PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS EN UNIVERSIDADES 7O. CONGRESO INTERNCIONAL DE COMPETITIVIDAD ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS EN UNIVERSIDADES Mesa 1. Competitividad y Gestión Educativa Trabajo concluido Autoras: Ing. Aylín Pupo Pérez (aylin.pupo@uho.edu.cu). Universidad de Holguín Dr.C. Marisol Pérez Campaña (mpc@uho.edu.cu). Universidad de Holguín Dr.C. Aniuska Ortiz Pérez (aniuska@uho.edu.cu). Universidad de Holguín Noviembre, 2017

SCI Ambiente de Control Supervisión y Monitoreo Gestión y Prevención de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo

ANTECEDENTES Las universidades cubanas se encuentran involucradas en constantes transformaciones para incrementar la eficiencia y eficacia de su gestión. Continuar avanzando en la elevación de la calidad en la educación superior.

ANTECEDENTES Incrementar la calidad del trabajo de prevención en función de la reducción de hechos de indisciplinas,  delitos y manifestaciones de corrupción, a partir de la identificación sistemática de los riesgos y vulnerabilidades presentes en la organización. ARC 4

SCI Ambiente de Control Supervisión y Monitoreo Gestión y Prevención de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo

ANTECEDENTES Ricard (2006) Las universidades son unidades presupuestadas por el Estado Cubano, grandes y complejas, teniendo en cuenta las diferentes actividades académicas e investigativas que desarrollan y la magnitud en cifras absolutas del presupuesto que se les otorga.

Deficiencias la evaluación de riesgos no se analiza periódicamente y no está estructurada por procesos, está determinada la frecuencia o probabilidad de ocurrencia de los riesgos pero existen reservas en el uso de herramientas técnicas para su determinación, aunque existe el plan de prevención de riesgos, no en la totalidad de las áreas están elaborados los mismos a partir de los riesgos más relevantes en cada proceso, y la ocurrencia de hechos delictivos evidencian que aún en algunas áreas no se logra la efectividad del plan de prevención de riesgo.

OBJETIVO Desarrollar un procedimiento para la gestión y prevención de riesgos por procesos en universidades.

PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos ETAPA 1. PREPARACIÓN DE LAS CONDICIONES PARA EL ESTUDIO PASO 1.1 Caracterización de la organización PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos PASO 2.1 Análisis de la correspondencia entre objetivos y procesos   PASO 2.3 Análisis de los informes de las acciones de control realizadas PASO 2.2 Aplicación y procesamiento de la lista de chequeo PASO 3.1 Identificar los riesgos por procesos PASO 3.2 Realizar la evaluación cualitativa de los riesgos según la probabilidad de ocurrencia y el impacto PASO 3.3 Diseñar el mapa de riesgos PASO 3.4 Diseñar el plan de prevención de riesgos ETAPA 4. CONTROL Y ACTUALIZACIÓN PASO 4.1 Control PASO 4.2 Actualización ETAPA 3. PROYECCIÓN DE LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGO EN UNIVERSIDADES ETAPA 2. DIAGNÓSTICO COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN informar en el consejo de dirección sobre el objetivo de la aplicación del procedimiento, encuentros con el jefe del departamento de control interno, y presentación en el comité de prevención y control de la Universidad.

PASO 1.1 Caracterización de la organización Posibilita la familiarización con las particularidades de la organización y permite un mayor acercamiento a su cultura organizacional.

PASO 1.1 Caracterización de la organización Algunos de los elementos que se pueden considerar para la caracterización son una breve reseña histórica, estructura organizativa y niveles de dirección, se debe analizar la composición de la plantilla en trabajadores docentes y no docentes y el claustro de profesores por categoría docente, título académico y grado científico.

PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos

PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos

Logotipo e identificador de la universidad PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos Logotipo e identificador de la universidad Nombre del proceso Responsable: Objetivos: Subprocesos: Documentos legales, normativos y técnicos: Entradas: Salidas: Proveedores: Clientes: Descripción del proceso: Registros generados: Riesgos del proceso: Relaciones con otros procesos: Indicadores: Elaborado por: Fecha: Revisado por:

PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos Nombre del proceso Subprocesos Actividades Tareas Acciones Segmentos que integran un proceso, su identificación puede resultar útil para un mejor entendimiento de estos. Conjunto de tareas interrelacionadas y orientadas a obtener un resultado específico. Pasos no ordenados que componen las actividades.   Serán incluidas cuando se requiera detallar cada tarea.

Mes en que se entrega la información PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos Nombre del proceso No Información a entregar Mes en que se entrega la información Nivel que informa Nivel que recibe E F … N D 1   2 3 n

PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos Estratégicos Sustantivos Transversales Apoyo

PASO 1.2 Diseño o análisis de los procesos Mapas específicos Fichas Documentación de los procesos Despliegues Flujogramas

PASO 1.2 Análisis de los procesos ETAPA 1. PREPARACIÓN DE LAS CONDICIONES PARA EL ESTUDIO PASO 1.1 Caracterización de la organización PASO 1.2 Análisis de los procesos PASO 2.1 Análisis de la correspondencia entre objetivos y procesos   PASO 2.3 Análisis de los informes de las acciones de control realizadas PASO 2.2 Aplicación y procesamiento de la lista de chequeo PASO 3.1 Identificar los riesgos por procesos PASO 3.2 Realizar la evaluación cualitativa de los riesgos según la probabilidad de ocurrencia y el impacto PASO 3.3 Diseñar el mapa de riesgos PASO 3.4 Diseñar el plan de prevención de riesgos ETAPA 4. CONTROL Y ACTUALIZACIÓN PASO 4.1 Control PASO 4.2 Actualización ETAPA 3. PROYECCIÓN DE LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGO EN UNIVERSIDADES ETAPA 2. DIAGNÓSTICO COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN

PASO 2.1 Análisis de la correspondencia entre objetivos y procesos … n   .

Bolaño Rodríguez (2014) 34 preguntas 9 expertos PASO 2.2 Aplicación y procesamiento de la lista de chequeo Bolaño Rodríguez (2014) 34 preguntas 9 expertos .700

Administración de riesgos de forma integrada Variables Dimensión Resultado Equipo gestor capacitado Diseño de la orientación estratégica y la preparación de la universidad para la administración de riesgos CAPE Trabajadores preparados Rumbo estratégico Preparación de la organización para la administración de riesgos Diagnóstico de riesgos por procesos Administración de riesgos de forma integrada Análisis integrado de riesgos Estrategias de riesgos Programa estratégico de acciones Información y comunicación Implementación y control Implementación de las acciones estratégicas Revisión evaluación y control

PASO 2.3 Análisis de los informes de las acciones de control realizadas Internas Externas

PASO 1.2 Análisis de los procesos ETAPA 1. PREPARACIÓN DE LAS CONDICIONES PARA EL ESTUDIO PASO 1.1 Caracterización de la organización PASO 1.2 Análisis de los procesos PASO 2.1 Análisis de la correspondencia entre objetivos y procesos   PASO 2.3 Análisis de los informes de las acciones de control realizadas PASO 2.2 Aplicación y procesamiento de la lista de chequeo PASO 3.1 Identificar los riesgos por procesos PASO 3.2 Realizar la evaluación cualitativa de los riesgos según la probabilidad de ocurrencia y el impacto PASO 3.3 Diseñar el mapa de riesgos PASO 3.4 Diseñar el plan de prevención de riesgos ETAPA 4. CONTROL Y ACTUALIZACIÓN PASO 4.1 Control PASO 4.2 Actualización ETAPA 3. PROYECCIÓN DE LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGO EN UNIVERSIDADES ETAPA 2. DIAGNÓSTICO COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN

PASO 3.1 Identificar los riesgos por procesos Se realiza el inventario de los riesgos existentes en las diferentes áreas de la universidad. Los vicerrectores, directores generales, decanos y jefes de área deben de identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos y metas de la organización en los procesos que dirigen, ya sean sustantivos, estratégicos, de apoyo o transversales.

PASO 3.2 Realizar la evaluación cualitativa de los riesgos según la probabilidad de ocurrencia y el impacto Impacto Frecuencia Poco frecuente Moderado Frecuente Muy frecuente Leve Grave Catastrófico

PASO 3.3 Diseñar el mapa de riesgos IMPACTO Catastrófico Grave Moderado FRECUENCIA Leve Poco frecuente Moderado Muy frecuente Frecuente

PRIORIDAD ALTA MEDIA BAJA

Manifestaciones negativas Paso 3.4 Diseñar el plan de prevención de riesgos No Actividad Riesgo Manifestaciones negativas Medidas a tomar Responsable Ejecuta Fecha de cumplimiento NOMBRE DEL PROCESO 1 … n

PASO 1.2 Análisis de los procesos ETAPA 1. PREPARACIÓN DE LAS CONDICIONES PARA EL ESTUDIO PASO 1.1 Caracterización de la organización PASO 1.2 Análisis de los procesos PASO 2.1 Análisis de la correspondencia entre objetivos y procesos   PASO 2.3 Análisis de los informes de las acciones de control realizadas PASO 2.2 Aplicación y procesamiento de la lista de chequeo PASO 3.1 Identificar los riesgos por procesos PASO 3.2 Realizar la evaluación cualitativa de los riesgos según la probabilidad de ocurrencia y el impacto PASO 3.3 Diseñar el mapa de riesgos PASO 3.4 Diseñar el plan de prevención de riesgos ETAPA 4. CONTROL Y ACTUALIZACIÓN PASO 4.1 Control PASO 4.2 Actualización ETAPA 3. PROYECCIÓN DE LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGO EN UNIVERSIDADES ETAPA 2. DIAGNÓSTICO COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN

PASO 4.1 Control En la universidad el control tiene diferentes formas de manifestarse: las acciones derivadas de las actividades de control de los procesos; la guía de autocontrol general como parte del control interno; las auditorías desarrolladas por el grupo de auditores internos; las acciones de control de entidades externas.

PASO 4.1 Actualización El plan de prevención está sujeto a actualización en dos situaciones: en el período del año que corresponda según se haya planificado, y en caso de que ocurra un hecho que así lo amerite, producto de alguna deficiencia detectada durante las acciones de control referidas en el paso anterior.

CONCLUSIONES 1 El procedimiento propuesto y sus herramientas contribuyen a la mejora de la gestión y prevención de riesgos en las universidades desde la perspectiva estratégica y operativa.

CONCLUSIONES 2 La adaptación de la lista de chequeo propuesta por Bolaño Rodríguez (2014), integrada por 34 preguntas, distribuidas en 11 variables, asociadas a tres dimensiones, constituye una herramienta de gran utilidad para medir la capacidad de prevención estratégica de las universidades.

CONCLUSIONES 3 La propuesta que se realiza en la etapa de diagnóstico de vincular la perspectiva estratégica con la operativa permite un mejor entendimiento de las condiciones reales de la organización con respecto a la gestión y prevención de riesgos.

CONCLUSIONES 4 Las herramientas propuestas permiten confeccionar el mapa de riesgos, definir prioridades y diseñar el plan de prevención por procesos, lo que contribuirá a lograr mayor eficacia en el sistema de control interno en las universidades.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS EN UNIVERSIDADES 7O. CONGRESO INTERNCIONAL DE COMPETITIVIDAD ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS EN UNIVERSIDADES Mesa 1. Competitividad y Gestión Educativa Trabajo concluido Autoras: Ing. Aylín Pupo Pérez (aylin.pupo@uho.edu.cu). Universidad de Holguín Dr.C. Marisol Pérez Campaña (mpc@uho.edu.cu). Universidad de Holguín Dr.C. Aniuska Ortiz Pérez (aniuska@uho.edu.cu). Universidad de Holguín Noviembre, 2017