DORA EMILCE MARTINEZ BONILLA TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA   UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN PRESENTADO A: RODRIGO KURMEN PRACTICA III BOGOTA 15 ABRIL 2013

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL PARA LA CONSOLIDACION TERRITORIAL Oficina Asesora Jurídica Ubicada en la Carrera 100D No 51-Fontibon

En este marco, la Directiva Presidencial 06 de 2011 ordenó la revisión estratégica de la Política Nacional de Consolidación Territorial. Como resultado se establecieron acuerdos interinstitucionales sobre el concepto, estrategias y planes de acción sectorial para la creación de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial (PNCRT), así como su incorporación en los temas prioritarios de la agenda gubernamental y la creación de una entidad para su coordinación. De esta forma, el Gobierno Nacional creó la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial (UACT) por medio del Decreto Ley 4161 del 3 de noviembre de 2011, con el fin de coordinar y movilizar la institucionalidad estatal, el sector privado y la cooperación internacional, así como de la ejecución de recursos de inversión en las regiones de consolidación focalizadas y en las zonas con presencia de cultivos ilícitos para cumplir los objetivos de la PNCRT. La UACT hace parte del Sector de Inclusión Social y la Reconciliación, liderado por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

ACTIVIDADES REALIZADAS EN LAS PRACTICAS Practica 1 realizada desde el 9 de Julio de 2012 hasta el 10 de Agosto de 2012, en la Unidad Administrativa para la consolidación Territorial, Oficina Asesora Jurídica. Descripción del problema y delimitación del mismo 2. preparación de la matriz dofa 3. elaboración de la matriz de impactos  4. matriz de estrategias  5. indicadores y otros controles  Practica 2 realizada desde el 30 de Noviembre de 2012 hasta el 8 de Diciembre de 2012 Un blog que equivale al 25% en el cual deben documentar:     a.    Cómo vivieron la experiencia en el proceso de ejecución del proyecto de mejoramiento.     b.    Cuáles fueron sus mayores aciertos y sus mayores dificultades.     c.    Este blog debe contener evidencia fotográfica, videos y texto que apunten a lo solicitado.

ACTIVIDAD PRINSIPALES Recepción, asignación de contratos y Seguimiento a los mismo Reasignación y seguimiento solicitudes que ingresa por el sistema (Orfeo) Otras características De su trabajo en l empresa Me gusta mucho pertenecer a la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial En el área en la que me encuentro estoy desde Agosto de 2010, y he aprendido muchas cosas, he crecido profesionalmente y personalmente La gente es muy agradable, y acogedora Los jefes que he tenido me han apoyado mucho Mis compañeros me ayudan cuando no entiendo algo de Contratación o jurídico En este momento contamos con un espacio mas amplio las instalaciones son acogedoras Es importante y satisfactorio que estoy aportando un granito de arena para una mejor calidad de vida para los Colombianos

INTRODUCCION PRACTICA De acuerdo al Decreto 4161 de 2011 en su artículo 2; la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial tiene como objetivo implementar, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecución de la Política Nacional de Consolidación Territorial, y canalizar, articular y coordinar la intervención institucional diferenciada en las regiones de consolidación focalizadas y en las zonas afectadas por los cultivos ilícitos. Así mismo, conforme al Decreto mencionado y con base en el artículo 9 la Oficina Asesora Jurídica tiene la función entre otras de asesorar y apoyar al Director General y las demás dependencias de la Unidad en temas jurídicos y de contratación relacionados con el funcionamiento de la entidad. Actualmente una de las dificultades de la Oficina Asesora Jurídica radica en la dificultad de generar informes de respuesta rápida sobre la base de datos de los contratos celebrados en la entidad.

DESCRIPCION ACTIVIDADES ¿Cuanto tiempo lleva allí? 5 años ¿En que área labora? Oficina Asesora Jurídica ¿Cuales son sus las principales funciones? Recepción, verificación e ingreso de hojas de vida para selección de contratista según los criterios de la entidad. Creación y actualización del archivo de elaboración de Contratos, otrosí, Porcesos de Mínima Cautina, Selección Abreviada, Convenios, de conformidad a las normatividad existente Recibo, radicación y tramite de la correspondencia que llega al área Alistamiento y envío de correspondencia a diferentes dependencias Seguimiento indicador de oportunidad, derechos de petición, novedades, acción de tutela, acciones judiciales Organización de archivo de acuerdo a las normas establecidas Presentación de informes cuando se requiera Realizar revisión y transferencia de las carpetas a Gestión Documental

¿Otras consideraciones de su actividad laboral De su trabajo de práctica? Que se debe tener una mejor organización en cuanto al tema de contratación ya que, los técnicos n radican en la Oficina Jurídica, las carpetas contractuales como es debido, Los abogados no hacen entrega de los archivos para remisión a Gestión Documental durante la etapa contractual En cuanto al seguimiento de solicitudes que ingresan a Orfeo, en algunas ocasiones no dan las respuestas dentro de los términos establecidos No les gusta revisar el sistema y aprender de el ya que es herramienta d ela entidad En cuanto a la información para reportar a la Contraloría, siempre se ha tenido el inconveniente de que la información o no la entregan o es incompleta Se deben tomar medidas en cuanto el indicador de oportunidad ya que esta disminuyendo estábamos en un 96% y ahora se encuentra en un 80% En cuanto a la reasignación de temas, pienso que se debe hacer equitativamente Atender los procedimientos como están establecidos para evitar inconvenientes Realizar n estudio mas minucioso de lo que se esta contratando para no caer en errores Creación de un sistema para diligenciamiento de todos los temas contractuales para que las personas puedan exceder sin que me pregunten, usuarios permitid

ACTIVIDADES PRACTICA I CONTROLES CONTRACTALES NORMATIVIDA IDONEIDAD REQUISITOS PRESUPUESTALES CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL REGISTRO PRESUPUESTAL Y CONTROL FISCAL DE LOS CONTRATOS PUBLICACION SISTEMA ELECTRONICO PARA LA CONTRATACION PÚBLICA PORTAL UNICO DE CONTRATACION TERMINACION DE CONTRATO ENTREVISTA REALIZADA JEFE ENCARGADO DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA, SOBRE TEMAS CONTRACTUALES SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO REVISIÓN Y REASIGNACIÓN DE SOLICITUDES INGRESADAS AL SISTEMA DE ORFEO DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA ENTREVISTA REALIZADA JEFE ENCARGADO DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA, SOBRE MANEJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ENTREVISTA REALIZADA, PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA Y LÍDER DEL EQUIPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PARA LA CONSOLIDACIÓN TERRITORIAL SISTEMA DE GESTION EN SALUD OCUPACIONAL NTC OHSAS 18001 MATRIZ DOFA MATRIZ DE IMPACTOS MATRIZ DE ESTRATEGIAS INDICADORES Y OTROS CONTROLES PUBLICACION DIARIMENTE EN EL BLOG PARA TAL FIN

MATRIZ DOFA POSITIVOS NEGATIVOS DEBILIDADDES FORTALEZAS Sistema de Gestión Documental Orfeo Radicación correspondencia Archivo de documentos de acuerdo a las normas Registrar el evento de recibido del documento interno en el sistema Orfeo y así evitar en gasto de papel Base de seguimiento de procesos contractuales Contrataciones de la Unidad Reporte oportuno de información contractual al sistema de Rendición de Cuentas de la Contraloría General de la Nación (SIRECI) La entidad cuenta con Presupuesto Solicitud de Registros Presupuestales Control de la Información por parte de l Grupo de Gestión Documental Todos los contratos debe ser publicados en el Portal Único de Contratación Las solicitudes de contratación que se reciben en la oficina Jurídica deben cumplir con el listado de chequeo de documentos y archivado de acuerdo a las normas de archivo DEBILIDADDES Falta de proyección de respuestas en una forma oportuna por parte de los asesores No se cuenta con espacio físico para el archivo Subutilización de la herramienta Orfeo No se cuenta con la facilidad de realizar informes por que se depende otras áreas Errores en digitación de los contratos Solicitar información con un tiempo prudente falta de ejecución Con los cambios permanentes de personal pude causar la perdida de la información Transferencia a Gestión Documental no cumple con las normas de archivo y el listado de chequeo En la revisión de los estudios previos y la hoja de vida para la elaboración de los contratos de Prestación de Servicios se encuentra, que algunas personas no cumplen con el perfil que se esta necesitando realizar una revisión en el sistema del SECOP para confirmar publicación ORIGEN INTERNO D F D ORIGEN EXTERNO OPORTUNIDADES Control de la información por medio del sistema Orfeo Facilidad en búsqueda de cualquier documento ingresado a la Unidad, por numero de radicado Oportunidad en la respuesta Cumplimiento en la entrega de información a la CGR Darnos a conocer a nivel Nacional Solicitudes de Disponibilidad Presupuestal Registros Presupuestales de los contratos los expide la oficina de Presupuesto de la Unidad Custodia y control de la información en el grupo de Gestión Documental La Fase Informativa del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Las actividades a contratar demandan un grado de especialización que cumple el citado contratista, pues se ha verificado la experiencia relacionada y las competencias pertinentes demostradas y certificadas, de conformidad con lo establecido en el artículo 82 del decreto 2474 de 2008 AMENAZAS Incumplimiento con el articulo 6- termino para resolver.-las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo No funcionamiento del sistema Perdida de la información Desatención las peticiones articulo 7- La falta de atención a las peticiones, la inobservancia de los principios consagrados en el artículo 3º, constituirán causal de mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes Falencias en la digitación de datos Contratos no cumplen con los requisitos No tener la información completa para realizar consolidado Incumplimiento con los beneficiarios y/o clientes En el momento de solicitar el Registro Presupuestal se encuentran falencias en la información suministrada Pendiente la Creación de la Tabla de Retención Documental , especifica la acción a seguir, después de perder sus valores administrativos que puede ser la microfilmación Hay contratos que no están publicados en el SECOP O A

NUEVA OFICINA PUESTOS DE TRABAJO ARCHIVDORES

Mencione con quien realizo el trabajo, Lo realice con mi jefe en cuanto a las entrevistas y preguntas que le realice frecuentemente, y también por que el debía revisar lo que ha a diario para darme una calificación, el cual fue un gran apoyo para sacar este proceso adelante me motivo y me califico muy bien. que compañeros de trabajo con respecto a entrevistas y consultas sobre temas, aprendí mucho es este ejerció ahora puedo apoyar a mi jefe en cosas que antes no conocía Cual es la relación de su práctica con otras áreas de la empresa, en las siguientes áreas ya que que investigue sobre proceso que se realizan en las mismas para completar el proceso contractual de la Oficina Jurídica Tengo relación con todas las áreas Control Interno Financiara Secretaria General Coordinación de Regiones Dirección de Articulación Talento Humano Planeacion Y con todas tengo que ver por que hay contracción

ELABORACION DE MATRICES Elaboración matriz DOFA Matriz de impactos  Matriz de estrategias  Indicadores y otros controles Al momento de realizar estas matrices, logre detectar lo importantes que son para un buena planeación y seguimiento para benefician tanto para la entidad como para uno como servidor publico. También logre identificar cuales son las fortalezas , debilidades, amenazas, oportunidades Son datos que en el diario, no se detectan fácilmente, mientras que como realizaba un listado de actividades diarias. Algunas veces me programaba para hacer ciertas actividades, pero no era posible cumplir con todas ya que a la Oficina Jurídica llegan muchos requerimientos, Aprendí que debo realizar mis actividades dentro del la jornada laboral En cuanto a los indicadores de control Resulta importante, para poder realizar un diagnóstico de la situación del Sistema de Control de Gestión de una organización, destacar un grupo de aspectos que definen el nivel o grado de complejidad y conformación de los sistemas de control de gestión atendiendo a un grupo de características: Calidad y confiabilidad en la contabilidad, cultura organizativa. Complejidad de la actividad, posibilidad de formalización del proceso, características del entorno, tipo de estructura. Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad, un mayor peso en factores de carácter estratégico como planes, presupuestos.

ESPACIO PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CONTRACTUALES

Practica 2 realizada desde el 30 de Noviembre de 2012 hasta el 8 de Diciembre de 2012 RESULTADO DE LA ACTIVIDAD (PRACTICA) REVISION MATRIZ DOFA ACION DE ESTRATEGIAS TOMA DE ACCIONES CORRESPONDIENTES ESTADO DE INDIADORES Y OTROS CONTROLES CONTROLES CONTRACTALES NSTRUCCIONES EN MATERIA DE SUPERVISION DE CONTRATOS SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO TABLA DE RETENCION DOUMENTAL CREACION DE INSTRUCTIVO PARA ATENCION A SOLICITUDES, NOVEDADES, QUEJAS Y RECLAMOS Y DERECHOS DE PETICION ENTREVISTA BENEFICIARIA DE LA UNIDAD DE CONSOLIDACION ANEXOS MATRIZ DOFA MATRIZ DE IMPACTOS MATRIZ DE ESTRATEGIAS INDICADORES Y OTROS CONTROLES MAPA DE RIESGOS OFICINA ASESORA JURIDICA PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVO DE DOCUMENTOS PASO A PASO MANEJO SISTEMA ORFEO

Cuáles fueron sus mayores aciertos y sus mayores dificultades Cómo vivieron la experiencia en el proceso de ejecución del proyecto de mejoramiento Cuáles fueron sus mayores aciertos y sus mayores dificultades Al momento de solicitar las entrevistas con mi jefe, porque el permanece muy ocupado, en el momento de solicitar la entrevista con Gestión Documental, de pronto hubo preguntas que no le gustaron Dificultades como la conexión a internet al momento de realizar las publicaciones. En el momento de solicitar información alguna de las áreas, Con la realización de la práctica detecte algunas cosas que en el diario trabajo no se pueden evidenciar por la premura con la que se trabajo muchos de los temas Contractuales y Legales, Satisfacción del cliente interno u externo. Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información

RESULTADO DE LA ACTIVIDAD (PRACTICA) Inicio se me complico mucho abrir el Blog, y como era algo totalmente nuevo para mi, no se me facilito inicialmente de pronto no le di publicar como tres días y luego le di publicar ya me aprecia todo de un solo día, en lo posible lo hacia a diario, y así tenia mas facilidad de recordar que actividades realizaba durante el día, con el pasar del tiempo ya aprendí como se manejaba el Blog, y así fue como inicie mis publicaciones diarias.   Quiénes fueron los implicados en ese proyecto de mejoramiento, todos los asesores de la Unidad con el fin de dar cumplimento con todos lo procedimientos exigidos por las demás áreas para así llevar un control de todas las actividades. Fueron mis jefes, mis compañeros , porque gracias a mis jefes, que me exigieron tanto y me pedían todo el avance a diario, así fue como también pude presentar una practica