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MANUAL DE FUNCIONES

CONCEPTO Manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización

La finalidad del Manual de Organización y Funciones: Es instrumentar por escrito la estructura organizacional. Definir claramente las relaciones de autoridad y dependencia de cada cargo en la Empresa. Tener especificado por escrito el objetivo, las funciones y las responsabilidades de cada cargo. Facilitar la contratación, admisión, rotación y ascenso de los empleados. Facilitar el control, evaluación y monitoreo de las actividades de todas las áreas. Facilitar los planes de capacitación, necesarios para cada área. Facilitar la definición de Planes salariales.

conceptos utilizados en la elaboración del manual de funciones: Dirección : Indica la Dirección a la que corresponde el cargo. Área : Indica el área o repartición a la que corresponde el cargo. Responsabilidad ante: Indica la relación de dependencia del cargo.   Autoridad sobre: Indica la relación de autoridad.

IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL PUESTO: Titulo del Puesto:    Nombre del cargo del empleado. Dirección: Hace referencia al nivel directivo o administrativo a donde el puesto estará asignado   Jefe Inmediato: Indica el nombre del cargo al que reporta directamente.   Función Básica: Define la tarea básica a desarrollar en el puesto. Funciones Específicas: Define las principales funciones a desarrollarse por los ocupantes de los puestos.

Responsabilidad por Supervisión: Indica el nombre de los cargos bajo su mando. Especificaciones del Puesto: Define los requisitos mínimos de escolaridad y experiencia laboral que habrán de requerirse a las personas interesadas en desempeñar un puesto dentro de la empresa. Características Personales: Indica las condiciones personales y habilidades especiales que debe tener el ocupante del puesto.

Ejemplo Titulo del Puesto: Director Ejecutivo Área:                    Dirección Ejecutiva             Supervisor Inmediato:        Vicepresidente de la Junta Directiva   Función Básica: Planificar, dirigir, coordinar, organizar y controlar las estrategias, políticas, planes y acciones de Almacén Dos Mundos a nivel central, territorial y externo, con relación al cumplimiento de los productos y recursos financieros otorgados por las agencias.

Funciones Específicas: Representar a Almacén Dos Mundos ante organismos y/o agencias nacionales e internacionales. Coordinar y dirigir las estrategias, políticas, planes y programas requeridos con instituciones internas y externas para el óptimo desarrollo de Almacén Dos Mundos. Participar en reuniones de la Junta Directiva. Preparar y presentar informes de la gestión de Almacén Dos Mundos a la Junta Directiva. Desempeñar otras funciones relacionadas con su cargo establecidas por la Junta Directiva.

Responsabilidad por Supervisión: Asesoría Legal Subdirección General Recursos Humanos Gerencia Administrativa Financiera Gerencia de Operaciones

Especificaciones del Puesto: Edad: Mayor de 30 años Sexo: Masculino / Femenino Nivel Educativo:     Licenciatura en: Administración, Banca y Finanzas, Economía, Contabilidad o carrera a fines, con especialidades en el ramo. Experiencia: Mínimo cinco (5) años en cargos similares. Características Personales: Elevadas características de liderazgo, discrecionalidad y confiabilidad. Habilidad de comunicación. Orientación a la obtención de metas con el mínimo costo posible. Alto nivel de creatividad e iniciativa.

Ejemplo Titulo del Puesto: Secretaria Ejecutiva Bilingüe Área:                     Dirección Ejecutiva         Supervisor Inmediato:  Director Ejecutivo Función Básica: Asistir al Director Ejecutivo en las diferentes actividades que realiza. Apoyar todas las operaciones operativas que realiza: la Dirección Ejecutiva, las Gerencias de Sucursales y la Gerencia Administrativa Financiera.

FUNCIONES ESPECIFICAS Revisar, clasificar y archivar la correspondencia enviada y recibida del Director Ejecutivo. Transcribir y redactar: cartas, documentos y correspondencia en general. Recibir y atender visitas a la Dirección Ejecutiva con amabilidad y cortesía. Recibir, efectuar y transferir llamadas telefónicas. Organizar la agenda del Director en cuanto a: reuniones, acuerdos, compromisos asumidos, etc. informándole de forma anticipada Mantener al día y en orden el archivo que contiene los documentos relativos a la Dirección Superior. Garantizar servicios migratorios u otras gestiones para viajes de los funcionarios al exterior y confirmar detalles a Relaciones Exteriores. Solicitar materiales y equipos de oficina que se requieran en el despacho. Garantizar el orden, aseo y presentación de la Dirección Ejecutiva. Realizar actividades afines bajo orientación de su jefe inmediato.

Responsabilidad por Supervisión: No Aplica Especificaciones del Puesto: Edad: Entre 20 y 30 años de edad Sexo: Femenino Nivel Educativo: Bachiller y Secretaria Ejecutiva Bilingüe Experiencia: Mínimo (2) años en cargos similares Características Personales: Dominio fluido del Idioma Buenas Relaciones Humanas Disposición al trabajo

Ficha