Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux

Presentación del tema: "Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux"— Transcripción de la presentación:

1 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Título

2 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaría de Gobierno Electrónico efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central.

3 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental Quipux, es un sistema web, que gestiona la documentación digital y/o impresa, dicha documentación puede se interna, es decir aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma organización. Asi mismo, el Quipux controla la documentación externa, es decir la que es emitida por entre entidades y la enviada por la ciudadanía a su organización. .

4 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental En Registro Oficial No 597 de mayo del 2009, según Acuerdo Ministerial 718 que norma el uso del sistema QUIPUX para gestión documental en la Administración Pública Central, expedido por la Secretaría Nacional de la Administración Publica, el 11 de mayo del 2009

5 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización

6 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental Funciones principales Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos. Disminución del riesgo de la perdidas por incendios, robos e inundaciones. Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo. Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico. Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil. Consulta simultanea de varios lectores.

7 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental COMO FUNCIONA QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones. Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos. Búsqueda, recuperación y presentación de documentos. Acceso al sistema de usuarios internos y externos. Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes. Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría.

8 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental QUIENES SON LOS USUARIOS DE QUIPUX QUIPUX está disponible para el uso de entidades de la Administración Pública Central (Ministerios, Secretarías, Direcciones, etc.) y sus funcionarios o trabajadores como usuarios finales de acuerdo a la estructura orgánica de la institución. Funcionarios La participación de los funcionarios de una institución como usuarios del sistema depende de cada institución. Cada usuario puede enviar y recibir documentos de acuerdo al orgánico funcional vigente. Los usuarios pueden acceder solo a los documentos generados por si mismos.

9 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux
Quipux – Sistema de Gestión Documental Recordatorios enviados por máximas autoridades. Mediante Quipux Memorando Nro. MSP-SDM M. enviado el 28 de febrero del 2012, enviado por la Srta. Ministra Carina Vance, el cual indica: “Una vez que se ha implementado el sistema de Gestión Documental Quipux a nivel de planta central y direcciones provinciales de salud y progresivamente en los Hospitales, Centros y Subcentros de Salud, me permito recordar a ustedes, la obligación que tienen todos los funcionarios de la utilización de este sistema de manera diaria, dispuesto por la Presidencia de la República.…. …En caso de incumplimiento de esta obligación se procederá con la sanción correspondiente, según los reglamentos establecidos.”

10 Recordatorios enviados por máximas autoridades.
Quipux – Sistema de Gestión Documental Recordatorios enviados por máximas autoridades. Oficio Nro. SNAP-SNADP O firmado por el Lcdo. Cristian Leonardo Castillo Peñaherrera, Secretario Nacional de la Administración Pública, el cual indica: “Como es de su conocimiento, el artículo 116 númeral 1 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva establece que "La Administración Pública impulsará el empleo y aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las leyes". A su vez el artículo 102 del mismo Estatuto, determina "Las comunicaciones entre órganos administrativos podrán efectuarse por cualquier medio que asegure la constancia de su recepción“…

11 Quipux – Sistema de Gestión Documental
… Adicionalmente, el Acuerdo Ministerial 718, publicado en el Registro Oficial No. 597 del 25 de mayo del 2009, de esta Cartera de Estado, normó el uso del sistema QUIPUX para gestión documental en la Administración Pública Central, y en el artículo 1 dispuso a las entidades de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva, la utilización del sistema web para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos. … … El uso de QUIPUX es obligatorio para todos los servidores públicos de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva, …

12 O dirigirse al correo: soporte.tics@hvalenzuela.gob.ec.
Quipux – Sistema de Gestión Documental IMPORTANTE Todo soporte, mantenimiento de usuarios finales, consultas, deben realizarse a la Unidad de TICs del Hospital. O dirigirse al correo:

13 Quipux: Ingreso al sistema
Quipux – Sistema de Gestión Documental Quipux: Ingreso al sistema Requisitos mínimos: Computador completo con acceso a Internet Una cuenta de correo Electrónico Navegador WEB Mozilla FireFox

14 Abrir el explorador Mozilla Firefox, que se identifica con el ícono.
Quipux – Sistema de Gestión Documental Abrir el explorador Mozilla Firefox, que se identifica con el ícono. En la casilla de direcciones web digitar: o

15 Quipux – Sistema de Gestión Documental

16 Hacer clic para establecer contraseña
Quipux – Sistema de Gestión Documental Hacer clic para establecer contraseña

17 Capacitación Sistema de Gestión Documental Quipux