ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS UNIDAD III 2012

CONTENIDO 1. ¿Importancia de la administración de proyectos? 2. Planeación del proyecto 3. Programación del proyecto 4. Control del proyecto 5. Técnicas de administración de proyectos 5.1 PERT y CPM 6. Uso de Microsoft PROJECT

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Definir en qué consiste la Administración de Proyectos Estructurar los proyectos Elaborar los diagramas de redes e identificar la secuencia de las actividades Determinar una o varias rutas críticas Establecer la probabilidad de aceptar o rechazar un proyecto 2

A reforzar el TEMA en el capítulo 3 de su libro de texto 4

Importancia de la administración de proyectos Para el administrador de operaciones, la programación de un proyecto implica un reto difícil. Los riesgos de la Administración de Proyectos son altos. Los costos excedentes Las demoras innecesarias ocurren debido a la programación y el control deficientes

Ejemplos de proyectos Construcción de un edificio Investigación

¿Qué es un proyecto? Proyecto se define como una serie de tareas relacionadas dirigidas hacia un resultado importante. (Heizer & Render) Planeación Programación Control 3

Planeación del proyecto Esta fase incluye el establecimiento de metas, la definición del proyecto, y la organización del equipo, con el fin de lograr la manera efectiva de asignar las personas y los recursos físicos necesarios.

Planeación, programación y control del proyecto Figura 3.1 Antes del Inicio del proyecto Línea de proyecto Durante el proyecto Tiempo

Actividades que desarrolla el Gerente del Proyecto Es responsable que todas las actividades necesarias se complementen en la secuencia adecuada y a tiempo. Se asegura que el proyecto esté dentro del presupuesto. Es responsable que el proyecto cumpla sus metas de calidad. Motivar al personal, dirigir e informar a todos sobre el proyecto.

Estructura de desglose del trabajo División de un proyecto en componentes cada vez más detallados: Proyecto, tareas, subtareas y actividades (o paquetes de trabajo) Programa Proyecto 1 Proyecto 2 Tarea 1.1 Subtarea 1.1.1 Paquete de trabajo 1.1.1.1 Nivel 1 2 3 4 Tarea 1.2 Subtarea 1.1.2 Paquete de trabajo 1.1.1.2 4

Programación del proyecto Son gráficas de planeación usadas para programar recursos y asignar tiempos. En esta fase se relacionan las personas, el dinero y los suministros con actividades específicas, y se establece la relación de las actividades entre sí, con las siguientes interrogantes:

Programación del proyecto ¿Cuánto tiempo llevará realizar cada actividad? ¿Cuántas personas se necesitan para desarrollar el proyecto en cada una de las actividades individuales? Los materiales necesarios para cada actividad

Planeación, programación y control del proyecto Figura 3.1 Antes del Inicio del proyecto Línea de proyecto Durante el proyecto Tiempo

Control del proyecto Significa usar una supervisión detallada: Recursos Costos Calidad Presupuestos Ciclo de retroalimentación

Planeación, programación y control del proyecto Figura 3.1 Antes del Inicio del proyecto Línea de proyecto Durante el proyecto Tiempo

Planeación, programación y control del proyecto Figura 3.1 Antes del Inicio del proyecto Línea de proyecto Durante el proyecto Tiempo

Project Planning, Scheduling, and Controlling Tiempo / estimaciones de costos Presupuestos Ingeniería diagramas Diagramas de flujo de efectivo Materiales e inventarios Presupuestos Actividades retrasadas Actividades del proyecto y e informe CPM/PERT Gráfica de Gatt Gráficas de estadisticas Horarios, flujos de efectivo Figure 3.1 Antes del Inicio del proyecto Línea de proyecto Durante el proyecto Tiempo

Estructuración de proyectos Proyecto puro Proyecto funcional Proyecto de matriz

Proyecto puro Un proyecto puro es donde un equipo autónomo trabaja tiempo completo en el proyecto. Ventajas El gerente del proyecto tiene plena autoridad sobre el mismo Los miembros del equipo se reportan con un jefe. Las líneas de comunicación se acortan. Las decisiones se toman con rapidez Hay un nivel elevado de orgullo, motivación y compromiso del equipo. 8

Desventajas: Duplicidad de recursos Se ignoran las metas y políticas organizacionales. La organización se queda atrás en su conocimiento de la nueva tecnología debido a las debilitadas divisiones funcionales. Los miembros del equipo no tienen su propia área funcional. 8

Proyecto funcional Un proyecto funcional es aquel que forma parte de una división funcional Presidente Investigación y Desarrollo Ingeniería Manufactura Project A B C D E F G H I Ejemplo, el proyecto “B” está en el área funcional de Investigación y Desarrollo 9

Ventajas Un miembro de un equipo puede trabajar en varios proyectos La experiencia técnica se mantiene dentro del área funcional El área funcional es un hogar después que se termina el proyecto Una masa crítica de expertos especializados en el área funcional crea soluciones sinérgicas para los problemas técnicos de un proyecto 10

Desventajas Los aspectos del proyecto que no se vinculan directamente con el área funcional pueden resultar perjudicados La motivación de los miembros del equipo a menudo es débil Las necesidades del cliente son secundarias y se responden a ellas con lentitud 11

Proyecto matriz Presidente Investigación y Desarrollo Ingeniería Manufactura Mercadeo Administrador Proyecto A Proyecto B Proyecto C 12

Ventajas Mejora la comunicación entre las áreas funcionales Un administrador del proyecto se responsabiliza por la terminación exitosa del mismo Se minimiza la duplicidad de recursos Los miembros del equipo tienen su propia área funcional Al seguir las políticas de la organización matriz se incrementa el apoyo para el proyecto 13

Desventajas Muchos jefes Depende de las habilidades de negociación del administrador La suboptimización es un peligro, pues acumulan recursos para su propio proyecto. 14

Técnicas de planeación y programación de proyectos Estas pueden clasificarse como: 1. Gráfica de Gantt 2. Método de Redes Técnicas

Gráfica de Gantt Historia y Evolución Es la primera herramienta de planeación, programación y control de proyectos, fue desarrollada alrededor del año 1910, por Henry L. Gantt, en la construcción de barcos durante la primera guerra mundial. La evolución del diagrama de Gantt hacia una red probablemente surge a finales de la década de 1940, cuando aparece el método de pilares de la marina de Estados Unidos. También es conocida como gráfica de barras.

Gráfica de Gantt Definición Gráfica que muestra tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempeñarse las actividades. (Chase-Jacob-Aquilano) Gráfica de planeación usada para programar recursos y asignar tiempos. (Heizer & Render)

Simbología utilizada en la Gráfica de Gantt Los símbolos que se emplean en la elaboración y presentación de la gráfica son: [ = Inicio de una actividad ] = Fin de una actividad [-------] = Progreso actual de la actividad V = (Vértice) = Indicador que marca el tiempo en el cual se encuentra el proyecto en el momento.

Ventajas Fácil de elaborar, de uso muy común en la programación de proyectos. Resulta más económica con relación a los métodos de redes. Se podrá comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo. La gráfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgación.

Desventajas No indica las causas y como repercute en la fecha final de un proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o más actividades. Difícil de actualizar Este método es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El método de programación de proyectos con red resuelve estas dificultades.

Gráfica Gantt (Chase) Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Eje Vertical: Siempre Actividades o Trabajos Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo para cada actividad o trabajo. Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 Tiempo Eje Horizontal: Siempre Tiempo 6

Unidad III EJEMPLO GRÁFICA DE GANTT Guatemala, Marzo 2011

Ejemplo de clase Gráfica de Gantt El personal administrativo del hospital El Rosario, se ha comprometido a introducir un nuevo procedimiento de diagnóstico, este procedimiento requiere la adquisición, instalación e introducción de un nuevo instrumento médico. Se designó al doctor David Meyer de que la introducción se realice en forma rápida y sin contratiempos. El doctor Meyer elaboró una lista de las actividades que deben concluirse antes de que el nuevo servicio pueda comenzar. Redacción del instructivo Selección de operadores Capacitación de operadores Elaboración del nuevo material publicitario Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico Compra y embarque del nuevo equipo Recepción del equipo Prueba de los nuevos operadores en el equipo

Planteamientos El orden en que deben realizarse es el siguiente: El proyecto se inicia con las actividades A, B y F, las cuales deben realizarse en 2, 4 y 8 semanas respectivamente La actividad C, con 3 semanas de duración, se inicia al concluir A y B La actividad D, con 4 semanas de duración, es sucesora de B Después de finalizada la actividad C, debe iniciarse E con 3 semanas de duración La actividad G, con 2 semanas de duración, es sucesora de F El proyecto finaliza con la actividad H, la cual debe realizarse con 2 semanas tan pronto concluya G Con la información anterior se le solicita: Elaborar la tabla de las actividades con sus tiempos respectivos Elaborar la gráfica de Gantt UNA VEZ APROBADO… se procede a ejecutar el proyecto. Durante la ejecución se le solicita: Controlar el avance o retraso del proyecto de acuerdo a lo planificado Presentar un informe con el análisis de los resultados y las recomendaciones pertinentes.

Tiempo de actividad (semanas) Tabla de precedencia Actividad Tiempo de actividad (semanas) Predecesora Inmediata Sucesora A 2 -- C, D B 4 C 3 A, B E D G H F 8

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

GRÁFICA DE GANTT ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

Gráfica de CONTROL durante la ejecución del proyecto v ACTIVIDAD/TIEMPO (en semanas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A.  Redacción del instructivo [ ]   B.  Selección de operadores C.  Capacitación de operadores D.  Elaboración del nuevo material publicitario E.  Anuncio del nuevo servicio de diagnóstico F. Compra y embarque del nuevo equipo G. Recepción del equipo H. Prueba de los nuevos operadores en el equipo

Gráfica de CONTROL durante la ejecución del proyecto

Métodos de redes DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS Gráfica integrada por las FLECHAS que representan las ACTIVIDADES y por círculos o NODOS que representa los eventos, ambos unidos de forma tal, que permiten indicar gráficamente la relación de dependencia cronológica y secuencial. D(2) E(5) F(5) A(2) B(1) C(1) G(1)

Diagramas de redes y sus enfoques Actividades en los nodos (AEN) Diagrama de redes donde los nodos representan las actividades. Actividades en las flechas (AEF) Diagrama de redes donde las flechas representan tiempos de inicio y terminación de las actividades

Actividades en los nodos (AEN) significado de la actividad Actividades en las flechas (AEF)

Actividad Definiciones claves para redes Es la unidad más pequeña de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos. deben ejecutarse de acuerdo a un orden establecido. Se representan por medio de una flecha:

Tipos de actividades Reales: Son las que consumen tiempo y recursos. Están representadas por una flecha continua: Ficticias o Fantasmas: Sirven para aclarar las relaciones, no consume tiempo ni recursos, pero se requieren cuando una red tiene dos actividades con eventos idénticos de inicio y conclusión. Se representa por medio de una flecha discontinua:

Correcto Incorrecto 1 I 1 2 I

Actividad ficticia 1 I 2

CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS: Evento, Nodo o Círculo Es el punto en el cual una o varias actividades deberán iniciarse y otra u otras actividades deben concluir. 1 I / 0 CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS:   Cada actividad va a estar representada por una sola y única flecha; es decir dos eventos no pueden estar unidos más que por una sola actividad.

El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella. Una actividad no puede realizarse hasta que aquella o aquellas que la preceden de forma inmediata no sean concluidas. Relaciones de Precedencia: Significa que una actividad no podrá iniciarse, mientras otra actividad precedente no haya sido concluida. Respetar la relación de las actividades, antes, después y simultanea 1 2 3 I 4

La numeración de los eventos, deben realizarse de forma secuencial y lógica ( de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo) de manera ininterrumpida de I o cero...hasta x Número. Partiendo que se tiene el tiempo de duración o ejecución de cada una de las actividades. Este se debe colocar sobre la respectiva flecha. Puede utilizar cualquier unidad de tiempo, acorde al tipo de proyecto. En función de registros anteriores (estudios de tiempos) Estimaciones de expertos Para fines del curso, se parte del supuesto que se conoce la duración de las actividades

PALABRAS QUE INDICAN EL ORDEN DE LAS ACTIVIDADES ANTES Predecesora Precedente Predece Antecede Antecesora Anterior Primeramente DESPUÉS Sucesivo Subsecuente Subsiguiente Seguidamente Consecuente Posteriormente Sucesora

Métodos de redes CPM Y PERT son dos técnicas de redes ampliamente usadas, tienen la capacidad de considerar las relaciones de precedencia y la interdependencia de actividades.

Pasos para elaborar CPM y PERT Definir el proyecto y preparar la estructura de desglose del trabajo Desarrollar las relaciones entre las actividades Dibujar la red que conecta todas las actividades Asignar estimaciones de tiempo Calcular el tiempo de la ruta más larga Usar la red como ayuda para planear, programar, supervisar y controlar el proyecto.

CPM Critical Path Method (Método de la ruta Crítica) . Critical Path Method (Método de la ruta Crítica) Es una herramienta de control para la administración de proyectos que emplea un solo factor de tiempo por actividad Fue desarrollado en 1957 por J. E. Kelly de Remington Rand y M. R. Walker de Du Pont

Ruta más larga o ruta crítica Es la ruta más larga del diagrama en términos de tiempo, o cadena de actividades cuya realización consume más tiempo. 1 2 3 I 4

A las actividades de este camino se les llaman Actividades Críticas. El retraso de cualquiera de estas actividades equivale a que se retrase todo el proyecto. Un diagrama puede tener uno o más caminos / rutas críticas. Se debe señalizar con otro color, para identificarse de las otras cadenas o caminos en el diagrama.

Ejemplo de clase CPM El propietario de la empresa “Procesadora de Papel”, ha pensado instalar en su planta un equipo para el control de la contaminación de aire, además quiere asegurarse de que la instalación del sistema de filtrado avance sin complicaciones, para lo cual ha identificado nueve actividades.

Actividades Construir componentes internos Modificar pisos y techos Construir pila de recolección Vaciar concreto e instalar marco Construir horno de alta temperatura Instalar sistema de control de contaminación Instalar dispositivo para aire acondicionado Inspeccionar y probar Adaptar el nuevo sistema a toda la planta

PLANTEAMIENTO DEL ORDEN DE LAS ACTIVIDADES Las actividades A y B dan inicio al proyecto, con una duración de 2 y 3 semanas respectivamente La actividad C es sucesora de A con 2 semanas de duración La actividad D, con 4 semanas de duración, tiene como predecesoras a las actividades A y B Las actividades E y F con 4 y 3 semanas de duración, están precedidas por C La actividad G, con 5 semanas de duración, se inicia al concluir la actividad E Las actividades D y F son predecesoras de la actividad H con 2 semanas de duración El proyecto concluye con la actividad I, que dura 2 semanas y es subsecuente de las actividades G y H

PARA EFECTOS DEL CURSO Año de: 365 días 52 semanas 30 días el mes 4 semanas el mes Con un 90% de probabilidad se asume que el proyecto es factible.

Diagrama de Flechas C,2 E,4 1 3 4 G,5 A,2 F,3 I,2 I 6 7 H,2 B,3 2 5

Deben establecerse dos tiempos:   Tiempo de terminación más Temprana (TE) ocurrirá si las actividades precedentes se inician tan pronto como sea posible, o más temprano en que se pueda iniciar. Este tiempo se determina sumando (+) hacia delante; se inicia en el nodo origen y se desplaza hacia el nodo final de cada actividad, se calcula en cada nodo. Al converger en un mismo NODO, varias actividades, se toma el tiempo de mayor duración.

Tiempo de terminación más Tardía (TL) Es la fecha máxima a la última fecha aceptable, en que un evento puede ser realizado, sin retrasar el proyecto. Se obtiene restando (-) desde el último NODO, retrocediendo hasta llegar al inicial.   Al converger en un mismo nodo diferentes actividades, se toma el tiempo de menor duración.

ESTABLECIMIENTO DE HOLGURAS Generalmente la holgura es utilizada como: Un margen de seguridad Para equilibrar las necesidades de Mano de Obra Por retraso en la aplicación de recursos

HOLGURA TOTAL (HT): Es el tiempo adicional disponible para terminar una actividad, si todas las actividades precedentes se inician lo más temprano posible y las siguientes lo más tarde. FÓRMULA: HT = TLj - Tei - d En donde: HT = Holgura Total TLj = Tiempo Tardío del Nodo Destino Tei = Tiempo Temprano del Nodo Origen d = Duración de la actividad

HOLGURA LIBRE (HL) Es el tiempo adicional que puede extenderse una actividad, sin afectar el inicio más próximo de cualquier actividad subsiguiente.   FÓRMULA: HL = TEj - Tei - d En donde: HL = Holgura Libre TEj = Tiempo Temprano del nodo destino TEi = Tiempo Temprano del nodo origen d = Duración de la actividad

REPLANTEAMIENTO USO DE RECURSOS ADICIONALES: Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas. USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: En principio es esencialmente lo mismo que comprar nuevos recursos, que se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo.

REASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS ACTUALES: Las actividades con holgura, presentan la posibilidad de contar con recursos adicionales que se puedan cambiar a las actividades críticas. Esta reasignación puede disminuir la duración de la ruta crítica, pero al hacer esta reasignación, pueden presentarse nuevas rutas críticas.

REEVALUACIÓN DE LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO: Especialmente para aquellas que están en la ruta crítica, un examen detallado puede lograr algunas veces a disminuir estos estimativos.

MODELOS DE TIEMPO-COSTO Programa de Costo Mínimo (Intercambio de tiempo-costo) Extensión de los modelos de la ruta crítica que consideran el intercambio entre el tiempo requerido para terminar una actividad y el costo. A menudo se le conoce como “apresurar” el proyecto.

CONSIDERACIONES SOBRE LOS COSTOS Costos directos de la actividad: Son los costos asociados con el apresuramiento de las actividades y se suman al costo directo del proyecto. (Horas extras de trabajo, contratación de más personal, transferencia de trabajadores a otros puestos, mejoramiento de los recursos como comprar o arrendar un equipo adicional o más eficiente, recurrir a más instalaciones).

Costos indirectos del proyecto: Son los costos asociados con el mantenimiento del proyecto (gastos generales, instalaciones y costo de oportunidad de los recursos, costos de sanciones o pérdida de pagos de incentivos.

Costo total del proyecto Costos directos Costos indirectos Costo de penalización: Cuando se prolonga más allá de lo planificado.

PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE PERT TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE PROYECTOS Procedimiento auxiliar utilizado para la administración de proyectos y que emplea tres estimaciones de tiempo para cada actividad

Historia PERT se desarrolló en la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos , y se aplicó por primera vez en el Proyecto del Sistema Polaris (submarino) de Armas en 1958 . Esta técnica permitió programar a más de tres mil contratistas, proveedores y otras dependencias, permitiendo terminar el proyecto con 24 meses de anticipación.

Lógica Todas las actividades del proyecto deben estar claramente identificadas. Debe de partirse que se conocen 3 estimados de tiempo para la realización de cada actividad, definidos por cualquier forma (3 criterios, o 3 experiencias similares, o 3 estudios, etc). La red se evalúa calculando la ruta crítica y otras variables similares. Requiere de un cálculo probabilístico, que permite indicar la FACTIBILIDAD DEL PROYECTO ENTRE LO ESTIMADO DE CADA ACTIVIDAD según la Ruta Crítica y lo requerido por EL CLIENTE o SOLICITANTE.

¿Cómo ayuda? A la gerencia del proyecto a obtener y proporcionar una fecha realista. A determinar la falta o exceso de recursos para cumplir con la fecha programada y fijada por cualquiera de las partes. Considera el tiempo, no el costo.

Proceso de solución Lista de actividades Establecer el (Te) Tiempo esperado para cada Actividad Se cuenta con 3 tiempos estimados por ACTIVIDAD. Para determinar el tiempo esperado (Te). Tiempo Esperado (Te): Es la reducción de las tres estimaciones de tiempo por medio de la fórmula: tiempo optimista (to), tiempo pesimista (tp) y tiempo normal (tn), en un solo estimado requerido para ejecutar la actividad. Tiempo Optimista (to): es el tiempo que se emplearía en realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten las condiciones más favorables para ello. 91

Determinación del tiempo esperado Tiempo Normal (tn): es el tiempo que se tomaría en realizar una actividad cuando imperan condiciones normales de trabajo. La experiencia enseña que el tiempo normal es el más probable para ejecutar una actividad. Tiempo Pesimista (tp): es el tiempo que se emplearía en ejecutar la tarea cuando se presentan las condiciones más desfavorables para ello. El procedimiento para calcular el (Te) se hace por medio de la siguiente fórmula probabilística que permite considerar para cualquier actividad una distribución de los tiempos en lugar de un tiempo único: Te = (to + 4 tn + tp) 6 92

Ejemplo de clase de PERT La inmobiliaria “El Éxito, S. A. “, desea que su nuevo proyecto habitacional “Los Cerritos” esté construido en un periodo de tiempo no mayor a 10 meses. Para cumplir con su propósito contrató a la empresa construcciones la Mariposa, S. A. para que se encargue de construir dicho proyecto. Por lo tanto, le han contratado a usted para que evalúe por medio de la Técnica PERT y le presente su propuesta como asesor profesional, si es posible cumplir con el tiempo estimado. Para el efecto se le presenta a continuación una serie de actividades y sus respectivos tiempos en semanas: Elaborar planos del proyecto Determinar el número de casas a construir Solicitar permiso de construcción Contratar albañiles Seleccionar los materiales a utilizar Seleccionar los proveedores de materiales Preparar el terreno Elaborar material publicitario Compra de materiales Construir casa modelo Equipar casa modelo Iniciar la venta del proyecto

Planteamientos Secuencia de las actividades La actividad A, inicia el proyecto. Las actividades B y C, tienen como precedente a la actividad A. La finalización de la actividad B, permite que se pueda iniciar D. Las actividades E y F, son consecuentes de C. La actividad D, tiene como sucesora a G. La conclusión de E, da origen a H. A la actividad I, le antecede F. La actividad J, tiene como predecesora a las actividades G y H. La actividad K, es subsiguiente de la actividad I. El proyecto concluye con la actividad L, que es subsecuente de las actividades J y K.

Solución

DIAGRAMA DE RED O DE FLECHAS

DETERMINACIÓN DE LA VARIANZA: Ve La Varianza expresa en cierta medida la situación de los valores extremos respecto al valor medio. Es importante aclarar que no es necesario que el tiempo optimista y pesimista tengan que estar a igual distancia del tiempo más probable.

DETERMINACIÓN DE LA VARIANZA: Ve La ecuación refleja la forma de distribución del tiempo de las actividades y, por lo tanto, da más información que el tiempo más probable que es sólo la estimación de punto. Debe calcularse la Varianza en el tiempo de las actividades utilizándose la siguiente fórmula: 2 Ve = tp - to 6 98 98

Te y Ve sólo se suma el RESULTADO de actividades CRITICAS

Impuesta arbitrariamente por la gerencia Tiempo Estipulado (Ti): Es la fecha objetivo, definida como una fecha meta para completar el proyecto. Esta puede ser: Impuesta arbitrariamente por la gerencia Convenio contractual independientemente a petición del CLIENTE por sus propios cálculos y NECESIDADES. 100 100

VALOR Z: Frecuentemente se necesita definir la probabilidad de cumplir un plazo dado para la entrega de un proyecto o para la ejecución de una fase del mismo. Es posible completar una actividad en el plazo programado, empleando la variación de tiempos esperados y la tabla de distribución normal de probabilidad. Ti - Te √∑Ve Varianza: Raíz cuadrada de la sumatoria de las desviaciones estándar de las actividades de la ruta crítica. 101 101

Z = Ti - Te = 40 - 37.16 2.84 = 1.86 σ √2.35 1.53

PARTE PROBABILÍSTICA 2.33 Desviaciones estándar Probabilidad de 0.99 Z Figure 3.15 Probabilidad de 0.99 2.33 Desviaciones estándar 2.33 103 103

Diferencia entre PERT y CPM 1.PERT utiliza tres estimaciones de tiempo para cada actividad y permite establecer la probabilidad de terminar el proyecto en una fecha específica. 2.CPM supone que los tiempos de las actividades se conocen con certeza, por lo que requiere sólo un factor de tiempo para cada actividad.

Uso de Microsoft Project para administrar proyectos Los métodos computarizados para la planificación de redes se utilizan extensivamente para proyectos de gobierno, construcción, industria aeroespacial, entretenimiento, industria farmacéutica, servicios públicos, manufacturas e ingeniera arquitectónica.

Para proyectos grandes o complejos se prefiere un software especializado en administración de proyectos, el más popular es Microsoft Project.

Ventajas de Microsoft Project Útil para dibujar redes de proyecto Identificar el programa del proyecto Administrar sus costos y otros recursos Permite dar seguimiento a las actividades individuales en términos de tiempo, costo y uso de recursos

Desventajas de Microsoft Project No realiza cálculos de las probabilidades de PERT

Pasos para la creación de un proyecto utilizando Microsoft Project Abrir un proyecto en blanco Introducir fecha de inicio del proyecto Introducir toda la información Para cada actividad se introduce nombre y duración Definir las relaciones de precedencia

A reforzar lo visto en clase en el capítulo 3 de su libro de texto 110