Sistema AdminPack de sol·licitud de dies i marcatges al CBL Castelldefels, gener 2010 Modificat: abril 2011

Què és AdminPack És una base de dades basada en Lotus Notes (Permisos CBL – Sarasate), adreçada al PAS que permet: Gestionar les incidències horàries de manera telemàtica: Dies AAPP Permisos Vacances Incidències de marcatges Oficials UPC (no s’han de recuperar) No oficials (permisos recuperables, incidències personals,...) Que el Cap de l’àrea estigui informat de les peticions, pugui fer una planificació i les pugui validar o rebutjar des del seu ordinador Estalviar de paper i tenir un registre de totes les incidències de marcatges i dies de cada persona

Què fa l’usuari Fa la petició de dia o marcatge a través d’AdminPack en comptes de fer-ho en peper Reenvia els correus electrònics de convocatòries de reunions i formació al cap i a l’operador, posant en el subject: Notificació_Incidència_<nom_cognom> Lliura a l’operador els justificants en paper (metge, exàmens oficials...) , doncs l’AdminPack no admet adjuntar fitxers Rebrà un mail informatiu quan la sol·licitud estigui validada o rebutjada Posteriorment consulta els marcatges a la intranet i comprova que la incidència se li ha passat correctament

Què fa l’operador del rellotge Què fa el cap Rep un correu notificant una petició a validar Rep correu amb les dades de la incidència, si s’escau Valida o rebutja la incidència. Cal justificar el motiu del rebuig Pot veure i controlar les incidències produïdes a la seva àrea Què fa l’operador del rellotge Rep la validació de les incidències Verifica la recepció d’informació addicional: Justificants en paper (metge, exàmens...) Recepció de correus electrònics de les convocatòries, reenviats per l’usuari (li servirà per ajustar els marcatges) Comprova que les sol·licituds s’ajustin a la normativa UPC Introdueix al sistema les incidències no recuperables i els dies sol·licitats de propis, vacances i permisos

Instruccions generals El PAS fitxarà les incidències que pugui marcar personalment al rellotge. La resta les haurà de gestionar a través de l’operador de rellotge i mitjançant l’aplicatiu ADMINPACK. Tota incidència haurà de ser validada pel Cap corresponent amb antelació suficient per tal de garantir els serveis. A la incidència s’haurà d’especificar l’horari de la reunió,del curs, de la visita al metge,... L’operador tindrà en compte el temps de desplaçament depenent del tipus de sol·licitud en introduir la incidència al sistema. Cas que s’hagi de lliurar alguna documentació acreditativa: s’haurà reenviar el mail de la convocatòria (curs, reunió, examen...) al CAP i a l’operador posant en el subject: Notificació_Incidència_<nom_cognom> caldrà lliurar els justificants en paper a l’operador.

Instruccions generals El cap validarà o rebutjarà la incidència per via telemàtica a través de l’AdminPack. Les incidències rebutjades inclouran un motiu. Es poden introduir incidències recuperables (retards i temes personals...) i no recuperables (metge, trasllats, cursos...) L’operador del rellotge només entrarà al sistema incidències validades i no recuperables. Els Permisos, AAPP i vacances també seran comunicats a través de l’AdminPack.

Circuit Introducció de la incidència a l’AdminPack (seguint instruccions generals) Lliurament o enviament de justificants / convocatòries El Cap valida la incidència a través de l’AdminPack Validació administrativa i del cap UTG L’operador entrarà la incidència al sistema (si és no recuperable) Comprovació personal de dades de marcatge i incidències (a posteriori) per detectar errors, quadrar horaris...

Com és l’AdminPack. Comandes a utilitzar 1. Sol·licitar dies: dies sencers, permisos, AAPP, vacances... 2. Sol·licitar marcatges: cursos, reunions, metges, oblits... 3. Consultar els dies i els marcatges demanats 3. Canvi de vista: usuari / cap (només si ets cap) Manual

Com és AdminPack. 1. Petició de dies Escollir motiu petició del quadre de selecció (AAPP, baixa, ...) Posar data o període Posar el nombre de dies laborals demanats i tots els comentaris aclaridors que calgui Guardar i Sortir

Com és AdminPack. 1. Petició de dies Es poden demanar les incidències previstes a la normativa (algunes de molt específiques no hi són, però si es dóna el cas s’afegiran) i d’altres de recuperables. Les sol·licituds de tot el dia que trobem a l’AdminPack són:

Com és AdminPack. 2. Petició de marcatges Escollir motiu marcatge (oblit, curs LT /DP, permís recuperable) Posar data o període i marcatges afectats Posar tots els comentaris aclaridors que calgui Guardar i sortir

Com és AdminPack. 2. Petició de marcatges Les sol·licituds de marcatges que trobem a l’AdminPack són: Haureu d’enviar via e-mail a l’operador del rellotge i al vostre Cap les convocatòries pertinents per tal que aquest validi adequadament la incidència. Subject : Notificació Incidència <nom cognom>

Com és AdminPack. 3. Vistes Vista usuari: Dies i marcatges propis demanats Vista cap: Dies i marcatges del grup de la seva àrea Vista administració: Dies i marcatges demanats pel PAS

Com és AdminPack. Validació Caps El cap rebrà un correu electrònic informant de la petició amb link a AdminPack. Caldrà acceptar-la o denegar-la expressant el motiu L’usuari rebrà un correu electrònic informant de l’acceptació o denegació. Si cal, hi haurà recordatori de manca de justificant

Cadena de validació d’incidències/horaris Àrea/Oficina CAP VALIDADOR Caps d’Àrea i laboratoris ESAB/DEAB Suport a les Direccions Unitats Bàsiques Montse Calero Caps Oficina Àrea Gestió Mercè Gironès Of. Suport Docència Imma Duran Of. Recursos Carme Ventura Of. Serveis Enric Rosell Relacions Externes Txus Melo Promoció Lluís Monfort Caps Oficina Àrea Tècnica Pepe Martínez Operació Carlos Loscos Sist. Inf Conxi Solé Sistemes i Comunicació Toni Millan Laboratoris Electrònica José Antonio Membrive Projectes Jose Alberola Biblioteca Gemma Garcia Labs ESAB/DEAB M. Carmen Rodrigo Secretària Direcció ESAB Eva María Martínez Secretària Direcció EPSC Antonio Gálvez Secretària Direcció DEAB Pilar Castellana

Manuals i ajuts Manual Genèric d’Usuari : PDI i PAS / Treballar a la UPC / Accés a la intranet (identificació) / Racó Personal / Sistema de Control de Presència /Manual de l’usuari sobre l’ús del Sistema de Control de Presència Manual AdminPack, integrat al propi aplicatiu. Està una mica obsolet però la part de guia està vigent Consulta de l’Expedient Personal de Marcatges: PDI i PAS / Treballar a la UPC / Accés a la intranet (identificació) / Racó Personal / Sistema de Control de Presència Prestació Informativa al Portal Sistema de Marcatges Horaris i de Presència Sistema AdminPack de Sol·licitud de Dies i Marcatges al CBL Resolució de Dubtes, Incidències ... El vostre Cap, en primera instància. Si ell té dubtes acudirà a: Enric Cabré Extensió: 23522 E-mail: enric.cabré@upc.edu Oficina de Recursos cbl.oficina.recursos@upc.edu