Revisión por la Dirección Sistema de Gestión de Calidad 13 de julio de 2012 Sistema de Gestión de Calidad GRUPO DE PLANEACIÓN www.derechodeautor.gov.co

AGENDA 4- Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad 4.1. Mapa de procesos 4.2. Codificación de los documentos del sistema 4.3. Seguimiento a través de la Intranet 5. Riesgos actualizados e identificados para la entidad. 6. Recomendaciones y/o sugerencias de mejora 1- Resultado de la auditoría (16-Marzo - COTECNA) 2- Plan de Mejoramiento propuesto 3- Estado de las acciones correctivas y preventivas 3.1- Indicadores propuestos 3.2- Producto No conforme Matriz de caracterización de productos y/o servicios Informes sobre causas de mayor ocurrencia Acciones de prevención y/o control 3.3. Competencia de los auditores Presentación temática Cronograma de capacitación 3.4. Procedimiento de Auditoría Interna de Calidad Modificación del procedimiento Formatos del Procedimiento Fechas de Auditoría www.derechodeautor.gov.co

Resultados de la Auditoría de seguimiento COTECNA 16 de Marzo de 2012 Propuesta de Plan de Mejoramiento GRUPO DE PLANEACIÓN www.derechodeautor.gov.co

Proceso/ Área Auditada Asesoría Dirección General AUDITOR: PEDRO NOE BAQUERO Notas de Auditor Tipo de Hallazgo OM = OPORTUNIDAD DE MEJORA NC = NO CONFORMIDAD OK= CONFORME Proceso/ Área Auditada Asesoría Dirección General 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN e) el aseguramiento de la disponibilidad de recursos REQUERIMIENTO RESTRICCIONES EN LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS DE PERSONAL QUE NO PERMITIERON LA CONTINUIDAD DEL REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES DE ASESORIA A LA DIRECCION GENERAL, LA MEDICION Y LA RECOLECCION DE DATOS DEL INDICADOR DE ACTIVIDADES QUE FUE ENCARGADA DURANTE 2011 AL PROCESO JURIDICO RESTRICCIONES DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA, ALMACENAMIENTO DE OBRAS FÍSICAS. SE ESTA PREPARANDO UN PROYECTO DE INVERSION PARA DAR RESÚESTA A ESAS RESTRICCIONES. LA ENTIDAD DEBERIA MANTENER LA IMPLEMENTACION DE LOS REQUISITOS DEL SGC PARA EL REGISTRO DEL INDICADOR DEL PROCESO. OM REQUERIMIENTO 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE TODOS LOS LUNES SE HACE REUNION DE MOTIVACION Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO AL CLIENTE, SE REVISO ACTA DEL 23 FEB 2012. SE HALLÓ SOLO UN ACTA PARA EL 2011. LA ENTIDAD DEBERIA MANTENER LA IMPLEMENTACION DE LOS REQUISITOS PROPIOS DE SU SGC. OM www.derechodeautor.gov.co

Asesoría Dirección General REQUERIMIENTO 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS RESTRICCIONES EN LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS, PERSONAL, INFRAESTRUCTURA FÍSICA, ALMACENAMIENTO DE OBRAS FÍSICAS PARA CUMPLIR REQUISITOS DEL SGC. LA ENTIDAD DEBERIA REPLANTEAR LAS RESPONSABILIDADES PARA ASEGURAR LA EFECTIVIDAD DEL SGC OM REQUERIMIENTO 8.1 GENERALIDADADES 1 SEIS INDICADORES: QUEJAS Y REC. META 15 DIAS .= MENOR A 15 REQUISITO: LA ENTIDAD DEBE PLANIFICAR E IMPLEMENTAR LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA NECESARIOS EVIDENCIA : CONCEPTOS SOLICITADOS META 100 LOGRO NO SE REGISTRO EN 2011 ¿???? SATISFACCION DE QUEJOSOS NO SE LLEVA, SE DEBERIA REVISAR LA PERTINENCIA DE ESTE INDICADOR. TIEMPO DE EMISION DE DERECHOS DE PETICION NO SE LLEVA . NC REQUERIMIENTO 8.2.1 Satisfacción del cliente 2 REQUISITO: LA ENTIDAD DEBE REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA PERCEPCIÓN DEL CLIENTE RESPECTO AL CUMPLIMIENTO DE SUS REQUISITOS POR PARTE DE LA ENTIDAD EVIDENCIA : SE HALLO QUE NO SE ESTA MIDIENDO LA SATISFACCCION DEL CLIENTE PREVISTA EN LA TABLA DE INDICADORES PARA ESTE PROCESO. NC www.derechodeautor.gov.co

Inspección y Vigilancia Sociedades Proceso/ Área Auditada Inspección y Vigilancia Sociedades REQUERIMIENTO 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO SE HALLO QUE EL MANUAL DE CALIDAD V 10 NO REGITRA EXCLUSIONES EN EL PUNTO 0.4 PERO SI LO HACE DE MANERA PARCIAL EN EL PUNTO 2.5.3 OM REQUERIMIENTO 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio OM NO APLICA DEBE AJUSTASE LA EXCLUSION REQUERIMIENTO 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN OM NO APLICA PARA NINGUN PROCESO REQUERIMIENTO 8.5.2 Acción correctiva 3 REQUISITO: LA ENTIDAD DEBE TOMAR ACCIONES PARA ELIMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES CON EL OBJETO DE EVITAR QUE VUELVAN A OCURRIR. LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEBEN SER APROPIADAS A LOS EFECTOS DE LAS NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS. EVIDENCIA: SE ENCONTRO QUE NO SE ELABORO UNA SOLICITUD DE ACCION POR 6 CASOS DE PNC DESCRITOS EN EL APLICATIVO DEL PROCESO DE ACUERDO A REQUISITOS DEL PROCED. AC. PROCEDIMIENTO 16 03 ACCIONES CORRECTIVAS V3 19 MAYO 2009. PUNTO 3, PUNTO 5 PUNTO 7 PUNTO 8 PUNTO 9 NC www.derechodeautor.gov.co

Proceso/ Área Auditada Gestión Documental REQUERIMIENTO 4.2.2 Manual de la calidad REQUISITO: SE VERIFICO EL CONOCIMIENTO, RECUPERACION Y USO DEL MANUAL DE CALIDAD, SU ACTUALIZACION. SE HALLA OM EN LA ACTUALIZACION DE LAS EXCLUSIONES . EL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, INCLUIDOS LOS DETALLES Y LA JUSTIFICACIÓN DE CUALQUIER EXCLUSIONES DEBEN SER ACTUALIZADAS. 7.5.2. Y 7.6, LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ESTABLECIDOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, O REFERENCIA A LOS MISMOS ESTÁN PAG 35., UNA DESCRIPCIÓN DE LA INTERACCIÓN ENTRE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.. EN PAG 7 OM REQUERIMIENTO 7.5.5 Preservación del producto y/o servicio SE VERIFICO EL CONTROL DE SEGUIMIENTO QUE REGISTRA LA LIDER DEL PROCESO, BASE PARA LA ELABORACION DE INDICADORES. SE HALLO QUE NO SE DOCUMENTA LA TABULACION DE DATOS OM REQUERIMIENTO 8.5.2 Acción correctiva 4 REQUISITO: LA ENTIDAD DEBE TOMAR ACCIONES PARA ELIMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES CON EL OBJETO DE EVITAR QUE VUELVAN A OCURRIR. LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEBEN SER APROPIADAS A LOS EFECTOS DE LAS NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS. EVIDENCIA : NO SE GENERO ACCION ALGUNA FRENTE A LOS HALLAZGOS DE NC POR PNC REGISTRADO. SE INCUMPLE REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 16 03 ACCIONES CORRECTIVAS V3 19 MAYO 2009. PUNTO 3, PUNTO 5 PUNTO 7 PUNTO 8 PUNTO 9 NC www.derechodeautor.gov.co

Proceso/ Área Auditada Gestión de Calidad REQUERIMIENTO 6.2 TALENTO HUMANO 5 REQUISITO : LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS QUE REALICEN TRABAJOS QUE AFECTEN LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEBEN SER COMPETENTES CON BASE EN LA EDUCACIÓN, FORMACIÓN, HABILIDADES Y EXPERIENCIA APROPIADAS EVIDENCIA : SE CUENTA CON 12 AUDTORES INTERNOS CALIFICADOS.SE REVISO PERFIL DE MIGUEL SAMBRANO PARRADO. NO SE HALLO DETERMINACION DE COMPETENCIAS POR EXPERIENCIA., LA EVALUACION PRACTICADA D ES DE 2007, NO SE INCLUYE EDUCACION, FORMACION O EXPERIENCIA PARA AUDITORIAS BAJO LOS CRITERIOS DE LA NUEVA VERSION DE NTC GP 1000 2009. NC REQUERIMIENTO 8.2.2 Auditoría interna 6 REQUISITO SE DEBE ESTABLECER UN PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA DEFINIR LAS RESPONSABILIDADES Y LOS REQUISITOS PARA PLANIFICAR Y REALIZAR LAS AUDITORÍAS, ESTABLECER LOS REGISTROS E INFORMAR DE LOS RESULTADOS. DEBEN MANTENERSE REGISTROS DE LAS AUDITORÍAS Y SUS RESULTADOS. EVIDENCIA SE VERIFICO PLAN AUDITORIAS INTERNAS 2011.2012. PLANEADAS 2, ABRIL Y JUNIO / ABRIL Y SEP.2012.. SE REVISO LA AUDITORIA INTEGRAL DE JULIO DE 2011(PLANEADA PARA ABRIL). SE HALLO NO CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDDITORIAS INTERNAS ASÍ: LOS REGISTROS DE LA AUDITORIA NO MENCIONAN LOS REQUISITOS EVALUADOS, LOS HALLAZGOS , LAS ENTREVISTAS REALIZADAS,LOS DOCUMENTOS , VERIFICADOS, LOS RESULTADOS DE SEGUIMIENTOS O ANALISIS DE DATOS, NO HAY NOTAS DEL AUDITOR, NI EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA O PLAN PREDETERMINADO NO HAY HOJAS DE VERIFICACION, NO HAY FORMATO DE INFORMES, NO SE EJECUTO LA SEGUNDA AUDITORIA INTERNA PROGRAMADA PARA JUNIO DE 2011. NC www.derechodeautor.gov.co

Gestión de Calidad NC OM 7 www.derechodeautor.gov.co REQUERIMIENTO 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 7 REQUISITO LA ALTA DIRECCIÓN DEBE REVISAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA ENTIDAD, A INTERVALOS PLANIFICADOS, PARA ASEGURARSE DE SU CONVENIENCIA, ADECUACIÓN, EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDADCONTINUAS. EVIDENCIA NO SE CUMPLIO EL REQUISITO DEL PUNTO 2.3.6 DEL MANUAL DE CALIDAD PARA LA FRECUENCIA DE LA REV X LA DIR. . JUN Y DIC. LA DE DIC SE APLAZO PARA MARZO SE VERIFICO LA REV DE MARZO 2011 EL CONTENIDO Y CONCLUSIONES OBSERVAN LOS REQUISITOS DE LA NORMA, NO OBSTANTE LA REV X LA DIRECCION INCLUYE CONCLUSIONES IMPRECISAS, VER PUNTO 4 DE LA REV REGISTRA EL 100% DE LOGRO DE LOS OBJETVOS PLANTEADOS Y AL VERIFICAR EL PROCESO DE INVESTIGACION Y CAPACITACION SE HALLO QUE DURANTE 2011 NO SE EJECUTARON ACTIVIDADES DE INVESTIIGACION NI SE LOGRO EL 100% DE LAS CAPACITACIONES ESPERADAS. NC REQUERIMIENTO 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio SE SIGUE MEDIANTE LA MEDICION DE ACTIVIDADES: COMPLETITUD DE LA REVISION EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES EMPRENDIDAS. SE DEBERIA MEJORAR EN EL ANALISIS E INTERPRETACION DE DATOS Y ESTADISTICAS OM www.derechodeautor.gov.co

Proceso/ Área Auditada Mejoramiento continuo REQUERIMIENTO 4.2.4 Control de los registros SE REVISO APLICATIVO DE MEJORAMIENTO EN REGISTROS DE 2011 Y 2012 solicitudes de MEJORAMIENTO. SE HALLO QUE FALTA REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE AC 188 DE 2011 POR PARTE DE CONTROL INTERNO EN EL CAMPO VERIFICACION DE LA EFICACIA OM REQUERIMIENTO 8.4 ANÁLISIS DE DATOS SE HALLO QUE SE DEBERIA MEJORAR EN LOS ANALISIS DE DATOS PRINCIPALMENTE LOS INCLUIDOS EN LA REVISION GERENCIAL. SE ADOPTAN CONCLUSIONES IMPRECISAS COMO LAS REGISTRADAS EN EL PUNTO 5.6 DE ESTA AUDITORIA PARA EL PROCESO DE CALIDAD OM REQUERIMIENTO 8.5.2 Acción correctiva 8 SE HALLA UNA DEBILIDAD MARCADA EN LA REDACCIÓN Y REGISTRO DE LOS HALLAZGOS DE NC, INVESTIGACION DE CAUSA RAIZ Y VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD, VER APLICATIVO DE MEJORAMIENTO Y REDACCION DEL INFORME DE AUDITORIA INTEGRADO DE JULIO DE 2011 SE VERIFICO EL CIERRE DE LAS NC DE LA AUDITORIA ANTERIOR DE ESTE CERTIFICADOR. AC 1. SE VERIFICARON LOS REGISTROS DEL EVENTO DE LA ESCUELA SUPERIOR DE CURSOS EMPRESARIALES Y SE HALLARON EN CONFORMIDAD. SE CIERRA NC. REQUISITO REVISAR LA EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS. AC 2 SE ELEVA A MAYOR POR HALLAZGOS SIMILARES EN ESTA AUDITORIA, NO SE HA REVISADO LA EFICACIA DE LAS AC. AC 4 SE CIERRA NC POR REPLANTEMIENTO DEL HALLAZZGO PARA ESTE PROCESO AC 5 SE VERIFICO APLICATIVO Y SE HALLARON REGISTROS ADECUADOS AC 6 SE VERIFICO EL ANALISIS DE CAUSA Y SE DETERMINO EVALUAR SU EXCLUSION NC www.derechodeautor.gov.co

Acciones correctivas y preventivas propuestas COTECNA: 28 de junio de 2012 Sistema de Gestión de Calidad GRUPO DE PLANEACIÓN www.derechodeautor.gov.co

Acciones correctivas y preventivas propuestas 28 de junio de 2012 www.derechodeautor.gov.co

Hallazgo Mayor No. 1 Causa Corrección SE HALLO QUE NO SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS NI ALGUNOS INDICADORES DETERMINADOS PARA EL SEGUIMIENTO DEL PROCESO REQUISITO: La entidad debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad Hallazgo Mayor No. 1 Algunos de los indicadores definidos para el Sistema de Gestión de Calidad, no son pertinentes con el mismo, toda vez que se tienen identificados los mismos indicadores desde la implementación del Sistema y no se han tenido en cuenta los cambios en las actividades ni la actualización de los procesos. Causa Revisar la batería de indicadores de los procesos del Sistema de Gestión, determinando si son pertinentes y reestructurarlos en caso de así requerirse. Asegurar que en la Revisión por la Dirección se presente el resultado de todos los indicadores del Sistema, garantizando así su revisión y adecuación en los casos que se requiera. Corrección www.derechodeautor.gov.co

Con el Acta de Comité de Calidad No Con el Acta de Comité de Calidad No. 41 de 19 de Junio de 2012 se aprobó la actualización de la batería de Indicadores de la entidad Acciones Realizadas Incluye modificaciones, adopciones y hasta eliminaciones de algunos indicadores que no reflejaban la gestión actual de los procesos de la entidad, lo que no permitía medir su eficiencia, eficacia y efectividad www.derechodeautor.gov.co

www.derechodeautor.gov.co SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD   SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Cód. Proceso: PE02 PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y GESTIÓN DE CALIDAD Cód. Procedimiento: PE02-PR01 Cód. Formato: F1-PE02-PR01 PLAN DE ACCIÓN POR PROCESO Versión: 03 Fecha versión: 19/06/2012 DEPENDENCIA RESPONSABLE UNIDAD DE DIVULGACIÓN Y PRENSA FECHA DE REPORTE: PROCESO OBJETIVOS DE CALIDAD ACTIVIDAD NOMBRE DEL INDICADOR META UNIDAD DE MEDIDA FORMULA FRECUENCIA DE ANÁLISIS PE03 - DIVULGACIÓN Y PRENSA 3. Afianzar el reconocimiento nacional e internacional de la entidad Dar a conocer las actividades y funciones que desarrolla la entidad a través de los diferentes medios de Comunicación Efectividad en los contactos con medios masivos de comunicación. 70% Porcentaje (Publicaciones o entrevistas obtenidas/contactos con medios de comunicación programados)*100 Mensual Divulgación de la información institucional a nivel externo . 100% (Boletines publicados / Boletines programados) X 100 Trimestral 1. Aumentar la satisfacción del usuario, mediante la utilización de recursos tecnológicos actuales y el mejoramiento continuo de sus procesos Satisfacción del usuario con el boletín electrónico (No de personas que califican el boletín electrónico como bueno y excelente/ No de personas que contestaron la encuentra en la página Web)*100 Ejecución de programas de divulgación interna www.derechodeautor.gov.co

Plan de Acción Institucional Igualmente se aprobó la adopción de un procedimiento específico para la Formulación, seguimiento, reporte y monitoreo del Plan de Acción institucional Con la aprobación de este procedimiento se modifica los procedimientos 02-0-1 Gestión de la Calidad y 01-0-2 Formulación del Plan Estratégico institucional y elimina los formatos 02-0-1 F1 Procesos Vs Indicadores V2. y Formato 01-0- 2 Seguimiento al Plan de Acción entre otros Alcance Plan de Acción Institucional Plan de Acción Estratégico PND Misión, Visión, Objetivos Planes de Acción procesos Gestión Proyectos de Inversión Este procedimiento consiste en la formulación del Plan de Plan de Acción Institucional de la entidad desde el acompañamiento a la Dirección y a los procesos en el diseño de las actividades, objetivos, indicadores y metas, su metodología de seguimiento y presentación para aprobación y monitoreo a la Dirección hasta la publicación de la información revisada en la página de intranet www.derechodeautor.gov.co

Hallazgo Mayor No. 2 Causa Corrección NO SE HALLO INVESTIGACION DE CAUSAS DEL PNC EN LOS PROCESOS INSPECCION Y VIGILANCIA SOCIEDADES/ GESTION DOCUMENTAL/ MEJORAMIENTO CONTINUO. SE FORMULARON CORRECCIONES PERO NO SE DETERMINARON ACCIONES PARA EVITAR QUE VUELVAN A OCURRIR. NO SE GENERO ACCION ALGUNA FRENTE A LOS HALLAZGOS DE NC POR PNC REGISTRADO. SE INCUMPLE REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 16 03 ACCIONES CORRECTIVAS V3 19 MAYO 2009. PUNTO 3, PUNTO 5 PUNTO 7 PUNTO 8 PUNTO 9. Hallazgo Mayor No. 2 Desconocimiento por parte de los dueños de procesos misionales sobre las acciones que se deben implementar en aquellos en que los P/SNC sean repetitivos. Causa Actualizar el procedimiento para a Identificación, tratamiento y seguimiento del producto y/o servicio no conforme Socializar al personal involucrado en los procesos misionales, el procedimiento actualizado y los nuevos formatos para identificación, seguimiento , monitoreo y control del producto y servicio no conforme Presentar en la Revisión por la Dirección la caracterización de los productos y servicios de la entidad acuerdo al nuevo procedimiento, sus probabilidades de no conformidades y sus posibilidades de tratamiento en los formatos determinados para ese fin. Corrección www.derechodeautor.gov.co

Actualización Procedimiento Producto no Conforme Acciones Realizadas Actualización Procedimiento Producto no Conforme COMPROMISOS Definir la identificación de la causa de los problemas que se están presentando con sus productos y/o servicios y la definición de posibles tratamientos Presentar la caracterización de los productos y servicios que ofrece la entidad de acuerdo a la matriz aprobada F1-PV01-PR01 Matriz de Caracterización del Producto y/o Servicio Realizar un informe sobre las no conformidades de mayor ocurrencia que han sido detectadas, sus causas y las acciones que consideren ayudan a prever el problema o a controlarlo Se actualizó el procedimiento y los formatos necesarios para la Identificación, tratamiento y seguimiento del producto y/o servicio no conforme, el cual se aprobó por acta de comité de Control Interno y calidad No. 42 del 27 de junio de 2012 www.derechodeautor.gov.co

Hallazgo Menor No. 3 Causa Corrección SE HALLO QUE NO SE HA DETERMINADO LA COMPETENCIA DE LOS AUDITORES INTERNOS CON BASE EN EDUCACION, FORMACION Y EXPERIENCIA. LAULTIMA EVALUACION DE AUDITORES FUE PRACTICADA EN 2007, NO SE INCLUYE EDUCACION, FORMACION O EXPERIENCIA BAJO LOS CRITERIOS DE LA NUEVA VERSION DE NTC GP 1000 2009. Hallazgo Menor No. 3 No se tiene definido el perfil de los auditores internos frente a las modificaciones de la Norma. Causa Corrección Capacitar y certificar a los auditores internos de Calidad bajo la Norma NTC GP 1000: 2009 www.derechodeautor.gov.co

Sala de capacitación Ulrico Uchtenhagen - DNDA CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN DE AUDITORES INTERNOS NORMA NTC GP 1000-2009 INNOVAR GESTIÓN Actividad Fecha Hora Lugar Presentación 23/07/2012 2:00 - 2:15 Sala de capacitación Ulrico Uchtenhagen - DNDA Gestión por Procesos 2:15 - 3:15 Taller No 1. Diseño y Construcción de Procesos 3:15 - 4:00 Descanso 4:00 - 4:15 Fundamentos y estructura NTC GP 1000:2009 4:15 - 5:30 Taller No. 2 Bases de la Norma 5:30 - 6:00 Conceptos Generales de Indicadores y Estándares 24/07/2012 2:00 - 3:00 Taller No 3. Taller Diseño de Indicadores 3:00 - 3:30 Retroalimentación 3:30 - 4:00 La Auditoria Interna y sus Papeles de Trabajo Las Listas de Verificación Taller No 4. Preparación Listas de Verificación 30/07/2012 2:00 - 3:45 3:45 - 4:00 Fase de Ejecución y Redacción de Hallazgos 4:00 - 5:00 Taller No 5. Redacción de Hallazgos, Clasificación 5:00 - 6:00 Repaso 31/07/2012 Examen final 3:00 - 6:00 Acciones Realizadas A través del Contrato No. DNDA 004-2012 la Firma Innovar Gestión capacitará y certificará a un grupo de 20 funcionarios de la entidad cómo Auditores Internos en la norma NTCGP 1000:2009, del 23 al 31 de julio del presente año. Los funcionarios que ya son Auditores bajo la norma 2004 van a ser actualizados en la norma mencionada. www.derechodeautor.gov.co

Hallazgo Mayor No. 4 Causa Corrección SE HALLO QUE NO SE MANTIENE LA IMPLEMENTACION DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS.   SE REVISO LA AUDITORIA INTEGRAL DE JULIO DE 2011(PLANEADA INICIALMETE PARA ABRIL).DICHA AUDITORIA NO OBSERVA LOS REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS VIGENTE AL MOMENTO DE SU EJECUCION; NO SE EJECUTÓ CON BASE EN LOS CRITERIOS DE ISO 9001:2008 NI NTCGP 1000:2009.  SE HALLO NO CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDDITORIAS INTERNAS ASÍ: LOS REGISTROS DE LA AUDITORIA NO MENCIONAN LOS REQUISITOS EVALUADOS, LOS HALLAZGOS , LAS ENTREVISTAS REALIZADAS,LOS DOCUMENTOS , VERIFICADOS, LOS RESULTADOS DE SEGUIMIENTOS O ANALISIS DE DATOS, NO HAY NOTAS DEL AUDITOR, NI EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA O PLAN PREDETERMINADO, NO HAY HOJAS DE VERIFICACION, NO HAY FORMATO DE INFORMES   NO SE EJECUTO LA SEGUNDA AUDITORIA INTERNA PROGRAMADA PARA JUNIO DE 2011 Hallazgo Mayor No. 4 Falta de control sobre el procedimiento de auditoría y los registros generados en la auditoria. Ausencia de seguimiento al programa de auditoría definido Causa Actualizar el procedimiento para la realización de Auditorías Internas de calidad en y el Manual de Calidad. Asegurar que los auditores internos utilicen los formatos dispuestos para el proceso y que su diligenciamiento sea completo antes de archivarlos. Monitorizar el desarrollo de los ciclos definidos de auditoría y se dé cumplimiento al cronograma dispuesto para tal fin. En la revisión por la dirección, presentar el cronograma de auditorías definido y su grado de cumplimiento. Corrección www.derechodeautor.gov.co

Acciones Realizadas Este procedimiento describe la serie de actividades básicas a ejecutar en una auditoría y proporciona directrices para establecer, efectuar y documentar la auditoría del Sistema de Gestión de Calidad. La entidad aprobó con Acta No. 41 de 19 de Junio de 2012 la actualización del Procedimiento PV02-PR01 Auditorías Internas de Calidad y todos los formatos para su correcta aplicación y registro. ALCANCE Este procedimiento inicia con la revisión de la documentación de las Auditorías Internas de Calidad anteriores y la elaboración del Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad - PAIC en la DNDA y finaliza con la suscripción del Plan de Mejoramiento por Procesos, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. El procedimiento y sus formatos serán incluidos en las capacitaciones al equipo auditor www.derechodeautor.gov.co

Acciones Realizadas Se aprobó la modificación de Manual de Calidad en su numeral 2.6.2.2. Auditorías Internas de Calidad, que quedó de la siguiente forma: La Dirección Nacional de Derecho de Autor realizará Auditorías Internas al Sistema de gestión de Calidad por lo menos una vez cada año. FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS F1 PV01-PR01 Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad - PAIC F2 PV01-PR01 Listado de Auditores Internos de Calidad F3 PV01-PR01 Plan de Auditoria Interna de Calidad F4 PV01-PR01 Lista de Verificación F5 PV01-PR01 Reporte No Conformidades y Observaciones F6 PV01-PR01 Programación Auditorías Internas de Calidad – PAIC PL01-PV01-PR01 Plantilla de Informe de Auditoría Interna de Calidad Anexo 1 PV01-PR01 Perfil del Auditor Interno de Calidad Auditoría Interna de Calidad: 03 al 07 de Septiembre Auditoría de Recertificación: 01 al 09 de Noviembre www.derechodeautor.gov.co

Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad GRUPO DE PLANEACIÓN www.derechodeautor.gov.co

Propuesta de Mapa de Procesos Nueva codificación a los documentos del SGC Reacomodación de la información en Intranet Jornadas de revisión de procedimientos y formatos anexos Ciclos de sensibilizaciones sobre el SGC www.derechodeautor.gov.co

Mapa de Procesos Actual PROCESOS ESTRATEGICOS Clientes o Usuarios Clientes o Usuarios Regulatorios Satisfacción 1.0 Planeación Estratégica 2. 0 Gestión de la Calidad 3.0 Asesorías a Dirección General 4.0 Divulgación y Prensa PROCESOS MISIONALES 5.0 Registro de Derecho de Autor 6.0 Capacitación, Investigación y Desarrollo 7.1. Insp. y Vig. Soc. de Gestión Colectiva 7.2. Asistencia Jurídica 8.0 Gestión Documental PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO 9.0 Recursos Humanos 10.0 Compras 11.0 Presupuesto 12.0 Tesorería 13.0 Almacén 14.0 Contabilidad 15.0 Sistemas PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL 16.0 Mejoramiento Continuo 17. 0 Control Interno www.derechodeautor.gov.co

Propuesta Mapa de Procesos PROCESOS ESTRATEGICOS Satisfacción Clientes o Usuarios Clientes o Usuarios PE01 Direccionamiento estratégico PE02 Planeación Institucional y gestión de la Calidad PE03 Divulgación y Prensa PROCESOS MISIONALES PM01 Registro de Derecho de Autor PM02 Asistencia Jurídica PM03 Asuntos Jurisdiccionales y resolución de conflictos PM04 Capacitación, Investigación y Desarrollo PM05 Inspección Vigilancia y Control a las Soc. de Gestión colectiva PROCESOS DE APOYO PA01 Gestión administrativa y financiera PA02 Sistemas e información PA03 Gestión documental PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL PV01 Mejoramiento Continuo PV02 Control Interno www.derechodeautor.gov.co

Nueva codificación a los documentos del SGC PROCESOS ESTRATEGICOS – CÓDIGO PE PE01 Direccionamiento estratégico PE01-PR01 Asesoría F1-PE01-PR01 Registro de solicitudes de asesoría PROCESOS MISIONALES – CÓDIGO PM PROCESOS DE APOYO – CÓDIGO PA PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL – CÓDIGO PV www.derechodeautor.gov.co

Jornadas de revisión de procedimientos y formatos anexos Ciclos de sensibilizaciones sobre el SGC ORGANIZACIÓN DE JORNADAS DE REVISIÓN POR PROCESOS Definir fechas www.derechodeautor.gov.co

¡GRACIAS! Dirección Derecho de Autor DerechodeAutorCol @derechodeautor Bogotá, calle 28 No. 13 A - 15, piso 17, teléfono (1) 3418177, correo electrónico: info@derechodeautor.gov.co www.derechodeautor.gov.co