Organizaciones

Sistema social, y como tal un sistema complejo, en el cual se potencia al máximo el diseño y tratamiento individual de las personas, de las relaciones entre las personas, que se tienen en cuenta como factor principal de las funciones, de la estructura, de los procesos de trabajo, de las políticas y las estrategias, de la comunicación y la información, factores consustanciales a las relaciones interpersonales que condicionan todas las decisiones referidas a los individuos, grupos, a los actos y acciones que se llevan a cabo, en la consecución de la eficiencia, eficacia y efectividad de las actividades que se realizan

A mayor especialización, mayor será el problema de la cooperación y la coordinación de las funciones

Clásica neoclásica información 1900-1950 1950- 1990 Post 1990 Estructura organizacional Funcional, burocrática, rígida, centralizada, piramidal, énfasis en órganos Matricial, departa- mentalización por productos o servicios Fluida, flexible descentralizada. Cultura organizacional Centralizada en valores y tradiciones del pasado, status quo Adaptación del ambiente Énfasis en el cambio e innovación, valora conocimiento y creatividad Ambiente organizacional Estática, previsible, pocos cambios, graduales, pocos desafíos ambientales Intensificación de los cambios Cambiante, imprevisible y turbulento, cambios intensos

Clásica neoclásica información 1900-1950 1950- 1990 Post 1990 Trato de personas Factores materiales de producción, rígidas normas y reglamentos de control Recursos organizacionales que deben ser administrados Seres humanos proactivos, dotados de inteligencia y habilidades que deben ser desarrolladas Denominación Relaciones industriales Administración de recursos humanos Administración de personas

Variables de importancia Sociopolíticas Novedosa Innovación Entorno en constante cambio Creciente traspaso de poder al usuario Conocimiento

Elementos del sistema organizacional Determinantes Tipo de organización Proceso de toma de decisiones Grado de descentralización Tamaño de las unidades organizativas Grado de división del trabajo Nivel de coordinación Información disponible Elaboración de planes Contenido de planes Etapas del proceso de toma de decisiones

Elementos del sistema organizacional Determinantes Capacidad de reacción (flexibilidad) Procedimientos de Control Niveles de participación Desempeño Motivaciones Autonomía de las unidades operacionales Detalles de control Niveles de control Márgenes o concentración de control

Organizaciones Adhocráticas Sin gran jerarquía vertical ni división departamental formal, ni reglas ni procedimientos preestablecidos para enfrentar los problemas, se caracteriza sobre todo por la diferenciación horizontal y gran descentralización. La elevada especialización horizontal de los puestos de trabajo y la constitución de pequeñas unidades organizativas o equipos de trabajo lo hace ideal para el pensamiento creativo y la innovación. Responde con velocidad a los cambios para facilitar la coordinación interfuncional. Los conflictos forman partes del ambiente de esta organización, puesto que la relación jefe – subordinado no están claramente establecidas y la generación de ideas innovadores no es sistematizada, lo cual muchos autores señalan como un aspecto negativo. Se puede decir que se alcanza la eficacia al precio de la ineficiencia, ya que la estructura organizativa descentralizada basada en trabajo de equipo tiene puntos débiles en la autoridad y la responsabilidad no resuelto

Organización Hipertexto Como la define Nonaka, I. y Takeuchi, H. (1995) es una organización en red basada en el conocimiento y aprendizaje organizacional, que puede crear unas formas de relaciones e interactuaciones a través de las redes telemáticas tanto internas como externas con el entorno. Potencian los elementos positivos de las organizaciones adhocráticas y superan las debilidades de aquellas, al trabajar todos en función de un cliente. Se aprovecha al máximo una base desconocimiento con una visión corporativa. Combina la eficacia y la estabilidad de la organización burocrática con la capacidad creativa y la creación de conocimientos de las organizaciones en red.

Organización Hipertrebol Se potencia al máximo el proceso innovador, y el equipo, así como el trabajo por proyecto. Cada hoja del trébol lo compone una función; el núcleo dirigente compuesto por los profesionales altamente calificados

Organización en Aprendizaje Más que un tipo de organización, es una concepción de gestión actual en tipos de organización como los anteriores, organizaciones pequeñas en tamaño, capaces de anticiparse, adaptarse y transformarse permanentemente. Se caracteriza por la importancia que se otorga a las personas, y a la renovación de las formas organizativas que favorecen la Iniciativa, Creatividad y el Aprendizaje

Organización en Aprendizaje Se identifica una Organización en Aprendizaje cuando en ella se comparte y utiliza el conocimiento de tal manera que todos sus integrantes sin excepción lo pueden aprovechar para responder a los cambios. Con una actitud y estilo abiertos al cambio, se orienta a una visión estratégica e innovación comunes a todos.

Organizaciones en Red Buscan la eficiencia por la reducción de los costos, el control por la adquisición de mucha información, la potenciación de la creatividad e innovación, y la estabilidad. Asimilan sobre todo la tecnología de Internet, la Informática y la Telecomunicación, lo que permite hablar y establecer no sólo Intranet o una Red interna, sino de red de redes en la que se involucran muchas empresas vertical y horizontalmente, interna y externamente

Nuevas Formas de Organización Descentralización de objetivos Autoridad de conocimientos Solución de problemas Creatividad Creación de Equipos de trabajo y de dirección Puestos definidos genéricamente Acceso a la información Tecnología en función de la articulación y la coordinación de distintos componentes en red

Gobierno era industrial Gobierno interconectado en red Controles burocráticos Funciones aisladas Papeles y archivos Tramites engorrosos Transacciones financieras manuales Complicados procesos de información Tecnologías de información desarticuladas “Pastel gordo” Gobierno interconectado en red Servicio al cliente y empowerment Servicio integrado de recursos Prestación electrónica de servicios Respuesta rápida y simplificada Transferencia electrónica de fondos Estudio flexible de la información Soluciones integradas a la red Democracia participativa en tiempo real

Tamaño de las Organización Estudio que analiza influencia del tamaño en las organizaciones Variables estratégicas Variables estructurales Variables relacionadas con procedimientos organizacionales Variables tecnológicas y de entorno

Tamaño de las Organizaciones El tamaño de las organizaciones influye en el establecimiento de sus objetivos y metas. El tamaño de las organizaciones afecta la definición de sus estrategias. Si bien el tamaño puede considerarse una variable importante para la determinación de la estructura organizacional, no existe consenso en el sentido de que el número de sus integrantes sea fundamental para su conformación estructural. La proporción de empleados administrativos, en relación al total de empleados, sigue un comportamiento de tipo no lineal, incrementándose en mayor proporción durante los crecimientos iniciales y disminuyendo después.

Tamaño de las Organizaciones El tamaño influye en el grado de satisfacción de los empleados y tiene una relación positiva con el nivel de estrés, hasta llegar a ciertos límites en los grandes organismos. Por otro lado, parece ser que la rotación de altos ejecutivos tiene menos efecto en las organizaciones grandes que en las de menor tamaño. El tamaño se relaciona en forma positiva con la burocratización de los procesos organizacionales. Los mecanismos de información y control se vuelven más mecánicos y sofisticados a medida que crecen las organizaciones. Existe poca evidencia de que el tamaño de la organización influya en la capacidad de liderazgo.

Tamaño de las Organizaciones El tamaño se relaciona en forma positiva con la complejidad de las organizaciones. El tamaño de las organizaciones impacta en el medio ambiente y, a su vez, a medida que las organizaciones crecen, reciben mayores presiones del medio en el que se desenvuelven, especialmente cuando pertenecen al sector público. No se han encontrado evidencias de que el tamaño, por sí solo, afecte directamente las economías de escala.

¿Qué hacen los gerentes? Coordinar de manera eficaz y eficiente el trabajo de los demás. Planear: función de la administración en la que se definen las metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas, se trazan planes para integrar y coordinar las actividades. Organizar: función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quien las hacen; cómo se agrupan, quien rinde cuentas a quien y donde se toman las decisiones. Reunir personal: función de la administración que consiste en establecer un vínculo con el personal para establecer equipos de trabajo. Dirigir: función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados. Controlar: función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender acciones que hicieran falta.

¿Cuáles son las clases de roles de un gerente? Interpersonal: son aquellos que tienen que ver con la gente, y otros deberes protocolarios y simbólicos. Informativos: consiste en recibir, almacenar y distribuir información. De decisión: Se enfocan entorno a la toma decisiones.

Habilidades Habilidades técnicas: conocimientos y competencias en un campo especializado. Habilidades de trato personal: capacidad de trabajar bien con otras personas, tan tendido en mente, grupo. Habilidades conceptuales: Capacidad de pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas

El método sistémico y los gerentes Los especialistas en sistemas conciben las organizaciones como compuestas de "factores independientes vendidos, actitudes, grupos, motivaciones, estructura formal, relaciones, metas, estatus y autoridad”. Los gerentes coordinan las actividades laborales de las partes de la organización y aseguran que estos elementos interdependientes estén trabajando juntos para alcanzar los logros propuestos de la empresa.

Estructura organizacional La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda

Lo formal y lo informal en la estructura organizacional Lo formal. Se puede identificar con los elementos visibles, susceptibles de ser representados, modelados con el uso de diversas técnicas, que veremos más adelante, como organigramas, manuales, procedimientos, documentación de sistemas, entre otros. Lo informal. Se puede identificar con lo que no se ve, lo no escrito, lo que no está representado en los modelos formales; entran aquí las relaciones de poder, los intereses grupales, las alianzas interpersonales, las imágenes, el lenguaje, los símbolos, la historia, las ceremonias, los mitos y todos los atributos conectados con la cultura de la organización, que generalmente más importa para entender la vida organizacional

Elementos de la estructura organizacional Especialización del Trabajo: Este concepto es utilizado para describir el grado en el que las actividades de una organización se dividen en tareas separadas. La idea de especializar el trabajo es evitar que un individuo realice todo el trabajo. Al contrario, divide el trabajo en etapas de manera que son desarrolladas por varias personas de manera individual Departamentalización :Fundamento mediante el cuál se agrupan las tareas. Toda organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar las actividades laborales. La departamentalización agrupa los trabajos según las funciones desempeñadas ó según la línea de productos.

Elementos de la estructura organizacional Cadena De Mando Delimita una línea de autoridad que se extiende por los niveles organizacionales de los más altos a los más bajos. Con ella se define quien informa que a quien. Está basada en tres conceptos básicos: Autoridad: Derechos inherentes de un puesto gerencial para decir al personal qué hacer y esperar que lo haga. Responsabilidad: Obligación de desempeñar cualquier tarea asignada. Unidad De Mando: Principio de administración que afirma que cada persona sólo debe informar a un gerente. Amplitud De Control :Hace referencia al definir el número óptimo de empleados que un gerente puede definir de manera eficiente y eficaz. A su vez, determina el número de niveles y gerentes que debe tener una organización.

Elementos de la estructura organizacional Descentralización :Descentralizar es desconcentrar el poder de toma de decisiones, junto con la retroalimentación de los tramos inferiores. La descentralización no se aprecia en el organigrama, pues en éste sí podemos ver quién depende de quién, pero no alcanzamos a apreciar quién es quien toma las decisiones en la organización. Pues, además, en la toma de decisiones intervienen muchos aspectos informales. Por ejemplo, relaciones de parentesco, o el caso de directores de una misma línea jerárquica, pero que informalmente tienen distinto poder a la hora de tomar decisiones Formalización: Grado en que los trabajos de una organización son estandarizados, y en el que las normas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados

Eficiencia Eficacia Énfasis en los medios Hacer correctamente las cosas Resolver problemas Salvaguardar los recursos Cumplir tareas y organizaciones Capacitar a los subordinados Énfasis en los resultados y fines Hacer las cosas correctas Lograr los objetivos Utilizar los recursos de manera óptima Obtener resultados y agregar valor Proporcionar eficacia a los subordinados

Reglas y procedimientos Acción Resultados Objetivos Estrategias estratégicos Planes tácticos operacionales Políticas Reglas y procedimientos Acción Resultados Eficacia eficiencia

Grupos y Equipos Dos o más individuos interdependientes que interactúan entre sí y se unen para lograr objetivos específicos.

Fases del desarrollo de grupos Formación Reconocimiento de los miembros y su cohesión. Identificación de la tarea común u objetivo. Ordenamiento Conflicto de dirección y búsqueda del líder. Fuerte trabajo social antes de acometer la tarea. Control Normalización Desarrollo del comportamiento cooperativo. Definición de la tarea y el rol de cada integrante Desempeño Desempeño de roles de acuerdo a la tarea y los objetivos propuestos. Coordinación y acciones Desintegración Final de la tarea I II III IV V

El Grupo puede llegar a ser tan poderoso, que no sólo influye en cada uno de sus integrantes sino también en la toma de decisiones de la Organización, y mientras más coincidan los intereses individuales y los del Grupo más poderoso es el Grupo; tanto en la ejecución de la tarea como desde el punto de vista de cohesión social

Condiciones Externas Impuestas A Los Grupos Un grupo representa un subsistema de la organización (sistema principal), el cuál es afectado por factores externos que habitan en el contexto en el cual se mueve el grupo. Recursos De Los Integrantes De Los Grupos El potencial del desempeño del grupo depende intrínsecamente de los recursos que tienen los integrantes del grupo. Estos recursos hacen referencia a: Conocimiento, habilidades, destrezas, características de personalidad, entre otras. La correcta explotación de esos recursos aumenta la productividad del grupo.

Estructura de los Grupos Los grupos de trabajo poseen una estructura bien definida la cuál está compuesta por las siguientes ramificaciones: Roles: Serie de patrones de comportamiento que se espera de alguien que ocupa una posición determina en una unidad social. Es posible que un individuo desempeñe más de un rol a la vez. Los empleados: Leen sus descripciones de trabajo, obtienen sugerencias de sus gerentes, observan lo que hacen sus colegas. Pero cuando es confrontado por las expectativas de diferentes roles experimentan un “conflicto de roles”. Ejemplos: Rol de logro de tareas: Trata continuamente de mantener al grupo centrado en hacer su trabajo. Rol de satisfacción de los miembros del grupo: Interesado en que los miembros del grupo tuviesen la oportunidad de contribuir con ideas. Estos dos roles son muy importantes para lograr que un grupo trabaje con eficiencia y eficacia.

Estructura de los Grupos Normas: Estándares o expectativas adaptables que comparten los miembros de un grupo. Una de las razones por las cuales las normas son tan importantes para un grupo es que garantizan que todos están trabajando en el mismo nivel. Adaptación: Como los individuos desean ser aceptados en los grupos a los que pertenecen, son susceptibles a las presiones de adaptación al cambio. Para llevar a cabo un proceso de adaptación normal, se hacen necesarios los mecanismos de comunicación con sus semejantes para expresar sus ideas. Pero cuando hay la necesidad de adaptarse a opiniones diversas se genera un fenómeno llamado “opinión del grupo”. Opinión del grupo: Una forma de adaptación en la que los miembros del grupo sienten fuertes presiones para alinear sus opiniones con las de los demás

Estructura de los Grupos Sistemas De Estatus: El estatus es un grado, posición o nivel de prestigio dentro de una organización. El estatus es un motivador importante y tiene consecuencias en el comportamiento cuando los individuos ven una discrepancia entre la percepción que tienen de su estatus y la percepción que otras personas tienen de éste Cohesión: Grado en el que los miembros del grupo se identifican entre sí y comparten los objetos del grupo

Procesos de los grupos Proceso Formal de Toma de Decisiones Las etapas formales para llevar a acabo un proceso completo de toma de decisiones son: Identificación de un problema Identificación de criterios de decisión Ponderación de los criterios Desarrollo de alternativas Análisis de las alternativas Selección de una alternativa Implementación de la alternativa Evaluación y retroalimentación de la eficacia de la decisión

Procesos de los grupos Toma De Decisiones En Grupo Llevar un correcto proceso de toma de decisiones en grupo tiene ciertas ventajas: Generan información y conocimiento más completos Generan más alternativas diversas Aumentan la aceptación de una solución Aumentan la legitimidad Y también algunas desventajas: Requieren tiempo Dominio minoritario (la desigualdad genera que algunos integrantes dominen a otros) Presiones para adaptarse Responsabilidad Ambigua

Procesos de los grupos Tareas De Los Grupos Las tareas se pueden clasificar en: Simples (tareas por lo general son de carácter rutinario y están claramente estandarizadas) y compuestas (tienden a ser originales y no rutinarias). La complejidad y la interdependencia de las tareas influyen en la eficacia del grupo

Resumen de Conceptos Organización Elementos del sistema organizacional Tipos de organizaciones Nuevas formas de organizaciones Tamaño de las organizaciones Estructura organizacional Grupos

Referencias de la clase http://www.excelencia.uat.mx/pariente/artic ulos.htm Estudio “ Nuevas Formas Organizativas”, del Instituto de Estudios e Investigación del Trabajo, 2004, Cuba. Administración de Recursos Humanos, Idalberto Chiavenato, 2000. Desarrollo Organizacional, French, W; Bell,C.1996.