Servicio de Aprendizaje SENA CUES La Normalización en los Archivos Integrantes Erika Suarez Wendy de la Hoz Shirly Osorio Mileth Estrada Marisol Cabarcas Mailin Pérez

La Normalización en los Archivos Cunado pensamos en normalización, nos vienen a la mente términos como papeleo, rutina, perdida de libertad e independencia y otras ideas negativas.

AENOR  Decreto 2578 del 2012  La certificación en una acción que lleva a cabo una entidad por lo que se declara en una organización de productos procesos o servicio que cumpla con unos requisitos.

Manual Técnico de Normalización  Manual técnico de la normalización Este manual técnico analiza y define las condiciones ideales que deben reunir los archivos para la seguridad de los documentos, así como las características de los materiales-constructivos más adecuados y una recopilación de las normas básicas de edificación vigentes (NBE CT-79 sobre condiciones térmicas en los edificios. NBE CPI-96 sobre Condiciones de protección contra incendios, etc.) Estas recomendaciones son aplicables a cualquier tipo de archivo. aunque están concebidas. principalmente, para edificios que reúnen documentación con valor permanente y que, por tanto, exigen una protección eficaz contra cualquier riesgo de deterioro o pérdida.

Planificación se divide en:  planificación archivística, con la utilización de indicadores y medidores normalizados y la elaboración de instrumentos de control como los censos.  El tratamiento archivístico: usamos normas para identificar al órgano productor de los documentos. para denominar el tipo documental, para clasifica y describir los documentos, para crear índices que nos sirvan para realizar las búsquedas de información y para informatizar todos

Transferencia  Resulta fundamental la normalización de los términos utilizados en las relaciones de entrega, como la denominación del órgano remitente o las series documentales. Además el uso de criterios normalizados es fundamental a la hora de realizar el cotejo de los documentos que ingresan en el archivo.

PORQUE APLICAR NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL  Entre las ventajas que aporta la normalización destacan.  1. Simplifica. específica y unifica las tareas repetitivas.  2. Facilita el trabajo en equipo. ya que al estar estandarizado el proceso. todas las personas de la organización conocen los pasos y el orden de las tareas y las realizan de la misma manera.  3. Favorece un mejor tratamiento documental y. por lo tanto, una eficaz recuperación de la información.  4. Facilita la cooperación e intercambio de registros archivísticos entre distintas oficinas u instituciones.

 5. Permite una mejor gestión y optimización de los recursos disponibles.  6. Mejora los procesos documentales.  7. Ayuda a adecuar los servicios documentales a la demanda de los usuarios.  8. Favorece la cooperación tecnológica.  9. distintas, tanto a nivel nacional como internacional.  10, Facilita el intercambio de experiencias y buenas prácticas en la gestión documental entre instituciones