Auditoría Administrativa

INTRODUCCIÓN En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalización impera y en consecuencia donde las empresas están cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas. La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la misma, con el propósito de detectar problemas y solucionarlos.

ANTECEDENTES En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.“ 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.“ En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el documento Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su implementación en organizaciones públicas y privadas. Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de información

DEFINICIÓNES La auditoría Administrativa es una rama de la Auditoría que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administración de la empresa ya sea en forma total o por áreas específicas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Es un examen detallado de la administración de un organismo realizado por un profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros, materiales, métodos y controles, y su forma de operar.

OBJETIVOS De control De productividad De organización De servicio De calidad De cambio De toma de decisiones De control De productividad De organización De servicio De calidad De cambio De toma de decisiones

VENTAJAS Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma independiente los sistemas de organización y de administración. Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa. Contribuye eficazmente a verificación de los datos contables y financieros. evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros. Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma independiente los sistemas de organización y de administración. Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa. Contribuye eficazmente a verificación de los datos contables y financieros. evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

ALCANCE DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Enfoque estratégico Proceso administrativo Giro industrial Sector de actividad Ámbito de operación Tamaño de la empresa Número de empleados Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Enfoque estratégico Proceso administrativo Giro industrial Sector de actividad Ámbito de operación Tamaño de la empresa Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

ORGANIZACIÓN Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos ORGANIZACIÓN Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos PLANEACIÓN Visión Misión Objetivos Metas Estrategias / tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes PLANEACIÓN Visión Misión Objetivos Metas Estrategias / tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Exportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Exportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas DIRECCIÓN Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés, el conflicto y la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación DIRECCIÓN Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés, el conflicto y la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad ELEMENTOS ESPECÍFICOS PROCESO ADMINISTRATIVO

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideración las siguientes premisas: Debe ser objetiva Debe tener relación con el presente y el futuro El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideración las siguientes premisas: Debe ser objetiva Debe tener relación con el presente y el futuro El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar.

PARTES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Evaluación de la planeación de la empresa. Evaluación de contabilidad y finanzas. Evaluación de la función de mercadotecnia. Evaluación de la función de producción. Evaluación de la función de personal. Evaluación de la planeación de la empresa. Evaluación de contabilidad y finanzas. Evaluación de la función de mercadotecnia. Evaluación de la función de producción. Evaluación de la función de personal.

El AUDITOR El Auditor Administrativo es la persona con capacidad técnica y analítica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional. El trabajo puede desarrollarlo: Un Contador Público (especializado en Administración). Un Administrador de Empresas. Un Ingeniero Industrial. Un Economista. Un profesional especializado en Administración Pública. Otros profesionales.

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO La investigación y evaluación del proceso administrativo puede enfocarse a nivel general de la empresa, a nivel de departamento, o de un puesto específico. Así pues, habrá ocasiones en que corresponde hacer un “examen sistemático” de toda la empresa, en otro será necesario una investigación profunda sobre algún área especifica.

CLASIFICACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO A. ADMITIVA INTERNAINTERNA EXTERNAEXTERNA Financiera Operacional Examen crítico, sistemático y detallado hecho por una persona o firma independiente

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Auditoria Administrativ a Investiga, revisa y evalúa La empresa En sus aspectos IN T E R N O S EXTERNOSEXTERNOS Analítico Procesal Medio Ambiente Puestos Tiempos Proceso Administrativo Demanda. Precio. Comunicación Otros Lic. Jeyling Alfaro

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO JUNTA DIRECTIVA GERENTE VENTAS ASAMBLEA GENERAL PERSONALPRODUCCIÓNFINANZAS AUDITORÍA ADMINSITRATIVA Lic. Jeyling Alfaro

METODOLOGÍA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Estudios preliminares Planeación del Trabajo La Investigación Análisis y evaluación de información Elaboración del informe Implementar recomendaciones. Lic. Jeyling Alfaro

ESTUDIOS PRELIMINARES Visita en la planta. Entrevistas. Definir áreas a investigar. Captación de necesidades. Estadísticas. Observación de graficas Identificación de los problemas. Visita en la planta. Entrevistas. Definir áreas a investigar. Captación de necesidades. Estadísticas. Observación de graficas Identificación de los problemas. ACTIVIDADES Formarse un criterio sobre el campo de trabajo y tener un concepto general sobre el desarrollo de las operaciones PARA Lic. Jeyling Alfaro

PLANEACIÓN DEL TRABAJO. Definir el alcance y limitaciones del estudio Conocer los recursos, disponibles y los necesarios tales como: Costos, tiempo, personal, etc. Tipo de información requerida. Definir el alcance y limitaciones del estudio Conocer los recursos, disponibles y los necesarios tales como: Costos, tiempo, personal, etc. Tipo de información requerida. ACTIVIDADES Prever el trabajo que se va a desarrollar Métodos de investigación, hojas de análisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guías a seguir para la generación de las actividades y analizar los controles existentes Prever el trabajo que se va a desarrollar Métodos de investigación, hojas de análisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guías a seguir para la generación de las actividades y analizar los controles existentes PARA Lic. Jeyling Alfaro

INVESTIGACIÓN Descomponer los problemas en sus elementos. Análisis de documentos legales. Medio ambiente. El proceso administrativo. Áreas funcionales. Registros Contables. Gráficas y diagramas. Aspectos generales y administrativos. Elaboración de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluación, encuestas, entrevistas, etc. Descomponer los problemas en sus elementos. Análisis de documentos legales. Medio ambiente. El proceso administrativo. Áreas funcionales. Registros Contables. Gráficas y diagramas. Aspectos generales y administrativos. Elaboración de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluación, encuestas, entrevistas, etc. ACTIVIDADES Obtener la información necesaria y concreta para efectuar un análisis y dar las recomendaciones. PARA Lic. Jeyling Alfaro

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN. Compilación de hipótesis Obtención de evidencias. Comparación de lo que existe con un patrón previsto. Qué falta o qué sobra? Compilación de hipótesis Obtención de evidencias. Comparación de lo que existe con un patrón previsto. Qué falta o qué sobra? ACTIVIDADES Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos. Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos. PARA

ELABORACIÓN DEL INFORME Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a dársele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciación sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones. ACTIVIDADES Dar a conocer a los directivos la situación administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas PARA Lic. Jeyling Alfaro

IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES Poner en práctica las medidas de mejoramiento administrativo. ACTIVIDADES Dar solución a los diferentes problemas que se presentan PARA Lic. Jeyling Alfaro

IMPORTANCIA Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. Lic. Jeyling Alfaro

CONCLUSIONES La Auditoría Administrativa es una técnica de control preventivo que debe ejercer la dirección de una organización, pues mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas, programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalías, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operación. El proceso de la Auditoría Administrativa permite apreciar a la organización en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crítica por parte de sus integrantes, como vía para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno. Lic. Jeyling Alfaro

Gracias por su atención Lic. Jeyling Alfaro Manzanares