Prof. Pedro Solana González UNIVERSIDAD DE CANTABRIA Departamento de Administración de Empresas PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Elaboración y Seguimiento de Proyectos de Investigación I PROGRAMA DE FORMACIÓN TRANSVERSAL Escuela de Doctorado UC (EDUC)

– Objetivos de la sesión – Metodología de trabajo – Fundamentos de la gestión de proyectos – Problemática de la planificación de proyectos – Elementos de la planificación: RR.HH, EDT, hitos – Plan de proyecto: diagramas de Gantt y Red – Control y seguimientos de proyectos – Taller de casos prácticos Í NDICE

O BJETIVOS DE LA S ESIÓN Objetivo general G1 - Introduciros en los fundamentos y principios de la gestión de proyectos, y al mismo tiempo enseñaros a planificar, administrar y realizar el seguimientos de Proyectos de I+D+i considerando las actividades a realizar, su programación en el tiempo, recursos y costes. Objetivos específicos E1 - Que seáis capaces de planificar y gestionar proyectos desde un punto de vista práctico. E2 - Que aprendáis a usar de la herramienta Microsoft Project.

M ETODOLOGÍA DE T RABAJO SESIÓN TEÓRICA – Planificación de Proyectos Estructura de proyecto (EDT), RR.HH, Diagrama de Gantt y Red TALLER - CASOS PRÁCTICOS – Usaremos Project – Prepararemos la planificación del proyecto de I+D+i y el plan de trabajo para el Proyecto de Tesis Doctoral

G ESTIÓN DE P ROYECTOS ¿ Qué es un proyecto ? “Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único” (Ajenjo, 2000). “Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad (acabado) y coste (presupuesto)” (Courter, 2000). “Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio único” Project Management Institute (PMI)

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Características de un proyecto  Buscar alcanzar uno o varios objetivos.  Realizados por personas.  Actividades planificadas, ejecutadas y controladas.  Disponibilidad limitada de recursos.  Limitado en el tiempo.(Temporalidad)  Resultado único.(Unicidad) Los proyectos son temporales y únicos, lo que les diferencia de otras operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Algunos ejemplos de proyectos Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.  Diseñar un nuevo producto o servicio.  Desarrollar o rediseñar un sistema de información.  I+D+i en líneas de investigación específicas.  Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo de una organización.  Implantar una norma: ej. sistema de gestión de I+D+i, calidad, seguridad de la información …

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Tipos de proyectos En función del objeto del Proyecto  Proyecto de investigación.  Análisis.  Estudio de viabilidad.  Proyecto industrial. De acuerdo con su alcance  Programa / Proyecto / Subproyecto.

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Dimensiones del desarrollo de un proyecto Dimensión técnica Depende de la naturaleza del proyecto y de los conocimientos técnicos y científicos de jefe de proyecto y del equipo de trabajo. Dimensión humana Coordinar a un grupo de personas, donde influirán las relaciones humanas y el liderazgo del Director de proyecto. Dimensión de gestión Aplicación de metodologías y técnicas de organización y gestión para alcanzar los objetivos del proyecto

G ESTIÓN DE P ROYECTOS RR.HH en Proyectos de I+D+i (1) Personal investigador El Manual Frascati publicado por la OCDE proporciona una definición del investigador o investigadora, que refleja la diversidad de situaciones: « Especialista involucrado en la concepción o creación de nuevos conocimientos, productos, procesos, métodos, y sistemas, y/o encargado de la gestión de los proyectos en cuestión » Investigador responsable Coordinador principal y coordinador de sub-proyecto en proyectos coordinados

G ESTIÓN DE P ROYECTOS RR.HH en Proyectos de I+D+i (2) Personal Contratado con cargo a Proyectos de Investigación Personal Técnico de apoyo a la Investigación Destinado a la realización de actividades técnico-científicas en líneas de investigación a desarrollar por equipos que tengan un proyecto de I+D, en convocatorias públicas de proyectos de investigación del Ministerio de Ciencia e Innovación (MICINN).  El manejo de equipos, instalaciones y demás infraestructuras de I+D.  El apoyo a la actividad investigadora en general. Ej: Técnicos de laboratorio, Personal informático, etc.

Becarios FPI y FPU El programa FPI "Formación de Personal Investigador": las becas otorgadas por un proyecto de I+D+i que ha solicitado dicha posibilidad al Ministerio. El Ministerio valora en la solicitud: Interés científico y calidad del proyecto; CV solicitante; CV Director de la tesis doctoral; actividad investigadora del grupo investigador en los últimos cinco años y nota media ponderada del expediente académico. El programa FPU "Formación de Personal Universitario" se convocaba anualmente por el Ministerio de Educación español y su objetivo es ayudar a la formación de futuros doctores de universidad. Los criterios de selección: mejores expedientes, interés del proyecto de tesis, currículo del Director de tesis y la producción del grupo investigador. G ESTIÓN DE P ROYECTOS RR.HH En Proyectos de I+D+i (3)

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Conocimientos y habilidades de dirección de proyectos Conocimientos Planificación Organización Selección de personal Técnicos Habilidades Comunicación efectiva Influencia en la organización Liderazgo Negociación y gestión de conflictos Resolución de problemas

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Dirección de programas y gestión del portafolio Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada. Un Portafolio es un conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar su gestión efectiva. Los proyectos o programas del portafolio no tienen por que ser interdependientes o estar directamente relacionados.

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Proyectos consolidados y subproyectos Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que son considerados como proyectos y dirigidos como tales. En proyectos muy grandes se utilizan jerarquías de subproyectos. A menudo los subproyecto se contratan a: - Una empresa externa. - Otra unidad funcional dentro de la organización.

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Ciclo de vida del proyecto Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las actividades. En general podemos hablar de.  Concepción.  Planificación.  Implementación.  Finalización.

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Ciclo de vida del proyecto La transición de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de transferencia técnica. Los productos entregables de una fase se revisan para verificar si están completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase.

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Ciclo de vida del proyecto Es más alto, y por tanto más riesgo de no cumplir con los objetivos, al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto. Nivel de Incertidumbre

Las fechas representan el flujo de información. Procesos de la dirección y gestión de proyectos Procesos de iniciación Procesos de planificación Procesos de control Procesos de ejecución Procesos de cierre G ESTIÓN DE P ROYECTOS

Nivel de actividad Tiempo Evolución del nivel de actividad de los procesos G ESTIÓN DE P ROYECTOS

Es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias, y cae rápidamente a la finalización del proyecto. Nivel de Coste y Personal Ciclo de vida del proyecto

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Evolución de costes y personal en el proyecto

Gestión DE P ROYECTOS La dirección de proyectos Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costes. Se distinguen tres etapas principales: – Creación del plan de proyecto  La división del proyecto en tareas.  La programación de las tareas en el tiempo. – Gestión y seguimiento del proyecto  Seguimiento del progreso de las tareas.  La comunicación con el equipo. – Cierre del proyecto

G ESTIÓN DE P ROYECTOS Triángulo de objetivos del proyecto Los tres factores que determinan un proyecto son: 1)El Tiempo que se refleja en la programación del proyecto. 2)El Dinero que se recoge en el presupuesto. – Recursos humanos, equipamiento y materiales. 3) El Ámbito del proyecto que incluye: – Los objetivos y tareas del proyecto. – El trabajo necesario para realizarlo. Alguno de los factores suele ser más determinante, mientras que los otros en ocasiones pueden ser más flexible. Cada uno de los factores influye en los demás.

P LANIFICACIÓN DE P ROYECTOS Project como herramienta de planificación – Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas, recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programación y calcula los costes mediante la creación de un plan de proyecto. – Trabaja en cierta forma como una hoja de cálculo, muestra los resultados inmediatamente. * Utiliza columnas para introducir la información del proyecto: el nombre de las tareas, su duración, etc.

Diagrama de Gantt Muestra información de las tareas en columnas y un gráfico de barras. D IAGRAMAS DE G ANTT Y R ED

Diagrama de seguimiento El gráfico de barras refleja el avance de las tareas. D IAGRAMAS DE G ANTT Y R ED

Diagrama de red Representación esquemática de las actividades del proyecto y de sus relaciones lógicas o dependencias. No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). Hay tres tipos:  Diagrama PDM - Precedence Diagramming Method  Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method  Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique D IAGRAMAS DE G ANTT Y R ED

Diagrama de red Diagrama PDM Precedence Diagramming Method Las actividades están representadas sobre los nodos. Diagrama ADM Arrow Diagramming Method Las actividades están representadas sobre las flechas No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). D IAGRAMAS DE G ANTT Y R ED

Diagrama de red Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique Técnica para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto, el tiempo para completar cada tarea, y el tiempo mínimo para completar el proyecto total. Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la optimista a, la pesimista b y la normal m; siendo la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6. D IAGRAMAS DE G ANTT Y R ED

Diagrama de red en Project Project representa cada tarea como un cuadro (nodo) conectado con las tareas dependientes. Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la Fecha de finalización, la Duración de la tarea y si está completada o bien está aun en curso.

M EMORIA T ÉCNICA DEL P ROYECTO: C RONOGRAMA

S OFTWARE L IBRE DE G ESTIÓN DE P ROYECTOS OPENPROJ – Project Management Planner Project Management

E LABORACIÓN DE UN P LAN DE P ROYECTO ¿ Cómo planificar un proyecto ? – Determina los recursos humanos disponibles. – Establece las fases y tareas. – Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo: * Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración. * Dependencias entre tareas. – Asigna los recursos a las tareas. – Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto. – Realiza consideraciones como: * Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos. * Interrupciones en días festivos y vacaciones.

 Revisa el progreso de las tareas  El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la sobreasignación de tareas a los recursos.  Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada.  Gestiona a tu equipo de trabajo  Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo.  Establece reuniones de seguimiento  Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora comienzo y finalización.  Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean los propios de la reunión / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión. C ONTROL Y S EGUIMIENTO DEL P ROYECTO

1) Elabora un plan de proyecto 2) Evalúa y optimiza el plan hasta estar satisfecho Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución, debes evaluar y ajustar el plan del proyecto. 3) Revisa las rutas críticas, el progreso de las tareas y el cumplimiento de hitos Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas. 4) Controla los costes y el presupuesto El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar desajustes en el presupuesto. 5) Cierra el proyecto adecuadamente Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas. R ESUMEN

Prof. Pedro Solana González UNIVERSIDAD DE CANTABRIA Departamento de Administración de Empresas PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Elaboración y Seguimiento de Proyectos de Investigación I PROGRAMA DE FORMACIÓN TRANSVERSAL Escuela de Doctorado UC (EDUC)