Objetivo Particular: Modulo 2: Instrumentos de Consulta Archivística.

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1 Objetivo Particular: Modulo 2: Instrumentos de Consulta Archivística.
El participante conocerá la importancia de los instrumentos de consulta archivísticos; así como el uso e implementación de los mismos.

2 SISTEMA DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO:
(SAI) BASE LEGAL COORDINACIÓN DE ARCHIVOS COMITÉ DE TRANSPARENCIA OPERATIVA OFICIALIA DE PARTES (ÁREA DE CORRESPONDENCIA) ARCHIVOS: TRÁMITE, CONCETRACIÓN E HISTORICO

3 Sistema de Clasificación Documental en el IPN
POR ASUNTO: Una actividad concreta, Por Procesos, Con la Práctica diaria, De acuerdo con Manuales: Organización, Procedimientos.

4 PROCESOS: ESTRATEGICO: OPERATIVOS: APOYO / SOPORTE: MACROPROCESOS:
Controla las metas, indica como se deben realizar para que pueda lograr la visión del instituto. Son dirigidos por la alta dirección. OPERATIVOS: Impactan sobre la satisfacción del cliente y la misión del IPN. Son la razón de ser del instituto. APOYO / SOPORTE: Procesos que no están ligados directamente con la misión del instituto, pero son necesarios para el logro de los objetivos de los procesos estratégicos. Son procesos transversales a toda la organización. Aporta los recursos necesarios. MACROPROCESOS: Representación gráfica que refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del sistema de gestión de una organización. Se enfoca a cumplir con la Misión y la Visión proyectada.

5 NIVELES DE DESCRIPCIÓN
Fondo Sección Serie Expediente Documento NIVELES DE DESCRIPCIÓN

6 Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)
Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica. Fondo: Instituto Politécnico Nacional Fondo: Secretaría de Gobernación Instituto Mexicano del Seguro Social Secretaría de Energía

7 Fondo = IPN SUBFONDO SECRETARIAS Secretaría de Administración
Secretaría de Extensión e Integración Social DIRECCIONES DE AREA Dirección de Recursos Materiales y Servicios Dirección de Planeación ESCUELAS Escuela Superior de Ingeniería Quimica e Industrias Extractivas Escuela Superior de Medicina CENTROS Centro Nacional de Cálculo UNIDADES Unidad Profesional Interdisciplinaria de Biotecnología SUBFONDO

8 SECCIÓN 20 Secciones 12 Comunes 8 Sustantivas
A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. 8 Sustantivas 12 Comunes 20 Secciones Cuadro General de Clasificación Archivística del IPN

9 12 Comunes 8 Sustantivas SECCIÓN 1S Gobierno SECCIÓN 2S Docencia
SECCIÓN 1C Legislación SECCIÓN 2C Asuntos Jurídicos SECCIÓN 3C Organización, Programación y Presupuestación SECCIÓN 4C Recursos Humanos SECCIÓN 5C Recursos Financieros SECCIÓN 6C Recursos Materiales SECCIÓN 7C Servicios Generales SECCIÓN 8C Tecnologías y Servicios de la Información SECCIÓN 9C Comunicación Social SECCIÓN 10C Control y Auditoria de Actividades Públicas SECCIÓN 11C Planeación, información Evaluación y Políticas Públicas SECCIÓN 12C Transparencia y Acceso a la Información 8 Sustantivas SECCIÓN 1S Gobierno SECCIÓN 2S Docencia SECCION 3S Administración en la Educación SECCIÓN 4S Extensión Educativa SECCIÓN 5S Medios de Comunicación SECCIÓN 6S Atención Médica SECCIÓN 7S Investigación SECCIÓN 8S Equilibrio Ecológico y Protección del Medio Ambiente

10 SERIE Serie: Nómina de Pago de Personal Serie: Adquisiciones
A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico. Serie: Nómina de Pago de Personal Serie: Adquisiciones Serie: Control y mantenimiento de parque vehicular Serie: Administración y servicios de archivo Serie: Informes de labores

11 SECCIÓN SERIE El CGCA: Es el instrumento de Consulta que identifica la serie correspondiente al asunto que se desea clasificar.

12 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)
Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.

13 Una vez clasificados los documentos de archivo por medio del Cuadro General de Clasificación Archivística y ordenados en su espacio físico o en electrónico, el CADIDO permite identificar su disposición final.

14 CÓDIGO ARCHIVISTICO: Sección. Serie (1C.10)
SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO ARCHIVISTICO: Sección. Serie (1C.10)

15 ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL CADIDO
VALOR DOCUMENTAL Administrativo (A), Legal(L), Contable y Fiscal (C/F) PLAZOS DE CONSERVACIÓN Archivo de Trámite (AT), Archivo de Concentración(AC) ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL CADIDO TECNICAS DE SELECCIÓN Eliminación (E), Muestreo(M), Conservación (C) OBSERVACIONES En el caso de contar con observación(es)

16 EJEMPLO DE EXPEDIENTES CLASIFICADOS POR ASUNTOS
Sección: 4C Recursos Humanos Serie: . 5 Nómina de Pago de Personal Expediente: 01 Nomina de enero 02 Nómina de febrero 03 Nómina de marzo Sección: 8C Tecnologías y Servicios de la Información Serie: .16 Administración y Servicios de Archivo Expediente: 01 Inventarios y Guías de Archivo Documental 02 Transferencia Primaria 03 Baja documental EJEMPLO DE EXPEDIENTES CLASIFICADOS POR ASUNTOS Sección: 11 C Planeación, Información , Evaluación y Políticas Educativas Serie: .16 Informe de Labores Expediente : 01 Informe trimestral Detrás de este se puede archivar un expediente con código 11C.23 de forma progresiva.

17 CLASIFICA DE ACUERDO AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
ACTIVIDAD 1 CLASIFICA DE ACUERDO AL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

18 En el módulo 1, en la actividad 1 se enlistaron los asuntos y los documentos que comprende un expediente. Se identificó cuales son expedientes con documentación de archivo o bien de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI) o de Apoyo informativo. Ahora se le asignará a los expedientes de archivo el código del asunto, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística.

19 FORMULA CLASIFICADORA
Esta integrada por elementos que permiten identificar diversos aspectos de un expediente, tanto de ubicación como de contenido. IPN (1) Fondo (Siglas) / T60000 (2) Clave Programática / 3C.2 (3) . (4) Sección. Serie Código Archivístico / 01 (5) Número consecutivo del expediente ( II ) (6) Legajos

20 EXPEDIENTES DE ARCHIVO
ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA ETIQUETA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO EXPEDIENTES DE ARCHIVO

21 EXPEDIENTES DE ARCHIVO POR ASUNTO

22 DEFINICIÓN DEL NÚMERO CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE

23 MANEJO DE LEGAJOS POR EXPEDIENTE

24 Elabora las etiquetas de los expedientes de Archivo
ACTIVIDAD 2 Elabora las etiquetas de los expedientes de Archivo

25 1. LA FÓRMULA CLASIFICADORA, 2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE,
ELABORA LAS ETIQUETAS DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE LOS SIGUIENTES ASUNTOS, CON LOS ELEMENTOS MÍNIMOS REQUERIDOS. El área debe atender Observaciones del proceso de Transferencia Primaria del año 2018. Debe archivar el expediente del Programa Operativo Anual 2019 Primero , Segundo, Tercer. En el área se debe archivar el expediente referente al Sistema de Gestión de Calidad 2019. Se llevó a cabo una Transferencia Primaria en el año 2019, por lo que se debe archivar el Inventario de Transferencia primaria. Se apertura un expediente de cursos impartidos por el Departamento, el cual consta de 4 folders con información del mismo asunto. Elabore la etiqueta de cada uno de los folders del año 2019. 1. LA FÓRMULA CLASIFICADORA, 2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE, 3. AÑO DE APERTURA.

26 En documentos electrónicos y digitales
Se aplica el mismo tratamiento que en los documentos impresos. Se clasifican conforme a las series documentales del CADIDO.

27 Documentos Electrónicos.
Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos 4_mayo_2016 Vigésimo tercero. Los Sujetos obligados deberán aplicar, invariablemente, a los documentos de archivo electrónicos, los mismos instrumentos de control y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte papel. Vigésimo sexto. Para el control, conservación y disposición de archivos electrónicos, los Sujetos obligados contarán con un Sistema de administración de archivos y gestión documental, en el cual se establecerán las bases de datos que permitan el control de los documentos con los metadatos...

28 Se crea una carpeta con el nombre de la Unidad Politécnica.
CEPROBI DIRECCIÓN Ejemplo: Se crea una carpeta con el nombre de la Unidad Politécnica. CGET SERVICIOS ADMON.

29 CEPROBI 3C.2_1 POA En esta carpeta, se crean subcarpetas con el código de la serie, el número consecutivo y el nombre del expediente. 4C.22_1 Cursos Docente 4C.22_2 Cursos PAAE

30 3C.2_1 POA POA 1er. Trimestre Dentro de la carpeta se ingresan los documentos electrónicos que correspondan. POA 2do. Trimestre POA 3er. Trimestre

31 PRACTICA 2 MODULO 2

32 1.- De que manera se clasifican los expedientes de Archivo en el IPN.
a) Estructura orgánica b) Asuntos c) Cronológico 2.- ¿Cual de los siguientes incisos muestra una clasificación archivística por serie documental? Recursos Humanos b) Administración en la educación -Nómina Quincena Control Escolar -Prestaciones – Calidad c) Recursos Financieros Protección civil Simulacro

33 RELACIONA AMBAS COLUMNAS.
Instrumento de consulta en el que se encuentran los códigos de los asuntos, además informa el Valor documental y el tiempo de conservación. b. Esta debe contener: fondo, clave programática, código archivístico, numero consecutivo del expediente y legajos (en caso de existir). c. La Fórmula, el Año de apertura del expediente y el Nombre del expediente son: ( ) ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA ETIQUETA DEL EXPEDIENTE. ( ) CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO). ( ) FÓRMULA CLASIFICADORA.

34 GRACIAS POR SU ATENCIÓN