Taller para la redacción de Objetivos Proceso Administrativo

Contenido Proceso de Administración del Desempeño. Qué es un Objetivo. Importancia del establecimiento de objetivos. Tipos de Objetivos: Desempeño. Desarrollo Personal. Transformación y Cambio. Desarrollo de mis Colaboradores. Objetivos alineados. Metodología SMART. Guía para redactar un objetivo. Ejercicio para redactar objetivos. Preguntas de reflexión. Ejemplos de objetivos. Recomendaciones para darles un seguimiento oportuno. Otros recursos disponibles.

Proceso de Administración del Desempeño “Es un proceso cíclico donde se tiene la oportunidad para mostrar a tu líder lo que se ha logrado a la fecha, para recibir retroalimentación, revisar problemas y para acordar las prioridades de trabajo y objetivos. También provee oportunidades para evaluar el aprendizaje que se ha tenido durante el periodo y para identificar nuevos objetivos de aprendizaje…” -UCL

¿Qué es un objetivo? Los objetivos son una herramienta de comunicación; ayudan a clarificar qué se espera lograr y de qué manera se espera lograrlo. Incrementan la posibilidad de alcanzar los resultados esperados. Son una manera de retarse a sí mismo, que ayuda a que nos desempeñemos de una mejor manera y superemos las expectativas. Ayudan a que todos nos comprometamos, al ver como nuestros objetivos ayudan a los logros del departamento y a las prioridades estratégicas, de manera que hace nuestro trabajo más significativo. Ayudan a enfocar el esfuerzo, utilizar los recursos eficientemente y lograr más. - Harvard

¿Por qué es importante establecer objetivos? “Los objetivos bien definidos dan a los empleados y líderes una guía para enfocar sus esfuerzos diarios de manera más efectiva. El establecimiento de objetivos también permite a los empleados establecer un camino hacia su próxima etapa de carrera, ya sea para un nivel dentro de su área actual o para otra posición que los rete a lograr su máximo potencial.” - Harvard

Tipos de objetivos Se definirán 4 tipos de objetivos: Objetivos Desempeño Desarrollo Personal Transformación y Cambio Desarrollo de mis Colaboradores Colaboradores sin personal a su cargo *Colaboradores con personal a su cargo Objetivos

Valido que los objetivos de mis Colaboradores estén alineados. Objetivos alineados Como Líder cito a mi equipo y les comparto las Prioridades y mis objetivos. Acuerdo con mi Líder mis 4 tipos de objetivos, alineados a las prioridades estratégicas. Valido que los objetivos de mis Colaboradores estén alineados. La evaluación del desempeño debe estar alineada a las prioridades estratégicas, misión y visión de la institución. Esto permite garantizar que los esfuerzos estén dirigidos en la dirección correcta. Es por esto que es importante alinear nuestros objetivos con las prioridades estratégicas de la Institución.

Metodología SMART Después de asegurar que estén alineados con las prioridades estratégicas de la Institución, se puede utilizar alguna metodología de objetivos. Una de las metodologías más comunes es la de objetivos SMART: ESpecíficos, Medibles, ReAlizables, Relevantes y Ligadas a Tiempos. El utilizar el acrónimo SMART nos permite asegurar que tú y tu líder compartan el mismo entendimiento de los objetivos planteados. “Los objetivos SMART efectivos deben incluir el “qué” se va a lograr y el “cómo” se planea lograrlo”. - Harvard

Attainable: Realizable Time bound: A tiempo – oportuno Metodología SMART Los criterios que un objetivo debe cumplir para su adecuado establecimiento son: Specific: Específico Debe buscar el logro de un resultado final que sea tangible, preciso y no solamente la realización de acciones. Measurable: Medible Es decir, que su cumplimiento pueda ser valorable a través de métricas o indicadores. Attainable: Realizable Se refiere a que quien lo establece sabe que no se trata de algo imposible, sino de algo que se puede lograr y se ajuste a la situación o entorno actual de la Institución. Relevant: Relevante En línea con las metas de la institución, los objetivos deben estar encaminados al cumplimiento de la Visión, los Diferenciadores y las Estrategias de la institución. Time bound: A tiempo – oportuno Al momento de definir un objetivo se debe establecer un tiempo para su logro y trabajar para conseguirlo en el tiempo determinado. S M A R T

Guía para redactar un objetivo Objetivos SMART en 5 pasos Paso SMART Descripción Objetivo 1 S Specific: Específico ¿Qué, quién…? ¿El objetivo está claro? ¿Es preciso? ¿Cualquier persona lo entendería? Bajar el nivel de deserción 2 M Measurable: Medible ¿Cuánto? ¿Cómo voy a saber que lo completé? ¿Qué evidencia se necesita para confirmarlo? Número de bajas de alumnos 3 A Attainable: Realizable Describe un resultado. ¿Cuento con los recursos para cumplirlo? Mediante programas de retención de alumnos, asesorías, etc. 4 R Relevant: Relevante ¿Para qué? ¿Está alineado a las metas de la Institución? Se relaciona con el prestigio que tiene la Institución, haciendo más atractivo el que los alumnos permanezcan en la Institución. 5 T Time bound: A tiempo – oportuno ¿Cuándo tengo que cumplirlo? ¿Existe una fecha límite para cumplirlo? ¿Es posible cumplirlo para esta fecha? En el semestre agosto-diciembre 2014 Objetivo SMART: Disminuir el nivel de deserción del alumnado en un 2% durante el semestre agosto-diciembre 2014 en el Campus Ciudad de México.

Ejercicio para redactar Objetivos En base al ejemplo anterior, redacta un Objetivo utilizando la siguiente tabla: Objetivos SMART en 5 pasos Paso SMART Descripción Objetivo 1 S Specific: Específico ¿Qué, quién…? ¿El objetivo está claro? ¿Es preciso? ¿Cualquier persona lo entendería? 2 M Measurable: Medible ¿Cuánto? ¿Cómo voy a saber que lo completé? ¿Qué evidencia se necesita para confirmarlo? 3 A Attainable: Realizable Describe un resultado. ¿Cuento con los recursos para cumplirlo? 4 R Relevant: Relevante ¿Para qué? ¿Está alineado a las metas de la Institución? 5 T Time bound: A tiempo – oportuno ¿Cuándo tengo que cumplirlo? ¿Existe una fecha límite para cumplirlo? ¿Es posible cumplirlo para esta fecha? Objetivo SMART:

Preguntas de reflexión Después de realizar el ejercicio, considera lo siguiente: ¿El objetivo está claro? ¿Está alineado a las metas de la Institución? De acuerdo a como definiste el objetivo, ¿pudieras hacer una evaluación si fueras tu Líder de equipo? ¿Tendrías evidencia para sustentar el objetivo? ¿Qué criterios de la metodología SMART consideras que le hacen falta?

Ejemplos de objetivos …. Por mencionar algunos. Incrementar en un 10% el total de alumnos de primer ingreso inscritos en el Campus Monterrey para el inicio del semestre Agosto - Diciembre del 2014. Disminuir el nivel de deserción del alumnado en un 2% durante el semestre Enero-Agosto 2014 en el Campus Ciudad de México. Disminuir el gasto del material publicitario en un 7% en el primer semestre del año. Abrir cuatro nuevos puntos de venta en cada oficina de Sorteos Tec durante un periodo de 8 meses. Llevar a cabo reuniones cada lunes con mi equipo de trabajo, con duración de una hora en donde se establezcan y monitoreen acciones con el fin de incrementar en un 3% el porcentaje de Trabajo en Equipo en la ECO 2013. Aumentar el número de alumnos inscritos en mi campus. Bajar el nivel de deserción de este semestre. Hacer un ahorro en los gastos administrativos del departamento. Incrementar los puntos de venta con el fin de tener mayores ingresos. Realizar reuniones semanales con mi equipo para fomentar el trabajo en equipo. …. Por mencionar algunos.

Recomendaciones Para dar un seguimiento oportuno a tus objetivos: Cerciórate que tus objetivos estén alineados con las prioridades estratégicas de la Institución, tu área y los objetivos de tu Líder. Reúnete con tu líder de manera periódica, con el fin de recibir retroalimentación oportuna sobre el avance del cumplimiento de tus objetivos. Recuerda que antes de hacer algún cambio en tus objetivos: agregar, modificar o cancelar, es necesario que sea en común acuerdo con tu Líder. Si tienes personal a tu cargo, es importante dar retroalimentación constante. Procura actualizar la información en la plataforma, recuerda que es importante sustentar tus avances con evidencias y comentarios.

Otros recursos Con el fin de orientarte en este proceso, se ha preparado el siguiente material de apoyo: Manual Establecimiento de Objetivos. Presentación Establecimiento de Objetivos. Guía rápida de establecimiento de objetivos. Formato Hoja de Trabajo. Formato Plan de Mejora. Visión, diferenciadores, estrategias y prioridades por Institución. Tutorial para la captura de objetivos en la herramienta. Disponible en: Mi Espacio/Servicios/de Apoyo/Mi información/Mi desarrollo/Desempeño

Tecnológico de Monterrey Para mayor información, contacta el responsable de Talento y Cultura de tu Institución. Juntos seguimos promoviendo una cultura de Desempeño y Reconocimiento. Talento y Cultura Tecnológico de Monterrey   Referencias: http://www.ucl.ac.uk/hr/osd/resources/documents/continuing_prof_dev_guide.pdf http://med.stanford.edu/dfa/SOMPMPv3.pptx http://hr.fas.harvard.edu/files/fas-hr/files/fy14_fas_guide_to_goal_setting_9.23.13_v2.pdf http://www.cdc.gov/phcommunities/