realizar entrevistas: Anexo B.7) - Hallazgos de la auditoría (Anexo B.8) - Conclusiones de la auditoría - Realización de la reunión de cierre

AJUSTES Anexo B.4 Preparación de las actividades de auditoria. Anexo B.2 Realización de las actividades de auditoria.

Anexo B5 Selección fuente de información. Entrevistas, observación, documentos, registros, indicadores, encuestas externas, Calificación de proveedores, base de datos, muestreos (anexo B3), Etc. Anexo B3.

Anexo B.6 Visitar el lugar del auditado Consideraciones a tener en cuenta durante las actividades in situ

Anexo B8. Hallazgos de la auditoría Conformidad Oportunidades de mejora No conformidad Buenas prácticas / Puntos fuertes Puntos débiles Riesgos

Actividades de auditoría (III) PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA - Preparación del informe de auditoría - Distribución del informe de auditoría FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA - Finalización de las actividades, conservación/destrucción de documentos, no revelación de contenidos, - Lecciones aprendidas REALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA - Correcciones, acciones correctivas / preventivas / de mejora eficaces

Capitulo 7 COMPETENCIA Y EVALUCIÓN DE LOS AUDITORES.

Criterios de Evaluación Mantenimiento y mejora de la competencia Conductas personales Conocimientos y habilidades Experiencia laboral y en auditorías Formación como auditor Educación Criterios de Evaluación Método de Evaluación Evaluación Mantenimiento y mejora de la competencia

Ajustes 7.2.1 Generalidades Para decidir sobre los niveles de conocimiento y habilidades requeridos para los auditores, se incluye el criterio asociado con las disciplinas del sistema de gestión a ser auditado. 7.2.2 Atributos personales

Ajustes. Documentos del sistema de Gestión 7.2.3.3 Conocimientos y habilidades específicas de la disciplina y del sector de los auditores de sistema de Gestión. Principios, procedimientos y técnicas de auditoria Documentos del sistema de Gestión Leyes, reglamentos y requisitos aplicables Situaciones de la organización

Conocimiento y Habilidades Técnicas, procedimientos, principios de auditoría Sistemas de gestión y documentos de referencia Requisitos legales y otros requisitos Genéricos del auditor Liderar y representar el equipo auditor • Gestionar el proceso de auditoría • Gestionar las fortalezas, debilidades y la relación de trabajo del equipo auditor • Entender y respetar opiniones de expertos • Preparar y completar informe de auditoría Genéricos del líder • Requisitos del sistema de gestión específico • Requisitos legales y otros requisitos aplicables específicos • Información de los procesos del negocio y técnicos • Conocimiento específico del sector • Técnicas y métodos del gestión de riesgos Específicos (disciplina y sector)

Anexo A

Anexo A. Ejemplo conocimientos específicos en el sistema de gestión de calidad.

Ajuste 7.2.3.5 Conocimientos y habilidades para auditar sistemas de gestión que tratan múltiples disciplinas. Los auditores que pretenden participar como miembros de un equipo auditor en auditorias de sistemas de gestión combinadas deberían tener competencia necesaria para: auditar al menos una de las disciplinas de sistema de gestión Entender la interacción entre los diferentes sistemas de gestión. Entender los requisitos de cada una de las normas de los sistemas de gestión. Reconocer los limites de sus conocimientos en cada una de las disciplinas. Lideres del equipo de auditorias

7.2.4 Logro de la competencia del auditor Los conocimientos y habilidades del auditor pueden obtenerse usando una combinación de los siguiente: Educación formal o formación y experiencia Programas de capacitación que cubran el conocimiento del auditor y las competencias generales Experiencia en una posición gerencial para el desarrollo de habilidades relacionadas con la toma de decisiones. Experiencia en auditorias adquirida bajo la supervisión de un auditor en la misma disciplina para el desarrollo de habilidades (Técnicas).

Criterios de evaluación CRITERIOS Y METODOS DE EVALUACIÓN Numeral 7.3 y 7.4 Cualitativos Conducta personal Conocimiento y habilidad Cuantitativos Años de experiencia Numero de auditorias dirigidas Horas de formación en auditorias. Criterios de evaluación Métodos de evaluación Evaluación del auditor Revisión de registros Retroalimentación Entrevistas Observación Examen Revisión post-auditoría

Muchas gracias por su atención CLAUDIA LORENA NIÑO