Solicitud de aprobación de la Política de Relacionamiento con proveedores y contratistas (P&C) del Grupo EPM Abril de 2014

Motivaciones En octubre del 2013 la Junta Directiva de EPM aprueba la Política de relacionamiento con Proveedores y Contratitas. Apalancamiento de Iniciativas externas como Transparencia por Colombia, Dow Jones Sustainability Index y el Global Reporting Initiative en su versión G4. Política conocida por las filiales nacionales y con solicitud expresa y urgente de aprobación en cada filial. Modelo de relacionamiento con las filiales nacionales: Involucramiento Operativo. Recomendación por parte del Comité de Dirección del Núcleo Corporativo del Grupo EPM para aprobar en cada filial. En octubre del 2013 la Junta Directiva de EPM aprueba la Política de relacionamiento con Proveedores y Contratitas. Iniciativas externas como Transparencia por Colombia, Dow Jones Sustainability Index y el Global Reporting Initiative en su versión G4, hacen especial énfasis en extender los conceptos de sostenibilidad a la cadena de suministro; para lo cual se hace necesario contar con un estándar, política o código de conducta para P&C que regule el relacionamiento. El texto de la política aprobada en la Junta Directiva de EPM fue presentado durante el VII Encuentro Compras de Grupo EPM realizado el mes de diciembre de 2013, donde se expresó de manera unánime por parte de los asistentes la necesidad que dicha política sea adoptada en sus respectivas empresas para poder gestionar el relacionamiento con este grupo de interés con criterios claros y unificados. Así mismo, se ha discutido los lineamientos de la misma a través de video conferencias con las filiales nacionales de aguas y energía donde se ha ratificado la necesidad de tener dicha política a nivel de Grupo. Teniendo en cuenta que nuestro modelo de relacionamiento con las filiales nacionales es el de Involucramiento Operativo, se hace necesario contar con una única política de relacionamiento de proveedores y contratistas que propenda por un único marco de actuación como grupo.

Texto de la Política Lineamientos El Grupo EPM se compromete en su relación con proveedores y contratistas a trabajar con ellos en la construcción y conjunción de capacidades, fortalezas y conocimientos para lograr el desarrollo sostenible del entorno y la generación de valor para cada una de las partes y la sociedad en general, aplicando criterios legales, principios éticos y de equilibrio económico, social y ambiental. Lineamientos El modelo de responsabilidad social empresarial, además de dar soporte conceptual y metodológico, también se constituye en principal inspirador para el relacionamiento con los proveedores y contratistas -en especial en el concepto gana-gana, la generación de valor económico, social y ambiental, y la práctica de valores. Articulación al modelo de responsabilidad social empresarial del Grupo EPM

Igualdad de oportunidades y no discriminación Lineamientos de la Política Las relaciones se fortalecerán mediante transacciones que favorezcan el desarrollo integral y la sostenibilidad a nivel empresarial, social y ambiental. Relaciones de largo plazo con enfoque de beneficio mutuo y para la sociedad El Grupo EPM garantiza un relacionamiento participativo, incluyente, oportuno, objetivo y claro; con el debido rigor en todos los aspectos pertinentes. El relacionamiento del Grupo EPM con sus proveedores y contratistas desarrollará y aplicará conjuntamente mecanismos que promuevan el comportamiento ético, así como la prevención de riesgos asociados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT), el fraude y la corrupción; a los que las partes puedan exponerse en la realización de las transacciones con terceros. Transparencia en el relacionamiento El relacionamiento promoverá la participación amplia e incluyente a los proveedores y contratistas que cumplan con los estándares requeridos por el Grupo EPM, aportando al mejoramiento de su gestión y a la competitividad de las regiones. Igualdad de oportunidades y no discriminación Articulación al modelo de responsabilidad social empresarial de EPM: El relacionamiento de EPM con sus P&C tiene como marco de actuación su política de RSE, por ser los P&C un grupo de interés con amplias posibilidades de despliegue de dicha política. Relaciones de largo plazo con enfoque de beneficio mutuo y para la sociedad: RECYPROCO es el programa de relacionamiento con P&C que busca el propósito común de generar condiciones sostenibles para todos los que intervienen en la cadena. Transparencia en el relacionamiento: Contemplada en RECYPROCO como uno de los pasos de acción. Considera el levantamiento del mapa de riesgos de corrupción y la difusión del principio de comportamiento responsable en la contratación y la directriz de transparencia. Busca establecer mecanismos estables de diálogo fluido y compromisos de acciones anticorrupción, defensa de DD.HH, relación sinérgica, alineación de políticas ambiental y laboral. Busca favorecer una relación de mutuo beneficio entre los P&C y EPM, contribuyendo al fortalecimiento institucional, emitiendo información completa, oportuna y confiable; con comunicación permanente y en doble vía.

Lineamientos de la Política Se construirán espacios de diálogo abierto y transparente con los proveedores y contratistas que permitan el intercambio de ideas para la mejora continua, favoreciendo el establecimiento de relaciones colaborativas. Fomento al diálogo En el contexto del relacionamiento con los proveedores y contratistas, el Grupo EPM apoyará el desarrollo humano sostenible. Fomento al desarrollo humano sostenible En el marco del relacionamiento con los proveedores y contratistas, el Grupo EPM fomentará y valorará el cuidado por el medio ambiente como eje transversal en todas la actuaciones, en concordancia con la política ambiental del grupo empresarial. Compromiso con el medio ambiente El Grupo EPM garantiza el respeto por los derechos humanos y promoverá el mismo en el relacionamiento con sus proveedores y contratistas, en concordancia con la política institucional de derechos humanos.. Respeto por los derechos humanos Igualdad de oportunidades y no discriminación: En el marco de RECYPROCO se contempla el paso de acción ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO desde donde se ha planteado realizar un referenciamiento sobre mejores prácticas en abastecimiento, teniendo en cuenta el desarrollo de P&C a nivel local. Adicionalmente, en la nueva estructura de del Grupo EPM, se tendrá una Unidad de Diversidad y Desarrollo de P&C que apoyará lo planteado en este lineamiento. Fomento al diálogo: En el marco de RECYPROCO se plantea un paso de acción que aporta a este lineamiento: Imagen, Reputación y Comunicaciones. Fomento al desarrollo humano sostenible: En RECYPROCO, los pasos de acción Fortalecimiento y desarrollo, Empleados de contratistas, Contratación social y Merchandising social le apuntan a lo propuesto en este lineamiento. Compromiso con el medio ambiente: Este lineamiento está soportado por la política ambiental corporativa, y a su vez sirve de mecanismo de alineación para este grupo de interés. Respeto por los derechos humanos: Este lineamiento está soportado por la política corporativa de DD.HH., y a su vez sirve de mecanismo de alineación para este grupo de interés.

Qué sigue … Adopción en las filiales Divulgación Interna Comunicación por diferentes medios (boletines, internet, entre otros) a público interno. Implementación: RECYPROCO Definición y ejecución de acciones despliegue en el marco del Modelo de relacionamiento con proveedores y contratistas – RECYPROCO. Indicadores de desempeño Definir indicadores para el seguimiento y monitoreo de cumplimiento de la política. Con la recomendación del Comité de Dirección del Núcleo Corporativo se adopta la política en las Juntas Directivas de cada filial

Solicitud de aprobación Se solicita a la Junta Directiva la aprobación de la Política de relacionamiento con proveedores y contratistas del Grupo EPM según recomendación del Comité de Dirección del Núcleo Corporativo.