Introducción al Curso de Herramientas de Control de Gestión MBA. ING. CF. MARTI GOUGAIN RC. 38664

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Contenido: Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración Algunos planteamientos del pensamiento administrativo y Control de Gestión. Funciones de los administradores Planeación: Tipos de planes Pasos y objetivos de la planeación Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica Toma de decisiones: Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones Evaluación de alternativas de decisión MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Administración y Control de Gestión: Definición, naturaleza y propósito de la administración

Administración: Definición Es el proceso de: planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

EL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

El proceso administrativo El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: Alcance de objetivos Por medio de personas Mediante técnicas En una organización MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Planeación Organización Integración de personal Dirección Control MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Planeación: Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Organización: Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Integración de personal: Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas idóneas Evaluar, compensar y capacitar al personal MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Dirección: Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc. MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Funciones de la administración Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Jerarquía organizacional Planeación Organización Dirección Control MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Habilidades administrativas Habilidad técnica Habilidad humana Habilidad de conceptualización Habilidad de diseño MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Habilidades administrativas Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Jerarquía organizacional Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades de conceptuali- zación y diseño MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Enfoque sistémico de proceso administrativo Un sistema es: un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre insumos tomados del medio externo MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Enfoque sistémico de proceso administrativo La empresa se ve como un sistema: Un sistema abierto Un sistema complejo (implica subsistemas) Un sistema dinámico MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Planeación, estrategias y políticas

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Planeación Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir Planeación y control son inseparables MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Implementación de los planes Planeación Control Desviación con respecto a lo planeado Acciones correctivas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Procedimientos y reglas Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategia Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Misión En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Misión Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean Los valores dan forma a su filosofía MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Objetivos y metas Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo. MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Estrategias Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Políticas Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta Permiten delegar autoridad sin perder control MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Procedimientos Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Reglas Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Programas Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado Generalmente se apoyan en presupuestos MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Presupuestos Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.) Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Metas Planes estratégicos Planes operacionales Para actividades no recurrentes Para actividades recurrentes Planes de un solo uso Planes permanentes Programas y Proyectos Presu- pues- tos Políticas Procedimientos Reglas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 1. Análisis situacional: Ambiente interno: Fortalezas Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 2. Establecimiento de objetivos y metas: Responder a preguntas como: Dónde se quiere estar? Qué se desea hacer y cuándo? Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc. MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará: Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc. MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 4. Identificación de cursos de acción alternativos: Es necesario identificar las mejores alternativas de acción Examinar sus ventajas y desventajas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 5. Evaluación de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1) MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 6. Selección de un curso de acción: Se toma una decisión Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 7. Formulación de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc. MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Pasos de la planeación 8. Presupuestación: Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Administración por objetivos Es un sistema administrativo integral Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Administración por objetivos Hace énfasis en la evaluación del desempeño Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía Se concentra mucho en el corto plazo MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Estrategias y políticas Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Características de las estrategias Horizonte temporal amplio Impacto final relevante Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines Patrón de decisiones uniforme Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Principio de la estructura de estrategias y políticas Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica, Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Planeación estratégica Es el proceso formal de planeación a largo plazo Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Características de la planeación estratégica 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales: Responde a preguntas como: ¿En qué negocio estamos? ¿En qué negocio deberíamos estar? ¿Quiénes son nuestros clientes? MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Características de la planeación estratégica 2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias: ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia? MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Características de la planeación estratégica 3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación: Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Características de la planeación estratégica 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad: Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Características de la planeación estratégica 5. Es una actividad de alto nivel: La alta gerencia debe participar activamente Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Proceso de planeación estratégica Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K Amenazas y Oportu- nidades Orientación ejecutiva Valores Visión Insumos: Personas Capital Habilidades etc. Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas Desarrollo de estrategias alternativas Evaluación y decisión estratégica Análisis de la industria Perfil empresarial Implemen- tación Propósito Objetivos Intención estratégica Debilidades y fortalezas Dirección y control MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter Tres estrategias genéricas: Liderazgo de costos Diferenciación Enfoque Se pueden combinar Se relacionan con ventajas competitivas MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Instrumentación exitosa de estrategias 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Instrumentación exitosa de estrategias 4. Revisar regularmente las estrategias 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia 6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación 7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias 8. Crear un clima que induzca a la planeación MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Toma de decisiones

Importancia de la toma racional de decisiones La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como: Establecimiento de premisas Identificación de alternativas Evaluación de las alternativas Elección de una alternativa MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Evaluación de alternativas de decisión Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc. Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc. MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Técnicas cuantitativas Análisis marginal Análisis costo – beneficio Análisis de riesgo Árboles de decisión Otras técnicas de investigación de operaciones MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Selección de una alternativa Experimentación ¿Cuál alternativa seleccionar? Decisión tomada Experiencia Investigación y análisis MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Certidumbre, incertidumbre y riesgo Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes MBA ING CF. MARTI GOUGAIN RC.38664-K

Fin Muchas gracias!