Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Hacienda Responsable: Adriana Jaramillo Tamayo Fecha: 13-06-2011

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. Estructura Organizacional de la Secretaría de Hacienda. Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. Procesos en que participa la Secretaría de Hacienda. Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Hacienda. Enfoque funcional P H Enfoque de procesos (Procesos) Tercero V

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Hacienda. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. Estado de las PQRS. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. (Funcional) Tercero Percepción del cliente V Autoevaluación

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Hacienda: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Hacienda: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) Toma de decisiones A

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambios en la normatividad aplicable. Cambios en la estructura de la dependencia. Cambios en los planes aplicables a la dependencia. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) Solicitar suprimir el cargo de Subsecretario de Educación, ya que presenta incompatibilidad con las directrices del MEN.

Notas aclaratorias La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central.

Estructura organizacional de la Administración Central Municipal CONTROL INTERNO DESPACHO DEL ALCALDE EVALUACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GOBIERNO HACIENDA BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA PLANEACIÓN EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD TRANSITO Y TRANSPORTE DEPORTES Y RECREACIÓN GENERAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA TÉCNICO LEGAL CONTROL Y REGULACIÓN INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VIVIENDA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL JUZGADO EJECUCIONES FISCALES SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL Decreto Municipal 196 de 2005. v01. Decreto Municipal 156 de 2009 v02. Decreto Municipal 644 de 2010 v03: Se crea la Secretaría de Emprendimiento, Competitividad y Productividad con sus dos oficinas, se suprime la Oficina de Empleo y la Oficina de Desarrollo Económico. Decreto Municipal 0166 de 2011. v04: Se crea la Oficina Técnico-Legal de la Secretaría de Tránsito y Transporte. Decreto Municipal xxxx de 2011. v05. Se elimina la Subsecretaría de Cultura, se organiza el esquema de la estructura de forma que se garantice la independencia de Control Interno. Resumen: 1 despacho, 1 oficina asesora, 14 secretarías, 10 subsecretarías, 1 juzgado y 16 oficinas. SISBEN RENTAS CULTURA DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS 14 SUBSECRETARÍAS 11 JUZGADO 1 OFICINAS 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de 2010. v03 Decreto Municipal 0166 de 2011. v04 Decreto Municipal 0xxx de 2011. v05

Estructura organizacional de la Secretaría de Hacienda DESPACHO DEL ALCALDE HACIENDA SUBSECRETARÍA FINANCIERA JUZGADO EJECUCIONES FISCALES RENTAS PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TESORERIA CATASTRO

Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA Retroalimentación en dos vías DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

Procesos en que participa la Secretaría de Hacienda COMUNIDAD - NECESIDADES PROCESOS ESTRATÉGICOS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN SOCIAL PROCESOS MISIONALES GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS

Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Hacienda NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Hacienda Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias.

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Hacienda NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Revisar las acciones establecidas en el plan de mejoramiento de la auditoría y coordinar su implementación. ok Fuente: Estadística RXD Hacienda

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Hacienda Esta información esta disponible en: Procesos, 4. Evaluación, Registros, Auditorías, Internas al SIG, 2011, Planes de Mejoramiento. NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación CORREGIR NOMBRE EN LA GRÁFICA. ok Revisar las acciones establecidas en el plan de mejoramiento de la auditoría y coordinar su implementación. Fuente: Estadística RXD Hacienda

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Hacienda Esta información esta disponible en: Procesos, 4. Evaluación, Registros, Auditorías, Internas al SIG, 2011, Planes de Mejoramiento. NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Revisar las acciones establecidas en el plan de mejoramiento de la auditoría y coordinar su implementación. Fuente: Estadística RXD Hacienda

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Hacienda Esta información esta disponible en: Procesos, 4. Evaluación, Registros, Auditorías, Internas al SIG, 2011, Planes de Mejoramiento. NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Revisar las acciones establecidas en el plan de mejoramiento de la auditoría y coordinar su implementación. Fuente: Estadística RXD Hacienda

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Hacienda Esta información esta disponible en: Procesos, 4. Evaluación, Registros, Auditorías, Internas al SIG, 2011, Planes de Mejoramiento. NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Revisar las acciones establecidas en el plan de mejoramiento de la auditoría y coordinar su implementación. Fuente: Estadística RXD Hacienda

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8.2.1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D:\calidad\SIG\SIG\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\documentos externos

Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios.

Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de atención promedio: 38% Fuente: Análisis de PQRS 2010

Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010

Porcentaje de oportunidad en la atención: Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% Fuente: Análisis de PQRS 2010

Evaluación de la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% Parámetros de evaluación: 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio Según la evaluación de la comunidad, estamos en el intervalo entre regular y bueno, con tendencia a regular No. de encuestas 11 2 5 11 5 8 3 1 2 No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010

Análisis PQRS 2010 Hacienda PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Revisar con la Secretaría General/ Atención al Ciudadano si ya se actualizaron las estadísticas de las PQRS o si por el contrario la Secretaría todavía presenta temas pendientes. Ok. Fuente: Análisis de PQRS 2010

Indicadores identificados por proceso 180 en total Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita Estratégicos 93 Misionales 40 Apoyo 33 Evaluación 14 24

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 2009 2008 Revisar con la Secretaría de Planeación por qué razón no aparece la medición correspondiente al segundo semestre de 2010. ok. Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 2009 2008 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 2009 2008 Fuente: ALPHASIG

Capacidad de Endeudamiento Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Capacidad de Endeudamiento Revisar si los indicadores de Capacidad de Endeudamiento y Capacidad de Pago son los mismos. Implementar en ALPHASIG el indicador de capacidad de endeudamiento. No se considera prudente este indicador por lo que se acuerda sacarlo del SIG. ok

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Magnitud de la Deuda Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 58.00 50.00 45.00 2009 5.84 855.91 No se considera prudente este indicador por lo que se acuerda sacarlo del SIG. ok Fuente: ALPHASIG

Nivel de Endeudamiento Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Nivel de Endeudamiento No se encuentra en Alphasig, aunque en listados aparece el con el código 349 No se considera prudente este indicador por lo que se acuerda sacarlo del SIG. ok Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Capacidad de Pago Revisar si los indicadores de Capacidad de Endeudamiento y Capacidad de Pago son los mismos. No se considera prudente este indicador por lo que se acuerda sacarlo del SIG. ok Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Eficiencia Fiscal Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 235.29 0.15 151,062.00 160,000.00 165,000.00 2009 155,062.16 96.91 SI. Este indicador debe ser analizado por el Secretario de Hacienda en coordinación con la Secretaría de Planeación. ok Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Solvencia Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 2009 11,058,036.00 15.50 15.00 14.28 No se considera prudente este indicador por lo que se acuerda sacarlo del SIG. ok Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Sostenibilidad Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 80.00 40.00 35.00 2009 0.38 10,488.69 No se considera prudente este indicador por lo que se acuerda sacarlo del SIG. ok Fuente: ALPHASIG

Gasto Total Destinado a Inversión Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Gasto Total Destinado a Inversión Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 80.00 85.13 90.00 2009 100.01 Actualizar en el sistema lo correspondiente al año 2010. Fuente: ALPHASIG

Ejecución Presupuestal (Ingresos) Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Ejecución Presupuestal (Ingresos) Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 80.00 90.00 100.00 2009 89.89 99.88 Actualizar en el sistema lo correspondiente al año 2010. Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Cubrimiento de Gastos Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 69.00 68.00 67.00 2009 69.22 98.24 Actualizar en el sistema lo correspondiente al año 2010. Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Cumplimiento del PAC Pendiente construirlo en el ALPHASIG y completar la FTI No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Ingresos que Corresponden a Recursos Propios Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Ingresos que Corresponden a Recursos Propios Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 15.00 15.31 16.00 2009 15.32 100.05 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Ingresos que Corresponden a Transferencias y Aportes Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Ingresos que Corresponden a Transferencias y Aportes Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 39.00 39.58 40.00 2009 100.01 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Eficiencia Administrativa Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Eficiencia Administrativa Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 145,978.00 146,000.00 147,000.00 2009 145.98 0.10 Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento en la Entrega de Información Financiera Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Cumplimiento en la Entrega de Información Financiera Pendiente revisar alimentación en el ALPHASIG y completar la FTI Fuente: ALPHASIG

Eficiencia en el Gasto Concejo Municipal Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Eficiencia en el Gasto Concejo Municipal Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 1.50 1.40 1.30 2009 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Eficiencia en el Gasto Contraloría Municipal Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Eficiencia en el Gasto Contraloría Municipal Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 2.80 2.70 2.60 2009 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Eficiencia en el Gasto Personería Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Eficiencia en el Gasto Personería Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 1.70 1.60 1.50 2009 726.26 0.22 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Ejecución Presupuestal (Egresos) Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Ejecución Presupuestal (Egresos) Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 80.00 90.00 100.00 2009 62.22 69.13 Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Capital de Trabajo Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 110,000,000,000.00 110,725,183,000.00 1,177,488,960,000.00 2009 169,930,322,000.00 14.43 2008 78,687,305,700.00 6.68 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Concentración de Endeudamiento Largo Plazo Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Concentración de Endeudamiento Largo Plazo Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 87.52 87.49 85.00 2009 100.00 2008 99.97 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Concentración de Endeudamiento Corto Plazo Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Concentración de Endeudamiento Corto Plazo Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 12.51 12.48 12.00 2009 99.77 2008 100.00 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Cumplimiento de Ley 617 de 2000 Año Item Valor % Cum Maximo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 65.00 50.00 45.00 2009 48.22 103.70 Fuente: ALPHASIG

Razón Corriente (Liquidez) Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Oficina de Presupuesto y Contabilidad Razón Corriente (Liquidez) Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Anual 0.00 9.00 9.56 10.56 2009 5.01 45.56 2008 45.55 No se considera pertinente para el proceso. Fuente: ALPHASIG

Eficacia del cobro coactivo Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso PA – Juzgado de Ejecuciones Fiscales Eficacia del cobro coactivo No esta el indicador en ALPHASIG Este indicador si queda en el SIG. De la meta de recuperación cuanto ingreso por cobro coactivo. Fuente: ALPHASIG

Atención de la demanda de trámites Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso GT – Oficinas de Presupuesto y Contabilidad, Rentas y Catastro Atención de la demanda de trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 100% 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Pendiente alimentar el indicador. Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en la atención de los trámites Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso GT – Oficinas de Presupuesto y Contabilidad, Rentas y Catastro Oportunidad en la atención de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad de los trámites Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso GT – Oficinas de Presupuesto y Contabilidad, Rentas y Catastro Confiabilidad de los trámites Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Realizar visita por parte del Analista para verificar formulas en la planilla para el control de solicitudes de T&S. Fuente: ALPHASIG

Evaluación del Trámite Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso GT – Oficinas de Presupuesto y Contabilidad, Rentas y Catastro Evaluación del Trámite Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 100% 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun http://omega.compuhora.com.co/alphasigbello Usuario: Hacienda Contraseña: 654321 Fuente: ALPHASIG

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas Recaudo de Rentas No se encuentra en Alphasig, aunque en listados aparece el con el código 298 Se acordó medir lo recaudado en relación con lo facturado. Fuente: ALPHASIG

Atención de Solicitudes de Administración de Rentas Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas y Oficina de Catastro Atención de Solicitudes de Administración de Rentas Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en el Servicio de Administración de Rentas Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas y Oficina de Catastro Oportunidad en el Servicio de Administración de Rentas Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 80.0 90.0 95.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Confiabilidad del servicio de Administración de Rentas Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas y Oficina de Catastro Confiabilidad del servicio de Administración de Rentas Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.00 80.00 90.00 95.00 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Evaluación del Servicio de Administración de Rentas Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas y Oficina de Catastro Evaluación del Servicio de Administración de Rentas Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0.0 4.0 4.5 5.0 Abr Mar Feb Ene 2010 Dic Nov Oct Sep Ago Jul Jun Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento de Metas del plan de fiscalización tributaria Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas Cumplimiento de Metas del plan de fiscalización tributaria Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 100% 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Anual Enviar el plan de fiscalización al Jefe de la oficina de Rentas con las observaciones trabajadas. Articular en el plan de fiscalización a la oficina de Tesorería. Implementar el seguimiento al impuesto al teléfono solicitando la información. Pendiente alimentar en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG

Cumplimiento del Presupuesto del plan de fiscalización tributaria Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas Cumplimiento del Presupuesto del plan de fiscalización tributaria Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 100% 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Anual No aplica dinero porque se realiza con recursos propios. Fuente: ALPHASIG

Eficiencia del plan de fiscalización tributaria Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso AR – Oficina de Rentas Eficiencia del plan de fiscalización tributaria Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 100% 2010 Sem 2 0.0 80.0 90.0 100.0 Sem 1 Anual No aplica Fuente: ALPHASIG

Oportunidad en el pago de proveedores Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Hacienda por proceso y dependencia Proceso GC – Oficina de Tesorería Oportunidad en el pago de proveedores No se encuentra en Alphasig, aunque en listados aparece el con el código 241 No se considera pertinente para el CMI. Fuente: ALPHASIG

Revisión de la Política del SIG “Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. Decreto 268 de 2007. Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzo 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v03 66

Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG Decreto 268 de 2007. Título III. V01. La versión 02 de la política de la calidad fue construida en Consejo de Gobierno de los meses de noviembre y diciembre de 2009; pero no se cuenta con un acto administrativo de aprobación de la misma. La política de la calidad fue socializada y validada en Consejo de Gobierno de abril 12 de 2010. Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá 67

Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Hacienda: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Ac Apt Apv Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario Comité Técnico Viernes del SIG Comite de Convivencia Laboral Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Total Se aclaró que la planilla para el control de solicitudes de los trámites/servicios. Enviar el estado de las acciones. Fuente: Estadística RXD Hacienda Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección\hacienda Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión.

Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento 115 en total Estratégicos 25 Misionales 41 Apoyo 33 Evaluación 16 69

Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Hacienda: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Riesgos DE 16 5 Riesgos PA 1 3 Riesgos DT Riesgos AR 22 Riesgos GC 9 Riesgos MC 11 Inversiones: Excedentes de liquidez: Decreto 1525 (Tes/ CDT). Las mismas entidades financieras prestan asesoría. Capacitar al Equipo: Seminarios de actualización tributaria. Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora.   Corrección Ac Apv Apt Am Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 Auditoría PA 14 6 2 Auditoría GT 19 11 Auditoría DT Auditoría AR 13 4 Auditoría GC Auditoría MC Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestión\procesos\1. estratégicos\direccionamiento estratégico\registros\revisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestión\procesos\4. evaluación\evaluación independiente\registros\auditorias\internas al SIG\2011\planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando

Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: Cambio de administración: Trabajo de sensibilización al Alcalde electo y su gabinete. Actualización catastral: Establecer estrategias de sensibilización a la comunidad frente a los beneficios de la misma.

Recomendaciones para la mejora del SIG En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos.

Conclusiones de la revisión por la dirección CONVENIENCIA  El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo 2008-2011: Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5.5 por una Administración con Calidad. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, 2009-06-17 Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03, 2009-09-28.

Conclusiones de la revisión por la dirección ADECUACIÓN   El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, 2009-06-17 Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03, 2009-09-28.

Conclusiones de la revisión por la dirección EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan.    EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). Notas de cambio: Se modificó el nombre de objetivos por objetivos macro organización siu y se agregaron más objetivos. Versión 02, 2009-06-17 Se modificó el objetivo macro # 6. Versión 03, 2009-09-28.