IV ENCUENTRO DE LA RED DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Sandra Silva Pérez

RECOGER –CONSERVAR- ORGANIZAR - SERVIR Recoger, es una tarea de la etapa pre archivística Conservar, organizar y servir es tarea de la etapa archivística propiamente dicha. La función de conservación, está dirigida a la instalación de los materiales a la preservación y restauración de los mismos. La función de servir está relacionada a una acción cultural, difusión, comunicación de la información.(Acceso a los documentos-debemos Facilitarlos) La organización documental está estrechamente ligada a la descripción, sin ésta los archivos estarían inaccesibles para los usuarios e investigadores. No pudiendo ser difundidos. LAS FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico- funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). 3 LA CLASIFICACIÓN:

Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión 4 CLASIFICACIÓN

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos 5 CLASIFICACIÓN (2)

La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo La identificación de las funciones asignadas a las dependencias Los asuntos que tramita cada división administrativa 6 LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SE FUNDAMENTA EN:

“Es el conjunto de operaciones intelectuales efectuadas en el momento del tratamiento de un fondo, fundamentadas en el principio de respeto al orden primitivo, reflejando la estructura administrativa del organismo productor, o bien, si esto no es posible, adaptadas al contenido de los documentos siguiendo criterios cronológicos, geográficos, alfabéticos y temáticos”. 7 SEGÚN EL DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA El concepto de clasificación

Además de insistir en la diferencia entre clasificar y ordenar (tareas a veces simultáneas, a veces secuenciales), opina que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos dentro de un archivo o los fondos de un archivo. Es una operación fundamentalmente intelectual. 8 ANTONIA HEREDIA

Establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros. 9 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. El principio de orden original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa. 10 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.

Es el primer instrumento de descripción de un archivo, y el único que permite una visualización conjunta de los fondos. Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas con base en el organigrama. 11 EL CUADROS DE CLASIFICACIÓN

La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos 12 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico. 13 CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Cronológica : Se parte de la premisa que no hay documentos más estable que la data. Es la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con independencia a cada serie documental dentro del fondo, a bien a un conjunto de documentos. Alfabética: Siguiendo el abecedario se ordenan los documentos de las iníciales voces representativas de aquellas. LA ORDENACIÓN Es unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros

Reciben su nombre de la unidad elegida para determinar dicho orden: Si por la fecha – cronológico Si las letras- alfabético Si el lugar – topográfico Si el tamaño- por tamaños O bien podría utilizarse sistemas mixtos. Tipos de ordenación

Hay un axioma que nos indica que elegido un tipo de ordenación para una serie no debe alterarse o modificarse. No a todas les conviene el mismo, se debe tomar en cuenta al elegir el sistema la mejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. ELIGIENDO EL TIPO DE ORDENACIÓN