Elementos básicos de la Teoría de Administración de Documentos.

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1 Elementos básicos de la Teoría de Administración de Documentos.
Sesión 4 Elementos básicos de la Teoría de Administración de Documentos.

2 Conceptos Básicos Documento Documento de Archivo Expediente Archivo
Administración de Documentos Teoría del Ciclo Vital de los Documentos Clases de Archivos: trámite, concentración e históricos.

3 Documento Registro de información, con independencia del soporte material en el que se encuentre y de los objetivos de su creación.

4 Documento de archivo Por su parte, documento de archivo es aquel que contiene (independientemente de su soporte) información registrada, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones, cuyo contenido, contexto y estructura le otorgan calidad probatoria de eventos y sucesos. También se le conoce como unidad documental simple.

5 Características del documento de archivo
Es resultado de la atención de trámites formales en las instituciones. Es probatorio de sucesos, eventos y procesos de la gestión institucional. Formaliza la acción de las instituciones y posibilita su continuidad al ser referencia del asunto tramitado. Es único y exclusivo. Es testimonio de la acción gubernamental. Al tener contexto y contenido identificables, puede incorporarse a un expediente determinado.

6 Expediente Es el conjunto de documentos referidos a un mismo tema, asunto, materia, o bien, resultantes de un mismo proceso de gestión o tramitación. También se le conoce como unidad documental compuesta.

7 ¿Qué es un archivo?  I. Desde una perspectiva conceptual, es el conjunto orgánico y organizado de información, útil para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e investigación. Para ello, requiere norma técnica, métodos e instrumentos. Desde una perspectiva institucional, es la estructura formalmente establecida que brinda los servicios de archivo de trámite, de concentración e histórico. En este sentido, necesita de norma jurídica que formalice la estructura y funcionamiento del sistema institucional de archivos. III. Desde una perspectiva espacial, es el área física donde se deposita el conjunto orgánico y organizado de información. Para ello, requiere infraestructura y equipo.

8 Administración de Documentos
Metodología integral para regular la producción, reproducción, circulación, conservación, uso, selección y eliminación de los documentos públicos, atendiendo a una mayor economía y eficiencia en la operación de los servicios públicos.

9 Administración de Documentos
Constituye una respuesta de atención de problemas institucionales y documentales, causados por la explosión documental. Su metodología está basada en la teoría del Ciclo Vital o Fases Cronológicas de los Documentos.

10 Teoría del Ciclo Vital Enuncia la naturaleza de la documentación según las distintas etapas que atraviesa, desde su emisión hasta su uso abierto por investigadores y público en general. Es un concepto fundamental en la Administración de Documentos. Según este concepto, toda la documentación producida por las instituciones recorre tres etapas: activa, semiactiva e inactiva.

11 Teoría del Ciclo Vital Según las etapas del Ciclo vital de los documentos, los usos, los usuarios, los instrumentos de trabajo y los recursos que deben emplearse para la administración de los archivos son diferentes y, por lo tanto, su manejo debe confiarse a entidades archivísticas especializadas, que brinden el servicio de archivo considerando esas diferencias.

12 Ciclo Vital: Valores documentales
Están definidos por la etapa del ciclo vital en la que se encuentre la documentación. Son de dos clases: primarios y secundarios. Valor Primario: Se refiere a la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus registros oficiales. Al respecto, existen tres elementos de juicio:

13 Ciclo Vital: Valores documentales
a) Vigencia administrativa, o plazo requerido por la institución productora de documentos para dar trámite al asunto al que se refiere. b) Vigencia legal, o plazo que la legislación establece para guardar los expedientes de determinada serie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en respaldo de los derechos legales de la propia institución productora o de los ciudadanos que efectúan trámites ante ella. c) Vigencia fiscal, o plazo en que debe guardarse cierta documentación de conformidad con disposiciones fiscales, y/o por su utilidad contable.

14 Ciclo Vital: Valores documentales
Valor secundario: Mide la utilidad institucional de las series documentales, por su contenido evidencial, informativo o testimonial con vistas a su conservación permanente. Por ejemplo, las series que hacen referencia al origen, organización y desarrollo de los organismos públicos, así como a fenómenos de particulares y/o instituciones, cambios institucionales, orgánicos, normas de trabajo, estadísticas, decisiones, acuerdos legales y operativos del organismo y reglamentos internos.

15 Ciclo Vital: Valores Documentales
En síntesis, los valores primarios son fundamentales para las instituciones y personas generadoras de documentación, mientras que los valores secundarios existen en función del interés que la documentación representa para consultantes e investigadores ajenos al asunto-origen del expediente.

16 Ciclo Vital de los Documentos: resumen
Fase Activa Semiactiva Inactiva Tipo de Archivo De trámite, Reciente o activo De concentración, Intermedio o semiactivo Histórico Inactivo Valores Primarios Secundarios Frecuencia de uso Constante Potencial Esporádica Funcionamiento Archivístico -Creación documental -Custodia temporal -Valoración -Transferencia primaria -Recepción y custodia de transferencias primarias -Préstamos y devoluciones Transferencia secundaria -Recepción y custodia de transferencias secundarias -Organización (identificar, clasificar y ordenar) -Descripción Procesos de gestión documental -Producción -Clasificación y Ordenación -Valoración y disposición -Conservación Clasificación y Ordenación

17 Procesos de gestión documental.
Sesión 5 Procesos de gestión documental.

18 Gestión documental Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación (LGA, artículo 4, fracción XXXIV). Puede entenderse como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, metodológicamente diseñadas y encaminadas a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

19 Procesos de gestión documental
1. Producción de documentos. 2. Integración de expedientes. 3. Organización. 3.A. Clasificación 3.B. Ordenación 3.C. Descripción. 4. Acceso. 5. Valoración. 6. Transferencias. 7. Conservación. 8. Difusión.

20 Procesos de gestión documental
De todos ellos, los referentes a: Producción de documentos Integración de expedientes Organización/Clasificación archivística Organización/Ordenación archivística Organización/Descripción documental Valoración documental Transferencia Conservación. Se efectúan a partir de la primera etapa del ciclo vital.

21 Producción Atribuible directamente a los generadores y usuarios de la información documental. La regulación de este proceso es fundamental porque afecta sustancialmente a la organización de archivos de trámite, concentración e históricos.

22 ¿Para qué regular la producción documental?
Para combatir la explosión masiva y descontrolada de documentación. Para favorecer una correcta toma de decisiones en los procesos deliberativos. Para mejorar las acciones de acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas.

23 Producción de documentos→ integración de expedientes.
Cada expediente integrado debe: Estar ordenado lógica y cronológicamente, Estar foliado en cada una de las fojas, y Encontrarse libre de polvo/manchas/clips/broches metálicos/ligas/ notas adhesivas. Contar con una carátula, la cual incluya la información relativa a: nombre de la institución, la unidad administrativa, el fondo, la sección, la serie, el número de expediente / clasificador, la fecha de apertura, la fecha de cierre del expediente, asunto, valores documentales, vigencia documental.

24 Integración de expedientes: Aspectos a considerar para su conservación.
La unión física de todos los documentos que lo conforman debe realizarse con hilo no sintético. Debe ser manejable (espesor máximo 10 cm). Cuando la documentación a incorporar exceda este límite, es preferible generar tomos adicionales de un mismo expediente. Debe contar con portada y contraportada de cartoncillo con bajo contenido de lignina. La portada debe presentar información estandarizada que permita identificar plenamente el expediente a simple vista, sin necesidad de manipularlo en demasía.

25 Contenido de la portada
I. Área o unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);

26 Contenido de la portada
VIII. Valores documentales; IX. Vigencia documental; X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente, y XI. Número individual y total de tomos que conforman el expediente. XII. Leyenda de clasificación, de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la elaboración de Versiones Públicas, con la finalidad de garantizar la custodia y conservación de los documentos.

27 Carátula o portada (ejemplo)
I. Área o unidad administrativa: Servicios generales. II. Fondo: Consejo de la Judicatura del PJE. III. Sección: Dirección de Administración y Finanzas. IV. Serie: Resguardos de mobiliario. IV. 1. Subserie: Resguardos de mobiliario asignado a los juzgados de 1ª instancia. V. Número de expediente: CJ/DAF/ServGrales/RM-110/2016 VI. Fecha de apertura: 06/Mayo/2016. VII. Asunto (resumen o descripción del expediente): Resguardos del mobiliario asignado a los juzgados mercantiles durante el año de 2016.

28 Carátula o portada (ejemplo)
VIII. Valores documentales: √ administrativo __ legal √ fiscal IX. Vigencia documental: Archivo de trámite: 1 año Archivo de concentración: 0 Destino final: Baja. X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: 502 fojas. XI. Tomo: 1 de 1. XII. Leyenda de clasificación:

29 Conservación Es el conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de documentos y expedientes. Según la LGA, es el conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo (Artículo 4, fracción XVIII).

30 Agentes de deterioro documental
1. Físicos: Calor: acelera la degradación del papel. Humedad: afecta las tintas, la flexibilidad del papel y favorece la presencia de micro-organismos. Luz natural o artificial (rayos ultravioleta): blanquea y quiebra el papel. Colocación de sujetadores metálicos y cintas adhesivas que aceleran la oxidación del papel.

31 Agentes de deterioro documental
La coexistencia de papeles de distintas calidades en un mismo expediente (papel bond + papel periódico), engrosa innecesariamente su volumen, dificulta su manejo y custodia y facilita su deterioro por erosión. La manipulación de documentos por los usuarios, pues se contaminan recíprocamente. Deficiente integración física de los expedientes (inutilización de portadas y contraportadas; expedientes mal costurados).

32 Agentes de deterioro documental
Utilización de estantería de madera y cajas no libres de ácido. Contaminación ambiental 2. Biológicos Insectos Roedores Hongos y bacterias

33 Agentes de deterioro documental
3. Químicos: La acidez del papel, de las cajas, sobres y adhesivos. Partículas y gases oxidantes provenientes de atmósferas contaminadas.