Los requisitos para una planificación eficaz ya que es la tarea más importante en cuanto condiciona el hacer y el actuar. Los objetivos deben ser alcanzables Deben ser coherentes y consistentes Debemos ser flexibles. Es inaceptable manejar el concepto de trabajar sin una planificación con sus objetivos, metas y estrategias a seguir. Es importante definir los actores más importantes de cada etapa ya que esto permite identificar responsabilidades. De nada sirve la planificación, si no se tiene un control adecuado.
Desde un punto de vista normativo la planificación es eficaz cuando: Instrumentaliza e implementa adecuadamente una política, todo plan es un instrumento de un proyecto político. La realización del plan implica un cambio efectivo y positivo respecto de la situación anterior.
Desde el punto de vista táctico operativo la planificación es eficaz cuando: Sus instrumentos expresan en la práctica Asegura el logro de los objetivos con el menor costo financiero, humano y social. Propone objetivos que son alcanzables
El objetivo de este trabajo es proponer una planificación simple, basadas en herramientas ya probadas y ordenadas de forma tal que nos permita planificar nuestras actividades de forma simple y eficaz.
¿ Dónde estamos ? ¿Hacia dónde vamos? ¿Hacia dónde queremos llegar? ¿Si contamos con todos los recursos? La respuesta a los interrogantes planteados en la pirámide de planificación están dados función de su prioridad, ya que si no sabemos dónde vamos, está claro que no sabremos si llegamos.
Responsables. Todas las personas que tienen un rol de responsable, ya sea de actividad, sub-tarea, proyecto, etc. Alcance. Todo aquello que necesitamos para dar por finalizado el proyecto. Objetivos. Son la base para enfocar nuestra planificación a unos requisitos del proyecto. Buscamos con ellos, lograr uno resultados específicos. Equipo. El conjunto de personas interesada en el buen desarrollo del proyecto. Actividades y sub-tareas. Unidades de trabajo planificadas en el calendario, bajo una duración y fecha. Prioridades. Las actividades están planificadas siguiendo una priorización concreta, ya sea por el grado de importancia o de urgencia. Fechas. Para la administración del tiempo, se pueden concretar unas fechas fijas, si estamos seguros de que una determinada actividad debe comenzar en un día concreto.administración del tiempo
Riesgos. Debemos tener ya en cuenta en las primeras etapas de la planificación. Escenario o simulaciones de proyecto. Después de elaborar un diagnóstico de riesgos, realizaremos simulaciones de planificación teniendo en cuentas los distintos escenarios identificados. Recursos. En toda planificación de una empresa es clave la gestión de recursos optimizada, aprovechando cada uno, para recudir nuestro coste a la mínima expresión. Relaciones entre las actividades. Esta dependencia entre actividades nos genera flujos optimizados de trabajo para que nuestra organización y planificación de tareas aproveche el tiempo y recursos. Metodologías. Seleccionar la metodología adecuada. La tendencia es seguir métodos ágiles, capaces de adaptarse a los cambios, con revisiones y re-planificaciones periódicas. Sistemas de evaluación y control. Al planificar tener en cuenta un sistema que nos permita evaluar y controlar el proyecto a tiempo real. De esta manera, nuestras decisiones serán rápidas y efectivas.
Análisis de recursos. ¿Cuál es nuestro presupuesto de proyecto? ¿Contamos con un mínimo de personas en nuestro equipo? ¿Un plazo determinado? ¿Ingresos o subvenciones? ¿Qué necesitamos? Identificación de equipo e interesados. Establece un sistema concreto de comunicación con todos ellos, y realiza una primera reunión es esta primera etapa de la planificación. Definición de actividades. ¿Qué actividades necesito para la realización del proyecto, según plazos y recursos? ¿Cuáles son las dependencias de cada actividad? Normalmente, solemos contar con el asesoramiento de una persona técnica que nos guíe para planear el proyecto. Estimación de tiempos. Duración de cada actividad, así como fechas clave o hitos del proyecto. Selección de sistemas de evaluación y control. Cuando tenemos terminado el primer plan, es clave saber cómo controlar y evaluar que se van cumpliendo plazos, presupuestos, objetivos, etc. Estudio del alcance. Analiza todos los objetivos que quieres conseguir cuando termines el proyecto planificado.
Hemos dado a conocer los requisitos correctos para tener una excelente planificación eficaz es evidente que debemos concientizarnos de la importancia de prestar atención al desarrollo de estos documentos y desarrollar lo más correctamente posible cada uno de sus componentes para que nuestras planificaciones sean aceptable tanto para nosotros como para nuestra sociedad.documentos