La Estrategia de Comunicación de Riesgo Sesión Técnica 3 Taller Nacional de Capacitación en Comunicación de Riesgo Bogotá, Colombia, 22 al 23 de octubre del 2008

Objetivo de la sesión Identificar los componentes fundamentales de la Estrategia de Comunicación de Riesgo. Asegurar que hay un plan de crisis dentro de la Estrategia Nacional de Comunicación de Riesgo que pueda ser activado de inmediato.

La Estrategia de Comunicación de Riesgo Componentes: Abogacía, Coordinación interna e interinstitucional Selección de canales, audiencias Capacitación (voceros, funcionarios, periodistas etc.) Mensajes y piezas comunicacionales Mecanismos de Vigilancia de la Comunicación Elaboración de planes de acción Simulaciones Evaluación

La Estrategia de Comunicación de Riesgo Planificación organización, coordinación, Planificación organización, coordinación, Capacitación, Plan de Acción para Emergencia validación, simulaciones Plan de Acción para Emergencia validación, simulaciones Qué, porqué, cómo, cuando y con quien Evaluación

Organización/Investigación de las capacidades y pasos a seguir Qué tenemos, qué nos falta? Revisión de los planes institucionales y nacionales de emergencias de salud pública y el componente de comunicación. Identificar capacidades de comunicación dentro y fuera de la organización. Identificar mecanismos existentes para vigilar comunicación. Revisar resoluciones y leyes Establecer criterios para entrega de información. Integrar comunicación de riesgo a planes nacionales de preparación

Formación de un equipo nacional de comunicación de riesgo Integrado por diversos sectores del estado, de la sociedad civil, empresa privada. ( representantes regionales, asesores de riesgo, antropólogos, educadores para la salud, epidemiólogos, investigadores de salud ambiental, oficiales de prensa o de políticas externas de su organización, personal de salud del ámbito estatal y local etc.) Socializan las bases del plan y su aplicación. Discusión y consenso. (coordinación interinstitucional) Identifica roles y funciones del equipo al momento de una emergencia. Quién hace qué, como y cuando? Esto incluye a los voceros.

Estrategia Nacional de Comunicación Salud Empresa Privada ONG’sEducaciónTrabajoCancillería Aduanas y Migración Agricultura y Ganadería

Coordinación interinstitucional: Respuesta exitosa Concentrar recursos y esfuerzos en una dirección común. Mensajes en una sola voz y con mismo contenido. Trabajar la prevención de manera integral y a distintos niveles: –presencia en todos los sectores de la población. –Integrar esfuerzos y recursos económicos, logísticos y humanos. Evitar confusión y asumir liderazgos: definir roles y funciones ante una crisis (quien hace qué?).

Coordinación interinstitucional: Respuesta exitosa Identificación de expertos en el tema Preparación coordinada de Información básica en distintos temas Llegar al mismo tiempo y de manera coordinada (ajustarse a las necesidades del público y de los medios de comunicación)

A nivel interno Lista de Verificación de la OPS 1.Estrategia institucional de comunicación de riesgo aprobada por la dirección superior. 2.Planes de acción de rápida activación validados (simulaciones) 3.Conformado el grupo de comunicación de riesgo. 4.Línea jerárquica (canales de mando), validar el flujo de información y comunicación a nivel interno e interinstitucional. 5.Capacitación a funcionarios de alto nivel y a portavoces. 6.Vigilancia de la Comunicación (investigar lo que el público percibe y cree, diálogo con la comunidad).

Nivel interno Lista de Verificación de la OPS (Cont.) 7.Elaborar con el equipo mensajes, materiales informativos. Identificar canales de comunicación para públicos metas en situaciones de riesgo. 8.Actualizar las listas de medios de comunicación, capacitación de los medios de comunicación. 9.Planifica a lo interno de su institución y toma en cuenta la coordinación inter-agencial, multisectorial e interinstitucional. 10.Identifica a otros socios claves fuera de la institución.

…A nivel externo: Active un sistema de comunicación Conformar CNCR. Amplié el enfoque de comités existentes. Identifique comunicadores y voceros designados en otras instituciones sociales…desarrollen red.

… A nivel externo: Active un sistema de comunicación Fortalezca la estructura organizativa de las comunidades. Establezca una relación horizontal entre la comunidad y las instituciones Tome en cuenta el conocimiento y la percepción de la población

A nivel externo: A ctive un sistema de comunicación Diseñen /actualicen un Flujograma de Comunicación de Riesgo interinstitucional –define roles y funciones ante diversos escenarios de riesgo. Definan quien tiene propiedad de la información (quién la lanza/cuando/como). –Planes de acción conjuntos. –Procedimientos de coordinación con socios claves y verificación de información antes de ir al público. –Coordinar en el menor tiempo posible el lanzamiento de la información (Rapidez del primer anuncio).

Flujograma Un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento ó parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.

Ejercicio de Grupo Plantéese una situación de emergencia y detalle cual sería el Flujo de comunicación interna en su institución para salir al público con un primer anuncio. Plantéese una situación de emergencia de envergadura nacional y detalle cual sería el flujo de coordinación y comunicación interinstitucional para salir al público con un anuncio.

Identificar públicos metas y determinar el contenido de los mensajes: Cada emergencia puede involucrar a un público diferente. Percepción del riesgo Abordar preguntas y preocupaciones Involucrar a un equipo multidisciplinario Utilizar herramientas (mapa de mensajes) Enfatizar la información sobre acciones que los individuos deben realizar. Estar redactado en lenguaje claro y sencillo

Identificar formatos y canales disponibles De doble vía: Comités de asesorías Paneles Talleres Foros de discusión pública Reuniones públicas Salas de chat, páginas web interactivas, blogs Mensajes de textos Consultas directas

Identificar formatos y canales disponibles Medios para llegar al público –Comunicados de prensa –Entrevistas –Programas de llamadas en vivo –Entrevistas con calendario fijo (radiales etc.) –Web sites –Anuncios de información pública –E mails –Fax –Radio de ondas cortas –Anuncios de publicidad pagados –Flyers, folletos, circulares, hojas de datos –Presentaciones en reuniones comunitarias, en actividades regulares de la comunidad –Correo directo –Exhibiciones –CD´s, cassetes –Centros de información –Mensajes por celular y voice mail –Diarios, boletines –Medios tradicionales y folklóricos –Blogs –Alto parlantes

Capacitación al equipo de comunicación de riesgo Capacitación del equipo multidisciplinario de comunicación de riesgo a nivel nacional, regional, local ( Ministerios o delegaciones regionales de Salud, Educación, Cancillería, Trabajo, Agricultura, Defensa Civil, Policía etc.) Incluir a las organizaciones comunitarias. Abogacía y capacitación a las autoridades nacionales y otros aliados estratégicos

Capacitación de Voceros: Competentes y con experiencia profesional. Deben mostrar empatía, honestidad, abiertos y comprometidos Cara pública de la situación de emergencia. Ayudan a establecer credibilidad en las autoridades públicas. Entrenados en comunicación. Capaz de ser vocero y apoyar al Ministro/Presidente etc

Capacitación de Voceros: Conocer procedimientos y políticas de la organización. Entrenados para relacionarse efectivamente con los medios de comunicación y con el público. (media training) Preparados con anticipación para responder preguntas obvias. Entrenados en comunicación No-verbal Conocer objetivos, metas y resultados del plan.

Capacitación del Equipo de Comunicación de Medios Desarrollo de mensajes efectivos durante emergencias (talking points, mapas de mensajes para mensajes claves, métodos para validar etc.) Errores que se cometen al comunicar y como solucionarlos (sobre asegurar, garantizar, prometer, especulación de escenarios etc.) Métodos y significados de la comunicación efectiva (selección de canales apropiados y alternativos, desarrollo de materiales, abordar apropiadamente la diversidad cultural etc.)

Plan de Acción para la Emergencia Qué debe contener? Objetivos del plan para situación específica. Toda la información suficiente sobre la situación X antes de la emergencia. Percepción de riesgo – vigilancia de la comunicación Elaboración de mensajes, producción de materiales y canales para audiencias específicas. Identificar socios y aliados para situación específica. Establecer formato de primer anuncio y anuncios posteriores Preparación de protocolos, templates y la norma establecida para aprobación y acelerar salir al público.

Simulaciones Validar y poner a prueba nuestros planes Identificar brechas Sensibilizarnos de lo rápido que puede desarrollarse una emergencia. Valorar la planificación previa Simulaciones de mesa, simulacros en tiempo real etc.

Evaluaciones Evaluación formativa: Durante la planificación y diseño del plan.Grupos focales para probar comprensión de los mensajes. Evaluación de proceso: Revisión de actividades que se desarrollaron para documentar si se realizaron de acuerdo con lo planificado..

Evaluaciones Evaluación de productos: Determina si los objetivos de corto plazo se cumplieron; si hubo cambios de conocimientos, actitudes y comportamientos. Utiliza encuestas, grupos focales, reuniones uno-a-uno y entrevistas de puerta en puerta. Evaluación de impacto: Mide los cambios en las tasas de morbilidad y mortalidad, cambios de comportamiento sostenidos o cambios de políticas. Las herramientas para medir estos cambios son las revisiones de información secundaria y los análisis de políticas.

Conclusiones La estrategia y los planes de comunicación de riesgo son componentes esenciales de los Planes Nacionales de Gestión del Riesgo. El proceso para diseñar una estrategia de comunicación de riesgo incluye desde la planificación, hasta la evaluación. La coordinación interna e interinstitucional es clave para el flujo apropiado de información y comunicación. Conocer, validar y apropiarse del flujo. La participación comunitaria es vigilancia en acción

Ejercicio de Grupo Lea la lista de verificación de OPS para la elaboración e implementación de una Estrategia de Comunicación de Riesgo. En grupo discuta y responda: – La tarea aplica para mi país? –La estamos realizando? –Si la respuesta es Sí, la podemos fortalecer?, cómo? –Si la respuesta es NO, qué debemos hacer (recomendaciones) para implementarla?