GESTION DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA 2015

*Ley II/2002. Código Único Disciplinario. Art. 34 Deberes: 4, 5, 15, 16, 19, 25, 33, 40. Art. 35 Prohibiciones: 7,13 *Ley 190 de 1995, Art. 79 sobre faltas y delitos en el manejo de archivos. *Reglamento General de Archivos *Ley 594 de Julio 4 de 2000 *Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos. *Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. *Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. *Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. NORMATIVIDAD

*Decreto 2609 de 14 Dic. 2012: PGD. Disposiciones en materia de GD *Decreto 2364 de 22Nov. 2012: Firma Electrónica. *Decreto 2693 de 21 Dic. 2012: Lineamientos Gobierno en Línea *Decreto 1515 de 19 de Jul. 2013: Transferencias Secundarias y de valor histórico. *Acuerdo 042 de 2002: Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. *Circular 001 de Inventarios de documentos a eliminar. *Circular 005 de Prohibición de enviar documentos originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información. *Circular 005 de 2012 Proceso de digitalización y comunicaciones oficiales. NORMATIVIDAD

…La gestión de documentos está asociada la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos… … Es responsabilidad de los servidores, empleados así como contratistas.. Responsabilidad Compartida Institucional “Coordinación de la Gestión Documental”: Es un proceso transversal a toda la organización, los aspectos y componentes deben ser coordinados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada Entidad. RESPONSABILIDAD

Documentos de archivo (Físicos y electrónicos) Archivos institucionales (Físicos y electrónicos) Sistemas de información Corporativos Sistemas de Trabajo Colaborativo Sistemas de Administración de Documentos Sistemas de Mensajería Electrónica Portales, Intranet y Extranet. Sistemas de Bases de Datos. Discos Duros, Servidores, Discos o medios portables, medios de video y audio (análogo o digital) etc. Cintas y medios de Soporte (Back up o contingencia) Uso de tecnologías en la nube TIPOS DE INFORMACIÓN

ESCANER: Es donde se reciben y Digitalizan los expedientes – Solicitudes que son radicados por atención al ciudadano. Tel: Ext Archivo de Gestión Misional: Archivo centralizado de todas las Direcciones Misionales. Se encuentra ubicado en Montevideo. Calle 18 No. 68 D-53. Tel: Ext Archivo Central: Archivo Central de la entidad, que recibe las transferencias después de cumplido el tiempo. Se encuentra ubicado en Montevideo. Carrera 68 D No /21. Tel: Ext Oficina de Correspondencia: Ubicada en el Primer piso del edificio Norte. Recepción y tramite de correspondencia. Tel: Ext Sub grupos de Trabajo

Recepción y Envío de correspondencia. Consulta y Préstamo de documentos Digitalización Catálogos - Inventarios Asesoría – Capacitación Seguimiento Custodia de Archivo Correspondencia Servicios

Oficina sin papeles