Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

Presentación del tema: "Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,"— Transcripción de la presentación:

1 Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

2  Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

3 Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

4 Actividades realizadas en el 2008  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental.  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. 4

5 Actividades realizadas en el 2008  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. 5

6 Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

7 AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ÁREA STAFF DEL C. SECRETARIO UNIDAD TOTAL DE SERIES SERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES SIN REGISTRO 3 DE NOV 200812 DE ENE 20093 DE NOV 200812 DE ENE 2009 Oficina del C. Secretario 126611126 Coordinación del Sistema E-México2514 18 75 1687 UACE3216 17 39 3415 Unidad de Asuntos Jurídicos403 3 4 437 Dirección General de Comunicación Social2512 36 13 FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO

8 Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

9 Unidades Administrativas Centrales visitadas SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-México Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación General de Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Dirección General de Planeación Dirección General de Evaluación Dirección General de Carreteras Federales Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Servicios Técnicos Dirección General de Desarrollo Carretero Dirección General de Aeronáutica Civil Dirección General de Autotransporte Federal Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Dirección General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Dirección General de Puertos Dirección General de Marina Mercante Dirección General de Fomento y Administración Portuaria Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Recursos Materiales Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Comunicación Social Acciones 2009

10 1.- OFICINA DEL C. SECRETARIO

11 8.- COORDINACIÓN GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL E-MÉXICO ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración3Adquisiciones2 Control vehicular1 CoordinacióndelSistemaNacionalE- México2Acta de entrega y recepción1 Nómina de pago de personal2 Dirección de Portal1Capacitación1 Expediente de personal2 Control de Gestión1Control de Cuentas3 Seguimiento de gestión1 Control de Presupuesto3 Control Vehicular3 Convenios58 Cuentas por Liquidar1 Evaluación de Desempeño2 Expedientes de Personal31 Inventarios15 Nómina de Pago de Personal3 Protección Civil2 Propuestas Desarrollo Sistema22 ResguardodelEquipode Cómputo6 Seguimiento de Gestión4 Mantenimiento1 Contenidos10 TOTAL7 168TOTAL6 Es importante señalar que de 25 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 18 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS COORDINACIÓN GENERAL E- MÉXICO

12 28.- UNIDAD DE APOYO AL CAMBIO ESTRUCTURAL ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración2Control de Cuentas1Calidad2 Información1Control de Presupuesto2Cuantas por liquidar1 Dirección de Auditoria1Control Vehicular6Expediente de personal2 Oficialía de partes1 Coordinación de Archivo de la SCT1 Seguimiento de gestión7 Dirección de Planeación Organización y control de Gestión1Cuenta Pública1 Dirección de Proyectos de calidad y Coordinación de Archivos1Cuentas por Liquidar2 Fideicomisos1 Inventarios1 Mantenimiento1 Adquisiciones1 Calidad1 Expedientes de Personal2 Libro Blanco1 Procesos de Licitaciones de las Desincorporaciones7 Programa de Cadenas1 Seguimiento de Gestión3 Transparencia2 TOTAL7 34TOTAL12 Es importante señalar que de 32 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 17 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS UNIDAD DE APOYO AL CAMBIO ESTRUCTURAL

13 10.- UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

14 11.- DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL ÄREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración6Comunicación Electrónica 7 Auditorias1 Fotografías2 Comunicación Gráfica2 Cuentas por liquidar2 Difusión2 Control de Cuentas2 Comunicación Gráfica1 Ofíciala de partes1 Control de Presupuesto1 Inventarios1 Dirección de Información1 Cuentas por Liquidar1 Resguardo del equipo de computo 1 Departamento de Comunicación Gráfica1 Expedientes de Personal3 Inventarios1 Mantenimiento de Cómputo2 Seguimiento de Gestión4 Auditorias Internas1 Control Vehicular11 Incidencias de Personal1 TOTAL13TOTAL36TOTAL6 Es importante señalar que de 25 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 12 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

15 Acciones a desarrollar para el 2009 1

16 1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

17 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

18 …Acciones a desarrollar para el 2009 1  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.