Gerencia de Proyectos (Metodología PMI) Lic. Juan Pablo Rivas V. Profesor ETS – UNAH Primer Periodo Académico 2019.

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1 Gerencia de Proyectos (Metodología PMI) Lic. Juan Pablo Rivas V. Profesor ETS – UNAH Primer Periodo Académico 2019

2 I. Introducción

3 ¿Qué es un Proyecto? Definición: “Un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único” Temporal: Posee un comienzo y final definido. Productos, servicios o resultados únicos: Crea entregables únicos. Entregables son productos, servicios o resultados.

4 ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? Definición: “Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos de un proyecto”

5 Que es la gerencia de proyectos? La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Cierre de Procesos Seguimiento y Control de Procesos Inicio de Procesos Ejecución de Procesos Planificación de Procesos

6 ¿Qué aspectos se aprecian en un proyecto? Requiere esfuerzo. Es único. Es temporal, ya que: Tiene un principio y un fin definido. Produce algo: Un bien o producto Un servicio Un resultado

7 ¿Por qué se requiere la gestión de proyectos? Para administrar eficientemente: Los esfuerzos. El tiempo. Controlar los bienes o servicios producidos Controlar los costos y recursos asociados al proyecto dentro lo planificado y presupuestado Habilidades de Liderazgo Gestión de la Integración Gestión del alcance Gestión del tiempo Gestión del costo Gestión de la calidad Gestión del recurso humano Gestión de la comunicación Gestión del riesgo Gestión de contratos Conocimiento de la Especialidad Conocimiento Metodológico

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9 ¿Qué relación guardan los aspectos involucrados en un proyecto? Aspectos de un Proyecto 1. Alcance 5. Recursos 3. Cronograma 2. Calidad 6. Riesgo 4. Presupuesto

10 Gestión de Portafolio o Cartera de Proyectos Centraliza la dirección de proyectos, programas y otros tipos de trabajos que tienen relación entre si para lograr los objetivos específicos y estratégicos de la organización o institución. VISION MISION OBJETIVOS ESTRATEGIAS PLAN ESTRATEGICOPORTAFOLIO DE PROYECTOS Programa I Programa II Programa III Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Selección y Priorización

11 ¿Qué es una unidad de dirección de proyectos? Centraliza la dirección y coordina los proyectos bajo su cargo con el fin de hacerlos exitosos. Metodología y Soporte Entrenamiento y Mentaría Revisión y Consultorías Portafolio Recursos de Gestión de Proyectos Procesos Herramientas Plantillas Estándares Lecciones aprendidas Competencias Currículo de entrenamiento Currículo de mentaría Certificación Revisión del cumplimiento de la metodología Asesoría y consultoría Plan estratégico y presupuesto Selección y priorización Seguimiento del portafolio Seguimiento posteriores/ beneficios propuestos Gerencia de proyectos: -Analista de proyectos -Gerente de proyectos -Gerente de programas

12 Rol del Gerente del Proyecto El Gerente del Proyecto es la persona nombrada por la organización ejecutante para lograr los objetivos del proyecto, también conocido como: Administrador del proyecto o Director del proyectos, cuyos roles son:

13 Rol del Gerente del Proyecto Usuario/ Cliente Gerente de Proyecto Proyectos Contratos Técnicos PlazoRecursos Recursos Económicos

14 Responsabilidades del Gerente de Proyectos

15 Habilidades Gerenciales

16 II. Ciclo de Vida del Proyecto y Organización

17 Ciclo de Vida del Proyecto Conjunto de fases del proyecto que, generalmente son secuenciales, cuyos nombres y números son determinados por las necesidades de control de la organización y organizaciones involucradas en el proyecto. Un ciclo de vida puede documentarse con una metodología. Esfuerzo

18 Estructura genérica del ciclo de proyectos Características: Al inicio del proyecto 1.La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre (según 2-2) son mayores, estos factores disminuyen durante la vida del proyecto. 2.La capacidad de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo, es mas alto al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión. El gráfico ilustra la idea de que el costo de los cambios y de corregir errores suele aumentar sustancialmente según el proyecto se acerca a su fin. Grado Tiempo Costo Influencia del riesgo e incertidumbre Bajo Alto

19 Relación del ciclo de vida del producto con el ciclo de vida del proyecto Ciclo de vida del producto: Costa de fases del producto, secuenciales y no superpuestas. Muchas de sus facetas son tratadas como proyectos. Ciclo de Vida Proyecto / Ciclo de Vida Producto. Ciclo de vida del proyecto: Contenido dentro de uno o mas ciclos de vida del producto. Todo Proyecto tiene un propósito y objetivo.

20 Fases del Proyecto Son divisiones del proyecto. Son un elemento del ciclo de vida del proyecto. La estructura en fases divide en proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar la administración. GESTION ORGANIZACION Planificación Dirección Control Eficiente Ejecución Control de Gestión DESEMPEÑO Mide la Calidad del

21 Fases del Proyecto 1.Gobernabilidad del proyecto a lo largo del ciclo de vida. Enfoque que da un método integral y coherente de controlar el proyecto y tener éxito. Restricciones del enfoque. Debe describir en el plan de dirección del proyecto Debe integrarse al contexto mas amplio del programa u organización que lo patrocina Hay limitaciones de tiempo y presupuesto Funciones del director de proyecto y del equipo de dirección de proyectos. Elegir el método idóneo para realizar el proyecto Decidir quienes participan en el proyecto Decidir que recursos se necesitan para el proyecto Decidir el enfoque general para completar el trabajo Decidir el número de fases, como la estructura especifica de cada fase para el proyecto individual

22 Fases del Proyecto 2. Relación entre fases: En proyectos de varias fases: ¿De que tipo de proceso forman parte estas fases? De un proceso secuencial en general. ¿Qué logra este proceso secuencial? Un control apropiado del proyecto. Obtiene el producto, servicio o resultado deseado. NOTA: Pero hay situaciones en que un proyecto puede beneficiarse al implementar fases superpuestas o simultaneas.

23 Fases del Proyecto 2. Relación entre fases: Tipos básicos de relaciones entre fases: Relación secuencial.- Una fase inicia solo al completarse la fase anterior. Relación Superposición.- Una fase inicia antes de que finalice la anterior. Relación Reiterativa.- Solo se planifica una fase y la planificación de la siguiente es conforme avanzan el trabajo de la fases actual.

24 Proyectos vs Trabajo Operativo Características comunes de estos trabajos: Son realizados por individuos. Tienen restricciones, incluso de recursos. Son planificados, ejecutados, supervisados y controlados. Son realizados para lograr los objetivos de la organización o los planes estratégicos. Las organizaciones realizan trabajos (proyectos u operaciones) para lograr objetivos.

25 Proyectos vs Trabajo Operativo Diferencias entre: Proyectos Son temporales y tienen un final. Operaciones Son continuas y producen servicios. productos y/o resultados repetitivos. No terminan cuando se logran sus objetivos actuales, sino que siguen otras direcciones en apoyo a los planes estratégicos de la organización. Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego concluir. Una operación es dar respaldo a la organización.

26 Interesados del Proyecto (Stakeholders) Personas y/o organizaciones como clientes, usuarios, patrocinadores, organizaciones, proveedores, socios, ejecutantes y el público, involucrados activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa (aliado o enemigo) por la ejecución o conclusión del proyecto..

27 Influencia de la organización en la dirección de proyectos Factores que influyen en la forma de ejecución de los proyectos: La cultura, estilo y estructura de la organización. El grado de madurez de la dirección de proyectos de la organización. Si participan entidades externas (organizaciones patrocinadoras o con quien se tiene un convenio para el proyecto específicamente), suele ejercer influencia en el proyecto.

28 Influencia de la organización en la dirección de proyectos Cultura y estilo de la organización Son fuerte influencia en el logro de los objetivos del proyecto Son “normas culturales”, que incluyen: Un conocimiento común del enfoque a usar en el trabajo. Que medios son aceptables para este fin. Que tienen influencia para facilitarlo. Las organizaciones con culturas únicas incluyen: Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas. Políticas, métodos y procedimientos. Percepción de las relaciones de autoridad Ética laboral y horario de trabajo. La cultura organizacional es un factor ambiental de la organización (empresa).

29 Estructura de la organización Funcional Matriz Orientada a Proyectos Características del proyecto DébilEquilibradaFuerte Autoridad del director del proyecto Poca o Ninguna LimitadaBaja a Moderada Moderada a Alta Alta a casi Total Disponibilidad de recursos Poca o Ninguna LimitadaBaja a Moderada Moderada a Alta Alta a casi Total Quien controla el presupuesto del proyecto Gerente Funcional MixtaDirector del Proyecto Rol del director del proyecto Dedicación Parcial Dedicación Completa Personal administrativo de la dirección del proyecto Dedicación Parcial Dedicación Completa

30 III. Procesos para la Gerencia de Proyectos

31 Proceso Gerencial

32 Gestión de la integración. Gestión de alcance. Gestión de tiempo. Gestión de los costos. Gestión de la calidad. Gestión de los recursos humanos. Gestión de los riesgos. Gestión de las adquisiciones.

33 Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos Proceso mostrado como elementos diferenciados con interfaces diferenciadas. Los profesionales aceptan que hay mas de una manera de dirigir un proyecto INICIO PROYECTO FIN PROYECTO MONITOREO Y CONTROL INICIO PROCESO CIERRE PROCESO PLANIFICACION PROCESO EJECUCION PROCESO

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37 Descripción: Gestión de la integración. Describe el proceso que permite establecer la legalidad del arranque, acta de constitución del proyecto, organización y desarrollo del equipo de iniciación, planeación del desarrollo del proyecto, aprobación de los planes y comunicación. Gestión de alcance. Describe el proceso para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo requerido para completar el proyecto de manera exitosa. Incluye como pasos planificar y definir el alcance, asignar tareas, verificación y control del alcance y adaptación del alcance.

38 Descripción: Gestión de tiempo. Describe los procesos requeridos para asegurar la terminación a tiempo del proyecto, con la definición de las actividades, secuencia de las actividades, estimación de duración de las actividades, desarrollo del cronograma y control de la programación Gestión de los costos. Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en: La planificacion de los recursos, Estimación de los costos, Presupuestación de los costos, y Control de los costos.

39 Descripción: Gestión de la calidad. Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacerá las necesidades para lo cual fue desarrollado. Consiste en: La planeación de la calidad, aseguranza de la calidad, y control de calidad. Gestión de los recursos humanos. Describe los procesos requeridos para hacer el uso más eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Consiste en: La planeación organizacional, Adquisición del personal requerido, y desarrollo del equipo.

40 Descripción: Gestión de los riesgos. Describe los procesos concernientes con la identificación, analisis, y respuesta a el riesgo del proyecto. Consiste en : La identificación del riesgo, cuantificación del riesgo, desarrollo de la respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta al riesgo. Gestión de las adquisiciones. Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de fuera de la organización ejecutora. Consiste en: La planeación de la gestión de la contratcion, planear la solicitación, seleccion de proveedores, administración de contratos, y cierre de contratos.

41 IV. Implementación del Proyecto

42 Implementación del proyecto

43 Monitoreo del Proyecto

44 Adaptación del Proyecto

45 Cierre del Proyecto