Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Que es un Equipo Virtual? Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Un Equipo Virtual es… Un grupo de personas que trabaja en forma interdependiente, con un propósito compartido, mas allá las fronteras del espacio, el tiempo y los límites organizacionales, usando las tecnologías de la información y la comunicación para interactuar. Que es un equipo Virtual? Podemos decir que las personas no están juntas. Que desarrollan tareas con un objetivo en común. Que se complementan en lo que hacen. Para comunicarse necesitan de medios tecnológicos. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Beneficios de un Equipo Virtual Habilidades disponibles a nivel Global. Balanceo entre vida Personal y Trabajo. El día de trabajo se extiende a las 24 hs. Nuevas tecnologías para comunicarse. Ahorros en viajes, menor contaminación. Cambio sustancial de la forma de Trabajar. Respecto a los Beneficios de trabajar en un equipo virtual podemos citar que : El mercado de personas se convierte en un mercado Global y podemos encontrarlas en cualquier lugar del mundo. El trabajo y sus temas personales es todo una sola cosa, en el horario de trabajo hacemos trámites personales, cocinar, ir a buscar a los chicos al colegio mientras estamos pensando en como solucionar un tema laboral o contestando un mail mediante un Blackberry. Y acabo de decir Blackberry y con estoy hablando de tecnologías de información que se actualizan día a día. Sin duda la manera de trabajar en un mundo globalizado cambia. Pensemos en la cantidad de trabajo que se presentan con el slogan “trabaje desde su casa” Las habilidades pueden ser encontradas en cualquier parte del mundo Las personas pueden balancear su vida personal con las responsabilidades de su trabajo. El día de trabajo se extiende a las 24 hs. Se fomentan nuevas tecnologías para comunicarse. Se amplía el enfoque para la resolución de Problemas. Las Organizaciones son mas flexibles y sensibles a las necesidades del Mercado. Ahorra tiempos de viaje, reduce los espacios de oficina que se necesitan y evita la duplicación de personal, a veces hasta en una proporción del 50% de los costos del proyecto. Cambia sustancialmente la forma de trabajar, las herramientas y las interacciones con los otros. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Desventajas de un Equipo Virtual Problemas para entenderse por Chat y Mail. Diferencia de idiomas. Coordinar reuniones con husos horarios. Difícil el contacto al momento. Comunicación más lenta. Menor interacción. Pero no todo es rosa. Hay desventajas y estas tienen que ver con obstaculos tales como estar limitado a entenderse por chat o mail. El idioma también es una barrera importante a la hora de logran entendimiento. Si estamos trabajando con diferentes usos horarios por ejemplo con España vamos tener inconvenientes para reunirnos, los mails se responderán en forma mas lenta y nos va a costar mas la interacción. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Liderazgo de Equipos Virtuales En este contexto no existe el contacto cara a cara, por lo cual el líder debe complementarse con competencias adicionales. ¿Qué competencias? Y si hablamos de Liderazgo, sabemos que la restricción de no estar cara a cara juega en contra, por lo cual vamos a tener que contar con otras competencias Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Las siete competencias de un Líder Virtual ANALISTA DE NEGOCIOS PRODUCIR RESULTADOS ENTRENADOR LIDER FACILITADOR Aquí vemos las 7 competencias SER LIDER para empezar. Es Potenciar las energías y el entusiasmo, es decir, motivar para que las cosas sucedan. PRODUCIR RESULTADOS Ayudar al Equipo a mejorar su rendimiento, explicando el fin de las tareas que realiza y los beneficios, por ejemplo, una persona que entra datos en una planilla excel, explicar que esos datos son los que se entregan al sistema de facturación. FACILITADOR Se facilitador de herramientas, información y recursos para hacer su trabajo SER EJEMPLO Concepto conocido como rol model, es Predicar con el ejemplo y demostrar el comportamiento que se desea por parte de las personas que conforman el equipo. SER SPONSOR Es Gestionar con otras partes la solución de problemas que no dejan avanzar el proyecto. Es decir Remover Obstáculos. ENTRENADOR o COACHER Es enseñar a otros a desarrollar su potencial, no es decirles como hacer las cosas sino hacerlos pensar cómo deben hacerse las cosas, y con que fin. SER ANALISTA DE NEGOCIOS Entender las necesidades de los Clientes y determinar lo que hay que hacer para cumplirlas. SER SPONSOR SER EJEMPLO Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Integrantes del Equipo Virtual Seguros de si mismos. Independientes. Proactivos. Buscar activamente la comunicación con sus compañeros. Dispuesto a trabajar con diferentes culturas. Respecto a los integrantes de un equipo virtual, que buscamos? Que sean Seguros de si mismos. Independientes porque no van a tenernos en línea todo el tiempo. Ser Proactivos y no esperar que se les indique que hacer Buscar a sus compañeros y derribar la barrera de la distancia, del idioma, de las culturas. Es decir se busca de un integrante que pueda moverse solo para hacer sus tareas. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Interacción con el Equipo Combinar audio con otros recursos gráficos. No exigir consenso en el momento y permitir la discusión. Democratizar la participación. Usar lenguaje simple para explicar problemas complejos. Vamos a la interacción con el equipo. Vamos a combinar audio con imágenes, gráficos explicativos. No exigiremos en una reunión el consenso, permitiremos el intercambio de ideas sin llegar a una conclusión. Luego cuando el equipo madure las ideas, se podrá llegar al consenso. El lenguaje: Es importantísimo manejarse con lenguaje simple para explicar problemas complejos. Esto debe aplicarse tanto a la forma oral como a la escrita. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Diferentes Culturas Entender y hacerse Entender. Entender las culturas, religión y hábitos. Crear la atmósfera de Equipo. Tomar ventajas a partir de las maneras diferentes de pensar. Crear pautas de trabajo y asegurarse que todos las conocen. Acerca de diferentes culturas La cultura no es un tema menor. Hay grandes diferencias, por ejemplo un “ahorita lo hago” Mejicano puede ser varios días, o un simple “just do it” es terriblemente imperativo a la hora de pedir algo. la impuntualidad argentina, en países americanos suena a desprecio. Entre otros detalles culturales. Es por esto que crear pautas de trabajo y asegurarse de que todos las conocen. Nos va a servir para prevenir conflictos. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Construcción de Equipos Virtuales Oficializar el lanzamiento del equipo. Establecer Objetivos, Roles y Responsabilidades. Definir las reglas de juego, como nos vamos a comunicar y con qué frecuencia. Proveer procesos claros. Definir las técnicas para la Resolución de Conflictos y para la Toma de Decisiones. Respecto a la construcción de equipos virtuales y efectivos Cuando formamos un equipo lo mas importante es oficializar su existencia, esto lo tendremos que hacer en una reunión formal donde estén todos. En esa reunión dejaremos bien el claro el objetivo del equipo, los R&R de cada uno y estableceremos las reglas operativas para el buen funcionamiento y la comunicación, por ejemplo los días de la semana en que nos reuniremos, como reportaremos nuestro trabajo y con que procesos trabajaremos. También definiremos la técnicas para resolver conflictos, porque a la distancia los problemas, a causa de la dificultad de la comunicación suelen hacerce mas grandes. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Las Comunicaciones Contestar los mails por mas obvias que parezcan las respuestas. Incluir emoticones para añadir matices y sentimiento a texto electrónico. Tener la foto del contacto clara y actualizada. Realizar videoconferencias periódicas, individuales y grupales. Vamos a algunos tips mas referidos a la comunicación. Todos los mais deben ser contestados por mas obvios que parezcan. Las listas de distribución, siempre actualizadas para no olvidarnos de nadie, lo que produce un efecto de abandono en las personas. La línea del Título del mail, siempre cuidar que represente el contenido. Ejemplo el titulo dice facturación de enero y cuando lo abrimos nos están pidiendo una aprobación para un viaje. También tenemos que Usar la confidencialidad, privacidad o la prevención de copia, cuando corresponda el contenido. LA importancia de los emoticones hoy día. No es lo mismo decir buen día, que decir buen día y agregar una carita sonriente. Otro tema, La foto de contacto, debe ser un primer plano expresivo. Igualmente la mejor impresión la tendremos en una videoconferencia donde nos parecerá que la persona está muy cerca. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Construir Confianza a la Distancia Comunicar en forma abierta y frecuente. Mostrar ética en el negocio. Decir lo que hará y haga visible sus acciones. Desde el principio marcar las pautas para las interacciones futuras. Mantener las confidencias que le realizan. Cuidar su lenguaje. Crear un espacio social para el equipo. Cómo construir confianza a la distancia, podemos decir que La confianza se logra a través del contacto y de los actos. Para esto es necesario tener una comunicación abierta y frecuente y que seamos éticos en lo que hacemos. Si nos confían algún tema personal, no lo divulguemos, mantengamos un canal de comunicación individual y grupal y tratemos de crear un espacio social para el equipo. Por ejemplo facebook donde podremos conocernos mas. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Celebración del Éxito Realizar Teleconferencias donde estén todos presentes. Reconocer detalles de la labor conjunta para lograr éxito. Enviar presentes tangibles vía encomienda. Enviar mails de reconocimiento. Así como creamos un grupo virtual para un proyecto también Es muy importante poder celebrar los éxitos y para ello tendremos que realizar preferentemente videoconferencias para que todos nos veamos y podamos hasta brindar por el éxito obtenido. Enviar placas recordatorias o presentes individuales fortalece la sensación de haber sido parte de un equipo, queda algo tangible que nos hace recordar que somos un equipo. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Uso de la Tecnología Correcta La mejor solución, no es siempre la mas cara. Elegir la tecnología de acuerdo al servicio que se proveerá. Determinar que software va a necesitar antes de determinar el hardware que va a utilizar. Proveer equipos de comunicaciones confiables. (teléfono, banda ancha, webcam). Con respecto a la tecnología. Lo mas importante, determinar primero el software que utilizaremos para comunicarnos y luego el hardware para soportarlo. La comunicación tiene prioridad uno en un equipo virtual. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Uso de recursos Compartidos Usar aplicaciones colaborativas. Entrenar al equipo para trabajar con recursos compartidos. Realizar backups periódicamente. No usar nombres confusos para nombrar los archivos. Tener normas definidas para el uso de espacios comunes. Para el uso de recursos compartidos Existen hasta herramientas para hacer brainstorming en línea o pizarras electrónicas. Hay que entrenar a las personas para que aprendan a utilizar estos recursos y exista un buen intercambio de información. El orden de la información es importante para mantener a todos informados en forma oportuna. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Ranking de Factores de Éxitos y Fracasos en la Gestión de Equipos Virtuales Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Factores de Éxito Establecer una visión común en el grupo. Claramente definir roles y responsabilidades. Saber como establecer una buena relación con las personas sin estar cara a cara. Lograr que el grupo trabaje con autonomía propia. Entender los diferentes ambientes de trabajo que se presenten. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Factores de Éxito Saber seleccionar y utilizar las nuevas tecnologías. Asegurar la accesibilidad y disponibilidad de los datos para todo el equipo. Establecer contacto cara a cara dentro de los tres meses. Establecer una cultura del reconocimiento. Establecer una fuerte identidad de grupo. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Factores de Fracaso Falta de confianza. Falta de un plan claro y detallado de comunicaciones. Dificultad para poder comunicarse con personas de otras culturas. Falta de feedback y coaching. Demoras en la resolución de conflictos. Falta de la tecnología adecuada para comunicarse. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Factores de Fracaso Instrucciones controvertidas y confusas. Falta de educación y compartimento de ideas y lecciones aprendidas. Falta de autonomía para la toma de decisiones. Proveer feedback en forma telefónica o por correo. No estar disponible. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Conclusiones El desafío de los negocios Globales es coordinar equipos a la distancia. Se necesitan nuevas estrategias y técnicas de administración. Un líder virtual debe ser experto en tecnología para usar ésta en beneficio del Equipo. El desafío de los negocios Globales es coordinar equipos a la distancia. Los lideres actuales necesitan también ser expertos en relaciones interpersonales las cuales son aún mas difíciles a la distancia. No hay una receta para liderar un equipo en forma remota. Este concepto es un reto de la administración tradicional. Se necesitan nuevas estrategias y técnicas de administración. Mientras que los líderes convencionales pueden ver que es lo que su equipo está haciendo, los lideres Virtuales deben confiar en su gente. Un lider virtual debe ser experto en tecnología para usar ésta en beneficio del Equipo. . La Tecnología sola no es insuficiente. Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®

Muchas Gracias por su Atención Liderazgo en Equipos Virtuales Ing. Mónica Herbon, MBA, PMP®