La Auditoría Administrativa una nueva forma de evaluar el desarrollo en la Organización Dr. Ernesto Meza SierraNoviembre 2018

Es el instrumento idóneo para racionalizar la operación de una determinada organización y orientar su gestión hacia la producción de rendimientos. AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, Implementar acciones que se pueden tomar para subsanar deficiencias, Imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las áreas y, sobre todo, Realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

NATURALEZAENFOQUE FUNCIONAL Examen y evaluación de las áreas funcionales de una organización a fin de detectar deficiencias e irregularidades (Ventas, Contabilidad, Producción) PROCESAL Examen y evaluación del proceso administrativo y sus funciones ANALÍTICA Examen y evaluación del sistema operativo. M. AMBIENTE Examen y evaluación de los objetivos y las actividades sociales. Tipos de Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa una nueva forma de evaluar el desarrollo en la Organización La auditoría administrativa consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos, comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas.

Organi zación Examen y Evaluación Recursos Eficiencia y Eficacia Normatividad Calidad La auditoría administrativa consiste en el examen y evaluación que se realiza

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA De control. Evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. De productividad. Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. De organización. Que la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio. Constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. De calidad. Elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio. Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización. De aprendizaje. Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones. Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización. De interacción. Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes. De vinculación. Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un contexto globalizado. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Establecer el grado de compromiso de deberes y atribuciones entre los servidores y la empres. Determinar si tales deberes se han ejecutado de manera eficiente, eficaz y económica. Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logradas. Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y eficiencia de los mismos. Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

SECTOR SOCIAL En este sector, la auditoría administrativa se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, la vivienda, el trabajo, la salud, el desarrollo económico, la protección social SECTOR PRIVADO Por lo que toca a este sector, la auditoría se aplica tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico sobre la base de las siguientes características SECTOR PÚBLICO En este sector la auditoría se emplea en función de la fi gura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, el ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. Campo de aplicación

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA El área de influencia que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como: Naturaleza jurídica proceso administrativo Enfoque estratégico Sector de actividad Giro industrial Ámbito de operación Recursos humanos Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento Sistemas de calidad

Metodología de la Auditoría La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática Metodología de la Auditoría Planeación Instrumentación Examen Informe Seguimiento Fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar Técnicas de recolección de datos, la selección de instrumentos de medición, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, Clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Documento que señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría Es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría

Planeación En esta etapa, el propósito de la auditoría administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada FACTORES A REVISAR Planeación Visión Misión Objetivos Metas Estrategias/tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programa Organización Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos de apoyo

Planeación Dirección Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés, el conflicto y la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación Control Sistemas Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad

ELEMENTOS ESPECÍFICOS Adquisiciones Almacenes e inventarios Distribución del espacio Importaciones Exportaciones Informática Marketing Operaciones Proveedores Contabilidad y recursos financieros Servicio al cliente Sistemas

FUENTES DE INFORMACIÓN Internas Órganos de gobierno Órganos de control interno Socios, accionistas Niveles de la organización Unidades estratégicas de negocio Órganos colegiados y equipos de trabajo Sistemas de información Externas Órganos normativos Competidores actuales y potenciales Proveedores Clientes Grupos de interés Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro. Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad Redes de información en el mercado global

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR Un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional. Se tiene que fundamentar la necesidad de la auditoría. Justificar la necesidad de auditar. Determinar el alcance de la auditoría. Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas. Establecer criterios para coordinar las acciones. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas: Recopilación de información Documental Observación Redes de información Entrevistas Cuestionarios Cédulas

EXAMEN Fundamentalmente, el examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar 1.¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan. 2.¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen. 3.¿Quién lo hace? Personal que interviene. 4.¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.. 5.¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan 6.¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos. 7.¿Por qué se hace? Lógica o razón que se sigue.

INFORME Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados, en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.

SEGUIMIENTO Es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría, ya que no sólo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia. Establecer lineamientos generales, acciones específicas y criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual.

1. ¿Qué importancia tiene que una Auditoría Administrativa se apegue a una metodología consistente? 2. ¿Puede un diagnóstico convertirse en una ventaja competitiva? 3. ¿De qué manera crea valor la Auditoría Administrativa para una organización? 4. ¿Es la Auditoría Administrativa una herramienta de estrategia? PREGUNTAS PARA DEBATE