de los Sistemas de Gestión

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1 de los Sistemas de Gestión
Formación de Auditores Internos de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental Norma ISO : 2002

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 5.Gestión de un programa de auditoría
1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de la auditoria 5.Gestión de un programa de auditoría Generalidades Objetivos y amplitud de un programa de auditoría Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de auditoria Implementación de un programa de auditoria 6 Actividades de auditoría Generalidades Inicio de la auditoría Revisión de la documentación Preparación de la actividades de auditoría in situ Realización de la auditoría in situ

3 7 Competencia y evaluación de los auditores
Generalidades Cualidades personales Conocimientos y habilidades Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías Mantenimiento y mejora de la competencia Evaluación del auditor

4 Objeto y campo de aplicación
Esta norma proporciona orientación sobre: Los principios generales de auditoría, La gestión de programas de auditoría, La realización de auditorías de sistemas de gestión de la calidad y ambiental. La competencia de los auditores de sistemas de gestión ambiental y de la calidad. Es aplicable a todas las organizaciones que tienen la necesidad de llevar a cabo y dirigir auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental internas o externas.

5 2. Referencias normativas
ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. ISO 9001:2000, Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos

6 ISO 19011 ISO 14010 14011 y 14012 ISO 10011 Partes 1, 2 y 3

7 Términos y definiciones

8 3.1 Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (3.3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria (3.2). NOTAS

9 3.2 Criterios de auditoria
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. 3.3 Evidencias de la auditoría Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría (3.2) y que son verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

10 3.4 Hallazgos de la auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3) recopilada frente a los criterios de auditoría (3.2). NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora.

11 3.5 Conclusiones de la auditoría
Resultado de una auditoría (3.1), que proporciona el equipo auditor (3.9) tras considerar los objetivos de la auditoría y de todos los hallazgos de la auditoría (3.4). 3.6 Cliente de la auditoría Organización o persona que solicita una auditoría (3.1). NOTA: El cliente puede ser el auditado (3.7) o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales de poder solicitar una auditoría (3.1).

12 3.7 Auditado Organización que es auditada. 3.8 Auditor Persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditoría (3.1).

13 3.9 Equipo auditor 3.10 Experto técnico
Uno o más auditores (3.8) que lleva a cabo una auditoría (3.1), con el apoyo , si es necesario, de expertos técnicos (3.10). 3.10 Experto técnico Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor (3.9).

14 3.11 Programa de auditoría 3.12 Plan de auditoría
Conjunto de una o mas auditorías (3.1) planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 3.12 Plan de auditoría Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria (3.1).

15 3.13 Alcance de la auditoría
Extensión y límites de una auditoría (3.1). NOTA: El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. 3.14 Competencia Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

16 4 Principios de Auditoria
Los tres principios siguientes se refieren a los auditores: Conducta ética – el fundamento de la profesionalidad. (confianza, integridad, confidencialidad y discreción al auditar). Presentación ecuánime – la obligación de informar con veracidad y exactitud. (hallazgos, conclusiones e informes deben reflejar veracidad y exactitud). Debido cuidado profesional – la aplicación de diligencia y juicio al auditar. (responder a la confianza que les tiene el cliente de la auditoria).

17 Los principios de auditoría que siguen se refieren a la auditoría:
Independencia – la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Enfoque basado en evidencia – el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.

18 Respecto a la evidencia de la auditoria se debe resaltar que:
es verificable y está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. el uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoria.

19 5 Gestión de un programa de auditoria
Planificar y organizar un programa de auditoria y realizarlo de forma eficaz y eficiente.

20 5.1 Generalidades La Alta Dirección debe asignar la responsabilidad para: Establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria; y Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.

21 5.2 Objetivos y amplitud de un programa de auditoria
a)       prioridades de la dirección; b)       propósitos comerciales; c)       requisitos del sistema de gestión; d)       requisitos legales, reglamentarios y contractuales; e)       necesidad de evaluar a los proveedores; f)         requisitos del cliente; g)       necesidades de otras partes interesadas; y h)       riesgos de la organización.

22 5.2.2 Amplitud de un programa de auditoria
La amplitud de un programa puede variar y estará influenciada por el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que se audite, y: el alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria que se realice; la frecuencia de las auditorías que se realicen; el número, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades que se auditen; las norma, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, otros criterios de auditoria;

23 5.3. Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditorías
5.3.1 Responsabilidades del programa de auditoria A los que se les ha asignado la responsabilidad de la gestión del programa de auditoria deberían: establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoria; establecer las responsabilidades y los procedimiento, y asegurarse de que se proporcionan recursos; asegurarse de la implementación del programa de auditoria; asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoria; y realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria.

24 5.3.2 Recursos del programa de auditoria
En la identificación deben considerarse: Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoria; Las técnicas de auditoria; Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor, y para mejorar su desempeño; La disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoria; La amplitud de programa de auditoria; y El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoria.

25 5.3.3 Procedimientos del programa de auditoria
Los procedimientos del programa de auditoría deben considera lo siguiente: a) la planificación y elaboración del calendario de las auditorias; b) el aseguramiento de la competencia de los auditores y de los jefes/líderes de los auditores; c) la selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones responsabilidades; d) la realización de las auditorias;

26 5.3.3   Procedimientos del la realización del seguimiento de la auditoria, si es aplicable; la conservación de los registros del programa de auditoria; el seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoria; y la comunicación de los logros globales del programa de auditoria a la alta dirección.

27 5.4 Implementación del programa de auditoria
La implementación del programa debe incluir lo siguiente: la comunicación del programa de auditoria a las partes pertinentes; la coordinación y elaboración del calendario de las auditorías y otras actividades relativas al programa de auditoria; el establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluación de los auditores y su continuo desarrollo profesional, de acuerdo con los apartados 7.6 y 7.5; asegurarse de la selección de los equipos auditores; la provisión de los recursos necesarios para los equipos auditores;

28 5.4 Implementación del asegurarse de la realización de las auditorías de acuerdo el programa de auditoria; asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditoria; asegurarse de la revisión y aprobación de los informes de auditoría,asegurarse de su distribución al cliente de la auditoria y a otras partes especificadas; y asegurarse del seguimiento de la auditoría, si es aplicable.

29 5.5 Registros del programa de auditoría
Los registros deben conservarse para demostrar la implementación del programa de auditoría y debería incluir: a)Registros relacionados con auditoría individuales, tales como: -          planes de auditoría; -          informes de auditoría; -          informes de no conformidades; -          informes de acciones preventivas y correctivas; - informes de seguimiento, si es aplicable. b)   resultados de la revisión del programa de auditoría;. . .

30 5.5 Registros del programa. . . . .
registros relacionados con el personal de la auditoría que traten aspectos tales como: -  evaluación del auditor y evaluación del desempeño; - selección del equipo auditor; - mantenimiento y mejora de la competencia. Los registros deben conservarse y guardarse con la seguridad apropiada

31 5.6. Seguimiento y revisión del programa de auditoria
El programa de auditoría debe seguirse y revisarse a intervalos apropiados para determinar si se ha cumplido con los objetivos e identificar oportunidades para su mejora. Para ello pueden utilizarse indicadores del desempeño de características tales como: la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria; la conformidad con los programas y calendarios de auditoria; la retroalimentación de los clientes de la auditoria, de los auditados y de los auditores.

32 La revisión del programa de auditoria debería considerar:
Los resultados y las tendencias del seguimiento; La conformidad con los procedimientos; Las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas; Los registros del programa de auditoria; Las prácticas de auditoria alternativa o nuevas; y La coherencia en el desempeño ente los equipos auditores en situaciones similares. Los resultados de las revisiones del programa de auditoria pueden llevar a acciones correctivas y preventivas y a la mejora del programa de auditoria.

33 6. Actividades de auditoria
Este capítulo proporciona una orientación sobre la planificación y forma de llevarse a cabo las auditorias.

34 actividades de seguimiento de la auditoria
la auditoría Finalización de la auditoía Revisión de la documentación Revisión de los documentos pertinentes del SGC, incluyendo registros, y determinación de adecuación respecto a los criterios de auditoria Inicio de la auditoría Designación del auditor líder Definición de objetivos, alcance y criterios Determinación de viabilidad de la auditoria Selección del equipo auditor Establecimiento del contacto inicial con el auditado Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría Preparación del reporte de auditoria Aprobación y distribución del informe de auditoria Preparación de las actividades de auditoría in situ Preparación del plan de auditoria Asignación de tareas al equipo auditor Preparación de documentos de trabajo Realización de las auditoria in situ Realización de la reunión de apertura Comunicación durante la auditoria Papel y responsabillidades de los quías y observadores Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de la auditoria Prepariación de conclusiones de la auditoria Realización de la reunión de cierre Visión global de las actividades de seguimiento de la auditoria

35 6.2 Inicio de la auditoria 6.2.1  Designación del auditor jefe / líder del equipo auditor Los responsables de gestionar el programa de auditoria deberían designar un jefe/líder del equipo auditor para cada auditoria específica.

36 Definición de: 6.2.2 Definición de objetivos, alcance y criterios
hasta dónde 3 Criterios: contra qué se determina conformidad 1 Objetivos: qué se va a lograr con la auditoria grado de conformidad del SGC evaluación de la capacidad del SGC para evaluar los requisitos legales evaluar la eficacia del SGC para lograr los objetivos identificar áreas de mejora potencial del SGC Describe la extensión y los límites de la auditoria: ubicación, unidades de la organización, actividades, procesos a auditar y tiempos Referencia de conformidad, pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes, reglamentos requisitos del SGC y contractuales Definición de:

37 Contacto inicial con el
a) disponibilidad la información y apropiada para planificar la auditoria; b) disponibilidad para la cooperación adecuada del auditado; y c) la disponibilidad de tiempo y recursos adecuados. establecer canales de comunicación con el representante del auditado; confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria proporcionar información sobre las fechas y la duración propuesta y la composición del equipo auditor; solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registros; determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar; Hacer los preparativos para la auditoria; y Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor. los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoria si la auditoria es una auditoria combinada o conjunta la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoria los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditación/certificación según aplique la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses; La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente; y el idioma y la comprensión de las características sociales y culturales del auditado. 6.2.3 viabilidad 6.2.4 Selección del equipo auditor 6.2.5 Contacto inicial con el auditado

38 6.3 Revisión de la documentación
La documentación pude incluir: Documentos y registros pertinentes del SGC e informes de auditorias previas. La revisión de la documentación depende de factores como: el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización; el objetivo y alcance de la auditoria, etc. Si el auditor líder encuentra que la documentación es inadecuada se lo debe comentar al cliente de la auditoria y decidir sobre qué hacer.

39 6.4 Preparación de las actividades de auditoria in situ
Actividades fundamentales para el desarrollo efectivo de una Auditoria

40 6.4.1 Preparación del plan de auditoria
Lo debe preparar el Líder auditor con base en lo solicitado por el cliente y lo acordado con el equipo auditor y el auditado. Debería incluir lo siguiente: Los objetivo de auditoria; Los criterios de auditoria y los documentos de referencia; El alcance de la auditoria, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse; Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoria in situ; La hora y la duración estimadas in situ, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor. .

41 6.4.1    Preparación del plan Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompañantes; La asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoria; La identificación del representante del auditado en la auditoria; El idioma de trabajo y del informe de la auditoria; Los temas del informe de auditoria; Preparativos logísticos; Asuntos relacionados con la confidencialidad; y Cualquier acción de seguimiento de la auditoria.

42 6.4.1    Preparación del plan El plan debe ser revisado y autorizado por el cliente y presentado al auditado antes de que inicie la auditoria in situ. Cualquier objeción del auditado debería se resuelta entre el jefe/líder del equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditoria. Cualquier revisión al plan de auditoria debería ser acordada entre las partes interesadas antes de continuar la auditoria.

43 6.4.2 Asignación de las tareas al equipo auditor
El auditor jefe/líder de acuerdo con el equipo auditor debe: Asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades especificas, considerando siempre la independencia y competencia del auditor. Pueden realizar cambios en las asignaciones de tareas a medida que la auditoria se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoria.

44 6.4.3 Preparación de los documentos de trabajo
Los miembros del equipo auditor deben revisar la información y con base en ello preparar los documentos de trabajo necesarios para desarrollar la auditoria. Los documentos de trabajo pueden ser necesarios para desarrollar la auditoria y deben retenerse, al menos, hasta que finalice la auditoria. Entre los documentos de trabajo que pueden ser utilizados se encuentran: listas de verificación, planes de muestreo para auditoria, formularios para registrar información, etc.

45 6.4.3 Preparación de los Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria y Formularios para registrar la información. ¿Qué son? “Es una herramienta de trabajo esencial para el Auditor”. “Es el mapa que diseña un Auditor para manejar de manera efectiva una Auditoría”. Tiene como finalidad asegurar que la Auditoria sea representativa y se lleve a cabo de acuerdo al alcance y objetivos establecidos.

46 6.5 Realización de las actividades de auditoria in situ

47 6.5.1 Realización de la reunión de apertura
Debe realizarse una reunión de apertura con el auditado para: Confirmar el plan de auditoria; Proporcionar un breve resumen de cómo se llevará a cabo las actividades; Confirmar los canales de comunicación Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas;

48 6.5.2 Comunicación durante la auditoría
Los miembros del equipo auditor deben considerar cuando sea necesario: Consultarse periódicamente para intercambiar información, evaluar el proceso y reasignar tareas; El jefe/líder comunicar periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado al cliente; Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditoría debería registrarse y notificarse al jefe/líder del equipo auditor; Cualquier necesidad de cambios al alcance de la auditoría, debería revisarse con el cliente y aprobarse por él. . .

49 6.5.2 Comunicación durante Cuando las evidencias de auditoria indiquen que no se puede alcanzar el objetivo de la misma, el líder auditor debe informar al cliente y al auditado para que se tomen las medidas pertinentes. Lo anterior puede derivar en una reprogramación del plan de auditoria, en sus objetivos o alcance, o la propia terminación de la auditoria.

50 6.5.3 Papel y responsabilidades de los guías y observadores
Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor, pero no forman parte del mismo y no deben influir ni interferir en la realización de la auditoría. Cuando el auditado designe guías, éstos deberían asistir al equipo y actuar cuando lo solicite el jefe/líder y sus responsabilidades son: Establecer los contactos u horarios para la entrevistas; Acordar las visitas a partes específicas de las instalaciones; Asegurarse de que las reglas concernientes con la protección y la seguridad de las instalaciones son conocidos y respetados por el equipo auditor; Ser testigo de la autoría a nombre del auditado; y Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información.

51 6.5.4 Recopilación de la información
Debe recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo: a)  funciones b)  actividades c)  procesos.

52 6.5.4 Recopilación de la. . . Sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de auditoria. Dicha evidencia debe ser registrada. La evidencia de auditoría se basa en muestras de información disponible, por lo que existe un cierto grado de incertidumbre y los participantes en la auditoria deben ser conscientes de esto.

53 NO Conformidad Equipo Auditado Auditor Criterios de
Conclusiones de la auditoria Evidencia de la auditoria Recopilación mediante muestreo apropiado y verificación Evaluación frente a criterios de auditoria Revisión Conformidad NO Equipo Auditor Auditado Observación Entrevista Medición Documental Fuentes de información Criterios de Auditoria Hallazgos de la auditoria

54 6.5.5 Generación de hallazgos de la auditoria
La evidencia de auditoría debe ser evaluada frente a los criterios de auditoria para generar los HALLAZGOS que indican: CONFORMIDAD o NO CONFORMIDAD con los criterios de auditoria, cuando así lo especifique el objetivo de la auditoria: OPORTUNIDADES DE MEJORA. Si lo considera conveniente, el equipo auditor puede reunirse para revisar los hallazgos de la auditoria. Las conformidades deben ser resumidas para indicar las ubicaciones, las funciones o los procesos que fueron auditados.

55 6.5.5 Generación de hallazgos de la auditoria
Las no conformidades y las evidencias de la auditoria que las apoyan deben registrarse. Deben revisarse con el auditado para obtener su comprensión y reconocimiento por parte del auditado. Esforzarse por resolver cualquier opinión divergente relativa a la evidencias y/o hallazgos, registrando en su caso, los puntos en que no haya acuerdo.

56 ¿Qué debe considerar un Auditor al redactar una No Conformidad?
Que esté completa: Lo estará si se incluye la EVIDENCIA, el HECHO de la NC y el REQUISITO que no se está cumpliendo. Que sea clara: Redactada de tal forma que la entienda alguien sin mucha experiencia en el SGC y que no requiera explicación.

57 Factores clave para redactar Conformidades/No Conformidades.
1.- Identificar la EVIDENCIA, los documentos, productos, materiales, instrumentos, equipos, etc. (elemento específico conforme / no conforme). 2.- Identificar el HECHO (la naturaleza) de la conformidad / no conformidad. 3.- Identificar el REQUISITO de la norma y/o documento de referencia.

58 6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoria
El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para: Revisar los hallazgos de auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma; Acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría; Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría; y Comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el plan de la misma.

59 6.5.7 Realización de la reunión final
La preside el auditor líder presenta los hallazgos y las conclusiones de auditoría de forma que sean comprendidos y reconocidos por el auditado; si es necesario, ponerse de acuerdo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas; podrían también estar el cliente de la auditoría y otras partes;

60 6.6 Informe de la auditoría
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría

61 6.6.1 Preparación del informe de auditoría
Debe ser preparado por el Auditor líder y debe incluir o hacer referencia a lo siguiente: los objetivos de la auditoría; el alcance de la auditoría; la identificación del cliente de la auditoría; la identificación del jefe/líder del equipo auditor; las fechas y lugares ; los criterios de auditoría; los hallazgos de la auditoría; las conclusiones de la auditoría;

62 El informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a:
el plan de auditoria; una lista de representantes del auditado; un resumen de proceso de auditoría; la confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría; las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría; las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado; las recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría; los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera; una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos; y la lista de distribución del informe de auditoria

63 6.6.2 Aprobación y distribución del informe de auditoría
El informe de la auditoría debe : Emitirse en el período de tiempo acordado. Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con lo establecido en el procedimiento; Distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditoría.

64 6.7 Finalización de la auditoría
La auditoría se completa cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan finalizado y el informe de la auditoría de haya aprobado y distribuido. Los documentos pertinentes a la auditoría deben: conservarse, destruirse de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria y los requisitos legales, reglamentarios, contractuales aplicables. . .

65 6.8 Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de: acciones correctivas, preventivas, o de mejora, según sea aplicable. Tales acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoría. El auditado debe mantener informado al cliente sobre el estado de las acciones tomadas.

66 6.8 Realización de Debe verificarse si se implementaron las acciones correctivas y si fueron eficaces. Esta verificación puede ser objeto de una auditoria posterior. NOTA: El programa de auditoría pueden incluir un seguimiento por parte del equipo auditor, en cuyo caso se debe mantener la independencia en dicho seguimiento.

67 7 Competencia y evaluación de los auditores

68 - Cualidades personales
7.1 La competencia se basa en la demostración de: - Cualidades personales - Aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades

69 Calidad Medio Ambiente
Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades Competencia = Calidad Conocimientos específicos y habilidades de (7.3.3) Medio Ambiente Conocimientos específicos y habilidades de medio ambiente (7.3.4) Conocimientos genéricos y habilidades (7.3.1 y 7.3.2) Educación Experiencia laboral Formación como auditor Experiencia en auditorias (7.4) Atributos personales (7.2) 7 Competencia de auditores en sistemas de gestión de calidad y / o ambientales

70 7.2 Atributos personales El auditor debería ser:
1.- Ético: Imparcial, sincero, honesto y discreto. 2.- Mente abierta: Dispuesto a considerar ideas o puntos de vistas alternativos. 3.- Diplomático: con tacto en las relaciones con las personas. 4.- Observador: activamente consciente del entorno físico y las actividades. 5.- Perceptivo: instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones.

71 7.2 Atributos . . . 6.- Versátil: se adapta fácilmente a diferentes situaciones. 7.- Tenaz: persistente, orientado hacia el logro de los objetivos. 8.- Decidido: alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos lógicos. 9.- Seguro de sí mismo: actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

72 El perfil de un mal Auditor
Inmaduro y poco profesional. Deshonesto. Polémico. Terco. Fácil de influenciar. Indeciso. Poco comunicativo. Mal planeador. Agresivo. Hablador. Poco razonable. Autoritario.

73 Hostilidad (agresividad). Tácticas de manipulación.
¿Cuáles son las posibles actitudes y reacciones que encontrará un Auditor por parte de los auditados? Autoritarismo. Hostilidad (agresividad). Tácticas de manipulación. Tácticas distraccionistas. Información copiosa. Conflictos internos. Decepción. Estrés. Mutismo.

74 7.3 Conocimientos y habilidades
7.3.1 Conocimientos genéricos y habilidades de los auditores de SGC Principios, procedimientos y técnicas de auditoría Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones de la organización Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina Los auditores deben tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas:

75 7.3.2 Conocimientos genéricos y habilidades de los jefes/líder de los equipos auditores
Los jefes/líder deben tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditoría para facilitar la realización de la auditoría de manera eficiente y eficaz: Planificar la auditoría y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditoría; Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente de la auditoría y el auditado; Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor; Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación; Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoría; Prevenir y resolver conflictos; y Preparar y completar el informe de auditoría

76 7.3.3 Conocimientos específicos y habilidades de auditores de SGC
Los auditores deben tener conocimientos y habilidades en métodos y técnicas relativas a la calidad para que pueda examinar los SGC y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: Terminología de la calidad Principios de la gestión de la calidad y su aplicación; y Herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo: control estadístico del proceso, análisis de modo y efecto de falla, etc.).

77 7.3.3 Conocimientos . . . Tener conocimientos en procesos y productos (servicios) que le permitan conocer el contexto tecnológico en el que se lleva a cabo la auditoría. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: terminología específica del sector; características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios; y procesos y prácticas específicas del sector

78 7.3.4 Conocimientos específicos y habilidades de los auditores en SGA
Los auditores en SGA deben tener conocimientos y habilidades en : a) Métodos y técnicas de gestión ambiental para que pueda examinar los SGC y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: Terminología ambiental; Principios de gestión ambiental y su aplicación; y Herramientas de gestión ambiental, como: evaluación de aspectos/impactos ambientales, análisis de ciclo de vida, evaluación del desempeño ambiental.

79 7.3.4 Conocimientos específicos . . . .
b) Ciencia y tecnología ambiental para que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: El impacto de las actividades humanas sobre el medio ambiente; La interacción de los ecosistemas; Los medios ambientales (ejem: aire, agua, suelo) La gestión de los recursos naturales (ejem: combustibles fósiles, agua, flora y fauna); y Los métodos generales de protección ambiental.

80 7.3.4 Conocimientos específicos . . . .
c) Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones para que el auditor comprenda la interacción de actividades, productos, servicios y operaciones del auditado con el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: La terminología específica del sector; Los aspectos e impactos ambientales; Los métodos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales; Las características críticas de los procesos operativos, productos y servicios; Las técnicas de seguimiento y medición; Las tecnologías para la prevención de la contaminación.

81 7.4 Educación, experiencia laboral, formación como
auditor y experiencia en auditorías 7.4.1 Auditor Un auditor debería:Haber complementado la educación mencionada en el 7.3 Tener experiencia laboral en: función técnica, de gestión o profesional que implique ejercicio del juicio, solución de problemas y comunicación con otro personal directivo. Contribuir al desarrollo de conocimiento y habilidades en el área de gestión de la calidad y ambiental para auditores de …..

82 7.4 Educación, experiencia . . . . . . . .
Tener formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en y 7.3.4, esta formación podría ser proporcionada por la misma organización o por una externa. Tener experiencia en auditoría en las actividades descritas en el capítulo 6, misma que debe ser obtenida bajo la dirección y orientación de un auditor con competencia como auditor líder en la misma disciplina.

83 7.4.2 Jefe del equipo auditor
Un jefe/líder del equipo auditor debe haber adquirido experiencia adicional en la auditoría para desarrollar los los conocimientos y habilidades (7.3.2) Esta experiencia adicional debería haberse obtenido actuando como jefe/líder del equipo auditor bajo la dirección y orientación de otro auditor competente como jefe/líder del equipo auditor.

84 7.4.3 Auditores en SGC y SGA Los que deseen llegar a ser auditores en la segunda disciplina deben: Tener la formación y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades par la segunda disciplina; y Haber realizado auditorias que cubran el SG de la segunda disciplina bajo la dirección y orientación de un auditor competente como auditor líder en la 2a. Disciplina. Un auditor líder debe cumplir con lo establecido en los incisos anteriores para llegar a ser líder auditor en la segunda disciplina.

85 7.4.4 Niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia como auditor
Las organizaciones deben establecer los niveles de educación, experiencia laboral, formación y experiencia como auditor que se necesitan para lograr los conocimientos y habilidades adecuados para el programa de auditoría.

86 7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia
7.5.1 Desarrollo profesional continuo El desarrollo profesional continuo del auditor está relacionado con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos habilidades y atributos personales que pueden lograrse a través de medios como: experiencia laboral adicional, estudios particulares, entrenamiento asistido, asistencia a reuniones, seminarios, conferencias. Con ello los auditores demuestran su desarrollo profesional continuo. El desarrollo profesional continuo del auditor debe considerar los cambios de las necesidades de las personas y las organizaciones, las prácticas de auditoria, las normas y otros requisitos.

87 7.5.2 Mantenimiento de la aptitud para auditar
Los auditores deberían mantener y demostrar su aptitud para auditar a través de la participación regular en auditorías de SGC y/o Ambiental. norma ISO MGC

88 7.6 Evaluación de la aptitud para auditar
7.6.1 Generalidades La evaluación de los auditores debe ser planificada, implementada y registrada de acuerdo con los procedimientos de auditoria para proporcionar evidencia objetiva, coherente, justa y confiable. El proceso de evaluación debe identificar las necesidades de formación y de mejora de otras habilidades

89 7.6 Evaluación de la La evaluación se realiza en las etapas siguientes: la evaluación inicial de las personas que desean llegar a ser auditores; la evaluación de los auditores como parte del proceso de selección del equipo auditor. la evaluación continua del desempeño de los auditores;

90 Mantenimiento y mejora de la competencia
Figura 5: Relación entre las etapas de la evaluación Evaluación continua del Desempeño (7.6) Desarrollo de la competencia Inicial Auditor Criterios cumplidos no cumplidos Selección del Equipo auditor (6.2.4) Auditoría (6) No seleccionado Mantenimiento y mejora de la competencia (7.5)

91 Proceso de evaluación El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales: Paso 1- Identificación de cualidades y atributos personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que va a auditarse; Los objetivos y amplitud del programa de auditoría; Los requisitos de certificación/registro y acreditación La función del proceso de auditoría en la gestión de la organización El nivel de confianza requerido en el programa de auditoría la complejidad del sistema de gestión

92 Paso 2- Establecer los criterios de evaluación.
Cuantitativos: Años de experiencia laboral Número de auditorías realizadas Horas de formación en auditoría Cualitativos: Atributos personales Conocimientos o desempeño de habilidades demostradas Formación en el lugar de trabajo

93 Paso 3- Seleccionar el método de evaluación adecuado
La evaluación debe ser llevada a cabo por una persona o por un panel utilizando uno o varios métodos seleccionados de entre los indicadores en la tabla 2, y tener en cuenta los siguiente: Los métodos señalados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones; Los diversos métodos señalados pueden diferir en su fiabilidad; y Normalmente, debería utilizarse una combinación de métodos para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable.

94 Paso 4- Realizar la evaluación
En este paso, la información recopilada de la persona se compara frente a los criterios establecidos en el paso 2. Cuando una persona no cumpla los criterios, se requerirá: formación experiencia laboral y/o experiencia en auditorías adicionales nueva evaluación

95 EDUCAR PARA TRASCENDER
GRACIAS POR SU ATENCIÓN